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1、公司物資部項目材料規范管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 材料管理制度材料采購定價及合同簽訂規定一、 總則為進一步加強材料管理，降低材料采購成本，提高公司效益，所有建筑材料的采購必須進行招投標，在保證材料質量和供應的前提下，選定最低價投標廠家簽訂材料供應合同，材料采購合同單價期限一般為一年或二年，特殊情況的材料采購價格要經批準才能按每批用量或月、季度進行招投標。在合同期內的單價，市面價格有變動時一般只能調低不能調高，即遇升不升，遇降則降。二、 材料招投標程序1、 物資部根據項目材料的總量控制指標與生產進度的需要2、，每種材料選擇6個以上供應廠商，填寫材料投標資格審查匯總表，協同工程管理部、總工室、經營預算部對廠商進行現場考察，抽檢樣品及核對資質資料是否齊全真實，了解其信譽程度，確定其供貨能力是否有保證。由經營預算部經對比分析后，選定供應廠商的投標資格，整編選定廠家資料，作為參投對象。參加材料議標必須多于3個供應廠商，參加材料投標必須多于6個供應廠商，若達不到此要求，應由經營預算部說明具體情況報總經理或集團審批。2、 物資部信息組根據市場調查或參考已經購買材料價格，編制建筑工程建筑材料投標報價表作為確定最高限價或議定價格的參考依據,由部門經理審定后送招標中心。招標中心應于五天內完成招投標。3、 公司經營預3、算部根據物資部和本部信息組提供的調查價格匯集材料投標資格審查匯總表，通知選定的參投廠商進行報價并匯編建筑工程建筑材料投標報價表，再根據各種材料的技術、質量、規格型號要求（總工室提供），數量要求（經營預算部提供），供貨時間要求（物資部提供），編制材料采購招標說明書和合同版本，填寫會簽表送總工室、工程管理部、物資部、經營預算部、經營管線總經理進行會簽，對各條款進行審核并出具意見，如各部門的意見不能統一的，由管線總經理送總經理室討論確定。4、 招標中心組織召開投標會，將招標文件發給廠商填寫標書，再按規定時間向廠商收回投標書，組織招投標小組成員進行開標、評標，評標分技術標和經濟標分別進行評定后再綜合評4、定得出最后結果，送各部門會簽并報經營管線總經理、總經理審批后，填寫中標書通知廠商辦理合同的簽訂。三、 材料采購合同條款要求材料采購合同采用統一合同范本，按合同法擬定，應明確以下條款：1、 質量要求和服務承諾，包括質量標準、技術參數、保修期等。2、 商品包裝標準。3、 交卸貨時間，地點及運輸，運輸費用由誰負責，卸貨費用由誰負責。4、 貨品驗收，包括驗收標準，驗收人員及驗收方法。5、 材料名稱、規格型號及價格。6、 結算與付款方式。7、 違約責任。8、 解決合同糾紛方式。9、 其它約定。10、 合同附件，包括招標說明書、中標通知書、投標報價表、技術質量標準、材料附圖、廠家指引等。四、 簽訂采購合同5、流程1、 招標中心憑中標通知書聯系中標單位，商定合同條款，按合同范本填寫合同條款，合同條款有修改的應在合同會簽表中列明。2、 招標中心填寫采購合同會簽表送總工室、工程管理部、財務部、物資部、經營預算部、會簽，經營管線總經理、生產管線總或總經理審批后，將修改審定條款填寫在合同上，并對合同進行編號。3、 材料管線總經理為材料采購合同簽約代表人。4、 合同簽訂后，由招標中心按合同編號登記在“合同臺賬”上，并辦理合同的印發手續，合同正本一式二份，公司和廠商各執一份。合同正本由檔案室保管，物資部、經營預算部、工程管理部、項目部持有合同副本備查和執行。5、 物資部開出供貨通知書送指定工地, 通知中標廠家領6、取通知書,中標廠家憑供貨通知書到指定工地聯系供貨事宜。材料計劃管理流程一、年度計劃由工程部提供年度工程進度計劃，經營預算部根據工程進度計劃抽料預算，編制每年材料年度計劃表，送公司物資部、財務部、經營預算部、工程管理部、總工室。二、月度計劃、旬計劃和急用零星材料計劃 材料月度計劃須于每月25日前報送物資部，旬計劃于每月10日、20日送往物資部，并在材料計劃表上注明月度和旬計劃，急用零星材料計劃根據實際情況隨時報送，各計劃均按以下流程執行。1、 項目部施工員根據月或旬的工程進度計劃按材料實際耗用標準，計算出各種材料用量，并在項目部材料員配合下編制材料計劃表，材料計劃表要分別按批次編號，列清材料名稱7、規格、數量、進場時間，供應商名稱、合同編號，已確定的須填寫清楚，未確定的填“待定”。2、 項目部預算員、主管施工、總施工、項目經理對材料計劃表進行復核、審批。3、 材料計劃編報提前時間要求：進口大型材料設備提前3個月專項報送；外省材料設備提前45天報送；本地材料提前30天報送；有現貨常規材料提前20天報送；急用零星材料注明“急”、“加急”字樣，提前5至10天報送。4、 物資部收集各項目部所報材料計劃表，編制材料計劃匯總表，經物資部經理審核后，通知各材料廠商安排生產，急需材料馬上通知各材料廠商安排生產送貨。5、 公司物資部編制的材料計劃匯總表送公司財務部、工程管理部、項目部各一份。6、 物資部8、將審批后的各項目部材料計劃表,交各項目部材料員,項目部材料員將材料計劃表轉主管施工、倉庫主管、記賬員、會計各一份。7、 項目部材料員根據材料計劃表安排進貨，公司物資部負責協調各項目部的材料進貨工作和材料調撥工作。三、計劃外或修改的材料，應按以上流程進行審批，項目部還需注明屬計劃外或修改材料，并注明原因。如果是由于工程變更或補充的，應先送工程管理部審核后再轉送物資部。材料采購管理流程1、 項目部材料員根據材料計劃表，安排廠家送貨。如有需要物資部統一安排調配的材料，應填寫訂貨通知書，經物資部經理審批后，方可通知廠家送貨。2、 項目部材料員對合同執行情況進行登記，發現違約現象或影響施工進度的情況時，9、應立即采取應變措施，并向供應方用書面形式一式兩份提出糾正要求，同時報送物資部。3、 出現需修改采購合同情況時，公司物資部應協助經營預算部根據材料計劃表和實際情況在與供應方協商一致的情況下，簽訂采購合同補充協議，并按原主合同的審批程序報相關部門審核批準。4、 項目部急用材料設備需要采購，單價已經年度招標的,項目部材料員可經電話請示物資部經理同意后，直接進行采購，然后補辦有關手續。5、 公司材料設備需要采購，不在年度招投標范圍內，由物資部信息組進行市場調查，填寫材料購進價格調查參考表，并送各部門會簽確定單價和供貨廠家才能進行購買。如有急用材料必須經過審批方能采購，審批權限如下：1000元以內項目部10、經理審批；5000元內由材料管線總審批，10000元內由公司總經理審批；30000元內由集團總裁審批。30000元以上原則上經過招投標再進行采購。材料進場驗收流程1、 材料由項目部材料員安排進場，確定材料進場數量、時間、卸貨地點。材料進場需提前2天通知供貨方送貨，提前1天通知質安員、倉管員、倉庫主管或其他專業人員參加驗收。參加驗收人員須做好準備，不得缺席，并在驗收時佩帶工卡，以便供貨方確認身份。2、 材料進場后，由材料員組織驗收人員按合同要求對貨物進行驗收，檢查廠商提供的材料“產品合格證”、“產品檢驗報告”及“消防材料生產證”是否齊全，核準后由質安員交資料員存檔。核對廠商提供送貨單的單價、數量11、規格型號及質量，有材料樣板的，倉管員須將樣板帶到現場核對。驗收人員必須在半小時內到達驗收現場，參加驗收。驗收人員驗收后，對貨物質量有疑議且與供貨方不能達成一致意見的，由項目部總施工、經理或分管材料的副經理在接到申報后1小時內對貨物重新驗收。3、 項目部和廠家對材料驗收不能達成一致意見的，公司或廠家均可向公司物資部申報，物資部在接到申報的當日或次日組織相關部門重新檢驗。4、 經公司相關部門重新檢驗后，仍不能達成一致意見的，公司物資部或廠家均可申請公司總經理室組織政府質量檢測部門進行檢驗。5、 貨物驗收合格，倉管員立即組織卸貨，原則上每車貨卸貨及驗收手續1小時內完成，并按驗收無誤的送貨單在收貨現12、場開具收料單，倉管員負責辦理驗收人員在收貨現場對收料單的簽證，原則上不得事后補簽。如進場材料因正常原因暫無“檢驗報告”，可先收貨并在送貨單上注明暫收原因，廠家將“檢驗報告”送來時再開收料單補簽；在當天連續進場的普通簡單材料，可在第一次材料進場按驗收程序進行驗收后，連續進場部分可視情況由二名驗收人員驗收，其他驗收人員可在次日復驗后補簽；如材料到場時間是深夜，可由倉管員先組織卸貨并在送貨單上注明暫收原因，第二天再由倉管員負責組織驗收并開收料單，收料單一式四份，當天報送有關部門。一聯交供貨方作結算依據、一聯交記賬員登記入賬、一聯倉庫留底備查、一聯交項目部會計記賬。6、 開出的收料單必須注明規格型號、13、數量、單價、金額。項目部倉管員必須在次日上午8時15分前將前一天的收料單記賬聯全部交給項目部記賬員。記賬員必須及時將單據登賬，在上午10時前將統計好的材料收發日報表提供給項目部材料員、項目部經理，并由資料員送經營預算部，由經營預算部發送物資部及管線總經理，每月5日前匯總材料月報表送材料員、預算組、項目經理，由資料員送經營預算部，經營預算部匯集后發送物資部、財務部及管線總經理。材料款結算流程一、 由公司統一付款的材料月結流程一 辦理承兌匯票的結算流程1、廠家每月1號前按收料單開具發票，將收料單、發票、材料月結結算單及辦承兌匯票專用的建筑工程材料購銷合同送項目部材料員，材料員開出一式三聯票據收發登14、記單，將一聯交給供貨方代表。若材料員有意不接單或推遲接單的，每次罰款100元。事情嚴重者，按公司有關規定給予嚴肅處理。2、材料員審核后負責將收料單和發票送倉管員、項目部經理，對所有單據按合同條款進行復核，如發現單據錯誤，注明錯處后簽名，當日交還材料員，不得出現拒簽情況，發現一次扣罰責任人100元。若每月2號，倉管員及項目部經理還未見材料員送單據審核簽證時，有責任督促材料員送單，簽證后由材料員每月3號將所有廠家單據匯總送物資部，物資部審單人在一式三聯票據收發登記單簽收，并保存一聯。材料員不及時將收料單和發票送倉管員及項目部經理審核簽證時，每次罰款100元。3、物資部根據材料訂購合同約定，每月5號15、前對材料月結結算單、收料單、發票及辦承兌匯票專用的建筑工程材料購銷合同進行復核無誤后，經理在發票、材料月結結算單及建筑工程材料購銷合同上簽名。4、物資部每月5日將材料月結結算單及建筑工程材料購銷合同送公司財務部、管線總經理，公司總經理進行審核、會簽。5、財務部將購銷合同和材料月結結算單送至“集團”財務部，由“集團”辦理承兌匯票。財務部收到承兌匯票后通知物資部。6、物資部通知供貨廠家憑單到我司領取承兌匯票，財務對照三聯單發給廠家匯票并在單上注明已簽收。7、由財務部將每月結算的材料款轉項目部入帳，并將三聯單交回項目部材料員登記。二、不辦承兌匯票的材料月結流程1、廠家每月4號按收料單開具發票和材料月16、結結算單送項目部材料員，材料員開出一式三聯票據收發登記單，將一聯交給供貨方代表。若材料員有意不接單或推遲接單的，每次罰款100元。事情嚴重者，按公司有關規定給予嚴肅處理2、材料員審核后負責將收料單和發票送質檢員、倉管員、項目部經理，對所有單據按合同條款進行復核，如發現單據錯誤，注明錯處后簽名，當日交還材料員，不得出現拒簽情況，發現一次扣罰責任人100元。若每月5號，倉管員及項目部經理還未見材料員送單據審核簽證時，有責任督促材料員送單，簽證后由材料員每月7號將所有廠家單據匯總送物資部，物資部審單人在一式三聯票據收發登記單簽收，并保存一聯。材料員不及時將收料單和發票送倉管員及項目部經理審核簽證時，17、每次罰款100元。3、物資部根據材料訂購合同約定，每月10號前對材料月結結算單、收料單和發票進行復核無誤后，經理在發票及材料月結結算單上簽名。物資部通知供貨廠家憑單到我司領取材料款或票據，財務對照三聯單發給廠家支票并在單上注明已簽收。4、由財務部將每月結算的材料款轉項目部入帳，并將三聯單交回物資部審單員轉項目部材料員登記。二、項目部付款的材料結算流程1、廠家每月5號按收料單開具發票，將收料單和發票和材料月結結算單送項目部材料員，材料員開出一式三聯票據收發登記單，將一聯交給供貨方代表。若材料員有意不接單或推遲接單的，每次罰款100元，事情嚴重者，按公司有關規定給予嚴肅處理。2、材料員審核后負責將18、收料單和發票送倉管員、項目部經理，對所有單據按合同條款進行審復印核，如發現單據錯誤，注明錯處后簽名，當日交還材料員，不得出現拒簽情況，發現一次扣罰責任人100元。若每月6號，倉管員及項目部經理還未見材料員送單據審核簽證時，有責任督促材料員送單，簽證后由材料員每月8號將所有廠家單據匯總送物資部，物資部審單人在一式三聯票據收發登記單上簽收，并保存一聯。材料員不及時將收料單和發票送倉管員及項目部經理審核簽證時，每次罰款100元。3、物資部根據材料訂購合同約定，每月10號前對材料月結結算單、收料單和發票進行復核無誤后，經理在發票及材料月結結算單上簽名。4、由材料員在每月15日將所有票據帶回項目部。5、19、廠家憑單到項目部財務辦理領款結算手續。財務入帳并在單上注明付清。6、財務將三聯單交回項目部材料員登記。進場材料的堆放規定材料經驗收合格后，應按以下方法對材料進行合理堆放。1、 周轉材料堆放場地必須清潔、排水和通風，不得浸水。回收后必須按指定地點架空分類堆放，要求遮蓋。屬鋼鐵制品類周轉材料回收堆放前必須除銹、涂防銹漆和保養，存放專業倉庫，不得日曬雨淋。2、 大型機械設備拆卸后必須除塵、除銹、涂防銹漆和進行保養，按專業倉庫堆放。3、 小型電器、電動工具、勞保用品使用后必須檢修、保養分類存放在專業倉庫。4、 河砂、碎石、磚堆放場地要求砼硬底地板、排水條件好，河砂、碎石應分格堆放，磚應按不同規格整齊堆20、放。5、 包裝水泥應在專業倉庫堆放，堆放前必須作防潮處理。臨時露天堆放場地必須填高架空和防潮，并有嚴密的遮蓋措施。6、 裝飾鑲貼塊料、裝飾板、裝飾線必須按不同規格、型號、色號整齊堆放在各專業倉庫內，金屬裝飾材料必須架空、進行包裝并分類堆放，不得與有腐蝕性的其他材料混合堆放。7、 化工材料、易燃易爆物品必須單獨放置，不得與其他材料共倉庫。8、 水電、衛生潔具材料必須存放在專業倉庫內，高檔衛生潔具應嚴密包裝，不得裸露，金屬水電管材必須架空堆放。9、 所有材料倉庫必須具備良好排水、通風、防漏、防潮、防火、防盜條件，并按規定配置滅火器，任何人不得在倉庫內吸煙、動火。出倉材料、機具的發料流程1、 主管施21、工組織施工員按定額算出分項工程的周轉材料用量，填報分項工程周轉材料用量表，經現場經理、項目部經理審核后，報倉庫備查，作為限量領料的依據。2、 需要使用時由施工員開具領料單，領料單應明確使用的部位、數量、規格型號和施工班組名稱，由主管施工審批后送項目經理或經理授權的管理人員審批，再交給合同簽訂人或其委托人簽名。3、 倉庫員根據手續完備的領料單以及成本控制依據，準確及時辦理發料，超出成本控制指標的不能發料，并按材料設備名稱規格分項目及當天班組記賬，并按規定編制報表。4、 領料單一式四份，一份交領料人，一份交主管施工，一份交項目部會計，一份倉庫留存。材料、機具、回收流程1、 班組退回周轉材料必須分類22、整理，按大小堆好，方便清點核算。2、 清點、折算、驗收退回周轉材料由倉庫主管、分項倉管員、主管施工、班組退料人參加，如果退回周轉材料直接移交給其他班組的，接收班組的領料人同時參加，并辦理退料領料手續。3、 倉庫員按折算好的數量給班組開具一式四聯周轉材料退料單要明確、型號數量、單價、金額，由倉庫主管、倉管員、主管施工、退料人簽名，退料單倉管員、主管施工、退料人、項目部會計各留存一聯，作為結算依據。材料機具報廢管理辦法1 廢料報廢由經營預算部和估價組審核，并報管線總經理審批。原值3000元以下（含3000元）廢料報廢由經營預算部審核，3000元以上廢料報廢由估價組審核。2 廢料報廢處理流程 項目部23、按實填報廢料報廢申請單，由倉庫主管、材料員、項目經理簽名后上報公司經營預算部。 經營預算部根據項目部申報的廢料報廢申請單到現場核實，超出經營預算部審核權限的由經營預算部組召集估價組到現場核實。 經營預算部或估價組到現場核實后，在廢料報廢申請單上填寫審核意見，并報管線總經理審批 。 項目部按審批后的意見辦理廢料處理，辦公室主任根據已批準的廢料報廢申請單，協同倉庫主管聯系廢料回收站對廢料進行回收。 倉庫主管按批準廢料數量和價格對廢料開出定價單，填寫廢料處理登記表。 收料人憑定價單到財務組交款，會計開具收款收據入賬，出納憑收據收款。 倉庫主管憑收款收據開具放行條，經項目部經理審批，辦理廢料放行手續。24、周轉材料使用、調撥管理1、 周轉材料調撥由物資部負責，根據項目部填報的材料進場計劃明細表，有材料可供調撥的由物資部組織調撥，沒有材料可調撥的由物資部通知物資部組織采購。2、 可調出材料由項目部填報可調材料報表，經倉庫主管、材料員、項目經理簽名后報公司物資部。3、 物資部接受項目部可調材料報表后，根據其他項目部填報的材料計劃表安排調撥，其他項目部均無需要的根據具體情況組織調往堆場或暫緩調撥。4、 材料調撥由物資部填寫一式四聯設備及材料調撥進出倉清單，并安排車輛運輸。設備及材料調撥進出倉清單由物資部簽發，調出方倉管員填寫實調數量并簽名、調入方倉管員驗收實調數量并簽名，物資部、調出方、調入方各留存一25、聯，調入方倉管員簽收后將回單一聯交物資部。廠家供貨出現質量問題的處理流程1、 工地按材料進場驗收流程，對進場材料進行驗收，如出現質量問題報物資部及工程管理部確認。如出現材料質量問題，物資部或公司質安組應在發現問題的當天及時通知財務人員止付相關廠家貨款，候問題處理妥善后再通知結算余款。2、 確認為質量問題，公司物資部書面向廠家發出警告，如已造成影響我司工程質量及業主投訴的，我方有權解除合同，并按廠家提供產品價值的20%扣罰違約金。3、 出現第二次質量問題，公司物資部將對廠家罰款5000元，并通知候補廠家作好準備。4、 出現第三次質量問題，終止供貨廠家合同，并要求廠家承擔所有經濟損失。5、 物資部26、安排候補廠家進場供貨。廠家供貨出現不按時問題的處理流程1、廠家按材料進場計劃供貨，如出現逾期未能交貨，項目部應以書面報告物資部和總工室工程部。2、確認為供貨問題，公司物資部書面向廠家發出警告，并按合同條款每逾期一日，扣除應交貨部分貨款總值的1%。3、出現第二次供貨問題，按合同款每逾期一日，扣除應交貨部分貨款總值的1%，公司物資部加罰供貨廠家5000元，同時通知候補廠家作好準備。4、出現第三次供貨問題，終止供貨廠家合同，廠家承擔所有經濟損失。5、物資部安排候補廠家進場供貨。材料設備管理工作流程1、材料計劃上報流程預算員、主管施工、項目經理對材料計劃表進行復核、審批。施工員按圖紙抽料，計算出各種材27、料用量，并在項目材料員配合下編制材料計劃表。按旬計劃和月計劃進行編制材料員將審批后的材料計劃表報送公司物資部審核物資部收集各項目部材料計劃表，編制材料計劃匯總表，經物資部經理審核后，通知各廠商安排生產項目材料員將物資部審核后的材料計劃表轉主管施工、倉庫主管、記賬員各一份公司物資部材料計劃匯總表送公司財務部、項目管理部、項目部各一份。2、 材料采購流程送公司物資部，經物資部經理審批后，通知廠家送貨項目材料員根據材料計劃表填寫訂貨通知書公司物資部與廠家協商解決，并反饋項目材料員材料員對合同執行情況進行登記，發現違約現象或供貨不正常，應向供應方用書面形式提出糾正要求，并報送物資部3、 材料月結承兌匯28、票簽證流程材料員審核后將收料單和發票送倉管員、項目經理審核簽證，再由材料員于每月3號送物資部審核廠家每月1日將收料單與發票等送材料員，材料員開出三聯單，將三聯單交給廠家物資部根據材料訂購合同，對月結單收料單和發票復核無誤后簽證物資部審單人在一式三聯票據收發登記單上簽收，并保存一聯。材料月結結算單送公司財務部、管線總經理、總經理進行審核、會簽財務部將購銷合同和結算單送至集團財務部，由集團辦理承兌匯票，公司財務部收到匯票后交物資部財務部將每月結算的材料款轉項目部入帳并將三聯單交材料員登記物資部通知供貨廠家憑三聯單到我司財務部領取承兌匯票4、不辦承兌匯票的材料月結流程材料員審核后將收料單和發票送倉管29、員、項目經理審核簽證，再由材料員于每月7號送物資部審核廠家每月4日將收料單與發票等送材料員，材料員開出三聯單，將三聯單交給廠家物資部審單人在一式三聯票據收發登記單上簽收，并保存一聯。物資部每月10日前根據材料訂購合同，對月結單收料單和發票復核無誤后簽證經公司財務部、管線總經理、總經理審核后由財務部統一安排貨款結算廠家憑收條到我司領取貨款，由財務部將每月結算的材料款轉項目部入帳并將三聯單交材料員登記5、項目部付款的材料結算流程材料員審核后將收料單和發票送倉管員、項目經理審核簽證，再由材料員于每月8號送物資部審核廠家每月5日將收料單與發票等送材料員，材料員開出三聯單，將三聯單交給廠家物資部對收料單和發票復核無誤后簽證，由材料員每月5日帶回項目部交給項目財務組。物資部審單人在一式三聯票據收發登記單上簽收，并保存一聯。 廠家憑三聯單項目部財務組辦理領款結算手續。出納付款，會計入帳并將三聯單交材料員登記。