礦業公司人事檔案收集、歸檔管理制度.doc
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編號:842941
2023-12-18
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1、礦業公司人事檔案收集歸檔管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 第一章 總則第一條 為了提高人事檔案管理水平,將公司人事檔案管理工作制度化、規范化,有效地保護和利用檔案,更好地為公司歷史地全面地考察了解干部和正確選拔使用人才提供依據,根據中華人民共和國檔案法、中共中央組織部、國家檔案局發布的干部檔案工作條例,和中共中央組織部干部人事檔案材料收集歸檔規定等法規制定本制度。第二條 人事檔案由綜合管理部歸口管理。第三條 管理范圍(一)公司領導班子干部檔案按干部管理權限保管。 (二)其他人員人事檔案由綜合管理部保管。第四條2、 人事檔案管理部門的職責(一)保管人事檔案,為公司積累檔案史料;(二)收集、鑒別和整理人事檔案材料;(三)辦理人事檔案查閱、借閱和轉遞;(四)登記員工職務、工資的變動情況;(五)為有關部門提供人事情況;(七)做好人事檔案的安全、保密、保護工作;(八)推廣、應用人事檔案現代化管理技術;(九)辦理其他有關事項。第五條 人事檔案工作人員在檔案建設和管理工作中承擔著十分重要的責任,應具有較高的政治素質和業務素質,必須做到以下要求:(一)堅持四項基本原則,認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和黨的各項方針、政策,努力提高政治思想水平;(二)熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業務,提高業務水平和工作能力3、;(三)嚴格遵守中華人民共和國檔案法和保密規定,保護檔案的安全,不得泄露檔案內容;(四)堅持原則,嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事;(五)工作調動時,必須做好檔案和檔案材料及業務文件等的交接工作。第二章 人事檔案收集范圍第六條 員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉業部門審批表等。 第七條 錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續聘審批表,退職材料。 第八條 出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。 第九條 黨代會、人代會、政協會議的工4、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。 第十條 辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。 第十一條 評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表,專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。 第十二條 員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據的證明材料。 第十三條 黨團組織建設中形成的入黨志愿書和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表,優秀黨員事5、跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料,退黨材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。 第十四條 干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。 第十五條 表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。 第十六條 各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。 第十七條 員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。 第十八條 體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢6、等級的材料。 第十九條 辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。第二十條 高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。 第二十一條 職工學歷變動材料。 第二十二條 其他可供組織參考有保存價值的材料。第三章 收集方法與歸檔第二十三條 形成人事檔案材料的部門,在形成材料后的一個月內,按要求將材料送交綜合管理部歸檔。第二十四條 綜合管理部應掌握形成人事檔案材料的信息,及時同有關部門聯系,不失時機地收集新形成的人事檔案材料。第二十五條 綜合管理部發現有關部門送交歸檔的材料不符合歸檔要求時7、,應及時通知材料形成的部門補送或補辦手續。形成人事檔案材料的部門,有責任按規定認真辦理。第二十六條 綜合管理部應根據工作需要,適時布置填寫干部履歷表或干部履歷補充表等,及時充實檔案內容。第二十七條 收集的材料必須經過認真的鑒別。屬于歸檔的材料應真實,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續完備。需經組織審查蓋章或本人簽字的,蓋章簽字后方能歸入檔案。第二十八條 不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔,經過鑒別,可分情況予以處理。凡銷毀材料,必須詳細登記,并報請主管負責人審查批準。第二十九條 凡屬于應歸入人事檔案的材料,均應按有關要求進行整理立卷。第三十條 人事檔案材料不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍墨水和復8、寫紙書寫。第四章 檔案的內容和分類第三十條 人事檔案由歷史地、全面地反映人員情況的材料構成。內容及其分類:第一類 履歷材料;第二類 自傳材料;第三類 鑒定、考核、考察材料;第四類 學歷和評聘專業技術職務材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、審批材料);第五類 政治歷史情況的審查材料(包括甄別、復查材料和依據材料,黨籍、參加工作時間等問題的審查材料);第六類 參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料;第七類 獎勵材料(包括科學技術和業務獎勵、英雄模范先進事跡);第八類 處分材料(包括甄別、復查材料,免于處分的處理意見);第九類 錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退(9、離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料;第十類 其他可供組織上參考的材料。第五章 檔案的保管與利用第三十一條 根據安全保密、便于查找的原則要求,對人事檔案應嚴密、科學的保管。(一)人事檔案管理部門,要建立堅固、防火、防潮的專用檔案庫房,配置鐵質檔案柜。庫房面積每千卷需20至25平方米。庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備;(二) 庫房的防火、防濕、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查;要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫、濕度(要求:溫度1424,相對濕度4565%);(三)保管人事檔案,應建立登記和統計制度。每年全面檢查核對一次檔案,發現問題及時解決。(四)人事檔案管理部門,要設10、置專門的檔案查閱和檔案管理人員辦公室。檔案庫房、閱覽室和檔案人員辦公室應三室分開;(五)要不斷地研究和改進檔案的保管方法和保護技術,逐步實現檔案管理工作的科學化、現代化。第三十二條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規格實行統一的制作標準(見附件一)。第三十三條 因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規定:(一)查閱檔案者應持有蓋有單位公章的介紹信;(二)查閱、使用企業職工檔案的單位,應派可靠人員查閱;(三)凡查閱檔案,利用單位應派中共黨員到保管單位查閱室查閱;在查閱檔案時,查閱單位應填寫查閱檔案審批表(附件二),按照查閱檔案的規定辦理審批手續。(四)檔案管理單位,要根據規定,確定是否提供和提供什么11、材料;(五)檔案一般不外借。如必須借出使用時,要說明理由,經過主管部門負責人批準,并嚴格履行登記手續,限期歸還,不得擅自轉借他人;(六)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;(七)查閱檔案,必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料;查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容,違犯者應視情節輕重,予以批評教育直至紀律處分; (八)借用、查閱檔案的單位或個人,不得擅自拍攝復制檔案內容;因工作需要從檔案中取證的,必須請示綜合管理部審查批準后才能復制(拍攝)。第六章 檔案的轉遞第三十四條 人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取12、,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。第三十五條 公司員工因辭職、退職、自動離職,在沒收到對方單位的轉遞檔案通知單前,其檔案仍由綜合管理部保管。第三十六條 轉出的檔案必須完整齊全,并按規定經過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出;第三十七條 檔案必須按統一規定的“轉遞檔案通知單”(見附件三)的項目詳細登記,并嚴密包封;第三十八條 收到檔案的單位,經核對無誤后,應在回執上簽名蓋章立即退回。逾期一個月未退回者,轉出單位應寫信催問,以防丟失。第七章 附則第三十九條 相關圖表(一)檔案卷皮、檔案袋樣式和規格(附件1)(二)查閱檔案審批表(附件2)(三)轉遞檔案通知單(附件3)附件一檔13、案卷皮、檔案袋樣式和規格 為了保護干部檔案材料,便于保管和利用,根據人事檔案規范的規定,對干部檔案卷皮、檔案袋的規格、樣式規定如下。今后凡新制做時,一律按統一的規格、樣式制做。一、檔案卷皮(卷面、卷底各一頁)1、卷皮規格:長30.5厘米,寬22厘米;左邊設三個裝訂線眼,眼距(從眼中心算起)8.3厘米;線眼中心距左側邊沿15厘米,上、下眼線中心距上、下邊沿均為5.4厘米。2、卷皮顏色:應采用淺淡色,如淺黃、乳黃色等,不要用大紅、大綠,或黑、蘭、紫等深色。卷面上的字,一律用紅字。3、卷面項目:“干部檔案”、“正本”(或“副本”)、“姓名”。4、卷面里頁印“注意事項”:注意保密,不得遺失,不得讓無關14、人員翻閱。愛護檔案,不要涂沫、勾畫及亂加批注。卷內材料不得拆散,不得隨意增加或抽出材料。二、檔案袋1、規格:長33.5厘米,寬24.3厘米,厚(折疊部分)2.5厘米。2、材料質量:可根據條件選用較好的牛皮紙。3、袋面項目:“檔案袋”、“姓名”、“性別”、“籍貫”“檔案號”。4、字的顏色與檔案卷面相同。附件二查閱檔案審批表查閱單位查閱日期查閱人 查閱檔案查閱事由(附介紹信):人事檔案管理部門意見簽 字:主管領導意見 簽 字:附件三檔 案 轉 遞 存 根檔字第 號茲轉去 等 同志人事檔案材料共計 份。年 月 日青海黃河礦業有限責任公司: 月 日轉來檔字第 號 同志等人檔案材料共計 份,已如數收到,現將回執退回。 收件人 收件機關蓋章:年 月 日轉遞檔案通知單檔字第 號茲將 等 同志檔案材料轉去,請按目錄清點查收,并將回執退回。青海黃河礦業有限責任公司年 月 日 姓 名原部職別調何部門檔案正、副本數目