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1、公司經營項目辦公設備日常管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司設備日常管理制度第一章 總則一、 為保證公司辦公設備正常運轉，提高辦公設備的工作效率和使用效率，特制定本制度。二、 適用范圍：本制度所指辦公設備主要包括電話、傳真、計算機硬件（筆記本、主機、顯示器）、計算機軟件、計算機網絡、打印機、復印機、照相機、攝像機、掃描儀、碎紙機、投影儀等。第二章 部門職責一、 各部門指定專人（部門辦公設備管理員，簡稱部門管理員）負責辦公設備管理，負責各自部門辦公設備的日常管理：臺賬記錄、設備申購、維護保養、辦公設備使用人或2、歸屬部門變更轉移的申請、自查與盤查等各項工作。部門管理員需在每年的3月、6月、9月與11月底前完成對部門設備的自查，臺賬的更新，并報備辦公室；財務部與各部門在每年7月、12月協助辦公室開展半年度公司辦公設備盤查工作。各設備使用部門負責提出設備使用需求，明確說明設備的用途、性能、技術要求、設備選型等事項；負責辦公設備的日常保養、報修、等工作。二、 辦公室指定專人（公司辦公設備管理員，簡稱公司管理員）負責對需采購的辦公設備進行登記、調配；負責辦公設備采購回來后的驗收、入庫、保存，提高辦公設備的工作效率和資料收集保存、臨時保管、配發、維修保養；負責人員離職調動前所使用的辦公設備的回收、登記、保管和調3、撥；負責公司人員郵箱的開通和刪除，門禁卡新辦及退還登記（如果門禁卡丟失，直接從工資中扣除20元）。同時，辦公室在每年7月與12月對公司的辦公設備進行全面盤查，更新臺賬。三、 采購部根據審批情況進行采購。在購買時應咨詢供應商有關維護情況，并轉交辦公室進行維護。第三章 辦公設備采購流程一、 各部門根據需要提出辦公設備購買申請，填寫請購單，經部門管理員、部門經理、部門主管領導及采購部經理、財務總監審批后，交采購部。二、 采購部對審批后的請購單所購辦公設備與公司辦公設備庫存進行核實，如所購辦公設備已有庫存，采購部可根據庫存設備情況進行調撥，并通知辦公室配發；如所購辦公設備無庫存，則實施采購。三、 采購4、部根據審批后的請購單內容，調研情況并購買。大型辦公設備（或10萬元以上設備）應以招標形式購買。四、 設備采購到貨后，辦公室統一進行驗收、編號、入庫并更新臺賬，收集操作手冊、產品合格證、保修單等設備資料并建檔保存；通知設備申請部門辦理設備領取事宜。第四章 辦公設備使用、保養及監督一、 使用設備前應詳細閱讀操作手冊，嚴格按照操作規范操作使用，各部門管理員負責監督檢查。二、 公司各類辦公設備的保養，由使用部門管理員組織使用人員參照規范進行實施。三、 辦公室對辦公設備運行、保養情況進行監督檢查，對設備的維修、更換零件要進行登記備案并組織實施。四、 辦公設備要定期進行養護，以免老化影響使用。各部門管理員5、或使用人員應對辦公設備的使用進行不定期的檢查，如需保養由各部門管理員定期統一集中本部門需保養設備，與公司管理員預約保養時間，由辦公室統一給每個部門每月集中保養一次。（見附表辦公設備維護記錄表）五、 公用辦公設備指定專人操作，其他人員使用必須經設備所在部門負責人或使用人同意。六、 辦公設備的使用人員要保證設備在安全環境下運行，如果因使用人員的過失造成丟失或損壞，要追究責任，擇情進行賠償。管理員對違規使用辦公設備人員有提出處罰的權力。第五章 辦公設備維修管理一、 計算機、打印機、傳真機、復印機、掃描儀等設備出現故障，首先聯系辦公室處理，如果辦公室不能解決，應由公司管理員找設備廠商或供應商進行檢測。6、二、 設備發生故障無法自行修理的，設備使用人應填寫辦公設備檢修單（見附表），經部門經理、主管領導審批后交辦公室，辦公室負責維修事宜。未填寫辦公設備檢修單或未按檢修單要求填寫相關內容的，一律不予修理。辦公設備檢修單最后交付財務部備案，辦公室留存復印件。三、 保修期內的辦公設備，辦公室負責聯系供應商進行維修；保修期外的設備，按照最經濟可行的方案進行維修，包括委托維修商來完成維修，由公司管理員按照維修的真實情況，填寫辦公設備檢修單中的“檢修記錄”,發生費用計入設備所在部門成本。四、 所有設備的維修都必須建立完整的維修檔案，由公司管理員統一管理。設備維修檔案主要包括設備編號、維修日期、故障現象、保修原7、因、維修內容、維修費用、維修單位等。五、 公司管理員應定期統計、匯總維修情況，針對各類故障產生的原因提出預防與克服的措施，通知使用部門加以防范，由辦公室每月匯總維修費用表報領導。第六章 辦公設備分類管理-計算機硬件使用管理一、 計算機使用管理是指對主機、顯示器、附屬設備以及各類應用軟件等的管理。二、 計算機應專人專用，使用人負責日常操作及維護，各部門公用計算機指定專人進行日常維護，非本部門人員不得隨意使用。計算機使用人員設置的密碼屬公司機密，未經批準不得向任何人泄露。三、 計算機的操作規定1. 嚴禁在計算機上從事與本職工作無關的事項，嚴禁使用計算機散播非法信息。2. 不得使用未經病毒檢查的U盤8、，防止病毒入侵。3. 嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司有關機密的文件資料。4. 上班時間及公司統一加班辦公時間禁止使用大流量下載軟件（如迅雷、BT、網際快車、電驢）下載電影、游戲或其他應用軟件。四、 病毒防護1. 未安裝殺毒軟件的計算機不要上互聯網以防中毒影響公司局域正常運行。2. 對于聯網的計算機，在復制軟件或文檔時注意殺毒軟件提示，嚴禁強行復制，以免病毒侵入。3. 對于計算機軟件的安裝由使用部門申請交所屬部門主管領導同意后，辦公室協助購買安裝。4. 任何計算機不得在上班時間安裝或下載與工作無關的軟件。5. 軟件使用前要確保無病毒。6. 任何人未經他人同意，不得使用他人專用計算機。五、 硬件保護19、. 未經辦公室批準，任何人不得拆卸所使用的辦公設備、計算機配件。2. 拆卸計算機由辦公室專人負責，必須采取防靜電措施。3. 硬件維護后，必須將所有設備復原。4. 各部門管理員必須認真落實本部門計算機以及配套設備的使用和保養責任。5. 各部門管理員必須采取必要措施，確保本部門的計算機以及配套設備始終處于整潔和良好的狀態。6. 對于關鍵的計算機設備應配備必要的斷電、繼電設施以保護電源。六、 計算機的保養1. 保持計算機的清潔，不用手、銳物觸摸屏幕，使用人在離開前應退出系統并關閉電源。2. 定期對計算機內的資料進行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證計算機運行的速度和存儲，重要技術備份資料的電子版10、或紙質版由部門人員保管。七、 計算機經檢測確定有硬件或其它原因，不在保修期內的，由個人提出維修申請，經部門領導審批，主管領導批準后交由辦公室統一維修，維修費用由本部門承擔。如人為損壞，其費用由個人承擔。八、 員工應愛惜計算機等辦公設備，購置期在三年以內計算機等辦公設備，一般不予更換，確因工作原因損壞且無法維修并已過設備保修期，經部門經理和公司主管領導審批，可以給予換件或更換計算機，但費用個人承擔20%（滿二年不足三年）或40%（不足二年）；使用滿三年以上的計算機，若需更換計算機仍須嚴格經部門經理和公司主管領導根據其計算機使用情況給予其換件或更換批準。計算機丟失或因個人拆裝等人為原因，更換計算機11、一律由個人承擔全部費用，并應賠償損壞計算機。九、 禁止個人或部門私自對計算機進行部門內部、部門間及與其他公司之間調配使用。計算機需調配使用時，需各部門在對計算機做保密信息安全處理后歸還辦公室，經辦公室IT專員安全審查后做相應調配。 更換計算機時必須將舊計算機交還辦公室，各部門管理員更新部門設備臺賬報辦公室，由辦公室報財務部更新設備臺帳后，申請人方能領取新計算機。辦公室需對退回的計算機及時做信息安全處理，并根據情況審核所退計算機是否報廢，如需報廢由公司管理員填寫設備報廢申請表。第七章 辦公設備分類管理-計算機軟件的使用管理一、 為了加強公司計算機軟件使用的規范化管理，保護計算機軟件知識產權，保障12、我公司信息安全，依據中華人民共和國著作權法、中華人民共和國計算機軟件保護條例等關規定，制定本章內容。本章所述軟件主要包括辦公軟件、應用軟件及軟件介質等。二、 公司建立健全軟件庫，由辦公室負責對所需采購及使用的軟件進行登記、調配、升級，配合采購部門購買，設立專人負責軟件使用的安裝維護版權保護等工作，負責人員離職或調動前對所使用軟件的回收，登記，保管和調撥。財務及特殊設備等專用軟件要求供應商至少培訓三名人員學會所購軟件基本操作和維護工作。三、 各部門管理員應當確保本部門人員在公務活動使用的計算機軟件應具有合法授權。各部門統計本部門使用軟件或因辦公需要有意向使用的軟件，提出軟件使用需求，明確說明軟件13、的用途、性能、技術要求、軟件類型等事項，報公司辦公室。四、 公司積極落實國家促進軟件正版化工作的號召，倡導員工合理規范使用正版軟件。各軟件使用部門可根據工作需要，與辦公室溝通協調，促進軟件正版化工作的推進。五、 各部門和個人對正版軟件一律不得外借。六、 在軟件使用期間，要妥善保管。對于有軟件加密狗或加密卡的軟件系統，不管是部門，還是借用人，都要對軟件加密狗或加密卡做好保管工作，不得損壞。七、 若軟件出現故障，應及時與辦公室進行聯系；各部門和個人不得自行處理軟件故障，或私自下載安裝相關軟件。八、 若造成軟件丟失，損壞等情況的，須按情況進行賠償處理。第八章 辦公設備分類管理-計算機網絡管理一、 所14、有網絡設備的其安裝、維護等操作由辦公室負責。其他人員不得進入主機房對交換機、集線器、路由器等網絡設備進行操作。二、 公司內所有計算機網絡部分的擴展升級必須經部門主管領導批準后，由辦公室具體負責。未經許可任何部門及個人不得私自連接交換機設備，不得私自接入網絡。三、 每位員工應當加強信息保密的意識，存有重要數據及材料的計算機應當設置隔離卡和口令密碼。任何人不得利用計算機網絡泄漏公司機密和其它保密資料。四、 任何人不得在互聯網上發布有損公司形象和員工聲譽的信息。不得攻擊他人計算機，不得盜用、竊取他人資料、信息等。五、 互聯網連接只允許員工為了工作、學習使用，使用時必須遵守國家的法律和規程，嚴禁傳播不15、健康、反動等違犯國家法律和道德風尚的內容。六、 為了避免或減少計算機病毒對系統、數據的影響，員工不得故意傳播計算機病毒、危害計算機系統安全。不得向他人提供含有計算機病毒的軟件、資料。七、 計算機上應當裝有相關防毒殺毒的軟件，并不定期的檢測、定期清理，確保系統安全運行。第九章 辦公設備分類管理-電話使用管理一、 電話由辦公室統一負責管理，申請人填寫辦公耗材領用表，經部門經理批準后到辦公室領用。各部門管理員負責監督并控制使用。每次通話由通話人自覺限制，通話應簡潔扼要，以免耗時占線、浪費資金。二、 禁止用公司電話辦理私事。公司定期對長途電話的使用進行監督，不屬于業務范圍的要追究通話人的責任。三、 各16、部門對部門所有電話進行定位申請，原則上只能打市話，如撥打國內、國際長途，必須經所屬部門主管領導批準后，由辦公室執行。第十章 辦公設備分類管理-打印機、復印機使用管理一、 打印機、復印機按操作說明書規定正常管理使用。二、 不要調換紙張大小。如需特殊紙張，請按正確操作指示調試或咨詢辦公室人員或找廠家人員進行操作，以防卡紙。三、 復印時，一定要把訂書釘拆掉以防損壞復印機。四、 如出現卡紙情況，一定要把紙張取出，如無法將其取出必須通知辦公室由辦公室指定人員或找廠家盡快恢復。五、 大批量復印時應讓復印機暫停散熱，以確保復印機安全、正常運行。六、 復印完成后，必須將設置恢復到初始狀態，以免他人誤操作造成紙17、張或能源浪費。七、 打印或者復印完成后，必須及時取走文件，防止失密。第十一章 辦公設備分類管理-傳真機、掃描儀、碎紙機使用管理一、 各部門傳真機、掃描儀、碎紙機由本部門管理使用。二、 未經主管領導同意不得使用傳真機、掃描儀傳送或掃描個人資料。三、 傳送或粉碎公司機密文件需經部門主管領導批準。四、 每天下班后，傳真機應設置成自動接收模式，防止遺漏重要文件。第十二章 辦公設備使用歸屬變更管理一、 計算機硬件（筆記本、主機、顯示器）、打印機、復印機、照相機、攝像機、掃描儀、傳真機以及投影儀此類辦公設備的使用人或歸屬部門發生變更轉移時，需由部門指定的辦公設備管理專員填寫辦公設備使用歸屬變更申請審批表，18、審批表需交由財務部備案，辦公室留存復印件。使用歸屬變更審批流程如下：辦公設備使用歸屬變更審批流程表使用歸屬變更類型部門經理辦公室IT財務評估辦公室主管財務總監接收方財務臺賬使用人部門經理公司內公司外第十三章 附則一、 本制度由辦公室制定，解釋權歸辦公室所有。二、 本制度報主管領導審批后發布實施，修改、廢止時亦同。附錄：辦公設備維護記錄表辦公設備檢修單辦公耗材領用單辦公設備采購流程圖辦公設備維修流程圖辦公設備使用歸屬變更申請審批表辦公設備維護記錄表日期部門數量姓名周期備注設備管理員：部門經理簽字： 辦公設備檢修單設備名稱設備編號規格型號報修時間故障現象報修原因報修人部門經理主管副總檢修記錄更換零19、件及其他修理后意見承修人部門經理驗收記錄驗收人部門經理備注：1.如涉及重要設備或金額較大，應報備主管副總批準；2.表單交付財務部備案，辦公室留存復印件。辦公耗材領用單日期產品名稱數量部門備注設備管理員： 部門經理簽字： 領用人：辦公耗材領用單日期產品名稱數量部門備注設備管理員： 部門經理簽字： 領用人：辦公設備采購流程圖辦公設備維修流程圖辦公設備使用歸屬變更申請審批表基本信息資產名稱當前使用方規格型號轉入方設備年限經辦人數量申請日期變更類型公司內轉移 公司間轉移 其它變更說明申請審批原部門經理簽字: 日期: 公司辦公設備管理員簽字: 日期: 公司間轉移審批項財務部評估凈值： 簽字: 日期: 辦公室主管 簽字: 日期: 財務總監 簽字: 日期: 接收確認使用人簽字: 日期: 部門經理簽字: 日期:財務備案財務部簽字: 日期: 備注：