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1、重裝集團公司采購產品催交規定附計劃、報告表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx重裝集團有限公司編 制會 簽審 核版本號A采購產品催交規定批 準更改號生效日期共11頁1范圍本標準規定了采購產品催交任務及工作內容、催交工作核心要求、催交方式、催交等級劃分、催交策劃、催交實施、催交報告和記錄等基本要求。本標準適用于總承包項目和采購項目。2催交任務及工作內容2. 1催交任務催交是指從發出訂單至貨物交付期間為促使供貨廠商切實履行賣方合同義務，按采購合同規定的進度提交制造文件、圖紙資料和最終貨物而采取的一系列督促活動，以滿足工2、程設計和現場施工安裝的要求。催交工作貫穿于采購合同簽訂后直到設備、材料制作完，并具備進行出廠檢驗條件的全過程。2. 2催交工作內容 a)檢查制造前期準備工作 b)催交設計圖紙 c)檢查原材料、主要外協件和配套輔機供貨進度 d)檢查加工、制造和組裝進度 e)檢查試驗和檢驗工作狀態 f)檢查包裝和標記工作狀態 g)檢查運輸準備情況 h)檢查備品備件情況 i)檢查出廠制造資料 J)評估供貨廠商制造進度報告 k)編制催交報告和催交狀態一覽表3催交工作核心要求a)根據預定的采購進度計劃，根據掌握的供貨廠商信息和其它相關知識，來分析判斷供供貨廠商的工作進度是否可能發生拖延，及時發現供貨進度方面已出現的問題3、或可能出現的潛在問題，及時示警，督促供貨廠商采取必要的補救措施，或采取有效的財務控制和其它保證措施來避免進度拖延或減少拖期的時間。b)催交工作的核心在于預測并采取補救措施，而不是報告拖期問題的發生。一旦某一采購合同出現供貨進度拖延，要通過必要的協調手段和控制措施，將由此引起的對項目進度的影響控制在最小的范圍內。4催交方式催交方式分為駐廠催交、定期訪問催交、辦公室催交三種方式。a)駐廠催交:采購工程師駐供貨廠商進行檢查、敦促和督辦。駐廠催交又可分為: 1)長期駐廠催交:從采購合同生效直至貨物出廠全程進行催交。 2)短期駐廠催交:視供貨廠商實際情況，在不同的時間段短期駐廠進行催交。b)定期訪問催交4、:采購工程師定期訪問供貨廠商進行檢查、督促和督辦。c)通訊催交:采購工程師定期或不定期通過電話、Email、傳真等通訊手段對供貨廠商進行檢查、促和督辦。在采取短期駐廠催交、定期訪問催交方式時，還可使用通訊催交方式，利用通訊催交的及時性和靈活性，及時掌握催交間隔期內供貨廠商的工作進展，或便于安排駐廠或定期訪問的具體日期，提高短期駐廠催交、定期訪問催交的有效性。5催交等級劃分5. 1催交等級劃分根據設備和材料的重要性和一旦延期對項目設計、施工和總進度影響的程度，一般將設備和材料的催交等級(Expediting Class)劃分為E1, E2, E3, E4四級，E1級最高，E4級最低。基于設備和材5、料重要性等級(下表中的C1至C4四個等級)、催交方式和催交頻率而劃分的催交等級一般原則見表1。表1 催交等級、催交方式和頻率與重要性等級設備和材料名稱E1E2E3E4駐場催交定期訪問催交（1次/月）定期訪問催交（1次/2月）電話/郵件催交（催交頻率視需要）電氣設備及材料C1C2、C3、C4其他材料C4注:重要性等級C1級中特別重要的關鍵設備、特別重要的長周期設備(交貨期在9個月以上的設備采用駐廠催交。5. 2劃分催交等級的考慮因素在劃分催交等級時，還應綜合考慮如下因素:a)催交的可實施性。如進口設備和材料的催交等級一般劃分得較低。b)設備和材料的供貨周期。如供貨周期短的設備和材料的催交等級劃分6、要與催交頻率相一致。c)定型的設備和材料。如常用定型儀表的催交等級一般劃分得較低。d)項目合同中，業主對催交等級的劃分及其審批有規定的，從其規定。6催交策劃6. 1編制催交計劃采購經理組織采購工程師，根據采購實施計劃、采購包分包表和催交等級劃分原則，在采購包分包表的基礎上，確定每個采購包的催交等級、催交方式和催交日期，并用采購產品催交狀態匯總表( Excel電子表，格式見附錄A)按一個采購包為單元形成采購產品催交計劃(格式見附錄B)。催交計劃經采購經理審核、項目經理審批后，由采購工程師實施。當項目合同有規定時，采購產品催交計劃應提交用戶批準。注:采購產品催交計劃是利用采購產品催交狀態匯總表( 7、Exce 1電子表)自動形成的，有關操作說明見附錄B,6. 2催交計劃的動態更新在催交實施過程中，當供貨廠商的工作進度延遲對項目設計、施工進度帶來較大或重大影響時，采購工程師應及時修訂采購產品催交計劃，修訂后的采購產品催交計劃重新報采購經理審核、項目經理審批。7催交實施7.1催交準備采購工程師應做好如下催交準備工作: a)熟悉采購合同及技術附件。 b)熟悉設計文件和圖紙。 c)供貨廠商地址和基本情況。7. 2催交工作執行采購工程師應按采購產品催交計劃規定的催交方式、催交頻率，按下列工作項開展催交工作。7. 2. 1檢查制造前期準備工作檢查制造廠設計、外購和制造網絡進度計劃、質量計劃的編制情況以8、及進度計劃的合理性。要求供貨廠商提供下列資料: a)設計、外購、制造網絡進度計劃; b)質量計劃; c)經營部門、質量部門、技術部門、車間等負責人名單及聯系方法; d)承擔加工、制造任務的車間; e)主要原材料供應商; f)協作供貨廠商名單及外協件清單: g)出廠文件清單; h)進度檢測方法和報告。7. 2. 2催交設計圖紙檢查供貨廠商的設計進度及圖紙狀態，核實由供貨廠商提交的先期確認圖(ACF)、最終確認圖（AF）圖紙和資料是否己按時發出。收到供貨廠商的ACF圖、CF圖后，應及時提交設計經理分發給設計工程師。督促項目設計組及時評審ACF圖紙，確認后的ACF圖紙及時返回給供貨廠商。7. 2. 9、3檢查原材料、主要外協件和配套輔機的供貨進度通過詢問、查看文件、倉庫和車間檢查等多種方式，檢查原材料、主要外協件和配套輔機的采購、加工和到貨情況。發現問題，應督促供貨廠商及時派人赴分供方進行催交。對交貨進度有重大影響的主要外協件和配套輔機，需要時，應對這些分供方進行實地檢查、催交，了解進展情況，發現問題及時反饋給供貨廠商，要求給出解決方案。7. 2. 4檢查加工、制造和組裝進度通過詢問、查看文件、車間檢查等多種方式，檢查關鍵工序是否按制造計劃進行;掌握供貨廠商車間人力資源情況、機具和工裝準備和使用情況，發現問題，及時提請供貨廠商解決。必要時，采購工程師應組織召開催交會議，以解決制造進度方面的問10、題。會議期間形成的紀要、協議等，經雙方簽署后分發給相關方。7. 2. 5檢查試驗和檢驗工作狀態通過詢問、查看文件、車間檢查等多種方式，檢查設備、材料的試驗、檢驗工作狀況和結果。檢查包裝和標記工作狀態檢查供貨廠商的包裝和標記工作準備情況。 7. 2. 7檢查運輸準備情況檢查供貨廠商選擇運輸單位的工作情況，以及運輸方案的編制、運輸車輛的準備、貨運文件的準備情況。檢查備品備件情況通過詢問、查看實物等多種方式，檢查備品備件的加工情況以及數量是否正確。7. 2. 9檢查出廠制造資料按照法律法規和采購合同規定的要求，檢查供貨廠商應提交的最終交付資料。7. 2. 10評估供貨廠商制造進度報告在催交整個過程中11、，督促供貨廠商提交制造進度報告，核實制造進度報告的真實性，客觀評價供貨廠商的進度計劃執行情況。通過評估及時發現潛在的問題并力求減小對計劃進度的影響。7. 2. 11編制催交報告和采購產品催交狀態匯總表催交報告、采購產品催交狀態信息表、采購產品催交狀態匯總表(跟蹤版)的編制要求按本標準第8章進行。7. 3供貨廠商進度偏離的處理措施當發現供貨廠商的進度偏離影響貨物交貨期的任何問題或潛在問題，采購工程師應督促供貨廠商采取有效的糾正、補救措施。當預計交貨期要延遲一個月或以上時，采購工程師應分析原因，及時報告采購經理。必要時，采購經理應向項目經理、項目主管匯報，并采取合理的糾偏措施。常用進度糾偏措施包括12、: a)提高催交等級、催交頻度。 b)采購經理、項目經理、項目主管等參與關鍵的催交活動，加強催交力度。 c)及時召開催交會議，落實進度計劃，解決制造過程的技術、資金問題。 d)提請項目設計組在滿足性能、質量的前提條件下，為滿足項目進度而修改設計、修改技術參數。 e)經項目經理批準，采取其它應急措施(提供獎勵、人力資源和設備等)。 f)督促供貨廠商加強對分供方原材料、外協件、輔機等的催交力度。 g)提請供貨廠商改變加工、制造程序。 h)要求供貨廠商自費趕工。 i)要求供貨廠商增加人力資源、工裝和器具。 J)要求供貨廠商一部分工作轉(分)包。 k)調整、更新制造進度計劃。8催交報告和記錄8.1催交13、報告采購工程師應按照采購產品催交計劃進行催交，并按表2要求向采購經理提交采購產品催交報告(格式見附錄C)。催交報告以一個采購包為單元形成。表2 催交報告要求催交等級E1E2E3E4催交報告提交要求1次/周1次/月1次/月時需求8. 2催交記錄采購工程師應利用在催交計劃時形成的用采購產品催交狀態匯總表(Excel電子表)動態匯總所有采購包的催交狀態情況，并及時進行更新，將最新的采購產品催交狀態匯總表(Excel電子表)(跟蹤版)發送給進度工程師、采購經理和項目經理等，以便掌握各采購包供貨廠商的制造進度情況。采購工程師在提交采購產品催交報告時同步對應輸出(格式見附錄D)提交給采購經理。注:采購產品14、催交狀態信息表也是利用采購產品催交狀態匯總表( Excel電子表)自動形成的，操作說明參見附錄B的說明。9記錄 R-GZB0308-1A(采購產品催交狀態匯總表(Excel電子表)R-GZB0308-2A采購產品催交計劃(自動生成的Word合并文檔模板)R-GZB0308-3A采購產品催交報告R-GZB0308-4A(采購產品催交狀態信息表(自動生成的Word合并文檔模板)采購產品催交信息匯總表序號采購包號采購包名設備名稱設備數量重要性等級廠家名稱制造廠地點計劃交貨時間實際進展采購產品催交計劃編號：項目號PP11 版次： 編制日期：采購包號采購包名設備材料位號數量名稱合同信息制造商名稱制造商地15、址簽約日期交貨日期交貨月數交貨地點設備材料重要性等級催交等級催交方式催交人催交項目及計劃安排催交內容計劃時間備注制造計劃提交ACF圖紙提交ACE圖確認CF圖提交原材料簽約原材料到貨外協件到貨制造開始制造完成檢驗放行貨物出廠貨物裝運貨物抵達現場其他要求說明：計劃編制人采購經理項目經理關于采購產品催交計劃自動生成的操作說明采購產品催交計劃是一個自動形成的文件，具體編制操作是通過采購產品催交狀態匯總表進行的:1)在采購產品催交狀態匯總表( Excel電子表)上導入經審批的采購包分包表的相關內容;對己簽訂采購合同的，再導入與采購包相對應的采購產品合同信息表的相關內容。以建立基本信息。2)在采購產品催交16、狀態匯總表( Excel表)上確定并填“催交等級”、“催交方式”、“催交人”。3)在采購產品催交狀態匯總表( Excel表)上做進度計劃。:對各類催交內容，表中有“計劃”、“實際”、“預計”三欄，作為計劃只填寫“計劃”欄。對需要開展的催交內容填計劃時間，對不需要的填“”4)用采購產品催交計劃模板(Word合并文檔模板文件)，點“合并選項”進行合并操作，將會自動形成采購產品催交狀態匯總表( Excel表)編輯好的單個采購包的采購產品催交計劃。5)打印輸出合并后的采購產品催交計劃，報各級審批簽署。6)審批簽署后，將采購產品催交狀態匯總表( Excel表)(計劃版)發布給相關人員。產品催交報告項目號17、設備和材料類別碼+順序碼ER項目名稱項目階段采購裝置、工序、主項名稱第 頁共 頁采購包號采購包名稱供貨廠商催交時間段貨物名稱貨物數量1設計、外購、制造進度計劃編制2設計及ACF/CF圖等文件資料的提交狀態3原材料、外協件和配套輔機的供貨狀態4加工、制造和組裝狀態5檢驗和試驗狀態6包裝和標記狀態7運輸準備狀態8備品備件狀態9出廠文件資料狀態10供貨進度測量結果計劃完成%實際完成%預計延遲天數11供貨進度延遲原因分析因原材料采購拖延因外協件到貨拖延因制造負荷大拖延因工裝器具拖延因制造技術拖延因加工返修拖延因其他原因拖延12要求制造廠商采取的進度糾偏措施加大對供方的催交改變加工制造程序增加人力資源增18、加工裝器具自費趕工部分分包調整更新進度計劃13需要采購經理、項目經理采取的進度糾偏措施參加催交提供獎勵等14上次報告后下次催交前預計發生的主要事件15其他需要說明的事項催交報告人簽署：日期：采購產品催交狀態信息表編號：項目號PP12 版次： 催交時間段：采購包號采購包名設備材料位號數量名稱合同信息制造商名稱制造商地址簽約日期交貨日期交貨月數交貨地點設備材料重要性等級催交等級催交方式催交人催交項目及計劃安排催交內容計劃時間預計時間實際時間備注制造計劃提交ACF圖紙提交ACE圖確認CF圖提交原材料簽約原材料到貨外協件到貨制造開始當前制造進度制造完成檢驗放行貨物出廠貨物裝運貨物抵達現場其他要求說明：采購工程師簽署日期：