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1、企業資源規劃項目NC-ERP系統運行管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: NC-ERP系統運行管理制度第一章 總 則第一條為規范公司企業資源規劃（以下簡稱NC-ERP）系統的管理，特制定本制度。第二條NC-ERP系統各崗位人員的職責管理除有公司有特殊規定外，皆按本制度執行。第三條NC-ERP系統各崗位的考核將以本制度為依據，納入公司KPI目標考核體系。第四條 我司ERP系統分為系統設置管理、BOM管理、銷售管理、采購管理、倉存管理、車間生產管理、成本管理、財務管理、權限管理七大類模塊，每個模塊對應一個部門主管，為2、該模塊總負責人。根據系統職能的設置，對各模塊最終用戶職責進行界定，共分解出如下崗位：模塊職能部門關鍵用戶數據輸入員數據審核員系統設置管理總部總部人員總部部門負責人BOM管理產品設計部設計部人員設計部負責人銷售管理業務管理部業務部人員業務部負責人采購管理采購管理部采購部人員采購部負責人倉存管理物料管理部物料部人員物料部負責人生產管理生產設備部生產設備人員生產設備負責人質檢管理質控部質控部人員質控部負責人財務、成本管理計劃財務部財務部人員財務部負責人權限管理人事行政部-第五條ERP項目實施小組由各模塊部門數據輸入及審核人員、關鍵用戶、部門負責人及公司領導層組成，對整個ERP項目的實施負總責。其中項3、目領導小組由總經理任組長，各部門經理組成項目領導小組，對項目的實施負領導責任，通過調配和協調各項資源為系統實施成功提供保障。IT人員負責協調、反饋各模塊運作過程中遇到的各種問題，為項目的實施提供技術支持和協助，協調*顧問進行報表開發；第六條各部門經理是本模塊的部門負責人，本部門關鍵用戶負責聯絡項目組解決本模塊最終操作用戶提出的與系統有關的所有問題。第七條各部門負責人必須結合本部門情況組織制定出本模塊操作規范，說明本模塊主要業務流程、各流程操作步驟、各進程操作方法、以及操作注意事項和常見問題解答，用于各崗位操作參考書和培訓新進員工，并在使用過程中使系統不斷趨向完善。第八條最終用戶在操作過程中如遇4、到問題應先查詢操作手冊，如不能解決，再聯系部門主管和IT人員解決，解決問題后將新的問題和解決方法加入操作手冊。第九條ERP系統是一項管理的系統工程，具有高度上下級的關聯性，ERP系統各崗位人員都同時是上層數據的使用者又是下層數據的提供者。對上層數據，如發現錯誤必須向相關人員報告并暫停與此有關的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數據正確；同時做好自己這部分數據，為下層操作人員提供服務，解答下層數據使用者提出的質疑，確保數據正確。所有人員如發現錯誤不能知錯不報、將錯就錯，使錯誤擴散。如發現自身操作失誤應及時通知受影響部門，并采取相應措施及時糾正；第十條ERP系統各崗位人員應保管好自己的權限，如因帳號和5、密碼被人盜用造成數據錯誤的，所造成的后果由本人承當。第十一條ERP系統各崗位人員離開工作崗位時，必須及時退出系統，避免占用系統模塊站點，同時避免賬號被他人使用。如因此而造成數據錯誤，視為其本人失誤，并承當一切后果。第十二條ERP系統各級相關人員，均應嚴格遵守本規則各項規定。第二章 崗位說明第十三條 系統設置管理模塊（*）（一）系統設置管理模塊*各部門經理主要職責：1、 負責制定物料編碼規則、物料數據相關重要屬性的設置總體方案；2、 審核并簽字確認本模塊所有作為NC系統輸入依據的基礎文件，包括物料編碼文件、物料數據文件、物料BOM文件、單位換算系統文件等；3、 負責制定、完善物料數據和物料清單數6、據的修改增加操作流程，編寫流程圖，并發放到部門各崗位執行，包括物料編碼的增加處理流程、換算系數的改變處理流程、新舊材料的更替處理流程、新舊產品BOM處理流程等；4、 對于物料數據表中的物料屬性（自制、外購）、缺省倉庫、財務科目、提前期、生產類型、生產工藝路線、檢驗方案方式等部分以及物料BOM表中損耗率、工序屬性部分，負責聯系或指導最終用戶聯系各相關部門提供其相關數據完成設置；5、 分配、指導、監督物料系統數據管理員的工作，檢查物料數據和物料清單數據的正確性，發現錯誤及時指導糾正；6、 負責依據系統數據提供員簽發的物料編碼文件，部門主管簽發的物料數據重要屬性的設置方案，以及其他用戶確認的物料數據7、文件，輸入、修改系統各項物料數據及其屬性，并保證錄入無誤；7、 負責依據系統數據提供員簽發的單位換算系統文件輸入、修改各項物料不同單位間的換算系數；8、 不能隨意改變各項物料數據、物料屬性以及換算系數；9、 保證數據的及時性、準確性，當有新的編碼以及換算系統改變時，及時通知采購部、生產部、銷售部等各相關部門；10、 當收到采購管理部、生產設備部、物料管理部的物料數據錯誤置疑通知（郵件、書面）后，應在提出置疑部門要求的時間內查清情況，如確有錯誤，應及時糾正，如無誤，應通知各部門，并說明情況；11、 協助做好KPI考核工作；NC工作流程：1、 系統數據提供人員必須提供的系統物料內容包括物料代碼、物8、料名稱、詳細的物料規格、物料屬性、物料所屬倉庫、自制件來源、提前期、物料的生產類型、物料的工藝路線、檢驗方式、檢驗方案等；2、 對箱廠各部門提供的數據有監督職能，因箱廠各部門數據提供員的資料不完整提供，要限期在半個工作日內更正提供，否則責任自己承擔；系統業務功能名稱：基礎資料物料編碼、客商編碼、供應商編碼、計量單位。合作部門：總部各部門、箱廠各部門第十四條 BOM設置管理模塊（產品設計部）（一）工程BOM設置管理模塊主要職責：1、 負責根據設計員確認發放的技術定額（BOM表），輸入到ERP系統中。 2、 保證BOM表與技術定額一致，在收到修改后的技術定額修改書面通知后，及時修改BOM表。3、 9、負責技術規范號的維護，即把每批不同的技術規范號輸入到ERP系統中。NC工作流程：3、 系統提供員提供技術定額（BOM表）的數據，輸入到中間件中，并作好中間件連接到對應的最底層鋼板；其中中間與最底層鋼板的連接和BOM與中間件的連接，需注意版本號、子項單位用量等信息；4、 BOM數據管理員對數據提供員提供的數據有監督職能，因系統數據提供員的資料不完整提供，要限期在半個工作日內更正提供，否則責任自己承擔；系統業務功能名稱：1、客戶化工程基礎數據生產BOM管理。2、客戶化基礎數據管理字段值列表維護技術規范號檔案合作部門：業務管理部、物料管理部、采購管理部、生產設備部、計劃財務部第十五條 銷售管理模塊（10、業務管理部）（一）、銷售管理模塊業務部負責人主要職責：1. 負責分配操作人員的工作。指導、監督銷售訂單處理人員、運輸管理人員的工作；2. 審核本部門作為系統輸入依據文件的正確性；3. 如有特殊情況或訂單變更時，應及時通知銷售訂單處理員； 4. 協助做好績效考核工作；（二）、業務部員工主要職責：1、 負責上報 部門主管確認的客戶資料等基礎資料；2、 根據業務管理部門主管審核確認的銷售計劃輸入或修改銷售訂單；3、 按時錄入本部門負責模塊的數據；4、 如發現客戶資料等本部門負責的信息不正確或有疑問，應及時通知相關人員要求在限期內處理，如沒有得到解決，應向模塊的部門主管反應并等候相關指示；5、 保證數11、據的及時性、準確性，所有數據的更新修改應在接到通知后立即進行，并將修改結果知會相關人員，不能影響下層業務處理；6、當收到下游生產任務管理員反饋的單據錯誤質疑通知后，有義務在第一時間積極配合要求部門查清問題，如有誤馬上協助解決；NC工作流程：1、 收到上級公司及業務部主管確認的合同銷售訂單NC系統錄入確認部門主管審核；2、 依據“訂單工令通知”NC系統錄入 部門主管審核確認通知下層用戶；3、 依據財務通知制作銷售發票部門主管審核；4、 依據財務通知的本月確認收入數量進行調撥單據錄入部門主管簽字通知下層用戶；5、 發貨單錄入確認部門主管審核；6、 運輸單錄入確認部門主管審核應付運費結算單部門主管審12、核；7、 依據應付運費結算單錄入應付運費發票部門主管審核；8、 依據發貨單制作銷售出庫單部門主管審核；系統業務功能名稱：銷售訂單、主生產計劃、銷售發票、發貨安排、調撥單據、運輸單、應付運費結算單、應付運費發票、銷售出庫合作部門：產品設計部、生產設備部、計劃財務部、質控部第十六條 生產管理模塊 （生產設備部）（一）、生產任務管理員； 主要職責：1、 根據主生產計劃建立生產訂單，負責對生產訂單調整及完善,在確定無誤后下達生產任務單；2、 當天生成的生產任務單必須當天內完成下達；3、 負責下達生產任務單自動生成的生產投料單的維護、審核工作；4、 負責對生產訂單的投放，并通知質控部；5、 因產品BOM13、錯誤不完整或不存在導致無法生成正確的生產投料單，必須通知技術部門在一個小時內立即更新；NC工作流程：1、 檢查生成的生產任務單調整并下達生產任務單維護審核生產投料單通知物料管理部門備料物料管理部做好出庫后通知生產部完成生產訂單投放通知質控部；系統業務功能名稱：生產制造生產訂單、備料計劃、生產領料合作部門：、物料管理部、質控部、業務管理部、產品設計部第十七條 采購管理模塊（采購管理部）（一）、采購管理模塊-采購部負責人主要職責：1、分配、指導、監督采購訂單處理員的工作，檢查采購訂單、到貨單、采購入庫單、采購發票數據錄入的的正確性，發現錯誤及時指導糾正；2、追蹤采購訂單執行情況，發現問題及時指導糾14、正；3、協助做好KPI考核工作。（二）、采購訂單處理員主要職責：1、 新增加的供應商，第一時間通過郵件形式通知總部采購管理部或廣州箱廠添加編碼；跟蹤和檢查總部或廣州箱廠錄入的供應商編碼、供應商資料，輸入、更新的供應商數據；2、 新增加的原材料，統購材料第一時間通過郵件形式通知總部采購管理部添加編碼；非集團統購材料第一時間通過郵件形式通知廣州箱廠添加材料編碼，并負責對添加的原材料編碼和規格進行檢查和核對。3、 負責制定采購合同、委外加工合同，并及時進行訂單的系統錄入工作；4、 跟蹤采購訂單執行情況，對于不再執行的訂單應及時關閉；對需要進行修訂的訂單及時進行修訂，并完成后續到貨等操作。5、 采購訂15、單處理員在收到物料倉管員提供的收料單后24小時內將數據錄入系統中，并進行核對；錄入數據后，通知質控部進行到貨檢驗程序；6、 備品備件采購流程，在接到物料部通知錄入材料編碼和規格、數量完成工作后24小時內完成采購單價的錄入工作，并對物料部錄入的信息和采購單價、金額進行核對；7、 物料部完成入庫工作后，在收到發票后48小時內完成采購發票的錄入工作，并進行核對；錄入完成的采購發票原件，在24小時內提交給物料管理部，并做好相對應的交接記錄。8、 如發現集團統購材料訂單不正確或有疑問，應及時通知總部采購管理部進行修改；如沒有得到解決，應及時向部門主管報告，在有關錯誤解決后才能進行下一步工作；9、 如發現16、本層采購訂單、到貨單、入庫單有錯誤，馬上更正并以通知物料部和財務部；NC工作流程：1、 收到簽發采購申請單錄入NC采購訂單錄入采購到貨單錄入采購發票；2、 根據生產設備部MRP生成的委外加工單調整并下達委外加工單；系統業務功能名稱：采購管理請購、采購訂單、采購到貨，采購發票合作部門：生產設備部、物料管理部、計劃財務部第十八條 庫存管理模塊（物料管理部）（一）、物料管理部主管主要職責：1、 負責制定倉庫編碼、庫存調整原則、庫存事務處理；2、 負責制定、完善倉儲數據增加與修改流程，出入庫控制流程，庫存事務處理流程，倉庫盤點流程，庫存數據分析管理規則；3、 審核本模塊所有作為系統輸入依據的基礎文件，17、包括倉庫資料、庫存調整原因、庫存事務處理權限文件等；4、 確保物流暢通，提高庫存效率，降低庫存成本； 5、 負責分配、指導、監督倉儲數據管理員的工作，確保庫存數據的準確、確保出入庫控制的及時性和準確性；6、 協助做好績效考核工作。（二）、物料賬務組主要職責：1、 根據部門主管簽發的相關文件及指令，輸入、更新系統倉庫基礎數據。當倉庫基礎數據發生改變時，應及時通知各相關部門；2、 賬務組在系統中查詢到質控部門完成檢驗到貨單后，根據倉管員送交的收料單、退庫單和送貨明細，輸入采購收貨數量，辦理庫存采購入庫單及庫存其他入庫單，并確認審核、列印交相關部門；3、 收到委外加工收料單后，完成委外加工物料的入庫18、，并確認審核、列印交相關部門；4、 在接到倉管員移交的經生產或其他部門簽字確認的領用單、退庫單、超額領用單后，24小時內輸入完成材料出庫單、其他出庫單并審核；5、 月底編制工令材料消耗表及五金勞保材料消耗表，經部門主管、公司領導簽字審批后列印交相關部門；6、 如發現自身操作失誤應及時通知受影響部門，并采取相應措施并及時糾正；7、 如發現倉儲基礎數據、物料基礎數據、采購訂單、生產備料計劃、生產物料報廢單不正確或有疑問，應及時通知相關人員，如沒有得到解決，應書面向部門主管反應。7、以上各項操作要謹慎，否則會影響系統各項庫存的準確性；8、每月月初核對實際庫存與系統庫存，發現錯誤應根據上月庫存歷史數據19、和倉管員提供的倉庫數據進出對比，找出原因記錄備案并報告部門主管；9、物料賬務組應定期對各物料倉庫經行盤點；系統業務功能名稱：庫存管理入庫業務、出庫業務、形態轉換、庫位信息、存貨信息存貨核算-賬簿查詢、統計分析合作部門：采購管理部、生產設備部、質控部、計劃財務部第十八條 財務管理模塊 （計劃財務部）（一）、總賬管理員財務部主管主要職責：1、 負責總賬模塊的科目維護更新，分帳設置管理；2、 檢查每日事務處理，定期將集成事務處理過帳到財務模塊核對科目總賬；3、 指導其他崗位的日常操作，檢查錯誤日志，和IT人員相關人員解決問題；4、 提出財務管理報表規劃需求；5、 針對實施過程中出現的問題，結合NC的20、特點，提出合適的財務需求方案，并能配合實施者促進該方案的順利執行；6、 就生產、采購、銷售過程中的問題提出意見，與相關部門保持有效溝通以達到解決問題的目的；7、 維護更新部門操作手冊。（三）、成本控制員主要職責：1、制定公司成本核算管理制度；2、維護各成本要素，如成本中心、成本資料、成本動因等；3、根據公司要求定期記賬；4、審核采購發票；5、月末成本結轉及出具相應成本報表；6、對于成本異常能夠發現原因并且及時解決（四）、應付賬款管理員；主要職責：1、每月月底核對應付系統余額與總賬系統的余額是否一致；2、付款時嚴格按照發票或者訂單付款，確保帳務一一對應，付款所需單據齊全；3、應付賬款賬齡分析；421、及時修正不符合實際和邏輯的應付賬款余額（五）、應收賬款管理員主要職責：1、 負責審核結算單的單價、扣點、金額等，發現錯誤及時通知銷售訂單處理員，并指導糾正；2、 及時打印銷售發票；3、 及時處理已交貨的銷售訂單；4、 過賬集成銷售數據至財務子系統；5、 及時處理應收賬款：根據客戶匯款編制銷售收款款，并及時分配至各銷售發票；發票管理，銷售更正處理，保證客戶余額的準確性；6、 定期對帳并存檔，發現問題及時解決、糾正；7、 如發現財務基礎數據不正確或有疑問，應及時通知財務數據管理員，如沒有得到解決，應及時書面向項目組反應，避免影響下層結果。系統業務功能：總帳、應收款管理、應付款管理、存貨管理、成本22、管理合作部門：生產設備部、采購部、物料管理部第十九條 系統管理（人事行政部）（一）、ERP管理員主要職責：1、 負責系統權限分配；2、 負責協調、整理和向上級反饋最終用戶按程序提交的ERP技術問題；3、 協助其它部門主管制定各種方案、制度；4、 負責協調各部門關鍵用戶，督促項目進度，配合ERP實施方和各部門推進系統實施；5、 負責收集、上報各部門的ERP報表需求，同時掌握簡單的查詢報表開發；系統業務功能：權限管理、系統維護、查詢報表合作部門：箱廠各部門第三章 獎懲辦法第二十六條 各崗位以一百分為基數進行考核，最終得分為ERP考核分數乘以ERP考核占KPI考核的權重的值。第二十七條 各崗位人員不23、按操作規則執行而造成錯誤的，每次扣10分。第二十八條 各崗位人員因操作時不仔細、不認真而造成錯誤的每次扣5分。第二十九條 各崗位人員由于沒有按規定對系統數據進行檢查而導致錯誤沒有及時被發現的每次扣5分。第 三十 條 各崗位人員如發現其他人員提供的數據錯誤卻沒有反饋到相關人員或項目組，導致錯誤延續的，每次扣5分。第三十一條 各崗位人員如沒有在規定時限內對其他人員按ERP問題處理流程提出的問題進行處理而導致錯誤延續或擴散的，每次扣5分。第三十二條 由于沒有及時制定有關數據流程或其它與系統運行相關的處理原則、方案而導致系統不能正常運行的，每次扣5分。第三十三條 對所有被處罰當事人的直接領導按以上系統24、的50處罰。第三十四條 建立激勵機制，針對各用戶的工作情況由項目組分別設立一個激勵基數，與年終獎掛鉤，以此激勵大家的積極性和責任感。ERP系統單據處理時限ID單據名稱責任部門單據輸入單據審核備注責任人時限責任人時限1BOM單產品設計部2小時/套1小時/套2BOM變更單產品設計部1小時/套1小時/套3銷售出庫單業務管理部5分鐘/張3分鐘/張4產品出庫單業務管理部5分鐘/張3分鐘/張5產品入庫單業務管理部5分鐘/張3分鐘/張6調撥單業務管理部5分鐘/張3分鐘/張7發貨單業務管理部5分鐘/張3分鐘/張8運輸單業務管理部5分鐘/張3分鐘/張9轉庫單業務管理部5分鐘/張3分鐘/張10銷售訂單業務管理部525、分鐘/張3分鐘/張11銷售發票業務管理部5分鐘/張3分鐘/張12生產計劃訂單業務管理部5分鐘/張3分鐘/張13采購申請采購管理部30分鐘/張5分鐘/張14采購訂單采購管理部5分鐘/張3分鐘/張15采購到貨采購管理部5分鐘/張3分鐘/張16采購發票采購管理部5分鐘/張3分鐘/張17盤點表物料管理部1個月3分鐘/張18材料入庫單物料管理部5分鐘/張3分鐘/張19其他入庫單物料管理部5分鐘/張3分鐘/張20材料出庫單物料管理部5分鐘/張3分鐘/張21其他出庫單物料管理部5分鐘/張3分鐘/張22形態轉換單物料管理部5分鐘/張3分鐘/張23生產車間訂單生產設備部5分鐘/張3分鐘/張24生產備料計劃生產設備部5分鐘/張3分鐘/張25生產領料單生產設備部5分鐘/張3分鐘/張26到貨校驗單質控部5分鐘/張3分鐘/張27生產完工單質控部5分鐘/張3分鐘/張