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1、餐飲公司財(cái)務(wù)項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 會(huì)計(jì)檔案管理制度財(cái)務(wù)檔案是公司一切經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在財(cái)務(wù)核算管理的最終歸集。是一個(gè)公司檔案管理的核心。財(cái)務(wù)檔案保存是否完整直接關(guān)系到公司長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)利益能否得以保全。財(cái)務(wù)檔案的完整也是公司主要相關(guān)負(fù)責(zé)人最重要的經(jīng)濟(jì)法律責(zé)任之一。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、揭露責(zé)任事故、打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪、分析和判斷事故原因的重要依據(jù)。利用會(huì)計(jì)檔案提供的過(guò)去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的史料，有助于各單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)前景的預(yù)測(cè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策，編制財(cái)務(wù)，2、成本計(jì)劃。利用會(huì)計(jì)檔案資料，可以為解決經(jīng)濟(jì)糾紛，處理遺留的經(jīng)濟(jì)事務(wù)提供依據(jù)。為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理和財(cái)務(wù)監(jiān)督，確保公司利益，根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理辦法，結(jié)合公司具體情況，制定本辦法。一、 會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任1. 會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點(diǎn)保管。2. 財(cái)務(wù)部門必須建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等記錄，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。3. 財(cái)務(wù)部應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案每年進(jìn)行一次清點(diǎn)和檢查，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿應(yīng)處理的檔案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。二、 會(huì)計(jì)檔案3、歸檔的范圍：1 會(huì)計(jì)憑證：包括外來(lái)的和自制的各種原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證都必須按照規(guī)定歸檔。二、 會(huì)計(jì)檔案的裝訂：1.會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作(1) 分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全；按憑證匯總?cè)掌跉w集確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)。(2) 摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針）。(3) 對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。(4) 整理檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。再檢查附件有否漏缺(5) 記賬憑證上有關(guān)人員（如總經(jīng)理、部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、制單、出納等）的印章是否齊全。2.會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：（14、）用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打上三個(gè)針眼，實(shí)行三眼一線打結(jié)并放在憑證封皮的里面，裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱； (2)憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；(3) 分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀，裝訂憑證厚度一般為2厘米。3.會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)。(1) 按月立卷：每月末將裝訂成冊(cè)的憑證，將各卷按順序編號(hào)統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。(2) 裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：?jiǎn)挝幻Q、年度、月份、起止日期、卷數(shù)、記賬張憑證張數(shù)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷5、號(hào)、裝訂人簽章等。(3) 裝訂后，會(huì)計(jì)憑證的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度、月份、卷號(hào)、憑證字號(hào)。 三、 會(huì)計(jì)檔案的保管要求。（1）會(huì)計(jì)檔案采用文件柜進(jìn)行存放，按編號(hào)順序入柜，顯露標(biāo)明憑證種類的編號(hào)，以便于調(diào)閱。（2）會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材，做好防火措施。（3）會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)定期進(jìn)行除四害工作，以防蟲蛀、防鼠。（3）會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)保持清潔衛(wèi)生，存放文件柜應(yīng)定時(shí)清理塵埃，以防污。（4）會(huì)計(jì)檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防潮。（5）會(huì)計(jì)檔案文件柜鑰匙由財(cái)務(wù)部專人負(fù)責(zé)保管，做好安全防范和保密工作，以防竊。四、 會(huì)計(jì)檔6、案的借閱使用：1 財(cái)務(wù)部建立會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)印登記清冊(cè)2財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。3集團(tuán)內(nèi)各單位若因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意，方由檔案管理人員接待查閱并做好登記。4外單位人員若因公事需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需總經(jīng)理批準(zhǔn)證明，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意，方由檔案管理人員接待查閱。并詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位、查閱日期、查閱會(huì)計(jì)名稱及查閱理由。5 借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊(cè)，不得抽換。6 會(huì)計(jì)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需攜帶會(huì)計(jì)檔案復(fù)印件出外，須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，查閱者方可復(fù)制攜帶出外，并辦理登記手續(xù)。五、 各種會(huì)計(jì)檔案保管期7、限：1 會(huì)計(jì)憑證保管：15年。六、 會(huì)計(jì)檔案的銷毀：1 會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀由會(huì)計(jì)檔案管理員提出銷毀清單，匯同財(cái)務(wù)部經(jīng)理共同鑒定后，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由財(cái)務(wù)部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。2 按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由人事行政部和財(cái)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)，銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面開式報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。七、罰則財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的月度自查，開展不定期稽核。對(duì)于檔案管理人員未按規(guī)范執(zhí)行的，單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任，如在會(huì)計(jì)檔案管理工作中出現(xiàn)保管不善、泄密或規(guī)范中未提及到檔案問(wèn)題，視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任追究與經(jīng)濟(jì)處罰八、附則本檔案同XXXX餐飲管理有限公司財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)制訂、解釋和修改，自發(fā)文之日起實(shí)施