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1、科技股份有限公司庫存商品項目管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XXXX科技股份有限公司庫存商品管理制度1 總則1.1 為了加強對公司庫存商品的管理和控制，保證庫存商品的安全性、完整性與準確性，提高運營效率，及時發現和糾正庫存商品中的各種差錯，保證生產、測試和銷售環節得到有序的進行。根據國家有關法律法規和企業內部控制基本規范，結合本公司的實際情況，特制定本制度。1.2 本制度所稱庫存商品，是指公司在日常活動中持有的以備出售的產品或商品、處在生產過程中的產品、在生產過程或在項目現場施工過程中耗用的材料和物料，主要2、包括服務器、交換機、分光器、協議轉換器、網卡、光模塊、硬盤、光纖尾纖、網線等。1.3 庫存商品內部控制中的不相容職務應當分離，其中包括： 1.3.1 庫存商品入庫和出庫申請人與審批人應分離； 1.3.2 庫存商品入庫和出庫執行人與審核人應分離；1.3.3 庫存商品的驗收入庫人員與采購應分離；2 職責分工與授權2.1 市場部采購，提供項目采購申請單，在ERP系統中錄入采購訂單；2.2 技術支持部到貨后由技術支持部驗收，領用出庫申請；2.3 綜合管理部提供出入庫單據采購設備入庫驗收單、下線設備入庫驗收單、物資出庫申請單，記錄庫存商品型號、數量，備貨，在ERP系統中錄入外購入庫單、銷售出庫單；2.43、 財務部審核外購入庫單、銷售出庫單。3 庫存商品入庫流程（詳見附件一）3.1 庫存商品采購由技術支持部向綜合管理部提出項目采購申請，庫管查詢庫存后向技術支持經理提交庫存情況，交由領導和財務部門審批決定是否進行采購；在庫管、主管副總、財務、總經理逐一簽字確認后，交由市場部執行項目采購流程。3.2 庫存商品驗收采購到貨后，交到綜合管理部，由庫管對貨物的數量（包括設備和配件等）進行驗收，并通知技術支持部相關人員對貨物的質量（包括型號、配置和性能等）進行技術驗收。驗收合格后在相關單據上簽字確認；若出現不合格現象，庫管將貨物退回到市場部交由采購人員進行處理。3.3 庫存商品入庫庫存商品在驗收合格后，采購4、人員、驗收人員、庫管三方在采購設備入庫驗收單中簽字確認。由庫管在庫存管理軟件中執行入庫操作，同時在金蝶系統管理軟件中根據市場部輸入的采購訂單辦理外購入庫單，其中外購入庫單需要財務部進行審核。3.4 庫存商品備貨當一個項目采購的貨物到齊后，庫管必須及時通過郵件形式向技術支持部發起通知，并在郵件中提供到貨清單，由技術支持經理批復發貨時間、地點和相關要求，接到批復后由庫管進行備貨。3.5 庫存商品編碼庫存商品中由于服務器型號和配置的多樣性，需要單獨進行管理。根據服務器序列號的唯一性進行編碼，編碼規則：生產廠家縮寫+序列號后六位數字，舉例：SG198276、LZ202137。其它庫存商品中的設備和配件5、全部遵循固定資產編碼規則。4 庫存商品出庫流程（詳見附件二）4.1 庫存商品出庫申請技術支持部相關人員在接到發貨通知后，需要填寫物資出庫申請單，到綜合管理部申請出庫。由庫管查詢庫存，如果庫房內沒有需要領取的貨物，則進入采購流程；如果有，則進入出庫步驟。4.2 庫存商品出庫庫存商品出庫分為測試和銷售兩種狀態，需由技術支持部經理在物資出庫申請單中確認出庫狀態。如果為測試出庫，由庫管在庫存管理軟件中執行設備地點變更操作，設備狀態改為測試。如果為銷售出庫，由庫管在庫存管理軟件中執行設備地點變更操作，設備狀態改為已銷售；同時在金蝶系統管理軟件中辦理銷售出庫單，并將物資出庫申請單復印件提交到財務部，由財務6、部根據物資出庫申請單對金蝶系統管理軟件中的銷售出庫單進行審核。4.3 測試設備下線測試設備下線時，需要由現場人員通過郵件形式向綜合管理部發出設備下線通知，并提供下線設備清單，如果有服務器必須標注編碼。到貨后交到綜合管理部，由庫管根據下線設備清單對貨物進行清點驗收，合格后辦理入庫，在庫存管理軟件中將設備地點變更為公司，填寫下線設備入庫驗收單，單據中需要庫管和技術支持部相關人員簽字確認；如果出現不合格現象，退回到技術支持部進行核查。4.4 庫存商品報廢庫存商品發生毀損或需要報廢，使用部門要立即向綜合管理部報告，由綜合管理部組織有關人員對毀損或需報廢設備進行技術鑒定，對毀損的設備查明原因，分清責任，7、屬人為因素造成的，根據情節輕重和損失大小對有關責任人進行處罰，屬客觀因素造成的由綜合管理部辦理報廢審批手續，獲得報廢批準后通知財務部進行銷賬處理。4.5 庫存商品報廢審批流程4.5.1 綜合管理部由綜合管理部填寫報廢申請單，報廢申請單的內容包括報廢存貨的名稱、已用年限、是否為正常報廢等，部門經理在申請單上簽字確認。4.5.2 技術支持部由技術支持部對申請報廢庫存進行檢測，確認已達到報廢的要求，并在報廢申請單的相應項目中填寫報廢意見。4.5.3 財務部由財務部對報廢申請單進行審核，計算報廢成本，確定報廢的合理性，并將計算的報廢成本填寫在報廢申請單的相應項目中。4.5.4 總經理總經理在報廢申請單8、上簽字確認。以上審批流程全部完成后，由庫管執行報廢處理，并制作憑證，在綜合管理部和財務部存檔。5 庫存商品其它流程5.1 現場采購某些外地項目為了縮短工期，需要在現場采購設備，現場人員應按照相應的采購流程進行采購，到貨后進行現場驗收，合格后應用于項目上。回到公司后需要補辦入庫和出庫流程，并向綜合管理部提供驗收記錄和采購設備清單，由庫管辦理入庫和出庫操作。5.2 廠家直接發貨某些項目由于距離或者設備數量巨大的原因，采購后直接由廠家發貨到現場，此時需要現場人員對貨物進行驗收，合格后通知綜合管理部并提供到貨清單，由庫管辦理入庫和出庫操作。5.3 借貸向廠家借貸的設備與正常采購入庫流程相同，到貨后在財9、務部暫時不辦理入庫，出庫狀態只可作為測試出庫，若作為銷售出庫，需要將借貸轉為采購狀態，庫管重新辦理入庫和出庫流程，并由財務進行審核。6 庫存商品盤點6.1 目的明確盤點的時間、內容和記錄，檢查賬物、臺賬與財務記錄的一致性，對庫存物品進行檢查維護（修）。6.2 適用范圍應用于項目上的各種設備和配件。6.3 盤點時間、方式和人員6.3.1 盤點時間：每月抽查，季度盤點6.3.2 盤點方式：實物盤點法6.3.3 盤點人員：庫管員、財務部6.4 盤點準備庫存商品管理員根據盤點計劃準備盤點表，并預先編號。在盤點前，綜合管理部召開盤點準備會議，向技術支持部和財務部門傳達盤點計劃，進行人員的安排和動員，發放10、盤點表，提前做好盤點的各方面準備。6.5 進行盤點在實地盤點時，應由庫管、會計共同進行盤點。盤點以靜態盤點為準則，盤點開始后禁止一切庫存商品的進出和移動。6.6 盤點結果差異及存檔盤點結果和差異應由庫管、會計簽字確認。庫存商品盤點以及盤點差異表分別由綜合管理部和財務部歸檔保存。6.7 盤盈和盤虧庫存商品出現盤盈或者盤虧，應由庫管員和財務部查明原因，出現盤盈的要及時登記庫存商品管理檔案，并由財務部門調整賬目；出現盤虧的要分清責任，由綜合部據情節輕重對有關責任人進行處罰。庫管員依照盤虧審批流程報審，獲得批準后通知財務進行相應的調賬處理。7 監督和檢查禁止員工隨意進出庫房，樓道內的服務器不得擅自打開11、，在未經批準的情況下不得私自將庫存商品帶出公司。庫管員應適時對庫存商品進行檢查，保證各項庫存商品的完整性、安全性與穩定性。本制度由綜合管理部制定，自發布之日起實施，由綜合管理部負責解釋，并監督執行。附件一庫存商品入庫流程圖附件二庫存商品出庫流程圖附件三采購設備入庫驗收單附件四下線設備入庫驗收單附件五物資出庫申請單2012年05月29日附件一庫存商品入庫流程圖 技術支持 市場部 綜合管理部開始結束項目采購申請采購查詢庫存出庫流程項目采購流程到貨驗收退貨采購設備入庫驗收單庫存管理軟件入庫操作金蝶管理軟件入庫操作入庫郵件通知批復備貨附件二庫存商品出庫流程圖技術支持 綜合管理部 財務部結束下線設備入庫12、驗收單入庫核查驗收下線設備入庫驗收單下線物資出庫申請單審核銷售測試物資出庫申請單物資出庫申請單庫存管理軟件出庫金蝶管理軟件出庫簽收發貨出庫查詢采購流程出庫申請開始附件三采購設備入庫驗收單物資來源到貨時間所屬項目項目責任人采購記錄已按照采購清單進行采購，確認到貨時間并郵件通知相關人員。采購人員驗收記錄實際采購設備(品牌、型號、配置、價格)與采購申請單一致。驗收結果 合格 不合格驗收部門驗收人員入庫物資清單物資名稱資產編號型號配置數量其他說明入庫記錄核實到貨，入庫清單與采購清單一致。庫管附件四下線設備入庫驗收單發貨地點發貨人發貨時間到貨時間所屬項目項目責任人驗收記錄到貨設備(編號、型號、配置)與發貨清單一致。驗收結果 合格 不合格驗收部門驗收人員入庫物資清單物資名稱資產編號型號配置數量其他說明入庫記錄核實到貨，入庫清單與采購清單一致。庫管附件五物資出庫申請單申請人所在部門物資所屬項目項目責任人出庫狀態銷售 自用測試 臨時征用發貨時間申請事項申請物資清單序號物資名稱型號備注數量出庫狀態申請人部門經理出庫物資記錄出庫時間庫管