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1、裝飾公司辦公用品管理制度附表單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公用品管理制度 第一條 為保證辦公用品的有效使用和妥善保管，特制定本規定。第二條 目的：為使辦公更規范化、現代化，保證辦公用品滿足各部門正常工作需要。第三條 范圍：一、適用范圍：公司各部門二、發布范圍：公司各部門第四條 本規定中的辦公用品包括：一、公司給員工個人配置的辦公桌椅和員工日常工作所需的辦公低值易耗品。二、公司給員工工作配置的電腦，文件柜、白板、電話等。三、公司公共的辦公用品，如傳真機、復印機、打印機、投影儀等。第五條 新員工辦公桌椅的配備：行2、政部須在新員工到崗之前為其配置一套桌椅及一套辦公低值易耗品，并在桌椅上貼好公司標簽。第六條 行政部保證公司有一兩套備用辦公桌椅，并保證辦公低值易耗品的及時供應。不得造成公司員工工作的不便。第七條 公司員工應當自覺愛護公司財產，不得在桌椅上亂刻亂畫；節約使用辦公低值易耗品。第八條辦公用品的購買、發放一、辦公用品的購買1、行政部負責辦公用品、辦公設備、低值易耗品的購買、領用、保管、發放。2、公司各部門按照需求申購辦公用品，并按要求填寫辦公用品申購單（見附件一），將所需辦公用品申購單于每月2325號上報至公司行政部，3、行政部每月27-28日將所有申購的辦公用品進行分類匯總，完成辦公用品申購匯總表（3、見附件二），于每月的2930日，公司行政部根據實際用量和庫存情況制定購置計劃，經行政部經理審核后呈報常務副總/總裁審批。4、 審批完后的辦公用品申購匯總表交行政部，由行政主管核價采購。5、所有申購的物品必須經常務副總/總裁審核簽字后方可購買；預算之外的辦公用品須另附申請單，報經常務副總/總裁簽字認可后方可購買。6、特殊用品、低值易耗品和通訊設備，由各部門主管打申請報告，經公司主管副總簽字后，由行政部負責采置，然后記入備用保障卡。二、辦公用品的發放與保管1、辦公用品于每月的48號發放，由各部門指定人員到辦公用品管理員處簽字、填寫辦公用品領用登記表（見附件三）領取辦公用品，其它時間一律不準領取。特4、殊申報需經主管副總批示后申領。2、行政部設專人負責各部門辦公用品的申報、審批、核價、采購、發放、管理。辦公用品入庫根據入庫單檢查辦公用品的品種、數量、規格、單價是否與進貨相符，按手續收入庫，登記入賬。辦公用品出庫根據出庫單填寫內容，經申請部門經理及行政經理、主管副總簽字后方可出庫。3、備用管理實行“三清、兩齊、三一致”原則，即材料清、賬目清、數量清，擺放整齊、庫房整齊，帳、卡、物一致，做到日清月結。4、在日清月結的條件下，行政部于每月末對所有單據按部門統計，及時轉到財務部結算。5、各部門設立耐用辦公用品檔案卡，由行政部定期檢查耐用辦公用品使用情況，如非正常損壞或丟失，由當事人賠償。6、行政部有5、權收回公司調離人員辦公用品。7、辦公用品建立資產總賬，對每件物品進行編號，每月進行一次盤點核查。第九條、辦公消耗品一、辦公消耗品的購買1、辦公消耗品的消耗要根據本部門的實際需要申報，節約使用，避免浪費。2、辦公消耗品的購買由行政部負責，各部門設專人申報與領取。3、行政部把握消耗品在正常情況下每月的平均消耗量以及各種消耗品的市場價格、消耗品的最佳采購日期。在此基礎上，確定采購量與采購時間，以最小采購量滿足日常事務運營對消耗品的基本要求。4、對于在特殊場合使用特殊辦公消耗用品，使用部門先提出書面申請特批辦公用品申請單（見附件四），行政部對此進行必要的調查后決定是否準予采購，并按采購流程進行核價、采6、購。 5、各部門因工作需要印制各種單據時，無論是固有格式還是更新格式，使用部門在提出印制申請單同時應附上印刷單據的樣品。行政部予以核價、印制。6、行政部負責辦公用品費用的結算，并于每月末進行統計，向公司領導做出報告。二、辦公消耗品的領用1、行政部依據各部門的耗材申請，統一采購后發放。各部門派專人統一領取、發放與保管。領取人應就領取時間、部門名稱以及物品的名稱與數量簽字確認。另外，特殊辦公消耗品的申請應填寫用途。2、局部使用或特殊用途的賬薄、各種登記單據的訂購、領用，統一由行政部調控。使用部門或申請者按特殊用品申購程序提出申請。3、打印紙領用。各部門、各項目領用打印紙一包（含）以上，需認真填寫辦7、公用品的申請單，注明打印紙使用用途、數量等，經主管副總審批，報行政部備案后方可領用。4、嚴禁未經批準私自拿取公司辦公用品，違者按盜竊公司物品處理。第十條、文具用品一、辦公文具的分類1、消耗品：鉛筆、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、紙質筆記本、打印紙、標簽、便條紙、信紙、橡皮擦、燕尾夾、電池等。2、管理消耗品：簽字筆、熒光筆、修正液等3、管理品：剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、鋼筆、打碼機、計算機、印泥等。二、辦公文具用品使用分類1、個人使用保管的文具用品：如簽字筆、橡皮擦、紙質筆記本等。2、部門共同使用的文具用品：如打孔機、訂書機、打碼機等。三、辦公文具用品發放1、消耗品可根據歷史記錄（如過去8、半年耗用平均數）、經驗（估計消耗時間）設定領用基數（如簽字筆每人每月發放一支），或隨部門及工作狀況調整發放時間。2、部分消耗品（如筆芯、電池、紙筒膠帶、修正液），自第二次發放時，以舊品替換新品。3、消耗品如有故障損失或遺失，由個人或部門自購賠償。四、文具用品的管理1、行政部設立“文具用品領用記錄卡”，實行統一保管，在文具領用時做好登記并控制文具領用數量。2、文具由公司行政部統一采購，各部門原則上不可自行采購。如遇特殊情況必須自行采購時，應事先征得行政部的同意后方可采購，否則不予報銷。3、新入職員工到職時由所在部門提出文具申請單，可直接從行政前臺領取文具用品，人員離開時需將剩余文具一并交還行政部9、。第十一條、辦公家具一、家具購買家具購買各環節，行政部需以臺賬形式記錄下來。臺賬按部門分別設置，記錄各部門領用、借用和使用辦公家具的情況，定期以臺賬復印件形式向各部門主管通報。二、家具配置1、供應或配置的辦公家具，一律在醒目處貼上公司統一標識，并注明部門名稱，家具編號以及購置日期等。2、各部門主管對所配置的辦公家具負有使用和保管的責任，應防止家具被盜，被挪用被污染以及人為破損。3、家具使用責任者調離時，人力資源部應盡早與行政部聯系，由行政部做出具體安排。任何人不得擅自調配或使用原有辦公家具。4、家具嚴格遵循誰使用、誰保管、誰負責的原則，使用者有不可推卸的保管和維護責任，不得擅自委托他人保管家具10、。5、未經過使用者同意，任何人不得動用已經投入使用的辦公家具。三、家具修繕與保管1、行政部每半年對公司現有及庫存辦公家具進行盤點匯查，將賬物核對情況形成清查明細表，上報部門主管。2、家具破損或污染需要進行修理與清洗時，使用者及各部門不得隨意處置，需上報行政部，由行政部統一安排。3、經行政部檢查確認的沒有修理必要，由行政部向主管領導請示，做報廢處理。4、如因個人原因，造成家具破損、丟失的，視其情節輕重，處以相應賠償。第十二條、辦公設備報廢流程部門申請人填寫“設備報廢申請單”，詳細注明設備名稱、型號、編號、數量以及報廢原因，部門經理簽字確認。行政部接到“設備報廢申請單”，報公司成本管理副總簽字確認11、后，將“設備報廢申請單”及所要報廢的設備交由倉庫銷賬。招采中心就報廢設備進行招標，確定中標廠家及中標價格，中標廠家需向招采中心交付不低于中標金額的押金，同時招采中心開具收據和中標通知書至中標廠家。中標廠家憑中標通知書和收據至公司倉庫取走報廢設備。中標廠家持公司主管副總簽字的報廢設備收據，將應付的中標款項付至公司財務，招采中心返還押金，至此辦公設備報廢處理完畢。第十三條、項目部辦公設備配置的說明一、電腦：項目部以下人員可配備電腦：資料員、技術總工。使用者負責維護本人的電腦，電腦維修由公司指派專人進行。二、打印機：一間資料室安裝一臺打印機，統一由公司行政部專人負責連接。三、傳真機：每個項目配備一臺12、傳真機，由負責工程項目的項目經理申請并管理。四、數碼相機：為方便現場取證，各項目部可申報一部數碼相機。五、復印機：各項目部可申報一臺復印機，由本項目項目經理申報，管理。六、空調、電扇、電暖氣：項目部辦公室夏季可申報空調、電扇，冬季無集體供暖設備的辦公室和宿舍可申報電暖氣，行政部有權根據公司現存設備數量在各項目部間調配，無法滿足需求時購買。七、辦公桌椅、文件柜：項目部若需添加辦公桌椅及文件柜應說明原因，若損壞應走相應的報修或報廢程序。八、圖集、資料軟件：各項目部應工作需要購買圖集、資料軟件，報技術部審批由行政部統一采購。第十四條、項目辦公設備折舊管理說明一、項目上配備新設備的折舊辦法說明：1、如13、果項目上配備的是新購置辦公設備，那么首先按照此設備的原有價值和使用年限來進行折舊換算，計算出每月的設備折舊值在多少，然后按每月折舊值乘以項目工期月數，來計算此項目從工程開始之日到截止之日內所產生的折舊費用，此項費用在所屬項目工程款中予以扣除。例如：戴爾電腦3300元使用年限10年每年折舊值330元每年折舊值330元12個月每月折舊值27.5元每月折扣值27.5（假設項目工程期）6個月165元（項目整個工期內折舊費用）戴爾電腦3300元工期內折舊費165元折舊后價值3135元2、本項目結束后，項目上的辦公設備跟隨項目經理轉移到下一新項目，折舊值則從折舊后的產品現有價值來重新根據工期計算新一輪折舊14、費用，然后在工程款中扣除，直到設備報廢為止。二、項目上配備老設備的折舊辦法說明：1、如果接收的不是原有項目的辦公設備或經過維修后的辦公設備，那么首先按照設備折舊后當前價值和所剩使用年限來進行折舊換算，計算出每月的設備折舊值在多少，然后依然按照每月折舊值乘以項目工期月數來計算此項目整個工期內所產生的折舊費用，此項費用在所屬項目工程款中予以扣除。例如：維修折舊后的戴爾電腦1500元使用年限5年每年折舊值300元 每年折舊值300元12個月每月折舊值25元 每月折扣值25（假設項目工程期）6個月150元（項目整個工期內折舊費用）戴爾電腦1500元工期內折舊費150元折舊后價值1350元2、本項目結束15、后，項目上的辦公設備跟隨項目經理轉移到下一新項目，折舊值則從折舊后的產品現有價值來重新根據工期計算新一輪折舊費用，然后在工程款中扣除，直到設備報廢為止。第十五條、其它易耗品根據使用情況進行申報第十六條、文件設備復印機、傳真機由行政部設專人負責管理。第十七條 盤點辦公用品保管人應針對所保管物品進行周末盤點。第十八條 本規定由行政部負責解釋。第十九條 本規定自頒布之日起實施。此前頒布的辦公用品管理制度至本規定頒布之日起予以廢止。 附件一辦 公 用 品 申 請 單申購部門： 申購日期： 年 月 日序號物品名稱規格/型號申購數量用途備注12345678910111213141516171819202116、部門負責人： 相關副總： 行政經理審批: 常務副總審批：為了不耽誤您正常辦公，請在每月25日之前，填寫、審核清楚交由行政部。附件二：辦 公 用 品 申 購 匯 總 表 填表日期： 年 月 日申請人申請部門品 名單位數量單價預計金額使用者部門審批人附件三： 年 月辦公用品領用登記表日期物品數量部門領用人日期物品數量部門領用人辦公用品保管人： 領用經辦人： 附件四：特批辦公用品申請單：填表日期： 年 月 日申請人:部門:領用時間辦公用品名稱U盤（規格）：鼠標：鍵盤：其他：數量：申請原因:用 途:部門 負責人：相 關 副 總：常 務 副 總：行政經理確認：附加說明: 1、特例辦公用品如有丟失損壞，需17、在申請原因一欄寫清楚并由部門負責人簽字確認；2、U盤領用需寫清用途；3、損壞的物品請先交還行政部再領用新物品；4、如因個人原因丟失請自行負責；5、如有離職請將辦公用品歸還，并由接手人簽字確認辦公用品的申報和領用規定第一條 公司各部門所需的辦公用品，按計劃由行政部統一購置，各部門按實際需要領用。第二條 申報一、員工如需領用辦公用品，各部門應于每月25日前將下月的辦公用品領用需求單交到行政部，行政部負責匯總各部門申請并統一進行申報、采購。新員工入職，由本人或所屬部門管理員向行政部申領后，發給本人。二、 所有申報的辦公用品必須按工作實際需要提出。三、各部門如有重要事務需大批量領用辦公用品時，應提前一18、周通知行政部，以免庫存良不夠，采購不及時而影響工作。四、購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用，由行政部經理審批，購置大宗辦公用品，必須按財務管理規定報總裁或常務副總批準后購置。五、行政部將根據申請人的職位、工作內容進行審核按規定標準發放。第三條 領用一、行政部為每位員工設立員工辦公用品領用卡，登記員工個人領用的辦公用品，員工離職時，按表上記錄退還所領用的辦公用品。二、 員工每次領用文具時，需在員工辦公用品領用卡上簽名確認。三 、行政部原則上在每月初辦理領用手續，其他時間不受理辦公用品領用；一下情況除外：1、員工入職需領用的辦公用品2、管制消耗品，領用時間為每個工作日的14:0016:00.3、工作急需或其他特殊情況，需理解領取使用的。4、辦公用品管理人員要保證公司日常辦公用品的供給，必須做好領取記錄登記工作。第四條 辦公用品使用規定一、辦公用品只供工作使用，嚴禁公物私用二、員工應愛惜使用的辦公用品，節約資源。三、未經行政部同意，自行購買的辦公用品，財務部不予以報銷。四、各部門應按時提交購買物品申請單，詳細注明所需辦公用品的名稱、規格等，逾期未申報者，做自動放棄處理，不再另行通知。 第五條 所有員工要本著勤儉節約、杜絕浪費的原則，愛惜辦公用品。 第六條 本規定自頒布之日起實施