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1、企業(yè)內(nèi)部采購項(xiàng)目崗位責(zé)任及審批管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范采購1 崗位責(zé)任與授權(quán)批準(zhǔn)制度11 采購崗位責(zé)任制度內(nèi)控制度名稱采購崗位責(zé)任制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1章 總則第1條 目的為明確采購業(yè)務(wù)管理的相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，特制定本制度。第2條 采購業(yè)務(wù)的不相容崗位至少應(yīng)當(dāng)包括以下五個(gè)方面。1請購與審批。2供應(yīng)商的選擇與審批。3采購合同的擬訂、審核與審批。4采購、驗(yàn)收與相關(guān)記錄。5付款的申請、審批與執(zhí)行。第2、2章 采購業(yè)務(wù)管理崗位責(zé)任第3條 總經(jīng)理崗位責(zé)任1審批采購部門的各項(xiàng)規(guī)章制度。2審批年度采購預(yù)算和采購計(jì)劃。3審議批準(zhǔn)合格供應(yīng)商名單。4審批預(yù)算及計(jì)劃外采購項(xiàng)目。5審批采購訂單和重要采購合同。第4條 財(cái)務(wù)總監(jiān)崗位責(zé)任1審核采購部門各項(xiàng)規(guī)章制度。2審核年度采購預(yù)算和采購計(jì)劃。3審核預(yù)算及計(jì)劃外采購項(xiàng)目。4根據(jù)權(quán)限審批采購訂單和采購合同。第5條 采購部經(jīng)理崗位責(zé)任1制定采購部規(guī)章制度和工作流程。2編制年度采購預(yù)算和采購計(jì)劃。3審核采購合同和采購訂單。4在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購合同。5辦理大宗物資及重要物資的采購項(xiàng)目。6組織進(jìn)行合格供應(yīng)商的選擇和評審工作。第6條 采購員崗位責(zé)任1進(jìn)行市場調(diào)查，填寫詢價(jià)比3、價(jià)單。2負(fù)責(zé)起草采購合同和編制采購訂單。3提出采購付款申請。4實(shí)施采購，辦理退換貨事宜。5建立、更新與維護(hù)供應(yīng)商檔案。6參與對供應(yīng)商質(zhì)量、交貨情況等的評價(jià)工作。第7條 財(cái)務(wù)部經(jīng)理崗位責(zé)任1審核采購合同及付款申請。2審議會計(jì)提交的付款憑證。3參與合格供應(yīng)商的評審工作。4參與商定對供應(yīng)商的付款條件。第8條 應(yīng)收賬款專員崗位責(zé)任1核對原始單據(jù)并入賬。2根據(jù)原始憑證，開具付款憑證。第9條 出納崗位責(zé)任根據(jù)采購憑證和原始票據(jù)，支付貨款。第10條 請購部門經(jīng)理崗位責(zé)任1編制本部門年度采購預(yù)算和采購計(jì)劃。2推薦提供部門所需物資的合格供應(yīng)商。3根據(jù)物資需求情況，提交請購單。4參與檢驗(yàn)采購物資的質(zhì)量，以及合格供4、應(yīng)商的選擇評審。5對不合格及報(bào)廢物資提出處理意見。第11條 質(zhì)檢部經(jīng)理崗位責(zé)任1事先檢驗(yàn)采購物資樣貨質(zhì)量。2負(fù)責(zé)檢驗(yàn)所購物資的質(zhì)量。第12條 技術(shù)部經(jīng)理崗位責(zé)任1提供對所購物資的專業(yè)技術(shù)建議。2參與對特有物資的技術(shù)檢驗(yàn)工作。第13條 倉儲部經(jīng)理崗位責(zé)任1負(fù)責(zé)外購物資的入庫驗(yàn)收工作。2負(fù)責(zé)外購物資的標(biāo)識、保管以及收發(fā)工作。3負(fù)責(zé)提出外購物資的補(bǔ)倉申請。第3章 附則第14條 本制度由采購部會同公司其他有關(guān)部門解釋。第15條 本制度自 年 月 日起開始實(shí)施。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期12 采購授權(quán)審批制度內(nèi)控制度名稱采購授權(quán)審批制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日5、期第1章 總則第1條 目的為明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職權(quán)范圍和工作要求，特制定本制度。第2條 采購業(yè)務(wù)中審批人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。第3條 嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。1采購員應(yīng)當(dāng)在職權(quán)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)辦理采購與付款業(yè)務(wù)。2對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，采購員有權(quán)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報(bào)告。第4條 對于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，采購部應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而給公司造成嚴(yán)重?fù)p失。第2章 采購業(yè)務(wù)程序第5條6、 請購使用部門、倉儲部門及其他相關(guān)部門根據(jù)公司采購預(yù)算、實(shí)際經(jīng)營需要等提出采購申請，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，及時(shí)向采購部門提出采購申請。第6條 審批采購部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理根據(jù)規(guī)定的職責(zé)權(quán)限和程序?qū)Σ少徤暾堖M(jìn)行審核審批。1采購預(yù)算內(nèi)采購金額在2萬元以內(nèi)的，采購部經(jīng)理審批；采購金額在2萬5萬元的，采購部經(jīng)理審核，報(bào)請財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；采購金額在5萬元（含）以上的，由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，報(bào)請總經(jīng)理審批。2超預(yù)算或預(yù)算外采購項(xiàng)目均由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批。3對不符合規(guī)定的采購申請，審批人應(yīng)當(dāng)要求請購人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。第7條 采購1采購部經(jīng)理根據(jù)經(jīng)過審批的請購內(nèi)容，組織采購員進(jìn)行采購。2采購員進(jìn)行市場7、調(diào)查，進(jìn)行比質(zhì)、比價(jià)，擬定供應(yīng)商名單，經(jīng)采購部經(jīng)理審核并提出參考意見后，交總經(jīng)理最終確定合格供應(yīng)商名單。3采購部根據(jù)合格供應(yīng)商名單進(jìn)行采購談判，采購員擬定采購合同后，交采購部經(jīng)理審閱，報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后簽訂采購合同。（1）采購計(jì)劃范圍內(nèi)金額在2萬元以下的采購合同，需由財(cái)務(wù)部審核后交采購部經(jīng)理簽訂采購合同即可。（2）采購計(jì)劃范圍內(nèi)金額在2萬5萬元以內(nèi)的采購合同，需交財(cái)務(wù)部審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后授權(quán)采購部經(jīng)理簽訂采購合同。（3）采購計(jì)劃范圍內(nèi)金額在5萬元以上的采購合同，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批后交授權(quán)采購部經(jīng)理簽訂采購合同。（4）采購計(jì)劃外的所有采購合同，需由財(cái)務(wù)部核對后，交財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理審8、批后授權(quán)采購部經(jīng)理簽訂采購合同。第8條 驗(yàn)收質(zhì)檢部門根據(jù)公司有關(guān)驗(yàn)收規(guī)定對采購的物資進(jìn)行驗(yàn)收并入庫，對于在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)通知采購部，采購員根據(jù)驗(yàn)收情況進(jìn)行辦理。1驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的采購商品或勞務(wù)數(shù)量不符合公司規(guī)定的情況，采購員需提出解決方案，報(bào)采購部經(jīng)理審批。2采購商品出現(xiàn)重大質(zhì)量問題，由采購部經(jīng)理組織召開問題解決會議，邀請質(zhì)檢部、財(cái)務(wù)部、技術(shù)等相關(guān)人員參加；采購部負(fù)責(zé)編寫問題解決方案，經(jīng)總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)處理。第9條 付款1財(cái)務(wù)部應(yīng)付賬款會計(jì)對采購業(yè)務(wù)的各種原始憑證進(jìn)行審核，具體審核采購的各種單據(jù)和憑證是否齊備，內(nèi)容是否真實(shí)，手續(xù)是否齊全，計(jì)算是否正確。2應(yīng)付賬款在2萬元以內(nèi)的，財(cái)務(wù)部經(jīng)9、理審批；應(yīng)付賬款在2萬5萬元的，財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；應(yīng)付賬款在5萬元以上，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批。3預(yù)付款與定金在1萬元以內(nèi)的，財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批即可；預(yù)付款與定金在1萬3萬元以內(nèi)的，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；預(yù)付款與定金在3萬元以上的，由總經(jīng)理審批。4審核無誤后交財(cái)務(wù)部應(yīng)收賬款會計(jì)開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯(lián)系供應(yīng)商。第3章 采購賬務(wù)處理第10條 財(cái)務(wù)部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照會計(jì)核算規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確地編制記賬憑證。第11條 將請購單、訂購單、驗(yàn)收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及進(jìn)口物資的報(bào)關(guān)單等支持性憑證附在記賬憑證的后面。如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后10、存檔。第12條 每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準(zhǔn)確、及時(shí)地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類明細(xì)賬。第13條 對賬1財(cái)務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對。2取得供應(yīng)商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時(shí)間差等因素之后，公司與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。第4章 附則第14條 本制度由采購部會同公司其他有關(guān)部門解釋。第15條 本制度自 年 月 日起開始實(shí)施。第16條 相關(guān)文件表單1問題解決方案。2會計(jì)核算規(guī)定。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2 請購與審批管控辦法21 采購申請管理辦法內(nèi)控制度名稱采購申請管理辦法執(zhí)行部門內(nèi)控11、制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1章 總則第1條 公司為明確商品或勞務(wù)采購的申請與審批規(guī)范，特制定本辦法。第2條 本公司所有部門的請購，除另有規(guī)定外，均依本辦法的規(guī)定處理。第3條 責(zé)權(quán)單位1采購部負(fù)責(zé)公司所需物資的采購工作。2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購物資的貨款支付工作。3物資使用部門和倉庫部門提出采購申請。4財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理根據(jù)權(quán)限審批采購項(xiàng)目。第2章 請購審批規(guī)定第4條 原材料或零配件的請購1需求部門請購（1）原材料或零配件由需求部門根據(jù)采購計(jì)劃或?qū)嶋H經(jīng)營需要提出請購申請。（2）倉庫材料保管員接到“請購單”后，查看材料保管卡上記錄的庫存數(shù)，將庫存數(shù)與生產(chǎn)部門需要的數(shù)量進(jìn)行比較。（3）當(dāng)生產(chǎn)所需材12、料和倉庫最低庫存量合計(jì)已超過庫存數(shù)量時(shí)，則同意請購。2倉儲部門請購（1）倉儲部門在庫存材料已達(dá)到最低庫存量時(shí)提出請購申請。（2）倉庫主管簽字的“請購單”需要通過兩方面的審批。 采購員審查“請購單”，檢查該項(xiàng)請購是否在執(zhí)行后又重復(fù)提出，以及是否存在不合理的請購品種和數(shù)量。如果采購員認(rèn)為請購申請合理，則根據(jù)所掌握的市場價(jià)格，編制采購預(yù)算。 經(jīng)采購員簽署同意的“請購單”交財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，如果該項(xiàng)請購在經(jīng)營目標(biāo)和采購預(yù)算范圍內(nèi)，財(cái)務(wù)部簽字確認(rèn)后交采購部門辦理采購手續(xù)。第5條 臨時(shí)性商品的請購1臨時(shí)性商品的采購申請由使用部門直接提出。2使用部門需要在“請購單”上對采購商品做出描述，解釋其目的和用途。3“13、請購單”需由使用部門負(fù)責(zé)人審批同意，并經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理簽字后，采購部方可辦理采購手續(xù)。第6條 經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目的請購1經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目指的是由同一服務(wù)機(jī)構(gòu)或企業(yè)所提供的某些經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目，如公用事業(yè)、期刊雜志、保安等服務(wù)項(xiàng)目。2使用部門最初需要這些服務(wù)時(shí)，提出“請購單”，由財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理進(jìn)行審核、審批。第7條 特殊服務(wù)項(xiàng)目的請購1特殊服務(wù)項(xiàng)目請購是指保險(xiǎn)、廣告、法律和審計(jì)等服務(wù)采購申請。2總經(jīng)理、董事會或股東大會進(jìn)行審議批準(zhǔn)。3審議人員參照過去的服務(wù)質(zhì)量和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，分析申請人提供的需要內(nèi)容，包括選定的廣告商、事務(wù)所及費(fèi)用水平等是否合理，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，這些特殊服務(wù)項(xiàng)目方能進(jìn)行采購。第14、8條 資本支出和租賃合同1對于資本支出和租賃合同，應(yīng)該由經(jīng)辦部門提出請購，總經(jīng)理、董事會或股東大會進(jìn)行決策。2對重要的、技術(shù)性較強(qiáng)的資本支出行為或租賃合同內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，并實(shí)行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤，給公司造成嚴(yán)重?fù)p失。第3章 請購單規(guī)定第9條 “請購單”的開列和遞送1“請購單”的開列（1）請購經(jīng)辦人員應(yīng)依庫存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參照庫存情況開立“請購單”。（2）各部門在生產(chǎn)、基建、維護(hù)中需采購的各類物資、工具、儀器儀表、房屋裝修、維修等各類開支，都必須按“計(jì)劃內(nèi)采購請購單”和“計(jì)劃外采購請購單”所列內(nèi)容填報(bào)。（3）請購單經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核后，依請購核準(zhǔn)權(quán)限報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)15、簽字批準(zhǔn)，并根據(jù)內(nèi)部管理要求編號，送采購部門。2需用日期相同且屬同一供應(yīng)商提供的統(tǒng)購材料，請購部門應(yīng)依請購單附表，以“一單多品”的方式提出請購。3緊急請購時(shí)，由請購部門在“請購單”中注明原因，并加蓋“緊急采購”章。4材料檢驗(yàn)必須經(jīng)過特定方式進(jìn)行的，請購部門應(yīng)在“請購單”上注明要求。5物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況填制“請購單”提出請購要求。第10條 免開“請購單”部分1總務(wù)性用品免開“請購單”，并可以“總務(wù)用品申請單”委托總務(wù)部門辦理采購?？倓?wù)用品分類如下。（1）禮儀用品如花籃和禮物等。（2）招待用品如飲料和香煙等。（3）書報(bào)、名片、文具等。（4）打字、刻印、賬票等。2零星采購及小16、額零星采購材料項(xiàng)目。第11條 請購事項(xiàng)的撤銷1請購事項(xiàng)的撤銷應(yīng)立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時(shí)在“請購單”第一、第二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的標(biāo)記并注明撤銷原因。2采購部門辦妥“撤銷”后，依下列規(guī)定辦理。（1）采購部門在原“請購單”上加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。（2）原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時(shí)，采購部門通知撤銷，并由物料管理部門將原“請購單”退回原請購部門。（3）原“請購單”未能撤銷時(shí)，采購部門應(yīng)通知原請購部門。第4章 附則第12條 本辦法由采購部負(fù)責(zé)解釋。第13條 本辦法經(jīng)總經(jīng)理審批后自頒布之日起執(zhí)行。第14條 相關(guān)文件表單1“請購單”。2“總務(wù)用品申請單”。編制日期審17、核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期22 采購預(yù)算管理辦法內(nèi)控制度名稱采購預(yù)算管理辦法執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1條 目的為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保采購合理，特制定本辦法。第2條 采購預(yù)算管理的含義1采購預(yù)算是采購部門為配合企業(yè)年度銷售預(yù)測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務(wù)等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進(jìn)行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計(jì)劃，以利于公司整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及資源的合理配置。2預(yù)算管理就是指公司內(nèi)部通過編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異的分析和預(yù)算考核來管理公司的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，反映公司管理的成績，保證管理政策的落實(shí)和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，促使18、公司不斷提高效率和效益。3采購預(yù)算管理是公司預(yù)算管理的一個(gè)分支，應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其他項(xiàng)目相互協(xié)調(diào)。第3條 影響采購預(yù)算的因素1年度營銷計(jì)劃。2年度生產(chǎn)計(jì)劃。3“采購物料清單”。4存量管制卡。5物料標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定。6生產(chǎn)效率以及價(jià)格預(yù)期。第4條 編制采購預(yù)算編制采購預(yù)算是指根據(jù)公司經(jīng)營目標(biāo)確定采購預(yù)算項(xiàng)目、建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，采用一定的編制方法和程序，將公司在未來一定時(shí)期內(nèi)應(yīng)達(dá)到的具體采購目標(biāo)以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。1根據(jù)公司年度銷售計(jì)劃，由使用相關(guān)部門（生產(chǎn)部門、開發(fā)部門、管理部門等）填寫本部門的“采購預(yù)算申請單”，上交采購部。2采購員匯總、整理各部門采購預(yù)算后，編制采購總預(yù)算，采購部經(jīng)理補(bǔ)充完善19、后，交財(cái)務(wù)部和預(yù)算管理委員會逐一核準(zhǔn)后，采購員調(diào)整、完善采購預(yù)算，上交總經(jīng)理審批。3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)提供年度材料單價(jià)、次年度匯率、利率等各項(xiàng)預(yù)算基準(zhǔn)。第5條 執(zhí)行采購預(yù)算1將審批的各項(xiàng)采購預(yù)算指標(biāo)及時(shí)地下達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門及人員。2對預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控。第6條 分析和調(diào)整采購預(yù)算差異1在預(yù)算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)和財(cái)務(wù)部門核算的實(shí)際數(shù)據(jù)，即預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，編制預(yù)決算分析報(bào)告。2如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任歸屬，制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。第7條 采購預(yù)算資金控制1在采購預(yù)算資金控制中，必須對采購預(yù)算資金實(shí)行限額審批制度。2部門負(fù)責(zé)人只能在自己的限額內(nèi)進(jìn)行20、審批，限額以上的采購申請應(yīng)按企業(yè)請購審批制度辦理請購，嚴(yán)格控制無預(yù)算的資金支出。3對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，請購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)。4對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，采購部及財(cái)務(wù)部對需求部門提出的申請進(jìn)行審核后，最終由總經(jīng)理審批后方能給予辦理。第8條 采購部負(fù)責(zé)本辦法的制定、修改、廢止的起草工作，總經(jīng)理負(fù)責(zé)本辦法的制定、修改、廢止的審批工作。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期3 采購與驗(yàn)收管控規(guī)范31 采購管理制度內(nèi)控制度名稱采購管理制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1章 總則第1條 目的為規(guī)范本公司采購管理工作，明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供21、應(yīng)商選擇等各項(xiàng)規(guī)定，確保采購過程透明化以及所購商品數(shù)量和質(zhì)量符合公司要求，特制定本制度。第2條 要求1采購對象要求采購前須對供應(yīng)商的商品質(zhì)量、性能、報(bào)價(jià)、交貨期限、售后服務(wù)等做出評價(jià)，以供選擇時(shí)參考。2價(jià)格質(zhì)量要求以合理價(jià)格購取較高質(zhì)量的商品。3采購期限要求按照使用部門的需要日期及需要數(shù)量，聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商即時(shí)供應(yīng)。第2章 采購方式的選擇第3條 采購部應(yīng)根據(jù)商品使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習(xí)慣及價(jià)格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購方式辦理采購業(yè)務(wù)。第4條 采購方式的類型1合同訂購方式（1）采購部與供應(yīng)商通過談判就采購商品的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格水平、運(yùn)輸條件、結(jié)算方式等項(xiàng)內(nèi)容達(dá)成一致，并且以22、采購合同的形式確定下來。供應(yīng)商按采購合同提供商品并取得貨款，公司按合同驗(yàn)收商品并支付款項(xiàng)。（2）合同訂購方式適用于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價(jià)格穩(wěn)定的商品。2訂單采購方式（1）采購部根據(jù)批準(zhǔn)的請購單簽發(fā)訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務(wù)的具體項(xiàng)目、價(jià)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等，送交供應(yīng)商并表明購買意愿；訂單在提交給供應(yīng)商之前還應(yīng)由財(cái)務(wù)部檢查訂單的合理性。（2）訂單采購方式適用于一般商品或勞務(wù)。3特約廠商采購對于用量、費(fèi)用不太高的單項(xiàng)商品，可簡化采購作業(yè)，由采購部選定特約廠商，介紹使用部門直接向該廠洽購。但在付款前應(yīng)送采購部審核，不高于市價(jià)時(shí)予以付款。4直接采購方式（1）不適用前述23、采購方式的采購者可按此方式采購。（2）采購部按請購部門提出的請購單，逐筆詢價(jià)、議價(jià)，并在了解交易條件后訂購。5緊急采購指因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務(wù)到位。緊急采購方式一般只有在臨時(shí)性、突發(fā)性需要時(shí)方可采用。第3章 采購期限的控制第5條 采購部應(yīng)按照請購部門提出的“需要日期”辦理采購。為達(dá)到這一要求，掌握適當(dāng)?shù)牟少彆r(shí)機(jī)，采購部應(yīng)召集相關(guān)部門按商品特性、采購地區(qū)及市場供需狀況等擬訂各項(xiàng)商品采購業(yè)務(wù)處理期限，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施。第6條 采購期限包括請購單的報(bào)送審批時(shí)間、訂單處理時(shí)間、供應(yīng)商備貨時(shí)間、運(yùn)貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間和入庫時(shí)間等。第7條 原訂采購業(yè)務(wù)處理期限變更時(shí)，采購部應(yīng)專函報(bào)24、告具體原因，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知各有關(guān)部門，以利于存量管制及適時(shí)提出請購。第4章 供應(yīng)商的選擇第8條 各項(xiàng)商品的供應(yīng)商至少應(yīng)有三家（獨(dú)家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外），各家背景及交易資料應(yīng)記載于“供應(yīng)商信息表”存檔備用。對于未達(dá)本公司標(biāo)準(zhǔn)的商品，采購部應(yīng)開發(fā)新供應(yīng)商，或報(bào)送主管部門擬訂開發(fā)計(jì)劃。第9條 新供應(yīng)商的開發(fā)，由生產(chǎn)管理部門會同采購人員實(shí)地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制供應(yīng)廠商資料卡（若由于采購時(shí)效而由采購人員自行開發(fā)，則由采購人員填制），呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，列為備選廠商。第10條 對于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷設(shè)定。屆時(shí)由采購部以簽呈方式25、說明原因，送生產(chǎn)管理部門復(fù)查，并呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知對方。第5章 詢價(jià)議價(jià)規(guī)定第11條 采購部收件人員收到“請購單”或“外購單”時(shí)，即加蓋收件章，轉(zhuǎn)采購經(jīng)辦人員辦理詢價(jià)業(yè)務(wù)。第12條 采購經(jīng)辦人員收到不需會簽或已會簽完成的詢價(jià)、報(bào)價(jià)資料時(shí)，應(yīng)結(jié)合會簽結(jié)果和各廠商報(bào)價(jià)，查閱以前訂購記錄及供應(yīng)商信息表、市場行情，經(jīng)過成本分析后，擬訂議價(jià)對象、議價(jià)策略及擬購底價(jià)（并報(bào)告有關(guān)主管），以供議價(jià)時(shí)用。第6章 采購實(shí)施第13條 采購經(jīng)辦人員在“請購單”上填寫訂購日及約定日，再填制采購聯(lián)絡(luò)函，寄送給供應(yīng)商。采購經(jīng)辦人員應(yīng)將“請購單”第二聯(lián)送倉庫以備收貨時(shí)用。第14條 預(yù)付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購26、項(xiàng)目，采購經(jīng)辦人員應(yīng)先與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同書正本兩份，一份存采購部，一份存供應(yīng)商處；副本若干，分存請購部門、收料部門、財(cái)務(wù)部門及供應(yīng)商。第15條 特殊情況的處理1請購項(xiàng)目的撤銷各采購經(jīng)辦人員收到原請購部門送來的撤銷請購單后按以下方式辦理。（1）若原請購項(xiàng)目尚未辦理，由采購經(jīng)辦人員在原請購單據(jù)上加蓋“撤銷”章，并將原“請購單”與“撤銷請購單”第二聯(lián)退回原請購部門，第一聯(lián)自存，按一般請購單據(jù)存檔方式處理。（2）若原請購項(xiàng)目已向供應(yīng)商訂購，由采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)商接洽撤銷訂購，經(jīng)供應(yīng)商同意撤銷后，向供應(yīng)商取回采購聯(lián)絡(luò)函，依方式（1）辦理。若供應(yīng)廠商堅(jiān)持不能撤銷，采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“撤銷請購單”上注27、明原因，呈總經(jīng)理核簽后，將“撤銷請購單”退回原請購部門。2緊急請購采購經(jīng)辦人員接到緊急請購?fù)ㄖ?，?yīng)即查明請購商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、請購單號及交貨地點(diǎn)等資料，并以電話詢價(jià)和議價(jià)，待收到正式“請購單”后，補(bǔ)入詢價(jià)和議價(jià)結(jié)果，按急件方式處理。3交貨質(zhì)量異常各采購經(jīng)辦人員收到質(zhì)檢部門驗(yàn)收不合格的驗(yàn)收報(bào)告時(shí)，應(yīng)盡速與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于驗(yàn)收報(bào)告的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后送回倉庫。（1）對于需退料、換料或補(bǔ)交的，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于驗(yàn)收報(bào)告的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話及預(yù)定的處理日期。（2）因質(zhì)量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購經(jīng)辦28、人員通知供應(yīng)商換貨之次日起計(jì)算。（3）采購經(jīng)辦人員如未能按請購部門意見處理時(shí)，應(yīng)將與供應(yīng)商交涉結(jié)果記入“采購處理結(jié)果”欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。（4）交期延誤罰扣處理。采購經(jīng)辦人員收到交貨延誤（本地供應(yīng)商延交5日、外埠廠商延交10日以內(nèi)可不按延誤論）或統(tǒng)一發(fā)票逾期未送財(cái)務(wù)部時(shí)，應(yīng)按下列方式處理。 予計(jì)算逾期罰扣金額（定期合同采購按每天5計(jì)扣，訂有買賣合同者按合約所訂比例計(jì)扣，其余按每天3計(jì)扣），并通知供應(yīng)商罰扣原因與金額。 在供應(yīng)商同意扣款或補(bǔ)足發(fā)票時(shí)，由采購經(jīng)辦人員在收貨單及發(fā)票上填寫實(shí)付金額或發(fā)票號碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原“請購單”第二聯(lián)、“收貨單”、驗(yàn)收報(bào)告等29、資料送財(cái)務(wù)部整理付款。 如廠方不同意按第項(xiàng)方式扣款，采購經(jīng)辦人員應(yīng)繼續(xù)與供應(yīng)商交涉并呈董事會核準(zhǔn)后按第項(xiàng)方式處理。第7章 采購業(yè)務(wù)進(jìn)度控制第16條 采購經(jīng)辦人員對于每一個(gè)采購項(xiàng)目均應(yīng)根據(jù)需要確定作業(yè)進(jìn)度管制點(diǎn)，預(yù)定采購業(yè)務(wù)進(jìn)度。第17條 預(yù)定采購業(yè)務(wù)進(jìn)度應(yīng)能配合請購項(xiàng)目的緩急，且各業(yè)務(wù)進(jìn)度須在預(yù)定日期前完成。第18條 對于未能在預(yù)定日期前完成的采購項(xiàng)目，采購經(jīng)辦人員應(yīng)會同請購部門研究處理對策。第8章 附則第19條 本制度由采購部會同公司其他有關(guān)部門解釋。第20條 本制度自 年 月 日起開始實(shí)施。第21條 相關(guān)文件表單1“供應(yīng)商信息表”。2“請購單”、“外購單”。3驗(yàn)收報(bào)告、“收貨單”。編制日期30、審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期32 驗(yàn)收管理制度內(nèi)控制度名稱驗(yàn)收管理制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1章 總則第1條 目的為規(guī)范本公司的驗(yàn)收管理工作，確保所購商品符合公司生產(chǎn)需要，特制定本制度。第2條 責(zé)任部門商品的驗(yàn)收工作由質(zhì)檢部門主導(dǎo)，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗(yàn)收，對收到商品的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。第2章 驗(yàn)收前的準(zhǔn)備工作第3條 收貨準(zhǔn)備1驗(yàn)收人員在收到采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“采購訂單”時(shí)，按供應(yīng)商、交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位，以方便收貨。2對于需要按重量、長度、體積等方面計(jì)量的商品，應(yīng)借助稱重儀器、檢測工具、容器等進(jìn)行試測驗(yàn)收，不31、得虛估。第4條 待驗(yàn)商品處理已經(jīng)到貨等待驗(yàn)收的商品，必須在商品的外包裝上貼上商品標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應(yīng)與已驗(yàn)收的分開儲存，并規(guī)劃“待驗(yàn)區(qū)”，以示區(qū)分。第3章 實(shí)施驗(yàn)收第5條 商品到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)會同使用部門依“裝箱單”、“采購訂單”、采購合同等采購文件核對商品名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入“訂購單”，同時(shí)驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收報(bào)告并在上面簽字。第6條 質(zhì)檢部門應(yīng)當(dāng)使用按順序編號的驗(yàn)收報(bào)告，對于那些沒有對應(yīng)采購申請的商品，一律不得簽收。第7條 質(zhì)檢部門驗(yàn)收完畢后，對驗(yàn)收合格的商品應(yīng)當(dāng)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗(yàn)收證明，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱32、收貨日期、商品名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗(yàn)收商品的依據(jù)，并及時(shí)報(bào)告采購部門和財(cái)務(wù)部門。第8條 驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的商品與“裝箱單”、“采購訂單”或采購合同所載內(nèi)容不符，應(yīng)通知辦理采購的人員及相關(guān)部門進(jìn)行處理。第9條 驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)商品有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況且達(dá)到一定程度時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應(yīng)商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以便于公證作業(yè)。第10條 公證單位或供應(yīng)商確認(rèn)后，驗(yàn)收人員開立“索賠處理單”呈部門負(fù)責(zé)人核實(shí)后，送財(cái)務(wù)部門及采購部門督促辦理。第11條 超交處理交貨數(shù)量超過“訂購量”部分應(yīng)予退回，但屬買賣慣例，以重33、量或長度計(jì)算的商品，其超交量在3%（含）以下，由倉儲部門于收貨時(shí)，在備欄內(nèi)注明超交數(shù)量，經(jīng)請購部門經(jīng)理同意后進(jìn)行收貨，并通知采購人員。第12條 短交處理1交貨數(shù)量未達(dá)訂購數(shù)量時(shí)，以補(bǔ)足為原則，但經(jīng)請購部門經(jīng)理同意后，可免予補(bǔ)交。2短交如需補(bǔ)足時(shí)，倉儲部門應(yīng)通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處理。第13條 急用品處理供應(yīng)商交貨時(shí)，若倉儲部尚未收到“請購單”時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)先詢問采購部，確認(rèn)無誤后，開始按照驗(yàn)收程序辦理。第14條 商品驗(yàn)收規(guī)范為利于商品檢驗(yàn)收貨的業(yè)務(wù)，質(zhì)檢部門就商品重要性及特性等，適時(shí)召集使用部門及其他有關(guān)部門，依所需的商品質(zhì)量制定商品驗(yàn)收規(guī)范，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施，以此作為采購及驗(yàn)收的依據(jù)。34、第15條 商品檢驗(yàn)結(jié)果處理根據(jù)不同檢驗(yàn)結(jié)果可做以下兩個(gè)方面處理。1檢驗(yàn)合格的商品，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽。倉庫人員再將合格品入庫定位。2驗(yàn)收不合標(biāo)準(zhǔn)的商品，檢驗(yàn)人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽，并于驗(yàn)收報(bào)告上注明不良原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人核實(shí)后通知采購部處理。第16條 退換貨作業(yè)1對于檢驗(yàn)不合格的商品退貨時(shí)，采購員應(yīng)開立“商品交運(yùn)單”并附有關(guān)驗(yàn)收報(bào)告，呈采購部經(jīng)理簽字確認(rèn)后辦理退貨。2如為需要更換的商品，采購人員需要與供應(yīng)商協(xié)商解決；如需要增減貨款，要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財(cái)務(wù)部門。3對于已付款但在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的商品，采購人員需要負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修或賠償，索賠收入全部上繳財(cái)務(wù)部，注明35、賠償商品及賠償原因。第4章 附則第17條 本制度由采購部會同公司其他有關(guān)部門解釋。第18條 本制度自 年 月 日起開始實(shí)施。第19條 相關(guān)文件表單1“采購訂單”、“裝箱單”、“請購單”。2驗(yàn)收報(bào)告、“索賠處理單”、“商品交運(yùn)單”、商品驗(yàn)收規(guī)范。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期4 采購付款管控制度41 預(yù)付賬款及定金審批制度內(nèi)控制度名稱預(yù)付賬款及定金審批制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1條 目的為加強(qiáng)預(yù)付賬款及定金的使用并得到及時(shí)、準(zhǔn)確的反映，減少供貨商對公司資金的占壓，使公司資金得到合理運(yùn)用，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于本公司的采購部和財(cái)務(wù)部36、。第3條 預(yù)付賬款是指公司按照購貨合同或者勞務(wù)合同規(guī)定，預(yù)先支付給供貨方或者勞務(wù)方的賬款。在會計(jì)核算上一律通過“應(yīng)付賬款”借方進(jìn)行核算。第4條 定金是指公司為保證合同履行，預(yù)先向供應(yīng)方或勞務(wù)方交納一定數(shù)額的錢款。第5條 預(yù)付賬款的使用范圍1合同中明確約定以“先款后貨”方式結(jié)算的，可按協(xié)議約定支付貨款。2合同中規(guī)定超額度進(jìn)貨需先款后貨的。3金額比較大的訂單，為得到額外折扣且額外折扣不低于5%的。此類付款為公司授權(quán)權(quán)限所規(guī)定的特殊付款，實(shí)際執(zhí)行時(shí)必須按照公司規(guī)定的授權(quán)權(quán)限報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后支付。第6條 預(yù)付款及定金審批規(guī)定1以預(yù)付款形式采購且采購金額在5 000元以內(nèi)的采購訂單，需經(jīng)采購部經(jīng)理審核、37、采購總監(jiān)審批；采購金額在5 000元（含）以上的采購訂單，需經(jīng)采購總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批。2定金數(shù)額在500元以內(nèi)的，采購部經(jīng)理審批即可；5002 000元的，采購部經(jīng)理審核、采購總監(jiān)審批；2 000元以上的，采購總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期42 采購物品退貨管理辦法內(nèi)控制度名稱采購物品退貨管理辦法執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1條 目的為明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨回收等規(guī)定，及時(shí)收回退貨款項(xiàng)，特制定本辦法。第2條 退貨條件驗(yàn)收人員應(yīng)該嚴(yán)格按照公司的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，不符合公司驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的物品為不合格物品。不合格物品應(yīng)辦理退38、貨，主要包括數(shù)量與質(zhì)量兩個(gè)方面。1對于數(shù)量上的短缺，采購員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商或者補(bǔ)足數(shù)量，或者扣減價(jià)款。2對于質(zhì)量上的問題，采購員應(yīng)該首先通知使用部門不能使用該批物品，然后與使用部門、質(zhì)檢部門、相關(guān)管理部門聯(lián)系，決定是否退貨還是要求供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)恼劭邸?經(jīng)采購部經(jīng)理審閱，采購總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批后與供應(yīng)商聯(lián)系退貨事宜。第3條 退貨手續(xù)檢驗(yàn)人員對于檢驗(yàn)不合格的物品，應(yīng)貼上“不合格”標(biāo)簽，并在驗(yàn)收報(bào)告上注明不合格的原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后轉(zhuǎn)采購部門處理并通知請購部門。第4條 物品出庫當(dāng)決定退貨時(shí)，采購員編制“退貨通知單”，并授權(quán)運(yùn)輸部門將物品退回，同時(shí)將退貨通知單副本寄給供應(yīng)商。運(yùn)輸部門應(yīng)于39、物品退回后通知采購部和財(cái)務(wù)部。第5條 退貨款項(xiàng)回收1采購員在物品退回后編制借項(xiàng)憑單，其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價(jià)格、日期、供應(yīng)商名稱以及金額等。2采購部經(jīng)理審批借項(xiàng)憑單后，交財(cái)務(wù)部相關(guān)人員審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理按權(quán)限審批。3財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)借項(xiàng)憑單調(diào)整應(yīng)付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。第6條 折扣事宜1采購員因?qū)徹涃|(zhì)量不滿意而向供應(yīng)商提出的折扣，需要同供應(yīng)商進(jìn)行談判后最終確定。2折扣金額必須由財(cái)務(wù)部審核、財(cái)務(wù)總監(jiān)經(jīng)審核后提交總經(jīng)理審批。3折扣金額審批后，采購部應(yīng)編制借項(xiàng)憑單。4財(cái)務(wù)部門根據(jù)借項(xiàng)憑證來調(diào)整應(yīng)付賬款。第7條 本辦法經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行。第8條 相關(guān)文件表單1驗(yàn)收報(bào)告。2“退貨通知單”。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期5 采購管理的相關(guān)文件資料51 請購單項(xiàng)目品名數(shù)量單位價(jià)格總金額123合計(jì)人民幣（RMB） 供應(yīng)商名稱及聯(lián)系電話報(bào)價(jià)123到貨時(shí)間及付款條件備 注請購部門經(jīng)理審核財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核總監(jiān)審批（人民幣5 000元以下）總經(jīng)理審批（人民幣5 000元以上）52 采購訂單供應(yīng)商名稱： 訂貨日期： 交易條件（分批交貨）： 付款條件： 電話： 采購單編號： 項(xiàng)次商品編號品名/規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額交貨日期交貨地點(diǎn)注意事項(xiàng)交易條款（由公司自定）經(jīng)辦人： 審核人： 審批人：