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1、公司投資項目合同管理制度附流程圖及表格編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄第一章總 則第二章合同的簽訂范圍第三章合同的談判原則第四章合同的簽訂程序第五章合同的審批、蓋章、分發第六章合同的簽章與歸檔第七章合同的履行與跟蹤第八章工程合同的日常管理第九章合同的付款審批第十章合同的變更與終止第十一章附則附件一：附件二：附件三：1附件四:2附件五：4合同管理制度 1 總 則1.1 本規定適用于公司投資或管理的項目（以下稱投資項目）。1.2 本規定編制目的是為了規范合同在草擬、審核、談判、簽訂、跟蹤、編號、用印及歸檔管理的工2、作程序，防范經營風險。2 合同的簽訂范圍工程合同的簽訂范圍：招標及非招標建筑安裝工程、消防及智能系統工程、裝飾裝修工程、室外配套工程、園林綠化工程及零星工程施工合同；工程勘察、設計合同；材料、設備采購合同及屬于工程管理范圍的各種經濟協議等。3 合同的談判原則3.1 工程造價在50萬元以下的工程項目，由合約部主持合同談判工作，各有關部門參與；工程造價在50萬元以上的工程項目，必須由公司分管副總經理以上級別（含）領導主持合同談判；合約部組織各有關部門參與。合同談判中遇到的重大爭議問題，報公司總經理辦公會研究確定。3.2 合約部依據合同談判確立的原則，遵照中華人民共和國建筑法、中華人民共和國合同法和3、建設工程質量管理條例的規定，參照市工商行政管理局和市建委共同監制的工程建設施工合同、工程勘察、設計合同及材料、設備采購合同等制式合同文本，結合工程實際情況進行合同條款的擬定工作。3.3 訂立合同，必須遵守國家法律，必須符合國家政策，必須貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。3.4 合同的簽訂程序3.4.1 招標工程項目的施工合同，由合約部根據招標文件及中標單位的投標書、投標承諾及中標通知書約定的工程內容、工程造價、優惠條件、工期、質量標準、材料供應方式、付款及結算方式等，提出合同初稿和合同匯簽單，送公司相關部門和公司領導會簽。3.4.2 非招標零星工程項目的施工合同，由合約部參照工程建設施工4、合同制式文本，確定的工程內容、工期、質量、材料供應方式、付款、結算辦法等事項，制定零星工程施工合同統一標準格式，擬定合同初稿和合同匯簽表，送公司相關部門和公司領導批準會簽。3.4.3 規劃、勘察、設計合同由總工辦、工程部及設計部根據各自職責劃分及公司年度項目開發計劃安排，提出經公司副總經理審核、總經理批準的工程項目委托規劃、勘察、設計任務書，合同條款按照國務院頒發的建設工程勘察設計合同條例原則和有關部門印制的工程勘察、設計合同標準合同文本，結合工程實際情況，由承擔勘察設計任務的單位擬定，各專業工程設計主管負責技術性條款的審定，合約部組織合同會簽。3.4.4 材料、設備采購合同，對公司自行采購的5、各種材料、設備，由公司材料信息部主管和造價部主管按照材料、設備采購計劃安排，提出經副總經理審核、總經理批準的材料、設備采購計劃，合約部按照材料、設備采購計劃提供的材料、設備名稱、 數量、品種規格、質量標準、到貨周期等要求，按照材料、設備采購合同文本擬定合同條款。3.4.5 其他和工程相關的經濟協議，按照經副總經理核準、總經理簽字批準的工程任務委托單的要求，擬定合同條款。3.4.6 施工合同的匯簽程序：合約主管一合約部經理造價管理中心副總各會簽部門領導公司法律顧問總工程師 -副總經理-總經理。3.4.7 勘察設計合同匯簽程序：設計工程師合約主管設計部經理-合約部經理造價管理中心副總-各會簽部門領6、導-公司法律顧問-總工程師-副總經理總經理。3.4.8 材料合同匯簽程序：合約主管-主管工程師-工程部經理-合約部經理造價管理中心副總-各會簽部門領導-公司法律顧問-公司總工程師-副總經理總經理。3.4.9 其他經濟協議匯簽程序：合約主管-合約部經理造價管理中心副總-各部門領導-公司法律顧問-總工程師-副總經理-總經理。3.4.10匯簽部門審核內容：3.4.10.1 造價部審核合同價款、結算方法、付款方式等；3.4.10.2 設計部門審核工程設計合同的收費標準、服務范圍、付款方式等；3.4.10.3 工程部門審核工程施工合同的工程質量、工期等技術要求；3.4.10.4人事行政部審核合同的內容、7、形式、文字表述合法性、有效性以及所承擔相應的民事責任等；3.4.10.5 財務部門審核合同的付款方式、履約收支、單據回籠等；3.4.10.6 合約部全面審核和備案。3.4.11 合約部綜合各方意見，經過溝通協調后進行必要的修改。3.4.12 若合同修改較大或涉及關鍵事項，須請個別部門反復流轉批閱。3.4.13 合同經辦部門應確保動態反映合同流轉走向，在流轉過程中請相關部門進行簽章及日期登記，保證時效性和對合同修改的認同。4 合同的審批各部門要結合其管理職能和專業特點，抱著認真負責的態度，及時對合同中存在的問題提出詳細的書面會簽意見。合約部根據匯簽意見，經過認真的核實、修改后，整理出正式合同文本8、，報公司領導審批。5 合同的簽章與歸檔5.1 一般情況下，自發出中標通知書之日起（無論招標與議標均應向中標單位發出中標通知書，直接委托的工作以發出書面委托函為準），一個月內完成合同的簽訂工作。如逾期不能簽訂的，經辦部門應書面說明原因并將延期請求直接上報公司總經理，公司總經理批復后報股東方備案。5.2 經辦人應將會審后批準的合同正本和副本交由對方先行簽字、蓋章。5.3 行政人事部應設立專人負責管理所屬公司印章。合同中沒有公司總經理簽字、合同訂立時間和地點以及其它有關內容的，不得蓋章。所有合同及其附件必須加蓋騎縫章。行政人事部檔案管理人員根據合同的類型分類編號、歸檔、管理。5.4 正式合同文本正本9、兩份，副本根據需要若干份，由乙方先簽字蓋章。兩個正本必須由單位法人代表或法人代表委托人親筆簽名.一般情況下，我方持有的合同份數為一正二副。正本由行政人事部檔案室保存，二份副本分別由財務部、合約預保存。其它部門需要時，必須通過書面申請并得到行政人事部經理批準后，方可由檔案管理員進行復印。檔案管理員應將所有合同的復印件進行登記，加蓋“合同復印件”專用章，并辦理收發文件簽字手續。存有合同文本（無論是正本、副本或復印本）的部門必須設專人管理合同文件，未經行政人事部批準，任何個人或部門不得擅自復印合同及相關附件。5.5 各部門應對合同進行保密，任何個人或部門不得擅自將合同（正副本或復印件）借給外單位或個10、人，也不得泄漏任何合同內容。6 合同的付款審批6.1 合同的付款必須以合同對方按時完成合同規定的內容為前提條件。經辦部門負責填寫付款審批表（詳見附件四）一式四份，提交合約部審核后，由財務總監、主管副總經理、總經理審批。經總經理批準同意付款的付款審批表分別交由經辦部門、合約部、財務部和行政人事部檔案室執行和存檔。6.2 合同付款審核的工作時限不得超過 15 個工作日。在辦理付款申請之前，經辦部門應將合同履行情況（包括但不限于合同臺帳表等）遞交合約部、造價部進行工作量的核對。在合約部、造價部確認當期付款與所完成的工作量相符后，經辦部門方可辦理合同付款手續。7 合同的變更與終止7.1 如對方要求對合11、同的標的額、數量、質量、價款或酬金、履行時間、履行地點、履行方式、違約責任、解決爭議的辦法等條款進行變更，合約部、造價部應將對方的變更要求及本部門的意見填寫在合同匯簽表中，按合同會審程序進行會審。7.2 合約部按照公司批準的意見與對方就有關變更內容進行談判，達成共識后，以補充協議的形式按合同會審程序進行會審。7.3 合同履行完畢并達到規定的要求，合約部應出具書面報告以及合同履行過程中的全部書面材料、往來信函、電子文件等，報總經理簽字確認后交檔案室存檔。8 合同的履行與跟蹤8.1 合同簽訂生效后，經辦部門將代表所屬公司作為合同履行與跟蹤的主體。根據合同的類別，公司內各類合同（土地、財務方面的合同12、除外）的履行與跟蹤部門為：8.1.1 設計類合同 設計部；8.1.2 建筑施工類合同 工程部；8.1.3 材料設備采購類合同 材料信息部；8.1.4 供貨安裝類合同 工程部；8.1.5 資產采購類合同 行政人事部；8.1.6 廣告營銷類合同 業務部。上述各類合同的商務部分（包括但不僅限于進度付款的執行、變更價款的審核與確定、付款條件的變化以及商務索賠、結算等）均由公司合約部、造價部負責履行與跟蹤。8.2 合約部必須建立合同臺帳表（詳見附件二和三）。合約部的合同臺帳表應按照合同分類實時反映有關合同總價、付款狀況、洽商變更價款情況、預計結算值以及成本控制指標的對比情況；合同實施的形象進度情況、與進13、度計劃的對比情況、預計完成各計劃節點的時間和預計完成合同的時間等。8.3 合同臺帳表應以月為單位，每月30日之前將更新的合同臺帳表和相關原因說明報公司主管副總經理、總經理簽字，各經辦部門和合約部于次月5日之前將該合同臺帳表報董事會備案。8.4 經辦部門和合約部在合同履行與跟蹤過程中，要注意隨時做好文字記錄，杜絕口頭指令和承諾。如因時間緊急，來不及事先發出書面指令時，在征得相關授權人的批準后可以向對方發出口頭指令，但必須在發出口頭指令后24小時內以經授權人簽字的書面文件給予確認。8.5 經辦部門和合約部必須及時有效地保存好與履行合同有關的各類文件、往來信函、計算底稿、圖紙、圖片、電子文件和視頻文14、件等。9 工程合同的日常管理 9.1 合約部為公司工程合同日常管理部門，在公司總經理、常務副總經理領導下，負責合同的簽訂工作，掌握合同在執行過程中的履行、變更、解除等情況及存在問題，及時反映合同履行過程中存在的問題，向主管領導反映并采取措施。9.2 合約部應做好工程合同的收發登記，負責合同管理資料的收集整理、匯編。10 附則10.1 本辦法由成本管理中心負責解釋。10.2 本辦法經總經理辦公會討論通過后執行。 附件一：工程合同匯簽流程圖 合約部填寫合同匯簽表，附合同初稿各部門、公司法律顧問 依次匯簽 合約部 綜合各相關部門意見進行修改總工程師 審 核 主管副總經理 審 核 再次修改 同意 總經15、理 審 批 再次修改 同意合約部 與對方溝通修改，并完成對方蓋章 行政辦公室 復審蓋章，并分發合同文件附件二：合 同 會 審 表 年 月 日項目名稱合同名稱合同編號合同類別背景概況會審部門合約審算部經理簽字：工程部 經理簽字：設計部 經理簽字：財務總監 簽字：行政總監 簽字：總工程師 簽字：主管副總經理 簽字：總經理 簽字：序號合同編號合同名稱合同對方簽訂時間合同金額總工期內各月形象進度情況備注第1月第2月第3月依此類推本月完成情況與計劃對比本月完成情況與計劃對比本月完成情況與計劃對比12345678910附件三：合 同 臺 帳 表 （合約部）項目名稱:制表部門: 制表人: 部門經理: 年 月16、 附件四:合 同 臺 帳 表 （合約部）項目名稱:序號合同編號合同名稱合 同 對 方簽訂時間合同金額成本控制 指標預計結算價預計結算價指標付款總額付款比例總工期內各月形象進度情況備注第1月第2月第3月依此類推本月產值付款金額變更金額本月產值付款金額變更金額本月產值付款金額變更金額12345678910制表部門: 制表人: 部門經理: 年 月 附件五： 付 款 審 批 表合同類別: 項目名稱合同名稱及編號簽訂日期年 月 日收款單位合同總金額元已付款總額元，占合同額 %應付款總額元本次應于 年 月 日前付第 期款 元金額大寫： 仟 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分截止本期已付款總額元，占合同額 %情況說明：附件：合同付款條件：經辦部門： 經辦人： 部門經理：審 批 意 見合約審算部 經理簽字：財務總監 簽字：總工程師 簽字：主管副總 簽字：總經理 簽字： 匯票 支票 現金