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1、軟件股份有限公司經營項目管理規范編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文檔控制修改記錄日期作者版本修改參考號審閱人姓名職位審閱簽字存檔拷貝號地點備注1. 項目管理規范與制度的目的1. 強化xxx項目管理工作；2. 明確項目組各角色職責及其相互關系；3. 明確項目組內部及對外溝通機制；4. 明確項目文檔管理辦法及規范；5. 明確項目組時間管理辦法；6. 明確項目實施方法及其職責分工與協作方式;7. 明確項目實施過程中相關規范的運用。2. 項目管理辦法適用范圍：n xxxx項目組；n 本管理辦法一經項目團隊討論確認，必須嚴格2、執行。3. 項目組角色及其責任定義n 目的：清楚地定義出項目組內各個角色及其職責和相互關系，避免責任不清而出現的推諉、扯皮現象。n xxx項目組主要角色及其責任定義如下：xxxx項目xxx項目組主要角色及其責任定義序號角色職責工作協作關系范 圍對 象協作關系描述1項目總監2項目經理3實施顧問4. 項目組成員角色分配項目組成員在xxxx項目中所擔任的具體角色如下：xxxxx項目用友項目組角色分配角色項目成員項目總監項目經理實施顧問5. 工作責任分配矩陣n 目的： 將項目范圍確定的工作落實到項目有關個人；使項目的人員分工一目了然，每個成員都能明確各自的責任；清楚地顯示出項目組成員的角色、職責和相互3、關系，避免責任不清而出現的推諉、扯皮現象；確保項目組因崗設人，避免額外資源的占用。n 責任分配原則：結合項目組成員的工作經驗、知識結構、興趣愛好等特征進行分工，確保適最適當的人去做最適合的事，從而提高項目管理的效率。n 顯示形式：以表格形式建立項目范圍內各項工作與工作所需要的人員的關系。n 具體分配xxxxxx項目用友項目組責任分配矩陣注：R，代表直接負責；A，代表參與協助 項目成員工作內容項目管理RA分銷系統實施AR采購系統實施ARA生產系統實施R財務系統實施ARAAHR系統實施AR技術支持RA6. 項目組時間管理n 項目工作日歷xxxx項目用友項目組工作日歷每周工作時間為周一至周五，周六、4、日為公休日，如遇法定節假日且項目沒有趕工要求，則按國家放假調休日期具體安排執行。n 上下班時間由于xxxxx公司上下班時間為早8：00，晚5：15，且xxxx公司每天早晨上班后要進行6的學習，因此根據項目環境的實際情況，項目組規定項目成員必須在8：30分前到xxx公司指定辦公地點開始正常工作。每天工作計劃完成時間作為下班時間，且不能早于xxxx公司的下班時間。如遇到疑難問題當天無法完成工作計劃的需得到項目經理批準方可下班，并評估對后置任務的影響程度。n 異地辦公管理作為xxxxx項目正式的實施顧問，在自己承諾投入的時間范圍內所作的工作都應該是與xxxxx項目相關的，由于特殊情況在異地辦公的應按5、照當地工作時間按時上下班，且必須做到每天工作計劃日清日結，如遇到疑難問題當天無法完成工作計劃的需告知項目經理，并評估對后置任務的影響程度。7. 項目組內部溝通機制n 項目組周例會本著節時高效的原則，項目組每周五下午開項目組周例會，項目經理總結本周項目進度，以及主要的問題點；各成員總結個人本周工作情況，以及問題和建議；項目團隊共同探討問題的應對策略。參與人員：項目團隊現場工作人員。輸出結果：項目組周例會會議紀要。n 滾動雙周計劃項目經理每周五編寫xxxx項目滾動雙周計劃，計劃中應詳細說明計劃任務、用友方責任人、xxxx方責任人、任務計劃開始時間、已執行任務完成情況，如果必要可附計劃執行所需的相關6、詳細文檔資料。并郵件發送給xxxx項目相關項目信息需求者。滾動雙周計劃原則上應不能違背項目組的實施主計劃，如有變動需要通過計劃變更說明并向項目團隊成員及相關管理層通報。頻度：1次/周。附，滾動雙周計劃模版。實施顧問每周五編寫在xxxxx項目的滾動雙周計劃，計劃中應詳細說明工作計劃內容、工作地點、計劃完成情況分析。滾動雙周計劃原則上應與自己所負責的實施范圍的詳細實施計劃相一致且不能違背項目組的實施主計劃。如遇特殊情況需做出計劃變動首先要做出計劃變動風險分析，且需通過計劃變更說明向項目團隊通報。附，實施顧問滾動雙周計劃模版n 實施日志項目組每位實施顧問無論是否與項目組異地辦公，均須每天填寫工作日志7、，并于當天郵件發送至項目經理郵箱中。實施日志包括2部分：工作內容、問題及建議。附，實施日志模版。n 會議紀要無論項目團隊內部周例會還是與xxxxx公司以任何形式組織的討論會均須通過會議紀要的形式記錄會議內容，會議尚未解決的問題及解決時限等信息。附，會議紀要模版。n 項目進度分析報告項目經理每周五向xxxx公司項目負責人、管理層提供每周項目進度分析報告；項目經理每周五向公司相關管理層提供每周項目進度分析報告。項目進度分析報告的主要內容包括每周項目進展情況、目前進度偏離最新版本主計劃的程度、存在的問題及其對后續工作的影響程度、下周具體工作計劃等信息。頻度：1次/周附，項目進度分析報告模版。8. 項8、目組與客戶方溝通機制n 滾動雙周計劃項目經理每周五編寫xxxxxx項目滾動雙周計劃，計劃中應詳細說明計劃任務、用友方責任人、xxxx方責任人、任務計劃開始時間、已執行任務完成情況，如果必要可附計劃執行所需的相關詳細文檔資料。并郵件發送給xxxx項目相關項目信息需求者。滾動雙周計劃原則上應不能違背項目組的實施主計劃，如有變動需要通過計劃變更說明并向項目團隊成員及相關管理層通報。頻度：1次/周。附，滾動雙周計劃模版。n 項目進度分析報告項目經理每周五向xxxx公司項目負責人、管理層提供每周項目進度分析報告；項目經理每周五向公司相關管理層提供每周項目進度分析報告。項目進度分析報告的主要內容包括每周項9、目進展情況、目前進度偏離最新版本主計劃的程度、存在的問題及其對后續工作的影響程度、下周具體工作計劃等信息。頻度：1次/周附，項目進度分析報告模版。n 會議紀要無論項目團隊內部周例會還是與xxxx公司以任何形式組織的討論會均須通過會議紀要的形式記錄會議內容，會議尚未解決的問題及解決時限等信息。附，會議紀要模版。9. 項目專項會議為了保證計劃的有效執行和工作的順利推進，在項目關鍵階段召開高層匯報會議，向XXX領導小組及各項目小組匯報項目階段成果和項目進展情況，取得公司高層、部門負責人的理解和相關資源支持。 主持人與召集人會議應確定主持人和召集人，由主持人明確會議議題、確定與會人員、策劃會議程序。項10、目組會議原則上由項目小組負責人召集。（1） 由召集人發放會議通知。會議通知原則上應以書面（或電子郵件）形式提前下發到與會人員，包括會議時間、地點、議題、主持人、與會人員、注意事項等。（2） 會前項目經理應安排人員做好各種準備工作，如編制會議資料、布置會場、準備會議設備（如投影儀）等。（3） 會中主持人應注意掌握會議進度、控制會議秩序、引導會議氛圍、防止會議偏離主題。（4） 會議結束后項目經理應安排相關人員做好會場環境及相關設備（投影儀）的整理。 會場紀律（1） 未經同意不參加會議，一次罰100元。不得無故遲到或中途離場，否則每次扣款50元。確因緊急公務需要推遲出席會議或中途離開會場者，應征得主11、持人的同意。（2） 將手機調為震動狀態或關機，否則每振鈴一次或因振動發出明顯聲響一次需捐獻項目活動基金50元。未經許可嚴禁在會場中撥叫或接聽電話，如確有急事應離開會場接聽手機并盡快結束通話。（3） 會議實行簽到制度，簽到表由項目經理負責保管，并將相關人員參與情況定期向雙方項目領導小組進行公布。（4） 會議參加者要保守會議秘密。在會議決議未正式公布以前，不得私自泄露會議內容，影響決議實施。（5） 主持人或召集人因故缺席，應委托他人作為會議主持人或召集人。與會者因故缺席，應事先向會議召集人請假。10. 項目計劃管理為了履行個人應負的職責，計劃決定需要做什么，由誰來做，什么時候做。由于xxxx項目目12、前已經處在藍圖規劃階段，因此我們在制定新的計劃是需要考慮一下因素：n 項目環境分析 我們在哪里？ 我們如何達到的這里？為什么到達了這里？n 明確項目目標 這是我們想去的地方嗎？ 我們的目標在哪里？多長時間達到這個目標？n 后續計劃分析 如果我們像以前那樣繼續會到哪里去？ 那是我們想去的地方嗎？ 怎么才能到達我們想去的地方？n 風險分析 想去我們要到達的地方有什么風險？ 怎么做可以幫助我們更好的到達我們的目的地？n 詳細計劃制定 需要做什么？什么時候做？ 怎么做？誰來做?n 對計劃的監控 我們是否偏離的原計劃？為什么？ 我們要回到原計劃需要做什么？趕工？快速跟進？ 我們能做到按時達到目的嗎？n 13、進度計劃制定原則 項目主計劃工作分解的最小工作包滿足80小時原則，即最小工作包的分解程度不能大于40小時； 根據工作責任分配矩陣的分配結果，每位主要責任人制定更詳細的進度計劃，工作任務分解必須滿足8小時原則，且可衡量； 計劃中工作包或任務的邏輯關系必須明確，一旦發生偏離計劃的事件，必須分析對后置任務的影響； 詳細進度計劃的制定必須與項目組實施主計劃一脈相承，不可違背實施主計劃。n 計劃變更 任何層次計劃的變更都必須首先進行風險分析； 任何層次計劃的變更都必須在項目組內通報； 主計劃的變更需匯報到公司xxxx項目相關管理層，并同時向xxxx客戶方匯報并形成正式的變更通知單；n 計劃執行 項目經理14、在每周五對項目實施計劃執行情況進行更新，并編寫相應的項目進度分析報告； 實施顧問每天更具工作計劃的實際執行情況，評估每項任務的具體執行情況，并填寫實施日志；n 計劃監控 項目團隊的每一個人都是項目計劃執行得監控者，而項目經理是計劃監控的主要責任人； 項目團隊的每一個人都必須主動地提出項目計劃執行的意見。11. 項目相關規范n 項目團隊在制作業務流程圖、編寫實施文檔等項目有關信息資料時，必須統一格式，做到面向客戶的統一；n 項目經理是相關規范制定責任人；n 實施顧問是相關規范實施責任人；12. 內部評審制度n 項目過程中需向客戶方提供的項目資料均需先由項目組內部評審，項目組內部評審通過后方可向客15、戶方提交；n 內部評審人員：項目團隊；13. 項目成果管理n 項目過程產生的文檔資料等實施顧問各自負責自己的文檔資料，如有工作交接情況發生必須保證交接資料的完成性和最新版本；n 項目團隊公用項目文檔資料項目經理負責。14. 項目問題跟蹤管理15. 成果確認機制為保證項目實施的順利推進，項目組完成階段性交付成果后送達成果確認人，確認人在收到交付成果2日內，安排人員與項目組共同對實施成果進行接受或確認。工作成果的接受程序如下： 1) 由項目組將一份交付成果的書面文稿提交給成果確認人。確認人負責制作額外的副本并分發給任何其他復核人員；2) 在收到交付成果2個工作日內，確認人應接受交付成果或向項目組提16、供一份要求修改的書面要求。如果在2個工作日內，未收到任何回應，或實際上使用了此交付成果，則該交付成果均視為被確認和接受； 3) 項目組如同意成果確認人的修訂意見，完成對交付成果的更新，并將更新后的最終版本重新提交確認人，經簽字確認后該交付成果視為被接受；4) 不可無理由地拖延接受項目組提交的項目文檔或成果。16. 決策制度項目決策機構由項目領導小組、項目組長（含副組長）、各業務小組三級組織構成。項目組長（含副組長）對項目執行中一般問題進行決策。項目領導小組會對項目執行中項目組長（含副組長）不能夠決定的、或存在重要分歧的重大問題進行決策。 項目決策的范圍與項目有關的人員、信息、制度、檔案、協調、17、分歧、問題、計劃、風險、質量、機構配備等，皆屬于項目決策的范圍。 項目決策的流程項目的決策過程從下而上進行，實現層層解決，最終使需要決策的問題得到妥善處理。17. 激勵措施為了激發項目人員的積極性和責任感，激勵項目人員積極主動的投入到項目中，按計劃進度高質量地完成項目實施任務，特制定本激勵措施。 激勵的范圍激勵的對象：適用于參與項目建設中的項目團隊成員、項目涉及的業務部門。激勵的因素：在項目建設中，包括在態度上積極響應、在行動上按時完成、在質量上優質優量（獲得項目領導、項目組同事公認）的各項工作成果。 激勵的方式物質激勵：以物質的形式給予項目組成員或部門的良好行為進行獎勵。榮譽激勵：對項目組成18、員或責任部門授予榮譽稱號，對突出貢獻予以榮譽表彰。行政激勵：包括職務提升、工作調遷、宣傳典型、樹立榜樣行為表揚。 激勵的流程個人激勵：項目結束后，項目組成員由各項目小組提名，報項目組長審批，突出貢獻者上報項目領導小組批準。單位激勵：由各項目小組提名，報項目組長審批，突出貢獻者上報項目領導小組批準。18. 處罰措施為了保障各項任務按計劃、高質量完成，改變項目實施過程中的消極態度和不良行為，增強項目團隊的凝聚力，營造良好的項目環境。特制定本處罰措施。 處罰的范圍個人：對于項目組的工作開展，在態度、行為、言論方面對項目推廣造成不同程度影響的；責任單位：對項目工作中，不能根據自身的責任與義務，態度、行為、質量方面達不到工作要求、造成相當程度影響的。 處罰的方式物質處罰：給予項目組成員或各責任單位的不良行為進行罰款。職務處罰：對于項目組成員或各責任單位的不良行為，進行職務和級別的降低來處罰各責任人和責任單位負責人。一般處罰：在項目工作中，對項目成員或責任單位進行口頭批評、通報批評等。 處罰的流程個人處罰：在項目過程中或項目結束后，被處罰人由各項目小組負責人提出，報項目組長審批，特殊處罰者報項目領導小組批準。單位處罰：由項目組組長提出，報項目領導小組審批。