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1、企業生產經營服務項目檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度第一章 總 則第一條 為加強公司檔案管理工作，更好地為公司生產、經營、管理和發展服務，特制定本制度。第二條 公司各部門在工作中形成的各種有保存價值的文件材料，均適用于本制度。第三條 公司檔案工作是維護公司經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作；各部門均應加強對檔案管理的認識，支持檔案工作的順利開展。第二章 檔案管理職責界定第四條 公司的檔案管理工作由綜合部實施管理，各部門協助配合。第六條 檔案管理人員如遇工作變動或離職等情況，應確保2、文件檔案資料交接完整，嚴禁帶走或擅自處理。第七條 檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理各項制度、規定，做好檔案管理工作。第三章 檔案的保管第八條 公司設置檔案區為集中存放公司所有的文件檔案，由綜合部設檔案管理員負責管理。第九條 文件檔案保管以書面材料為主，在條件允許的情況下可建立備份電子文檔。第十條 檔案管理員應采取適當措施，做好檔案的防水、防潮、防蟲蛀、防塵、防高溫、防火、防盜等各項預防工作，以保證檔案存放安全,延長檔案的壽命。對于重要的公司文件資料，應采取更高級別的保護措施。第十一條 檔案管理人員應實時建立檔案目錄，并定期按照檔案目錄對所存放檔案進行盤點，檢查檔案的存檔情況。發現問題及時上報處理3、。第十二條 文件檔案應根據文件內容分類存放、系統排列、科學保管，便于查找調用。第十三條 根據文件檔案類別及內容的不同，確定相應的文件保管期限。對于超期存放的檔案，可經分管綜合部的副總經理批準后進行銷毀等相應處理。第十四條 未經檔案管理員許可，禁止閑雜人員進入檔案室，更不得私自翻閱所存放檔案資料。第四章 文件材料的歸檔第十五條 歸檔文件材料按內容分為以下11類：（一）公司各類文字材料：1.黨群工作類文件材料：包括黨務、工、青、婦，商會、協會等工作形成的文件材料。2.行政管理類文字材料：包括項目可行性研究、申請請示、批準批復，企業章程，股東大會、董事會、監事會會議，企業機構設置及變更，人事任免，行4、政管理及法律事務、審計等方面工作形成的文字材料。3.經營管理類文字材料：包括企業改革、經營戰略決策，計劃與統計工作，資產管理，知識產權和商業秘密，企業信用管理、形象宣傳，合同管理，財務管理，物資管理，營銷管理，境外經營管理以及招投標項目管理等方面的文字材料。4.生產及技術管理類文字材料：包括生產準備、組織、調度工作，質量管理、檢測、控制工作，能耗管理，企業管理現代化和信息化建設，科技管理，生產安全和消防工作，事故分析與處理，環境保護、檢測與控制，計量工作，標準化工作等方面的文字材料。5.產品生產與市場營銷類文字材料：包括產品的市場調研、立項論證，產品的工藝設計、試制、試驗、加工制造，產品的銷售5、與售后服務，產品鑒定、評優、質量事故分析、處理以及業務項目的研究等方面的文字材料。6.科技研究類文字材料：包括科研項目的調研、申報立項，研究、實驗，總結、鑒定，報獎、推廣應用等方面的文字材料。7.基建類文件材料：包括基建項目和技術改造項目的可行性研究、立項、勘探、測繪、招標、投標、征遷、設計、施工、監理、竣工驗收、評獎創優、使用、維修、改擴建等方面的文字材料。8. 儀器設備管理類文字材料：包括儀器設備購置立項審批、購置合同、開箱驗收或接收、安裝調試、使用、維護和改造、報廢等方面的文字材料。9. 財務、會計類文字材料：包括會計憑證、會計賬簿、財務報告及報表等方面的文字材料。10.人力資源管理類文6、字材料：包括勞動合同、職工履歷、工資、考核、技能評定、專業技術職務評聘、養老保險、醫療保險、工傷保險、獎勵與處分、培訓等方面的文字材料。11.其他對企業有利用和保存價值的文字材料。以上文字材料包括公司日常使用的各類公文、各種證件及科研成果等。（二） 公司各類聲像資料：1、公司各類照片。由照片、底片、文字說明構成； 2、公司各類活動錄像。主要包括錄像帶和DVD、VCD光盤。3、公司各類發言錄音：主要包括錄音磁帶和DVD、VCD、CD。第十六條 歸檔文件材料的來源包括：（一） 公司范圍內形成的各類文件材料；（二） 部門范圍內形成的各類文件材料；（三） 公司對外交往和合作中形成的或獲取的各類文件材料7、；第十七條 文件材料歸檔時間（一） 各部門當天形成的文件材料，由各部門在當日自行完成歸檔；在部門內存放的文件材料，按每季度一次進行系統整理后，統一呈報綜合部歸檔。（二） 每年年末，由綜合部主持，集中進行一次年終檔案普查工作。（三） 公司員工因公外出參加公務活動所形成的文件材料應在返回公司后及時在部門內存檔。（四） 各部門所取得的各種公司證件、證書，環境質量標準，關鍵技術資料等對公司運營有重大影響的文件，應實時移交綜合部歸檔。第十八條 文件材料的歸檔要求 （一） 各部門應由專人負責文件材料的收集、整理和歸檔。（二） 歸檔文件材料應齊全完整，模糊不清或破損的文件材料應予修復。（三） 歸檔的文件材料8、應為原件，因故確無原件的，可提供有法律效用的相應材料（復印件蓋紅章），文件材料歸檔后不得更改。（四） 各類入檔文件應盡量選用優質紙張打印或復印，禁止用熱敏紙或經復寫紙復寫后存檔。確屬手寫的，應選用鋼筆或者簽字筆及能持久保存的墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆。 （五） 歸檔的文件材料及各種表格，紙張大小應符合公文格式要求和檔案保管要求。（六） 歸檔的外文材料（含少數民族文字材料）應與中文翻譯件一并歸檔，無譯文的要譯出文件材料標題后歸檔。（七） 文件材料一般歸檔一份，不重復歸檔；重要的、利用頻繁的或有專門需要的文件可適當增加份數。（八） 公司召開會議完畢，會議主辦部門應指定專人將會議材料、聲像檔案等資料9、交由綜合部歸檔。（九） 兩個以上單位或部門合作完成的項目，由主辦方負責項目文件材料的整理、保管及存檔事宜。（十） 公文承辦部門和承辦人員應保證公文在歸檔時的系統、規范和完整，各種附件應一并入檔，不得漏項。第十九條 歸檔文件材料的整理與編號（一） 歸檔文件的整理一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文、請示與批復為一件，沒有批復的重要請示可單獨為一件。 （二） 歸檔文件的裝訂 、歸檔文件按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文10、在后；復文在前，來文在后；批復在前，請示在后。 、裝訂前去除金屬物，對超大紙張進行折疊，對超小紙張進行裱糊，在裝訂線一側裝訂。 、歸檔文件的裝訂要求保持整齊、完整，便于保管，方便利用。 （三） 歸檔文件的編號1、發文編號：由公司，年份和序號組成，年份應標全，用六角括號“”括入，序號不編虛位（即“1”不編為“001”）。公司文件編號為“魯恒字200XX號”。各部門發文，應按照公司發文編號要求統一編號。2、公文類編號：由公司名稱拼音縮寫，部門名稱拼音縮寫，年月份，公文材料歸檔分類序號，文件的拼音縮寫和文件序號組成。其中歸檔分類序號如表1所示：表1. 公文材料歸檔分類序號文件材料類別序號文件材料類別11、序號黨群工作類01行政管理類02經營管理類03生產及技術管理類04產品生產與市場營銷類05科技研究類06基建類07儀器設備管理類08財務、會計類09人力資源管理類10其他11公文類文件的編號：如“通知”拼音縮寫為“TZ”，以此類推。例如：公司名稱拼音縮寫“HT 201006 08 TZ / ZH014”部門代碼文件的序列編號通知的拼音縮寫文件歸檔分類序號年、月公司名稱拼音縮寫注：如各部門因工作需要自行編寫相應的文件及表格，需長期使用的，按照上面編號規則進行編號，以便整理查詢。3、檔案編號：包括檔案柜號，檔案盒號，以及檔案文件編號。檔案柜號的編號規則為：“HT-G-1”。HT為公司名稱拼音縮寫，12、 G為柜號的拼音縮寫，1為第一號檔案柜。檔案盒號的編號規則為：“HT-G-1-H-2”。HT-G-1為本公司第一號文件柜，H為盒號的拼音縮寫，2為檔案盒的序列編號；注：檔案盒內文件只歸檔時使用。檔案文件的編碼規則遵循上面公文類文件編號規則。4、為固定歸檔文件以及案卷中的位置和排列順序，必須在每份歸檔文件上加蓋歸檔章。5、期限指歸檔文件的保管期限，一般劃分為永久、長期（10年）、短期（2年）。6、歸檔章蓋在每份歸檔文件首頁正上方空白位置。加蓋歸檔章用紅色印泥，用簽字筆或者碳素墨水填寫歸檔章內容。7、該歸檔編號規則同樣適用于電子檔案或者其它載體形式的檔案。（四） 歸檔文件的編目1、歸檔文件應逐件編13、目。來文與復文作為一件時，只對復文編目，來文 標題用表示。2、歸檔文件目錄在一個固定期限（季度、年度等）下按保管期限裝訂成冊并編制歸檔文件目錄封面。3、歸檔文件目錄及封面采用橫式打印。4、一個立檔部門的歸檔文件目錄在匯總時，可按本單位歸檔文件分類方案進行裝訂。5、為查找方便，應編制歸檔文件目錄索引。在每頁歸檔文件目錄右上角編制頁號，將每個立檔機構文件的總件數及歸檔文件目錄所在頁號填入歸檔文件目錄索引內。 （五） 歸檔文件的裝盒歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄排列順序一致。不同年度、不同保管期限、不同機構（來文與復文、轉發與被轉發文件除外）的文件不能放在同一盒內。歸檔文件目錄是固定盒14、內歸檔文件排列順序的依據和檢索工具。應在一個固定期限內，按部門保管期限盒打印，并置于盒內歸檔文件之前。 第二十條 歸檔文件的移交（一） 文件處理部門將以“份”為保管單位的歸檔文件整理后移交給檔案管理員。（二） 文書處理部門向檔案管員移交歸檔文件材料時，要編制“移交清冊”，并附歸檔文件目錄一式兩份，對歸檔文件中的特殊情況應編寫移交說明。交接雙方在認真核對、檢查歸檔文件質量合格后，雙方在移交清冊上履行簽字手續，雙方各存一份備查。 第五章 檔案的鑒定和銷毀第二十一條文件檔案的鑒定工作，應由綜合部檔案管理員以及綜合部負責人在文件歸檔時實時進行。第二十二條 文件鑒定應從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、15、名稱等方面鑒別檔案的價值，確定各類檔案的保管期限。第二十三條 公司檔案保管期限分永久、長期（年限）、短期三種。 第二十四條 經鑒定確認已失效的檔案，應及時編制銷毀目錄，并永久保存。第二十五條 銷毀檔案需要經檔案保密小組鑒定，報總經理批準后方能銷毀。第二十六條銷毀檔案時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。 第二十七條檔案銷毀后，應對柜件號進行變更，對歸檔文件目錄和檔案盒進行更換，同時將鑒定銷毀的時間、盒內剔出或增加文件的內容、經辦部門和經辦人姓名等情況在備注中標明。第六章 電子文件管理第二十八條公司應加強電子文件的歸檔管理，有效維護電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性。第二十九條 具有保存價16、值的電子文件，必須與相應的紙質文件材料一并歸檔保存，與紙質文件材料有相同的歸檔編號。第三十條 各部門應妥善保管文件材料的電子版，每半年，各部門檔案專職工作人員負責將電子文稿統一整理，交綜合部，檔案管理員組織刻錄電子檔案光盤，檔案光盤一律一式兩份，一份備借一份存檔。第七章 檔案借閱管理及保密安全第三十一條 凡需使用檔案者，均須填寫文件調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱。 第三十二條 案卷一般僅供在檔案室閱看，外借立卷的文件、資料須辦理登記手續。第三十三條 借閱期限不得超過兩周，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。第三十四條 不得查閱與本人工作無關的絕密、機密技術資料，確因工17、作需要的必須經查看部門負責人及檔案主管領導批準方可查閱。 第三十五條 絕密、機密資料，只供直接從事該項工作的員工可查閱，并不得帶出檔案室。查、借閱技術資料和使用相關技術文件的各類人員應嚴格遵守“保守機密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密。第三十六條 凡調離本公司員工，必須歸還全部技術資料，方可辦理調動手續。第三十七條丟失技術資料者，應及時書面通知主管領導并采取相應的補救措施，在未做出處理前暫停查閱相關技術資料。第三十八條對保密技術資料每月應清查校對一次，發現問題應及時報告主管領導，并采取補救措施。第三十九條 技術檔案資料不準轉借或代借，借出的資料只能帶到工作崗位，并妥善保管好，嚴禁私自攜帶出公司18、。第四十條 外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經分管副總、綜合部負責人批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容或者帶出也須分管副總、綜合部負責人審核同意。第四十一條 借閱檔案應嚴格履行手續，辦理借閱登記，當面點交清楚。歸還時嚴格檢查，并在借用登記表上予以注銷；如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。第四十二條借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。第四十三條 檔案管理人員對查閱、借閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記薄上進行登記，收回時核對無誤后及時入庫。對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。 第四十四條 檔案管理人員和利用者，不得隨意談論19、保密檔案材料的情況及內容，非檔案人員不準私自開箱或者翻閱檔案材料。 第四十五條 不允許將所借檔案隨便轉借他人，不允許將檔案帶到家里或嘈雜公共場所。 第八章 附 則 第四十六條 檔案管理部門應積極采用電腦信息系統對檔案進行管理，提高管理效率。 第四十七條 公司各部門檔案管理工作適用本規定。第四十八條 本制度由綜合部制定并負責解釋，自發布之日起施行。 附件：1、檔案卷內目錄式樣2、檔案案卷目錄式樣3、檔案移交清冊式樣4、檔案移交目錄清冊式樣5、檔案移交目錄清冊匯總式樣6、歸檔文件目錄式樣7、歸檔文件目錄封面式樣8、歸檔文件目錄索引式樣9、歸檔文件移交清冊10、照片檔案案卷簡介式樣11、照片檔案說明20、卡式樣12、照片檔案案卷目錄式樣13、卷內照片目錄式樣14、磁帶目錄卡式樣15、光盤目錄卡式樣16、部門名稱拼音縮寫列表附件1：檔案卷內目錄式樣 卷 內 目 錄檔案號： 順序號圖 號 或文件檔案號（件）文件名張 次備 注文件附件附件2:檔案案卷目錄式樣檔 案 案 卷 目 錄順序號檔案號（冊）案卷標題卷內張數保管期限密級案卷起止日期形成單位備注附件3：檔案移交清冊式樣檔 案 （ 文 件 ） 移 交 清 冊 項目：共計： 卷 冊 件 張 本冊共計： 頁移交單位： 移交人： 接收單位： 接收人 移交單位編號：交接日期： 年 月 日附件4：檔案移交清冊式樣檔 案 （ 文 件 ） 移 交 目 錄順序號形21、成單位形 成日 期文件載體（類型）文件名張數備注附件5：檔案移交清冊匯總式樣檔 案 （ 文 件 ） 移 交 目 錄順序號形成單位形 成日 期標題移交單位編 號檔案單位數量接收單位備注附件6：歸檔文件目錄式樣歸 檔 文 件 目 錄部門: 盒號: 檔案編號文件編號題名形成日期頁數電子文件或照片編號備注附件7：歸檔文件目錄封面式樣歸 檔 文 件 目 錄全宗名稱 保管期限 年附件8：歸檔文件目錄索引式樣歸 檔 文 件 目 錄 索 引期限： 序號機 構總件數盒起止號目錄所在頁號備注序號機 構總件數盒起止號目錄所在頁號備注附件9：歸檔文件目錄式樣歸 檔 文 件 移 交 清 冊共計： 盒 件 其 中：永久 22、盒 長期 盒 短期 盒 永久 件 長期 件 短期 件移交單位： 接收單位： 移 交 人： 接 收 人： 年 月 日附件10：照片檔案案卷簡介式樣照片檔案案卷簡介附件11：照片檔案說明卡式樣事由：攝制日期：地點：攝影者：參見號：附件12：照片檔案案卷目錄式樣照 片 檔 案 案 卷 目 錄檔案號標 題年 度張 數保管期限形成單位密級備注照片底片附件13.卷內照片目錄式樣卷 內 照 片 目 錄檔案號： 第 頁照片 底片號題 名攝制日期所在頁位備注附件14.磁帶目錄卡式樣 磁 帶 目 錄 卡標題視頻或音頻內 容節目長度錄制日期檔案號所用機型信號制式錄制者姓名備注附件15：光盤目錄卡式樣光 盤 目 錄 卡標題視頻/音頻/數據內 容放映時間長度或容量大小錄制日期檔案號光盤機型刻錄者姓名備注附件16：部門名稱拼音縮寫列表部門名稱拼音縮寫列表部門名稱拼音縮寫部門名稱拼音縮寫綜合部ZH生產部SC財務部CW銷售部XS