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1、有限公司項目部物資資料管理制度 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 1公司物資資料管理1.1項目留存資料管理1.1.1項目應(yīng)在物資采購招標(biāo)前，由招標(biāo)組織單位對未在公司物資供應(yīng)商信息庫中的供應(yīng)商填寫物資供應(yīng)商評審表，并同時將供應(yīng)商的相關(guān)資料（年審?fù)ㄟ^的營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證明、產(chǎn)品合格證、產(chǎn)品檢驗報告等）報公司物資商務(wù)部審批。1.1.2項目部每年底負責(zé)填寫物資供應(yīng)商（）年度考評表，進行當(dāng)年度合作供應(yīng)商的年度考評工作。1.1.3公司物資商務(wù)部對當(dāng)年未合作供應(yīng)商進行資料延續(xù)性審核，經(jīng)查實其營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)須年2、檢資料未經(jīng)年檢的供應(yīng)商，將被列為不合格供應(yīng)商進行管理。1.1.4項目所合作的供應(yīng)商如發(fā)生不合格供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)的行為，項目部應(yīng)隨時向公司物資商務(wù)部上報相關(guān)說明材料，經(jīng)確認后，列為不合格供應(yīng)商。1.1.5公司物資商務(wù)部應(yīng)對項目的物資需用總計劃及計劃變更的證實資料或其他情況說明進行存檔，并進行統(tǒng)一編號管理。1.1.6公司物資商務(wù)部應(yīng)及時對項目的招、議標(biāo)資料及物資采購合同資料（包括協(xié)議、補充協(xié)議等與合同有同等效力的采購文件）進行收集歸檔，并統(tǒng)一編號。具體資料包括：招標(biāo)計劃表、招標(biāo)文件評審表、招標(biāo)文件發(fā)放記錄、答疑紀(jì)要、投標(biāo)文件接收記錄、物資招標(biāo)采購開標(biāo)記錄、物資采購議標(biāo)記錄、物資集中采購中標(biāo)單位評審表3、項目物資采購中標(biāo)單位評審表、集中采購物資合同評審表、項目物資采購合同評審表、分供合同副本、樣品移交接收單等。1.1.7公司物資商務(wù)部應(yīng)及時對項目的結(jié)算資料進行收集歸檔，并統(tǒng)一編號。具體資料包括：結(jié)算計劃、供應(yīng)商月度對賬單、月度預(yù)結(jié)算單、總結(jié)算、結(jié)算審批表、分供工程結(jié)算目錄、分供總結(jié)算明細、不合格物資記錄評審處置表等應(yīng)扣款明細或其他相關(guān)資料的書面及電子版資料。1.1.8公司物資商務(wù)部應(yīng)及時對項目的付款資料進行收集歸檔，并統(tǒng)一編號。具體資料包括：分供付款單、項目零星物資采購單的書面及電子版資料。1.1.9公司物資商務(wù)部負責(zé)填制物資采購、支付管理臺帳，物資采購、支付管理臺帳是項目物資采購、分供結(jié)算4、以及付款統(tǒng)一控制管理的臺賬，公司物資商務(wù)部在簽訂分供合同后按合同編號的先后順序登記物資采購、支付管理臺賬，隨時根據(jù)預(yù)結(jié)算、結(jié)算、付款情況填寫相關(guān)供應(yīng)商的信息，并將相關(guān)的書面資料收集歸檔，統(tǒng)一進行編號。公司物資商務(wù)部按月和項目部相關(guān)負責(zé)人進行臺賬核對，保證資料的真實性和完整性。1.1.10項目應(yīng)于每月10日前將項目上月（ ）月份物資收發(fā)存盤點統(tǒng)計報表和工程項目材料耗用匯總表的書面及電子版資料報送公司物資商務(wù)部。1.1.11公司物資商務(wù)部應(yīng)及時對項目的物資調(diào)撥、處置資料進行收集歸檔，并統(tǒng)一編號，具體資料包括：物資調(diào)撥申請表、物資價值評估評審表、物資處置申請表、物資變賣處置記錄等。2項目部物資資料管5、理2.1計劃管理：項目部應(yīng)依據(jù)經(jīng)公司物資商務(wù)部審批后的物資需用總計劃、招標(biāo)計劃編制物資的月度計劃，進場前編制物資需用計劃，并對所有計劃及變更的資料進行歸集、編號。2.2招標(biāo)、議標(biāo)資料管理：原則上招標(biāo)、議標(biāo)資料應(yīng)由公司物資商務(wù)部統(tǒng)一存檔保留，項目上為使用方便可自行留存相關(guān)資料。2.3合同資料：原則上合同資料正本應(yīng)由公司物資商務(wù)部統(tǒng)一存檔保留，項目上留存副本或復(fù)印件，并進行臺帳管理，按公司要求統(tǒng)一編號。2.4內(nèi)業(yè)資料： 2.4.1物資送料單是物資內(nèi)業(yè)人員填制物資入庫單的原始憑證，送料單應(yīng)連續(xù)編號。物資進場時，項目部物資采購員應(yīng)會同物資使用單位指定人員根據(jù)相關(guān)資料對供應(yīng)商所送貨物的數(shù)量現(xiàn)場進行清點，6、確定數(shù)量準(zhǔn)確無誤后與物資使用單位指定人員共同在物資送料單上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商所送貨物存在數(shù)量短缺或部分貨物外觀、資質(zhì)等存在不合格現(xiàn)象，項目部物資采購員應(yīng)在物資送料單上保留供應(yīng)商送貨的數(shù)量，寫明實收貨物的數(shù)量，并與物資使用單位指定人員共同簽字確認。2.4.2物資采購入庫單和物資采購出庫單是編制物資收發(fā)存盤點統(tǒng)計報表的有效憑證之一。物資采購員依據(jù)物資送料單填寫物資入庫單，物資庫管員負責(zé)填寫物資出庫單，入庫單和出庫單必須有項目經(jīng)理簽字方為有效。零星物資報銷時需附上物資出、入庫單的乙聯(lián)和丙聯(lián)以及物資收料單；合同物資報銷只需附上物資收料單即可。物資出入庫單據(jù)的其它聯(lián)應(yīng)由項目物資采購人員和庫管員妥善保7、管，以方便登帳和查賬時使用。2.4.3物資處置申請表、物資處置記錄、物資調(diào)撥單、物資價值評估評審表是項目進行物資調(diào)撥、處置的憑證，項目應(yīng)將相關(guān)資料歸檔、編號，并按公司要求備案。2.4.4料具出場申報放行單是施工現(xiàn)場所有材料設(shè)備（包括我方、分包方以及業(yè)主）唯一的出門憑證，需由項目部物資工作人員統(tǒng)一進行編號，并于騎線處加蓋項目公章方可生效。該單據(jù)一式兩份，存根聯(lián)保存于項目物資管理職能部門（或物資管理負責(zé)人），另一聯(lián)由申請人辦理完相關(guān)手續(xù)后交予現(xiàn)場值班保安簽字確認并填寫出門時間后自行保存。2.4.5項目物資使用的其他資料應(yīng)按管理內(nèi)容分類進行保存，凡不要求進行公司管理資料備案和檔案資料備案的，可于工程8、竣工結(jié)算后自行銷毀。2.4.6項目物資管理職能部門（或物資管理負責(zé)人）根據(jù)物資入庫、出庫情況應(yīng)編制物資臺帳，在每次物資入庫、出庫時立即對相應(yīng)物資進行登記，并及時關(guān)注物資進場數(shù)量是否達到定額數(shù)量，如果接近定額數(shù)量應(yīng)及時通知項目經(jīng)理，引起注意。物資管理人員應(yīng)同時建立物資結(jié)算和支付臺賬，并嚴格控制材料付款情況，以防超付情況發(fā)生。2.4.7項目部根據(jù)各類管理臺帳每月編制工程月度物資收發(fā)存盤點統(tǒng)計報表和工程月度材料耗用匯總表。工程月度物資收發(fā)存盤點統(tǒng)計報表是由項目物資內(nèi)業(yè)工作人員根據(jù)每月入庫、出庫臺帳以及月末實際的物資盤點表編制而成的。工程月度項目材料耗用匯總表是項目各類物資的工程部位本月實際消耗量匯總編制而成，是建造合同中工程材料成本的確定依據(jù)。