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1、企業(yè)財稅部門工作項目會計電算化管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 會計電算化管理制度一、電算化崗位責(zé)任 根據(jù)財稅部門有關(guān)電算化管理規(guī)章制度及公司的管理核算特點，為穩(wěn)妥高效地開展會計電算化工作，公司財務(wù)部設(shè)置以下工作崗位： 財務(wù)經(jīng)理 對公司電算化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件的使用及應(yīng)用項目進行決策，領(lǐng)導(dǎo)各財務(wù)人員高質(zhì)量、高效率、穩(wěn)定地開展會計電算化工作。 會計主管 1、積極配合財務(wù)經(jīng)理的工作，制訂公司電算化發(fā)展規(guī)劃及管理制度等，為財務(wù)經(jīng)理提供相關(guān)決策依據(jù)；2、根據(jù)公司特點合理設(shè)置電算化工作崗位，正確分配系統(tǒng)各級2、操作人員的使用權(quán)限，組織協(xié)調(diào)好各財務(wù)人員開展各項具體的會計電算化工作；3、經(jīng)常檢查各項電算化工作的執(zhí)行情況和結(jié)果，嚴(yán)格執(zhí)行責(zé)任制對各崗位人員責(zé)任的約束條款。 系統(tǒng)管理 1、參與制訂公司會計電算化發(fā)展規(guī)劃及管理制度；2、執(zhí)行對操作人員的管理和對計算機檔案管理的職責(zé)；3、對系統(tǒng)軟硬件的日常運行進行維護，及時排除系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的各種故障，確保系統(tǒng)正常穩(wěn)定地運行。 8 會計電算化管理制度 檔案管理 1、及時備份系統(tǒng)中各種帳表數(shù)據(jù)，并分類編號存檔，數(shù)據(jù)備份至少 做一次硬盤備份和兩次軟盤備份；2、對打印輸出的憑證、帳簿、報表等應(yīng)及時裝訂存檔；3、對系統(tǒng)軟硬件相關(guān)的光盤、磁盤、使用手冊等資料進行分類編號， 3、妥善保管。 成本、計劃管理 1、 配合財務(wù)經(jīng)理及會計主管、系統(tǒng)管理人員工作，保證電算化日常工作正常進行；2、 制訂財務(wù)計劃，管理控制成本，對公司經(jīng)濟活動進行準(zhǔn)確而及時的財務(wù)分析，為財務(wù)經(jīng)理決策提供依據(jù)；3、 為會計主管提供崗位責(zé)任制的考核依據(jù)。 系統(tǒng)操作1、 根據(jù)會計主管、系統(tǒng)管理人員對本崗位工作的具體安排、要求開展工作；2、 及時準(zhǔn)確地輸入、打印輸出各種記帳憑證、帳簿、會計報表；3、 及時準(zhǔn)確為領(lǐng)導(dǎo)查詢所需的各種財務(wù)數(shù)據(jù)；4、 正確使用權(quán)限內(nèi)系統(tǒng)中的各種功能。 8 會計電算化管理制度 審 核1、 審核原始憑證的合法性、有效性以及是否手續(xù)齊全；2、 審核系統(tǒng)操作人員輸入的記帳憑證，確保系統(tǒng)記帳4、憑證的制作質(zhì)量；3、 審核系統(tǒng)內(nèi)總帳與明細帳、輔助帳及記帳憑證等是否試算平衡；4、 審核會計報表是否與相關(guān)總帳金額一致平衡。 資金管理1、 負責(zé)銀行、現(xiàn)金出納崗、收入、往來崗的日常管理；2、 負責(zé)流動資金的日常核算管理；3、 負責(zé)每日制印收入日報表及現(xiàn)金日報表；4、 負責(zé)對門票、發(fā)票、收據(jù)等重要票據(jù)的日常管理。 8 會計電算化管理制度 二、會計帳表的初始化1、 每個獨立核算的會計單位只能在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)立一套帳。新套帳必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理、主管會計同意后方能在電算化系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)“）內(nèi)設(shè)立。 需要更多的管理制度，請到2、 設(shè)置會計科目時，必須按照現(xiàn)行財務(wù)制度規(guī)定并結(jié)合公司實際情況來設(shè)置各級會計科目5、的名稱及編碼；同時應(yīng)本著利于簡化核算、便于各種會計報表從電腦帳中自動取數(shù)的原則，合理適當(dāng)?shù)貙Σ糠挚颇吭O(shè)置輔助核算功能。3、 會計科目一經(jīng)設(shè)定并已正式運用于系統(tǒng)中制單和記帳等功能，不得隨意修改，以避免造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的紊亂；因核算需要而需新增的會計科目則可在系統(tǒng)中增設(shè)。4、 轉(zhuǎn)換會計年度時，應(yīng)于新會計年度開始后的20日內(nèi)完成年初轉(zhuǎn)帳的工作，對結(jié)轉(zhuǎn)后的年初余額試算平衡、對帳無誤后，新會計年度電腦帳方可使用。對于已成功結(jié)轉(zhuǎn)的年初余額，不得隨意修改，以避免造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的紊亂。5、 套帳初始化工作完成后，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行財務(wù)制度規(guī)定并結(jié)合公司實際情況，及時在電子報表系統(tǒng)中編制利潤及利潤分配表、資產(chǎn)負債表、財務(wù)6、狀況變動表、管理費用明細表等基本會計報表以及公司內(nèi)部管理需要而要求編報的各種明細表等，并設(shè)定各種報表從系統(tǒng)取數(shù)的公式單元和批處理命令等。各種報表格式及公式單元、批處理命令等一經(jīng)設(shè)定，不得隨意修改。 8 會計電算化管理制度 三、日常帳務(wù)處理1、 經(jīng)濟業(yè)務(wù)原始憑證經(jīng)審核后應(yīng)于兩日內(nèi)編制記帳憑證，并輸入系統(tǒng)，填制憑證時，應(yīng)規(guī)范簡要填寫摘要。2、 當(dāng)日所有原始憑證都輸入系統(tǒng)后，審核人員應(yīng)及時審核記帳憑證，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時修改，確保當(dāng)日輸入的憑證都正確無誤。3、 記帳憑證經(jīng)審核、修訂無誤后，即應(yīng)打印輸出，并將打印出的已審核憑證和與其相對應(yīng)的原始憑證裝訂，以備存檔。4、 記帳憑證經(jīng)審核、打印輸出后，制單人員7、應(yīng)及時在系統(tǒng)中記帳，記帳憑證未打印出之前，不得記帳。5、 當(dāng)日憑證都輸入、審核、記帳后，應(yīng)及時查詢打印當(dāng)日現(xiàn)金收支情況日報表，以便于及時掌握現(xiàn)金收支狀況。6、 月末所有原始都已輸入系統(tǒng)并已記帳后，應(yīng)及時運用系統(tǒng)匯總功能，對所有已記帳憑證進行匯總，并打印輸出匯總表；同時運用對帳、試算平衡等功能，核對各科目總帳、明細帳與輔助核算帳等，帳帳核對無誤后，即可開始編制當(dāng)期會計報表。7、 各種基本會計報表應(yīng)于該會計期后五日內(nèi)編制完成并報出。會計報表報出之前應(yīng)認(rèn)真與系統(tǒng)有關(guān)帳簿、憑證進行核對，如帳表不符，應(yīng)及時查找原因，并進行相應(yīng)調(diào)整，直至帳表一致。其他輔助報表則應(yīng)于核對無誤后在該會計期后十日內(nèi)編報完畢。88、 經(jīng)過層層核對，確認(rèn)帳證一致、帳帳一致、帳表一致后，且確認(rèn)當(dāng)期發(fā)生的所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)已全部反映在系統(tǒng)帳中，則可由財務(wù)主管對當(dāng)期會計帳結(jié)帳。結(jié)帳后，則不可也不能修改當(dāng)期會計數(shù)據(jù)。 8 會計電算化管理制度 四、系統(tǒng)各級操作員權(quán)限分工序 號使用功能權(quán)限權(quán)限運用人員備 注1財務(wù)分工1表中“權(quán)限使用人員”數(shù)碼的代表意義如下： 1會計主管 2系統(tǒng)管理人員 3系統(tǒng)操作人員 4資金管理人員 5審核人員 6成本管理人員 7檔案管理人員上列崗位中，一名工作人員最多可擔(dān)任三個，但制單、制表和審核崗位不可由一人兼任；出納和資金管理不可由一人兼任。2建帳、科目初始設(shè)置1、2、33期初余額管理1、2、34制單、匯總、記帳19、35憑證審核1、56對帳、試算平衡1、3、57結(jié)帳、恢復(fù)記帳前狀態(tài)1、28自動轉(zhuǎn)帳定義、生成1、39查詢、打印1、3、5、610數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)1、2、711刪除以前年度數(shù)據(jù)1、212重建帳、帳套參數(shù)調(diào)整1、213上機日志1、214銀行現(xiàn)金管理1、415計劃管理1、616項目管理1、3、517部門管理1、3、518匯率管理1、3、519單位往來1、3、520個人往來1、3、521報表初始化1、2、322編制報表1、323報表審核1、524報表修改1、5 8 會計電算化管理制度 五、會計電算化檔案管理 會計電算化檔案定義主要指存儲在硬盤、軟磁盤或其他存儲介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和程序等， 并包括打印輸出10、的各種憑證、帳簿、報表等核算數(shù)據(jù)及系統(tǒng)開發(fā)運行中的全套文檔資料。 檔案管理任務(wù)1、 收集和整理應(yīng)存檔的會計資料；2、 保管和利用好會計檔案； 需要更多的管理制度，請到3、 遵守會計檔案的保存期限。 檔案管理內(nèi)容 一、會計憑證的收集、整理和存檔1、 收集齊全應(yīng)存檔的會計憑證，按憑證順序號和本號檢查有無短缺，原始憑證是否齊全，清理出不屬于會計檔案范圍和無須存檔的一些資料，補充可能被遺留的一些必不可少的核算資料；2、 與負責(zé)憑證打印、裝訂、暫時保管的操作人員辦理好檔案入存手續(xù)；3、 應(yīng)每月裝訂一次憑證，為便于翻閱憑證，避免憑證散失，裝訂憑證時應(yīng)按適當(dāng)厚度統(tǒng)一裝訂；4、 認(rèn)真填列會計憑證封面，封面各記11、事欄都應(yīng)填列完整清晰，以便于查閱。 8 會計電算化管理制度 二、會計帳簿的收集、整理和存檔1、 各業(yè)務(wù)日或各月的會計帳簿可由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在當(dāng)期打印輸出并保管，日常系統(tǒng)數(shù)據(jù)由系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)維護；2、 會計年度終了，必須將全年的所有帳簿，包括總帳、明細帳、輔助帳等都統(tǒng)一打印輸出，并整理裝訂；3、 檔案管理人員在與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人辦理帳簿交接手續(xù)時，應(yīng)認(rèn)真檢查帳簿是否有殘缺、遺漏，確定無誤后，應(yīng)對所有帳簿進行歸類、編號，妥善保存；4、 會計帳簿封面應(yīng)書寫規(guī)范，應(yīng)填項目都應(yīng)填列齊全清晰。 三、會計報表的收集、整理和存檔1、 各會計期的會計報表可由各業(yè)務(wù)經(jīng)辦打印輸出，并負責(zé)保管；2、 會計年度終了12、，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將全年會計報表整理裝訂后交檔案管理人員；3、 檔案管理人員對會計報表檢查無誤后，應(yīng)對會計報表分類編號歸檔；4、 會計報表封面應(yīng)書寫規(guī)范，應(yīng)填項目都應(yīng)填列齊全清晰。 四、軟硬盤數(shù)據(jù)的收集、整理和存檔1、 每月結(jié)帳前，各會計主管都應(yīng)對會計數(shù)據(jù)做一次硬盤備份和軟盤備份；結(jié)帳后，再重新做一次硬盤備份和兩次軟盤備份，以確保數(shù)據(jù)的安全； 8 會計電算化管理制度 2、 備份軟盤應(yīng)由檔案管理人員統(tǒng)一集中管理；3、 備份軟盤應(yīng)貼上保護標(biāo)簽并用印章或封條簽封；4、 備份軟盤應(yīng)裝在包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；雙備份的軟盤應(yīng)存放于不同的地點。 檔案的保管和利用1、 只有由系統(tǒng)“打13、印”功能打印出的會計憑證、帳簿、報表等核算資料，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理、會計主管、系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字認(rèn)可后，才能作為正式的書面檔案資料保存。帶有“查詢”字樣的會計核算資料不能作為正式的書面檔案資料保存；2、 會計電算化檔案發(fā)生缺損時，應(yīng)重新打印補充，操作人員在打印出的資料上注明此種情況并簽字，經(jīng)會計主管和系統(tǒng)管理人員簽字認(rèn)可后歸檔；3、 查閱已存檔的會計核算資料應(yīng)填寫檔案查閱登記表，查閱時不得在會計檔案上做任何記錄、勾刪和修改，更不能抽取單據(jù)；4、 對于存儲在硬盤上的會計數(shù)據(jù)及其備份數(shù)據(jù)，不得做任何刪除、修改操作。 檔案保存期限1、 對打印出的會計檔案，其保存期限按會計檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行；214、 軟盤形式的會計檔案保管期限必須在五年以上。儲存在硬盤中的會計數(shù)據(jù)，可在兩年后根據(jù)需要進行存毀。 8 會計電算化管理制度 六、上機操作登記 計算機操作人員必須每日登記當(dāng)天上機操作情況，填列內(nèi)容主要為操作時間、操作人姓名、操作內(nèi)容、機器運行情況等； 如在操作過程中機器或系統(tǒng)出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時向系統(tǒng)管理人員報告，同時將運行情況作詳細記錄； 未進行登記者，不得作任何軟硬件的維護操作； 系統(tǒng)管理人員在維護過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況及對其處理方法、處理結(jié)果都應(yīng)有所記載；對于重大運行故障，出按規(guī)定登記外，還應(yīng)另行填寫故障報告單，向有關(guān)管理人員報告； 系統(tǒng)管理人員應(yīng)每天運用系統(tǒng)中“上機日志”功能，查詢當(dāng)15、日各操作人員上機操作情況，并與當(dāng)日上機記錄核對； 操作記錄應(yīng)每月裝訂成冊，日常由檔案管理人員妥善保管，年度終了再整理歸檔。 8 會計電算化管理制度 七、硬件設(shè)備維護 硬件維護范圍 打印機 1工作站 1網(wǎng)線打印機 2工作站 2服務(wù)器打印機 3工作站 3工作站 4 注：上圖為我公司電算化專用設(shè)備主要配置情況。需要更多的管理制度，請到 8 會計電算化管理制度 硬件維護與管理1、 會計電算化專用硬件設(shè)備由財務(wù)部統(tǒng)一管理和使用，其他部門一 般情況下不得使用電算用計算機；確需使用時必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理 批準(zhǔn)，并確認(rèn)不會影響會計電算的正常工作，切操作使用時必須 進行操作登記；2、 為使電算化設(shè)備有一個良好的運行16、環(huán)境，財務(wù)部門應(yīng)確保良好的衛(wèi)生環(huán)境；3、 任何人員不得使用電算化專用設(shè)備玩游戲、進行個人文字處理和對外服務(wù)；4、 為保證系統(tǒng)不受計算機病毒干擾，使用軟盤前，必須先對其進行病毒檢測，檢測合格后方能使用；5、 系統(tǒng)維護人員應(yīng)經(jīng)常檢測硬件設(shè)備，一般應(yīng)每周全面檢查一次，并作好相關(guān)的檢查記錄；6、 加強設(shè)備的安全和保護工作，上機操作時嚴(yán)禁吸煙，并杜絕一切火源；7、 注意用電安全，在工作中遇到突然停電的情況，應(yīng)及時關(guān)閉所有設(shè)備電源；下班時，應(yīng)及時關(guān)閉所有設(shè)備電源；8、 應(yīng)按照正確的開機順序啟動設(shè)備，即：不間斷電源 打印機 顯示器 主機。 8 會計電算化管理制度 八、軟件維護 軟件維護范圍主要為用友軟件公司17、研制的集成帳務(wù)7.01（NT版）、UFO電子表7.02（NT版）和固定資產(chǎn)（單用戶版），上列軟件均已通過國家財政部評審。 軟件維護與管理1、 由于公司使用的是用友公司的商品化軟件，因此程序修正和軟件參數(shù)的調(diào)整一般都由用友公司來實施，會計數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)則一般由系統(tǒng)維護人員負責(zé)，其他人員一律不得進行維護操作；2、 操作人員在操作過程中如發(fā)現(xiàn)軟件的原設(shè)計功能未能正常運行或現(xiàn)有軟件功能無法滿足公司電算化實際需要，應(yīng)及時將信息反饋至系統(tǒng)管理人員，由系統(tǒng)管理人員向用友公司提出程序修正和軟件參數(shù)調(diào)整要求；3、 財務(wù)部門在收到用友公司修正程序或調(diào)整參數(shù)后的軟件時，應(yīng)由系統(tǒng)管理人員進行安裝和運行，經(jīng)測試正常后18、方能正式使用；4、 因憑證錄入錯誤導(dǎo)致的會計帳簿的錯誤只能通過修改憑證的方法來修正數(shù)據(jù)，不得通過數(shù)據(jù)庫維護操作來進行修改；5、 出現(xiàn)下列情況，系統(tǒng)管理人員可通過數(shù)據(jù)庫維護來修正數(shù)據(jù)： A、 未錄入年初余額或年初余額不平但已記帳；B、 記帳時中斷；C、 錯誤操作引起的數(shù)據(jù)錯誤。 8 會計電算化管理制度 6、 一般情況下，不允許進行數(shù)據(jù)恢復(fù)操作，只有當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)已遭到嚴(yán)重破壞，并無法修正或更換硬件設(shè)備時，才能實施數(shù)據(jù)恢復(fù)操作；7、 財務(wù)部在取得軟件以及升級軟件并在硬盤上安裝后，一般情況下不得隨意重新安裝；8、 檔案管理人員應(yīng)妥善保管各種財務(wù)軟件及相關(guān)資料；9、 財務(wù)部應(yīng)加強對會計軟件及會計數(shù)據(jù)的安全保護工作，在系統(tǒng)登錄程序及開機程序中必須加入密碼，重要的文件夾和文件應(yīng)加入口令保護，所設(shè)密碼和口令應(yīng)視情況適時適當(dāng)變更；各操作人員應(yīng)對自己的密碼嚴(yán)格保密，不得泄露。