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1、公司項目部行政辦公管理規章制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 項目部辦公管理制度第一章 文件管理第一節 管理內容第一條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，項目部上報下發的各種文件、資料。第二條 項目部各類文件由辦公室歸口管理。第二節 收文的管理第三條 公文的編號保管1、外來的文件由辦公室專人負責簽收，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接后即時報送。2、辦公室對上級來文應及時附上 “文件處理傳閱單”，并分類登記編號，保管。3、屬于其他部門或個人代收的文2、件、項目部外出人員開會帶回的文件及資料也應及時移交辦公室進行登記、編號、保管，不得個人保存。第四條 公文的閱批與分轉1、凡正式文件均由辦公室根據文件內容和性質閱簽后，分送承辦部門閱辦。重要文件應呈送項目部領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。一般函、電等，分別由辦公室直接分轉處理，如涉及幾個部門會辦的文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。2、為避免文件積壓誤事，辦公室應在當天或第二天將文件送到項目部領導和承辦部門，緊急文件要即閱即辦。如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱。第五條 文件的傳閱與催辦1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有保密要求的文件帶回宿舍和公共場所，3、也不得將文件轉借其他人閱看。2、閱讀文件應抓緊時間，閱簽文件一般不得超過兩天，閱后應簽名。閱完后應及時將文件交還辦公室，切忌橫傳。如有領導 “批示”、 “擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。3、閱文時不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要借閱，按檔案管理規定辦理。4、辦公室對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到文件、函電，應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印，原件應及時歸檔。第三節 發文的管理第六條 凡以項目部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、計劃、編寫的會議紀4、要和會議簡報等，均屬發文范圍。第七條 各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作，要求發文時應經項目部領導同意，由辦公室按統一文號、格式發文。第八條 發文程序1、項目部文件由部門擬稿或由指定的擬稿人擬稿，草擬文稿必須做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、格式與標點符號正確。2、文稿擬就后，由擬稿人填寫發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印制份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、標定日期。3、草擬的文稿由部門負責人核稿(對文稿的內容，質量負責)。如涉及幾個部門內容需經會簽的文稿，應由擬稿部門送有關部門會簽。4、辦公室應根據有關要求，對文稿進行審簽。對涂改不清、文字錯漏嚴5、重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿。5、文稿經核稿、會簽、審簽后，呈送分管領導核簽、項目經理批準簽發。6、經領導批準簽發后的文稿交辦公室統一編號后打印（經簽發的文件原稿送檔案室存檔，電子版同樣留存辦公室）。7、文件打印清樣，應由擬稿人負責校對，校對后方能復印、蓋章。8、文件由辦公室負責報送，填好發文登記表并經簽收人簽字。第四節 文件的借閱第九條 各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫“檔案資料借閱單”，對有保密要求的文件須經辦公室主任同意后方可借閱。第十條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，不得拆卷和在文件上勾劃，閱后應及時歸還。第十一條 辦公室對借閱的文件應6、負責催收，并定期對文件進行收繳清退工作，如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。第五節 文件的立卷與歸檔第十二條 文件的歸檔范圍1、凡下列文件統一由辦公室負責歸檔（1）上級機關來文，包括上級報告、申請的批復;（2）項目部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報告等;（3）項目經理辦公會、中層干部會以及各種專業例會記錄;（4）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及項目部在會上的匯報發言材料等;（5）上級機關領導來項目部檢查視察工作的報告、指示記錄，以及項目部向上級進行匯報的提綱和材料;（6）項目部日志和7、大事記;（7）項目部上報的其它有關材料;（8）反映項目部生產、經營活動、先進人物事跡及領導來工地視察、檢查工作等的音、攝像制品;2、各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責立卷歸檔。第十三條 立卷要求1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3、要堅持平時立卷與定期立卷歸檔相結合的原則，重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。第六節 文件的銷毀第十四條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理申請銷毀手續。第二章 印信管理第十五條 項目部公章8、電子章、介紹信由辦公室安排專人負責管理，印信管理人員應對印、信使用的正確性負責。第十六條 凡項目部合同、協議、對外承諾、擔保等事宜的法律文書及其他重要事由的文件、報告，須報項目經理簽批后用印。第十七條 涉及項目部領導具體分管業務的一般性函件、報表、證明等，由辦公室審核，經分管領導簽批后用印。第十八條 除上述之外的一般性函件、介紹信或其他事由等，由辦公室主任批準后用印。第十九條 所有用印應作好登記、簽字，并應留下底稿和兩份印好的以備存檔和借閱。嚴禁開具空白介紹信和在空白便箋上用印。第二十條 發給各部門的印章及業務專用章，由各部門負責人和專職業務員管理，應分別對所管印章使用的嚴肅性、正確性負責。9、第二十一條 各部門印章只適用于項目部內部，不得對外使用。第二十二條 印信應嚴加保管，如有失職、差錯、丟失或違章亂用，一經發現，需追查有關人員的責任并按章懲處，如造成項目部名譽或經濟損失的，將按公司有關規定嚴肅處理。第三章 文印管理第二十三條 辦公室文印人員應遵守保密規定，不得泄露工作中接觸的項目部保密事項。第二十四條 發傳真、電傳，復印文件資料，均需分類逐項登記，以備查驗。第二十五條 傳真、電傳、復印件應及時發送給有關人員。因積壓遲誤而致工作失誤、損失的，追究當事人的責任。第二十六條 復印機由專人管理，非專管人員不準隨意開機、復印。第二十七條 原則上不接受外單位的資料打印、復印，如確實需要，經10、辦公室主任批準后辦理登記手續。第二十八條 文印人員應愛護各種設備，節約用紙，降低消耗、費用。設備應按規范要求操作、保養，發現故障，應及時報請維修。第二十九條 傳真電話專用于傳真件的收發，嚴禁他用。違犯者除補交電話費外，將視情節輕重給予罰款處理。第四章 辦公用品管理第三十條 項目部各部門所需的辦公用品，統一由辦公室購置（需履行采購審批程序的設備、儀器由設備物資科辦理報批手續）、入庫、發放、登記。第三十一條 各部門專用的表格，由各部門制定格式，由辦公室統一訂制。第三十二條 辦公用品只能用于辦公，所有職工要做到勤儉節約、降低消耗。第三十三條 各部門根據實際需要，每月初向辦公室提交一份辦公用品需求表，11、由辦公室根據實際需求及庫存情況，均衡匯總后報項目經理審批，由辦公室采購后造冊發放。第三十四條 從嚴控制計劃外的零星采購，確因特殊情況而又急需時，購置日常辦公用品，由辦公室主任審批，購置大宗、高檔辦公用品，必須報項目經理批準后采購。第五章 電腦使用管理第三十五條 辦公室是電腦管理的主管部門，有權對各部門的辦公電腦使用管理進行檢查、監督，各部門負責人是本部門電腦管理的第一責任人。第三十六條 辦公室負責辦公電腦、外設、軟件（包括防治病毒軟件）的購置、安裝、調試與維護；負責配件、耗材的購置、管理；建立局域網并進行管理、維護。第三十七條 對辦公電腦的配置、報廢處理、配件升級與重新購置，需由部門提出申請，12、經分管領導同意、項目經理批準后方可實施。第三十八條 軟、硬件設備的原始資料（光盤、說明書及保修卡、許可證協議等）由辦公室統一保管，使用者必需的操作守冊可由使用者保管。第三十九條 電腦的上網寬帶線已統一布設，未經特批，任何人均不得私自拉、接線及安裝分線盒。第四十條 配置給個人使用的辦公電腦實行專人管理、專人使用。未經許可，不得允許外人使用辦公電腦，更應嚴格控制外來人員自帶移動硬盤、U盤上機操作、復制資料。第四十一條 電腦使用者應愛護設備，按規范要求操作、保養，下班后或晚上離開辦公室時，務必關機切斷電源。第四十二條 電腦使用者的業務數據，應妥善存儲并及時做好備份，重要數據由使用者向資料員申請備份。13、第四十三條 電腦、外設發生故障時，使用者作簡易處理仍不能排除的，應立即報告主管領導，經同意后由辦公室安排維修、更換。第四十四條 電腦維修、維護過程中，首先確保對工作業務資料進行拷貝，做到不遺失。外請人員對電腦進行維修時，應有人自始至終地陪同。第四十五條 嚴禁職工在上班時間利用電腦玩游戲、看電影、播放音樂、下載電影、游戲、進行工作無關的上網聊天、開攝像頭等。第四十六條 任何人不得利用電腦登陸黃色、反動網站，下載黃色、反動資料、消息，發布黃色、反動資料、消息，攻擊外部電腦，散布、傳播病毒、黑客程序，一經發現，按照有關規定進行行政、經濟處分，并由使用者自行承擔相應的法律責任。第四十七條 凡因個人使用14、不當所造成的電腦維護費用和損失，酌情由使用者賠償。因違反上述規定，造成經濟損失、資料丟失的，將追究使用者與管理者的責任。第六章 辦公電話管理第四十八條 項目部辦公電話為辦公配備、使用。各部門每月辦公電話費用按項目經理辦公會議確定的限額使用，超額部分費用自理。第四十九條 各部門應對本部門的辦公電話加強有效管理，聯系業務時不說空話、廢話，盡量減少通話時間。因私事打電話不得妨礙聯系公務。第五十條 項目部管理人員、二線施工人員及后勤服務人員的手機通信費用補貼，其享受范圍及標準由項目經理辦公會議確定，費用實行包干使用。第五十一條 凡享受手機通信費用補貼的職工，無特殊原因必須確保24小時開機（包括出差、休15、假期間），以利于保障通訊聯絡暢通，滿足施工管理的需要，否則取消當月手機通信費用補貼。 第五十二條 所有享受手機通信費用補貼的職工在接到電話后必須及時接聽，并按要求迅速作出反應。對于無故關機、不接電話或雖接聽電話但拒絕執行工作指令者，如影響工作的，將按職工考核的相關規定另行處理。第七章 車輛使用管理第一節 車輛調度管理第五十三條 項目部所屬小型車輛的使用和管理統一由辦公室負責。第五十四條 用車范圍1、項目部領導班子成員工作需要；2、對外生產經營、對外聯系工作需要的部門；3、項目部的重要接待；4、經項目經理批準的其它用車。第五十五條 各部門公務用車，需提前一天由部門領導向辦公室提出申請（臨時性、緊16、急性事件除外），并填寫出車單，經主管領導審批后由辦公室統籌安排派車。第五十六條 車輛調度原則上以出車單送達之先后順序及辦理事務輕重緩急之程度安排車輛。第五十七條 車輛經調派外出后，用車人員務必掌握用車時間及辦事效率，原則上不得超時用車，若因特殊情況需延時用車，須提前與辦公室聯系，并經許可后才能繼續用車。第五十八條 車輛外出期間，司機必須按法律規定之行車條文行駛，用車人員不得指使司機超速行車、違章超車、隨意停放，否則由此發生的后果由司機及用車人員自行承擔。第五十九條 車輛使用完畢，司機應當及時填寫出車單上的內容（行車線路、用車時間、里程數及所花費用等），并由用車人員確認簽字，經領導審批后用作費用17、報銷的依據。第六十條 從嚴控制使用小車和嚴禁車輛外借，遇有特殊情況與辦公室聯系，經項目經理同意后由辦公室派車；特殊情況用車（職工急病、工作搶救、報警等非常事故），可先行通知司機出車，再由相關人員報辦公室，事后補辦手續。第二節 司機管理第六十一條 項目部司機必須遵守中華人民共和國交通安全法和當地交通規章制度，并遵守項目部上級單位的其他相關規章制度。第六十二條 司機應按辦公室簽發的出車單執行公務，凡無出車單或既無出車單又未經項目部領導同意擅自出車的，按出私車處理。第六十三條 堅持行車安全檢查，行車前（后）檢查車輛，發現問題及時排除，確保車輛運行。第六十四條 司機應愛惜車輛，平時要注意車輛的保養和維18、護，確保車輛車況良好、車容整潔。第六十五條 司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應經常檢查，出車時確保證件齊全。第六十六條 遵守交通規則，安全駕駛、文明開車，不準危險駕車（包括超速、酒后駕車、疲勞開車、帶病開車等）。第六十七條 司機要積極參加安全科、辦公室組織的各項交通安全法律、法規的學習活動。第六十八條 司機出車執行任務，遇特殊情況不能按時返回的或需要改道的，司機應通過電話及時向辦公室說明原因，申請延時或改道。第六十九條 司機身上配帶的通信工具，必須處于開機狀態，對項目部領導的電話，應盡快回復。第七十條 出車在外停放車輛，一定要注意選取停放地點和位置，不能在不準停放的路段或危險地段停車，在工19、地車輛必須進機關大院停放。車輛停泊時，要鎖好門窗等。第七十一條 不準私自用車，司機未經批準因私人事宜私自用車，第一次予以批評教育，屢教不改者停駛檢查。因私自出車造成的一切后果，由司機自負。第七十二條 按照辦公室安排的車輛駕駛，不得私自更換車輛，司機未經領導批準，不得將自己保管的車輛隨便交他人駕駛。第七十三條 上班時間內司機未被派出車的，應隨時在辦公室待命，不準隨便離崗。有要事確需離開時，要告知辦公室去向和所需時間，經批準后方可離開。第七十四條 司機對辦公室的派車安排，不得借故拖延或拒不出車，不得因私事（自己、他人）繞道行駛。第七十五條 司機對裝運的貨物數量負責（有隨行人員除外），不得運載與項目20、部經營無關的物品和與業務無關的人員，兩者均不能超載。第三節 車輛保養及維修管理第七十六條 車輛正常性保養由司機填寫車輛保養申報單，說明保養內容，向辦公室提出申請，經設備物資科審核、主管領導審批同意后，由辦公室安排時間進行車輛保養。第七十七條 正常性保養的項目和時間應按照各自車型的保養手冊規定的項目和公里數執行，需要另加項目的可在保養申報單中另行說明原因。第七十八條 正常可預見性修理前由司機填寫車輛修理申報單，簡要說明故障情況修理部位，向辦公室提出申請、經設備物資科審核、主管領導審批同意后，由辦公室安排時間進行車輛修理。第七十九條 突發性故障修理應在修理前由司機向項目部設備物資科、辦公室說明故障21、情況、大致修理時間和費用，修理完畢返回工地后補辦車輛修理申報單和相關手續。第八十條 保養、修理地點由設備物資科選定，并與出車工作安排相結合，盡量利用出車機會安排保養、修理，避免舍近求遠。第八十一條 安排保養、維修，盡可能選擇各車型的特約維修站，普及型車型或特約維修站偏少的車型可安排在價格合理、技術和質量可靠的修理廠進行保養、修理，第八十二條 司機對車輛保養、修理質量負有直接責任，并需妥善保存保養、修理的文字資料。第八十三條 對車輛發生的保養、修理費用，司機憑發票和保養、修理清單及申報單由辦公室、設備物資科、項目經理簽字后報銷。更換配件的必須帶回舊配件，由設備管理部門入庫驗收、型號核對后辦理相關22、手續。第四節 違規及事故處理第八十四條 司機違反上述規定，責任由司機自行承擔。第八十五條 各種車輛如在公務途中遇到不可抗拒之車禍發生，應先急救傷員，向附近交警報案，并立即與辦公室聯系，如屬小事故，可自行處理后向辦公室報告。第八十六條 使用車輛應辦的各項手續由司機負責（或聯系）辦理，否則由此所引起的罰款、處理、損失等由司機負責。第八章 職工食堂管理第八十七條 職工食堂的主管部門為項目部辦公室，同時接受項目部工會食堂管理委員會的監督、考核。第八十八條 食堂要以項目部的生產經營為中心，結合職工食堂的特點，從食品質量、花色品種、服務方式、飲食衛生等方面保證食堂質量，不斷提高食堂的服務水平。對加班加點晚23、下班的職工要留好熱菜熱飯，夜餐要保證質量。第八十九條 食堂要搞好廚房衛生、餐具衛生、食品衛生、冰箱衛生、灶前衛生、環境衛生，做到每天一小掃、一周一大掃，防止病從口入。第九十條 食堂要加強財務核算工作，遵守財經紀律，食堂會計核算嚴格執行財務管理制度。第九十一條 堅持實物驗收制度，搞好成本核算，做到日清月結，帳物相符。每月盤點一次，每月上旬定期公布帳目，接受職工的監督。第九十二條 采購工作應做到品種對路、質量可靠、價格合理、數量適當、購貨及時，努力降低采購成本。第九十三條 嚴把采購質量關，不得采購霉變、腐敗、蟲蛀、有毒、超過保質期的或衛生法禁止供應的其他食品。第九十四條 食品應分類擺放，生熟分開，24、做好冷藏保鮮工作，所有食品要注意做好防塵、防蠅、防鼠、防腐措施，防止疾病傳染和食物中毒。第九十五條 食堂炊事員應堅守工作崗位，按時上下班，服從組織安排，遇事要請假，未經同意不得擅自離開工作崗位。第九十六條 食堂炊事員要做好個人衛生，工作時穿戴清潔的工作衣帽，不得在廚房吸煙。第九十七條 食堂炊事員每年進行一次健康檢查，無健康合格證者不得在食堂工作。第九十八條 食堂的設備、餐具等固定資產要登記造冊、妥善保管。第九十九條 炊事員下班前，要關好食堂門窗，檢查各類電源開關、設備等。第一百條 嚴禁無關人員進入廚房和保管室，易燃、易爆物品要嚴格按規定放置，杜絕意外事故的發生。第一百一條 職工按照規定的就餐時25、間按時就餐，不得提前進入食堂用餐（工作需要的除外）。第一百二條 外單位人員（包括職工家屬）在食堂一律憑餐票（或辦公室開具的客飯單）就餐。第一百三條 對因工作需要的客餐，根據事前預約和辦公室的臨時通知及時予以安排，不得借故推諉。第九章 職工宿舍管理第一百四條 職工宿舍的職工應服從管理、團結友愛、互相幫助、講究衛生、文明禮貌、注意安全。第一百五條 宿舍職工應愛護宿舍內各項公物及設施，凡調離項目部的職工，必須在辦理調動時退還所領用的宿舍內公物。第一百六條 宿舍應搞好日常內務整理工作，個人物品擺放有序，并經常打掃室內及周圍環境衛生，保持走廊及樓梯通暢。第一百七條 不向窗外和公用區域吐痰、倒水及亂扔瓜皮26、果殼、紙屑、煙頭、酒瓶等雜物。第一百八條 不準在宿舍內高聲喧嘩，電視、收音機的聲音不得放大，宿舍內各項文娛活動應在晚上11點前結束，以免影響他人休息。第一百九條 宿舍內不得私自留宿外人，特殊情況需留宿的，須先報告辦公室主任同意。第一百一十條 妥善保管好各自的貴重物品、現金及銀行存折，及時關好門窗和電源，防止水、電浪費。第一百一十一條 宿舍內照明線路統一由項目部電工布設和維修，未經同意任何人不得擅自私拉電線。宿舍內禁止燒煮、烹飪，禁止使用電爐、電飯鍋、熱得快等大功率電器。 第一百一十二條 禁止在宿舍內使用或存放易燃、易爆、有害等危險及違禁物品。第一百一十三條 禁止在宿舍內酗酒、賭博及其他不良行為和干違法亂紀的事。第一百一十四條 由辦公室安排輪值人員配合保安人員，負責檢查宿舍區及公共區的衛生、治安，維持秩序，管理水、電、煤氣、門窗的關閉(尤其夜晚與臺風期)及其他聯絡事項。