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1、現(xiàn)代企業(yè)檔案機密保管項目管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度第一章 目的 一、 保守檔案機密。現(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。 二、 維護檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。 三、 便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。第二章 檔案管理公司檔案實行集中與分級管理相結(jié)合的原則，檔案室在總裁領(lǐng)導下，負責全公司主體檔案的管理，并對各部分檔案管理工作進行指導、監(jiān)督2、和檢查。各部分檔案管理、借閱由專人負責。1、 項目檔案最高管理員為激光工程中心主管；2、 圖紙檔案最高管理員為激光制造中心主管；3、 商務檔案最高管理員為商務副總裁；4、 行政檔案最高管理員為辦公室主任；5、 財務檔案最高管理員為總裁；6、 重點文件檔案最高管理員為總裁；7、 人力資源檔案最高管理員為總裁。檔案管理員每年應對檔案進行一次檢查整理，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的完整性及有效性。接收、借閱檔案必須認真驗收，并辦理交接和借閱手續(xù)。第三章 檔案的存放公司設有檔案室用于存放各類檔案，由辦公室兼職人員擔任檔案管理員，負責檔案室內(nèi)檔案的存放管理。其中，項目3、檔案、圖紙檔案、商務檔案、行政檔案存放在檔案室，由檔案管理員與各部分負責人共同進行管理。財務檔案、重點文件檔案及人力資源檔案存放在財務室，由財務主管進行直接管理。第四章 檔案分類根據(jù)檔案內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素，分為七個大類。二、 項目檔案項目檔案分為：1、 國內(nèi)項目檔案2、 國際項目檔案每一個國內(nèi)國際項目檔案中應存有：1)、內(nèi)部訂單2)、開題報告3)、項目完成技術(shù)總結(jié)表4)、總檢記錄5)、出廠檢測報告6)、說明書光盤7)、驗收報告8)、培訓證書9)、維修服務單（如果進行過維修）OEM項目檔案中應存有：1)、內(nèi)部訂單2）、開題報告3）、調(diào)試工藝書三、 商務檔案商務檔案分為：1、 客戶資料4、檔案2、 項目報價方案檔案3、 合同檔案4、 產(chǎn)品手冊四、 圖紙檔案圖紙檔案分為：1、 通用件及標準件圖紙2、 聚光腔圖紙3、 項目圖紙五、 行政檔案行政檔案分為：1、 行政辦公日常合同檔案2、 固定資產(chǎn)檔案3、 外購儀器說明書檔案4、 公司辦公樓及廠房裝修文件5、 員工及經(jīng)理年終總結(jié)6、 車輛維修事故保養(yǎng)檔案7、 發(fā)貨通知單8、 出差報告9、 員工守則六、 財務檔案1、 財務檔案分為：2、 會計憑證3、 會計賬簿4、 會計報表5、 會計文件6、 其他有保存價值的會計核算資料七、 重要文件檔案1、 公司印鑒章以及重要物品鑰匙2、 鐳寶光電資質(zhì)證書相關(guān)資料3、 鐳寶激光資質(zhì)證書相關(guān)資料4、 鐳寶5、光電開辦資料5、 鐳寶激光開辦資料6、 鐳寶光電銀行相關(guān)資料7、 鐳寶激光銀行相關(guān)資料8、 鐳寶光電稅務相關(guān)資料9、 鐳寶激光稅務相關(guān)資料10、 專利類資料11、 公司車輛相關(guān)資料12、 工美樓、紅樓租賃合同13、 黃岡相關(guān)合同資料14、 景龍購房相關(guān)資料15、 景龍物業(yè)相關(guān)資料16、 景龍國際租房合同17、 綿陽小島花園資料18、 公司其他重要資料八、 人力資源檔案人力資源檔案分為：1、 在職人員資料檔案2、 離職人員資料檔案第五章 檔案的歸檔一、 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料原件。二、 歸檔時間。項目檔案歸檔時間以項目發(fā)貨時間為節(jié)點，6、最長不超過驗收結(jié)束后五個工作日。其他以年為單位的檔案歸檔時間為每年的12月1日起，最晚不晚于12月31日。其他檔案文件應隨時歸檔。三、 歸檔人由各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理，定期交檔案室集中管理，并填寫檔案歸檔登記表。1、 項目檔案歸檔由項目負責人與總檢負責人共同進行歸檔。項目負責人負責驗收報告、培訓證書及維修服務單的歸檔?？倷z負責人負責內(nèi)部訂單、開題報告、項目完成技術(shù)總結(jié)表、總檢記錄、出廠檢測報告及說明書光盤的歸檔。2、 商務檔案由市場銷售部人員進行歸檔。3、 圖紙檔案由結(jié)構(gòu)設計部經(jīng)理或結(jié)構(gòu)設計部經(jīng)理指定人員進行歸檔。原件歸檔至檔案室，影印本歸檔至庫房，電子版本存入指定移動硬盤7、中并歸入重點文件檔案。4、 行政檔案由辦公室主任進行歸檔。5、 財務檔案由財務主管進行歸檔。6、 重點文件檔案由歸檔材料相關(guān)負責人進行歸檔。7、 人力資源檔案由人力資源主管進行歸檔。第六章 檔案的借閱一、 借閱檔案一律履行借閱手續(xù)，凡需借閱檔案者，均須填寫檔案借閱審批單，經(jīng)各級領(lǐng)導簽批后方能憑單借閱。并在檔案管理員處填寫檔案借閱登記表，借閱人借閱檔案和歸還檔案時應簽名并注明日期。二、 借閱的檔案不得中途轉(zhuǎn)借他人。如需轉(zhuǎn)借必須先歸還檔案再由下一個借閱人重新辦理借閱手續(xù)。三、 財務檔案只能由財務部門和審計部門憑手續(xù)外借，其他部門和人員一律不予借閱。四、 所有檔案要注意保管、保密，不得弄臟和亂劃、涂8、抹、剪裁和拆毀。五、 借閱的檔案未經(jīng)批準，不得復制、拍照。借閱檔案的最高時限為7天，用完后應及時歸還，如期滿未用完時，應續(xù)辦借閱手續(xù)。六、 檔案借閱審批規(guī)定。1、 商務文件借閱應由商務副總裁簽字方可借閱；2、 項目文件借閱由激光工程中心主管簽字方可借閱；3、 圖紙文件借閱由結(jié)構(gòu)設計部經(jīng)理及產(chǎn)品制造中心主管簽字方可借閱；4、 行政文件借閱由辦公室主任簽字方可借閱；5、 財務文件由財務主管及總裁簽字方可借閱；6、 人力資源及重點文件借閱由總裁簽字方可借閱；7、 各部門主管借閱任何文件均由總裁簽字方可借閱；8、 主管借閱如遇交叉可由相關(guān)負責部門主管簽字（如產(chǎn)品制造中心主管借閱項目文件由激光工程中心主9、管簽字）。第七章 檔案的保密及安全一、 檔案管理員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度，認真做好保密工作。二、 檔案管理員必須嚴格執(zhí)行檔案查閱借閱制度；履行借閱登記手續(xù)，認真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。三、 借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入公共場所。四、 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，如有泄露和公布檔案內(nèi)容者，應視情節(jié)輕重，按檔案法要求嚴肅處理。五、 檔案管理員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假出假證；涉及企業(yè)機密的檔案材料，必須經(jīng)總裁同意后再作決定，嚴防泄密。六、 檔案室禁止吸煙，嚴禁將易10、燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設備。七、 非檔案管理人員，未經(jīng)批準不準進入檔案室。八、 檔案管理員下班必須對檔案室進行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。第八章 附則由公司制定的其他專項檔案管理辦法，與本制度不矛盾并做為本規(guī)定的補充。附件：一、 重點文件歸檔登記表二、 圖紙文件歸檔登記表三、 項目文件歸檔登記表四、 商務文件歸檔登記表五、 辦公室及人力資源文件歸檔登記表六、 檔案借閱審批單七、 檔案借閱登記表重要文件歸檔登記表入庫日期文件名稱有效期頁數(shù)數(shù)量入庫人接收人圖紙文件歸檔登記表入庫日期圖紙?zhí)枅D紙/項目名稱頁數(shù)復印數(shù)量入庫人接收人項目文件歸檔登記表入庫日期項目文件名稱合同號頁數(shù)數(shù)量入庫人接收人商務文件歸檔登記表入庫日期文件名稱文件類型文件編號頁數(shù)數(shù)量入庫人接收人辦公室及人力資源文件歸檔登記表入庫日期文件名稱文件類型數(shù)量入庫人接收人檔案借閱審批單審批單號：DA 借閱人日期借閱檔案類型文件名/編號當場查閱YESNO需要復印YESNO需要借離YESNO借閱目的/原因：審批人簽字總裁簽字鐳寶光電檔案借閱審批單審批單號：DA 借閱人日期借閱檔案類型文件名/編號當場查閱YESNO需要復印YESNO需要借離YESNO借閱目的/原因：審批人簽字總裁簽字檔案借閱登記表日期借閱審批單號借閱時間借閱人簽字歸還時間歸還人簽字檔案管理員