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公司生產(chǎn)項(xiàng)目內(nèi)部財務(wù)報銷管理制度
公司生產(chǎn)項(xiàng)目內(nèi)部財務(wù)報銷管理制度.docx
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1、公司生產(chǎn)項(xiàng)目內(nèi)部財務(wù)報銷管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 企業(yè)內(nèi)部財務(wù)報銷制度一、財務(wù)管理制度:第一條 為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理,規(guī)范公司財務(wù)報銷行為,倡導(dǎo)一切以業(yè)務(wù)為重的指導(dǎo)思想,合理控制費(fèi)用支出,特制定本制度。第二條 本制度根據(jù)相關(guān)的財經(jīng)法規(guī)及公司的實(shí)際情況,將財務(wù)報銷分為日常辦公費(fèi)用、工薪福利及相關(guān)費(fèi)用、稅費(fèi)支出、工程相關(guān)支出及專項(xiàng)支出等,以下分別說明報銷相關(guān)的借款流程及各項(xiàng)支出具體的財務(wù)報銷制度和報銷流程。第三條 本制度適用公司全體員工。二、借款管理規(guī)定:1、出差借款:出差人員憑審批后的出差申請表按批準(zhǔn)額2、度辦理借款,出差返回2個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。2、其他臨時借款,如業(yè)務(wù)費(fèi)、周轉(zhuǎn)金等,借款人員應(yīng)及時報帳,即費(fèi)用發(fā)生后回到公司應(yīng)第一時間到財務(wù)報賬,除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。3、各項(xiàng)借款金額超過5000元應(yīng)提前一天通知財務(wù)部備款。4、借款銷賬規(guī)定:(1) 借款銷帳時應(yīng)以借款申請單為依據(jù),據(jù)實(shí)報銷,超出申請單范圍使用的,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則財務(wù)人員有權(quán)拒絕銷帳;(2)借領(lǐng)支票者原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)辦理銷帳手續(xù)。5、借款未還者原則上不得再次借款,逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個人借款從工資中扣回。三、借款流程:1、借款人按規(guī)定填寫借款單,注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一致,不得涂改)3、支票或現(xiàn)金。2、審批流程:主管部門經(jīng)理審核簽字財務(wù)經(jīng)理復(fù)核董事長審批。3、財務(wù)付款:借款憑審批后的借款單到財務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。4、日常費(fèi)用主要包括差旅費(fèi)、電話費(fèi)、交通費(fèi)、辦公費(fèi)、低值易耗品、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)等。在一個預(yù)算期間內(nèi),各項(xiàng)費(fèi)用的累計支出原則上不得超出預(yù)算。四、費(fèi)用報銷的一般規(guī)定:1、報銷人必須取得相應(yīng)的合法票據(jù)(相關(guān)規(guī)定見發(fā)票管理制度),且發(fā)票背面有經(jīng)辦人簽名。 2、填寫報銷單應(yīng)注意:根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)填寫對應(yīng)單據(jù);嚴(yán)格按單據(jù)要求項(xiàng)目認(rèn)真寫,注明附件張數(shù);金額大小寫須完全一致(不得涂改);簡述費(fèi)用內(nèi)容或事由。 3、按規(guī)定的審批程序報批。 4、報銷5000元以上需提前一天通知財務(wù)4、部以便備款。 5、費(fèi)用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應(yīng)費(fèi)用報銷單 須辦理申請或出入庫手續(xù)的應(yīng)附批準(zhǔn)后的申請單或出入庫單部門經(jīng)理審核簽字財務(wù)部門復(fù)核董事長審批到出納處報銷。五、差旅費(fèi)報銷制度及流程: 1、住宿費(fèi)報銷時必須提供住宿發(fā)票,實(shí)際發(fā)生額未達(dá)到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額,不予補(bǔ)償;超出住宿標(biāo)準(zhǔn)部分由員工自行承擔(dān)。2、實(shí)際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返深圳時間為準(zhǔn),12:00以后出發(fā)(或12:00以前到達(dá))以半天計,12:00以前出發(fā)(或12:00以后到達(dá))以一天計。3、伙食標(biāo)準(zhǔn)、交通費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行包干制,依據(jù)實(shí)際出差天數(shù)結(jié)算,原則上采用額度內(nèi)據(jù)實(shí)報銷形式,特殊情況無相關(guān)票據(jù)時可按標(biāo)準(zhǔn)5、領(lǐng)取補(bǔ)貼。4、宴請客戶需由董事長批準(zhǔn)后方可報銷招待費(fèi),同時按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣減出差人當(dāng)天的伙食補(bǔ)貼。5、出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關(guān)費(fèi)用。六、報銷流程 1、出差申請:擬出差人員首先填寫出差申請表,詳細(xì)注明出差地點(diǎn)、目的、行程安排、交通工具及預(yù)計差旅費(fèi)用項(xiàng)目等,出差申請單由部門或董事長批準(zhǔn)。2、借支差旅費(fèi):出差人員將審批過的出差申請表交財務(wù)部,按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù),出納按規(guī)定支付所借款項(xiàng)。3、購票: 出差人員持審批過的出差申請復(fù)印件,到行政部訂購火車,客車,飛機(jī)票(原則上機(jī)票一律用支票支付,特殊情況不能用支票的,需事先書面說明情況,經(jīng)審6、批人簽字后報財務(wù)備案。4、返回報銷:出差人員應(yīng)在回公司后兩個工作日內(nèi)辦理報銷事宜,根據(jù)差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)填寫差旅費(fèi)報銷單,部門經(jīng)理審核簽字,財務(wù)部審核簽字,董事長審批;原則上前款未清者不予辦理新的借支。七、電話費(fèi)報銷制度及流程(一) 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1、移動通訊費(fèi):為了兼顧效率與公平的原則,員工的手機(jī)費(fèi)用的報銷采用與崗位相關(guān)制,即依據(jù)不同崗位,根據(jù)員工工作性質(zhì)和職位不同設(shè)定不同的報銷標(biāo)準(zhǔn),具體標(biāo)準(zhǔn)見行政部相關(guān)管理制度規(guī)定。2、固定電話費(fèi):公司為員工提供工作必須的固定電話,并由公司統(tǒng)一支付話費(fèi)。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。(二)報銷流程1、公司行政部每月將本月員工手機(jī)費(fèi)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)(含特批執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn))交財務(wù)部。7、2、財務(wù)部通知員工于每月按話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)將發(fā)票交財務(wù)部集中辦理報銷手續(xù)。3、固定電話費(fèi)由行政部指定專人按日常費(fèi)用審批程序及報銷流程辦理報銷手續(xù),若遇電話費(fèi)異常變動情況應(yīng)到電信局查明原因,特殊情況報董事長批示處理辦法。八、交通費(fèi)報銷制度及流程(一) 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定:(1)員工出行盡可能使用公共交通設(shè)施,如公車,地鐵,輕軌,輪渡等;(2)員工因公確實(shí)需要用車,可根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定申請公司派車;(3)市內(nèi)因公公交車費(fèi)應(yīng)保存相應(yīng)車票報銷。(二) 報銷流程1. 員工整理交通車票(含因公公交車票),在車票背面簽經(jīng)辦人名字,并由行政部派車人員簽字確認(rèn),按規(guī)定填好交通費(fèi)報銷單。2. 審批:按日常費(fèi)用審批程序?qū)徟?. 員工8、持審批后的報銷單到財務(wù)處辦理報銷手續(xù)。九、辦公費(fèi)、低值易耗品等報銷制度及流程(一)管理規(guī)定:為了合理控制費(fèi)用支出,此類費(fèi)用由公司行政部統(tǒng)一管理,集中購置,并指定專人負(fù)責(zé)。(二)報銷流程1、購置申請: 公司行政部每月或季度根據(jù)需求及庫存情況,按預(yù)算管理辦法編制購置預(yù)算,實(shí)際購置時填寫購置申請單按資產(chǎn)管理辦法規(guī)定報批。2、報銷程序:報銷人先填寫費(fèi)用報銷單(附出入庫單),按日常費(fèi)用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(jù)(包括結(jié)賬小票)交財務(wù)部,按日常費(fèi)用報銷流程付款或沖抵借支。3、費(fèi)用歸集:財務(wù)部按月根據(jù)行政部提供的各部門領(lǐng)用金額統(tǒng)計表,歸集核算各部門相關(guān)費(fèi)用。庫存用品作為公共費(fèi)用,待實(shí)際領(lǐng)用時分?jǐn)?、。十、招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)及其他報銷制度及流程(一)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn):1、招待費(fèi):為了規(guī)范招待費(fèi)的支出,大額招待費(fèi)應(yīng)事前征得董事長的同意。2、培訓(xùn)費(fèi):為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排,此費(fèi)用由公司行政部門統(tǒng)一管理,各部門培訓(xùn)需求應(yīng)及時報送行政部。行政部根據(jù)實(shí)際需要編制培訓(xùn)計劃報董事長審批。3、資料費(fèi):在保證滿足需要的前提下,盡量節(jié)約成本,注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫資料申請表,在報銷前必須到行政部資料管理人員處進(jìn)行登記(資料管理人員在資料發(fā)票背面簽字)。4、其他費(fèi)用:根據(jù)實(shí)際需要據(jù)實(shí)支付。( 二)報銷流程: 1、招待費(fèi)由經(jīng)辦人按日常費(fèi)用報銷一般規(guī)定及一般流程辦理報銷手續(xù)。 2、培訓(xùn)費(fèi)由行政10、部人員根據(jù)審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。3、資料費(fèi)在報銷前需辦理資料登記手續(xù),按審批程序?qū)徟蟮膱箐N單及申請表到財務(wù)處辦理報銷手續(xù)。4、其他費(fèi)用報銷參照日常費(fèi)用報銷制度及流程辦理。 十一、薪資制度(一)、本規(guī)則乃依據(jù)人事管理規(guī)章制度,訂定員工的薪資結(jié)構(gòu)與給付原則,并將升遷、獎懲等辦法共同訂定。(二)、薪資決定的原則 員工薪資比例應(yīng)考慮社會的薪資水平、單位的支付能力、本人的工作能力、年齡、盡責(zé)態(tài)度、年薪及物價指數(shù)變化等原則下而訂定。(三)、薪資包括基準(zhǔn)內(nèi)薪資及附加薪資兩大部分。(四)、支付期限:薪資的計算期間自該月1日開始至該月月底為止,并于下月15日給付薪資。(五)、薪資的非常給付員工結(jié)婚、11、生子、死亡或疾病、遭受意外災(zāi)害時,可不依前條規(guī)定,有員工提出書面申請,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可提前支付薪資。但薪資給付以己執(zhí)勤的薪資為基準(zhǔn)。 (六)、薪資的給付形態(tài)為月薪制1、員工申請年度有薪休假及特別休假的,單位依規(guī)定給付相等的薪資。2、員工請假時,以下列計算方式直接由薪資中扣除:(基本薪資+附加薪資)請假日數(shù)/一個月平均上班日數(shù)(七)、中途進(jìn)入、退出單位的薪資計算薪資計算期間進(jìn)入單位服務(wù)或離開單位時依下列方法計算(基準(zhǔn)薪資附加薪資)上班數(shù)每個月規(guī)定的平均出勤時間(八)、薪資的支付,通常以現(xiàn)金直接發(fā)放給員工本人,并簽名確認(rèn)。薪資所得稅及勞保費(fèi)用,直接從薪資中扣除。(九)、未經(jīng)單位同意就職者,不給付12、薪資。(十)、工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項(xiàng)福利等,此類費(fèi)用按照資金支出制度相關(guān)工薪福利及相關(guān)費(fèi)用支出制度及流程規(guī)定執(zhí)行。(十一)、工資支付流程:(1)每月由行政部將本月經(jīng)公司董事長審批后的工資支付標(biāo)準(zhǔn)(含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息)轉(zhuǎn)交財務(wù)部;(2)董事長提供職工月度獎金分配表;(3)財務(wù)部根據(jù)獎金表及支付標(biāo)準(zhǔn)編制標(biāo)準(zhǔn)格式的工資表;(4)按工薪審批程序?qū)徟#ㄊ⑴R時工資支付流程同工資支付流程。(十三)、社會保險及住房公積金支付流程:(1)由行政部將由公司董事長審批后的支付標(biāo)準(zhǔn)交財務(wù)部進(jìn)行相關(guān)的財務(wù)處理;(2)住房公積金由行政部按工薪審批程序申13、請轉(zhuǎn)帳支票支付;社會保險金由財務(wù)部協(xié)助人力資源辦理銀行托收手續(xù),財務(wù)部收到銀行托收單據(jù)應(yīng)交行政部專人簽字確認(rèn),若有差異應(yīng)查明原因并按實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。(十四)、其他福利費(fèi)支出由公司行政部按審批后的支付標(biāo)準(zhǔn)填寫報銷單經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認(rèn)財務(wù)經(jīng)理進(jìn)行財務(wù)復(fù)核報董事長審批,審批后的報銷單及支付標(biāo)準(zhǔn)交財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。十二、專項(xiàng)支出財務(wù)報銷制度及流程(一) 費(fèi)用范圍:專項(xiàng)支出包括其他所有專門立項(xiàng)的費(fèi)用(含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費(fèi)、公司員工活動費(fèi)用、辦公室裝修及其他專項(xiàng)費(fèi)用)支出。(二) 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn):此類費(fèi)用一般金額較大,由主管部門經(jīng)理根據(jù)實(shí)際需要向董事長提交請示報告(含項(xiàng)目可行性分析、費(fèi)用預(yù)算及相關(guān)收14、益預(yù)測表等),經(jīng)董事長簽署審核意見后報董事長及其授權(quán)人審批。(三) 財務(wù)報銷流程1、審批后的報告文件到財務(wù)部備案,以便財務(wù)備款。2、簽訂合同:由直接負(fù)責(zé)部門與合作方簽訂正式合作合同,(合同簽訂前由公司法律顧問的審核,合同應(yīng)注明付款方式等)。3、付款流程:(1)由經(jīng)辦人整理發(fā)票等資料并填寫費(fèi)用報銷單(填寫規(guī)范參照日常費(fèi)用報銷一般規(guī)定);(2)按審批程序?qū)徟褐鞴懿块T經(jīng)理審核簽字 財務(wù)復(fù)核董事長審批;(3)財務(wù)部根據(jù)審批后的報銷單金額付款;(4)若需提前借款,應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù),并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。十三、報銷時間的具體規(guī)定為了協(xié)調(diào)公司對內(nèi)、對外的業(yè)務(wù)工作安排,方便員工費(fèi)用報銷,財務(wù)15、部將報銷時間具體安排如下:1、財務(wù)報銷:公司財務(wù)部每周四為財務(wù)報銷日。若當(dāng)月的最后一個報銷日在該月的28日以后,為了便于財務(wù)部集中時間月末結(jié)賬,該報銷日停止財務(wù)報銷。2、借支及其他業(yè)務(wù)的不受以上的時間限制,可隨時辦理。3、 所有當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用應(yīng)于當(dāng)月報銷,最遲不能超過10日,否則需由經(jīng)手人直接報部門經(jīng)理、董事長審批后,財務(wù)予以報銷。4、所有填制的報銷單據(jù),應(yīng)字跡清楚、不能涂改,否則財務(wù)不予受理。5、所有由外部取得的報銷憑證,必須是稅務(wù)部門或財政局統(tǒng)一規(guī)定使用的正式單據(jù),(印稅務(wù)局章、財政局章并蓋有收款單位財務(wù)章)一切非正式單據(jù)不能作為報銷憑證;報銷憑證抬頭一定要寫上單位名稱。報銷人有責(zé)任確保報16、銷憑證是真實(shí)的,合法的,否則承擔(dān)提供假發(fā)票的一切責(zé)任. 十四、發(fā)票的開具及管理1、銷售人員應(yīng)打印出銷貨清單,經(jīng)部門經(jīng)理簽字后,報財務(wù)開具正式發(fā)票。2、為了確保公司開出的每一張發(fā)票都能迅速、安全地到達(dá)客戶手中,減少因發(fā)票丟失給公司帶來的損失,按以下規(guī)定執(zhí)行。發(fā)票的送達(dá) 正式發(fā)票同城:速遞或在方便的情況下親自送達(dá)異地:郵政快遞形式發(fā)票:根據(jù)實(shí)際情況選擇電子郵件、傳真、平信、掛號、航空及快遞等方式。為避免發(fā)票遺失,請將發(fā)票用信封裝好或訂在一同寄出的合同上。 發(fā)票的確認(rèn)在發(fā)票送出前要通知收件人送達(dá)時間,并要求收件人收到后及時反饋,作好確認(rèn)工作。如使用同城速遞,請要求速遞員在送達(dá)郵件時,請收件人當(dāng)場打開郵件,回電寄件人確認(rèn)發(fā)票已經(jīng)收到(請在發(fā)出前與收件人打好招呼,并通知公司前臺,由前臺向速遞公司提出要求)。處罰措施由于未按照規(guī)定送達(dá)發(fā)票,造成發(fā)票遺失,公司將根據(jù)造成的損失給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰。十五、附則:本制度解釋權(quán)歸公司財務(wù)部。本制度經(jīng)董事長辦公會議討論通過并由董事長或其授權(quán)人簽字后生效。
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