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1、礦業企業OA辦公系統協同管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的XX礦業股份有限公司及各所屬單位協同辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）是通過信息化手段實現工作實時管理，提升單位內部及單位之間協同工作效率，系統推進管理制度化、標準化和規范化的管理軟件。為有效利用OA辦公系統，建立信息化平臺，規范信息的使用和傳遞，促進業務流程與信息流程的統一，提高經營管理的效率和效果，特制定本辦法。2 適用范圍本辦法適用于可登錄OA系統的XX礦業股份有限公司、XX鉬業有限公司、和龍事業部。3 職責及工作流程3.1 OA系統的戰2、略規劃、重要信息系統政策等重大事項應當經由公司有權機構審批通過后，方可實施。OA系統使用部門應積極參與信息系統戰略規劃、重要信息系統政策等的制定工作。3.2公司運營管理部是OA系統的歸口管理部門，可由其根據實際情況委托專業服務機構從事OA系統的開發、運行與維護等工作。3.3運營管理部信息管理員具體負責以下工作：3.3.1程序管理：負責保障并監控應用程序正常運行。3.3.2數據庫管理：對OA系統中的數據進行存儲、處理、管理，維護組織數據資源。3.3.3數據控制：確保原始數據經過正確授權，監控信息系統工作流程，協調輸入和輸出。3.3.4終端操作：終端用戶負責記錄交易內容，授權處理數據，并利用系統輸3、出的結果。3.4公司人力資源部負責向運營管理部提供入職（離職）人員名單，定期核對OA系統上的人員名單，并組織開展新員工培訓及OA系統培訓工作。3.5公司各部門、各分子公司，應配合開展OA系統電子工作流程的制定，積極參加培訓，掌握OA系統使用技巧，實現熟練運用OA系統的目的。3.6用戶帳號注冊：各單位部門用戶帳號統一報運營部信息管理員設置。3.7公文流程及知識設置公告發布流程（1）各單位須指定公告發布人（暫定行政部），報運營管理部備案后進行設置。（2）對于需要在指定范圍內發布的時效性強的告知性文件，可采用公告形式進行發布，發布后需經過相關領導審核才能通過。通知的發布流程（1）各單位部門應指定通知4、發布人，報運營管理部備案后進行設置。（2）通知發布人起草通知后，應提交本部門負責人審核后方可發布。新聞及公司動態（1）新聞及公司動態的發布范圍是全體OA系統用戶。（2）各單位應指定新聞及公司動態發布人，報運營管理部備案后進行設置。（2）新聞及公司動態發布人起草通知后，應提交相關人員審核后方可發布。制度流程（1）各部門對已通過審核的制度流程要統一交與行政部發布人進行發布，行政部發布人負責發布并上傳到相應的部門制度流程文件夾。知識管理（1）各部門可制定發布人，并隨時上傳相應的知識到OA系統知識管理文件夾3.8討論管理討論是員工暢所欲言的空間，應保證討論話題活潑健康，體現企業員工積極向上的風采風貌。5、禁止發布不良言論和與企業、工作無關的言論。否則系統管理員有權從后臺刪除，并交與公司相關部門處理。所有討論由運營管理部信息管理員每三個月從后臺清理刪除一次。4 系統管理4.1 OA系統的開發、變更、運行與維護控制OA系統的開發控制（1）運營管理部應當根據信息系統建設整體規劃，提出信息系統項目建設方案，經審批后實施。（2） OA系統開發過程中，應當明確提出開發需求和關鍵控制點，采取多種方式與開發單位進行充分溝通，為系統開發奠定良好基礎。運營管理部應當加強信息系統開發全過程的跟蹤管理。（3）如需開發，公司應當成立OA項目管理小組，負責信息系統的開發，對項目整個過程實施監控。 OA系統的變更控制運營管6、理部應當制定詳細的信息系統計劃。對涉及新舊系統切換的情形，OA系統用戶部門應當積極參與數據遷移過程，對數據遷移結果進行測試。 OA系統的運行與維護控制（1）各單位用戶注冊、注銷、崗位信息變動、權限調整，各部門或人力資源部應在2個工作日內將人員的姓名、崗位、所屬單位等基本資料交至運營管理部信息管理員，由信息管理員在1個工作日內完成用戶注冊、注銷、調入調出工作。（2）用戶需及時更新完善個人信息，包括辦公室電話、手機號碼、郵箱地址等信息，確保OA上的員工通訊錄保持最新狀態以及密碼安全（進入“個人事務-個人設置”，填寫“個人信息”、“密碼修改”欄目）（3）每位員工的存儲空間（包括郵箱、文檔、博客）為27、10M，如要增加容量，須向運營管理部提出申請。（4）電子工作流程發送前后，流程發起人應對電子工作流程進行檢查跟蹤，如發現問題請及時與運營管理部信息管理員聯系，以免造成流程審批錯誤。（5）為保證系統高效運作，各用戶需及時處理提交待辦事項，不得無理由不予處理，待辦事項三天內必須提交處理，特殊情況除外。（6）公司各部門、分子公司，應指定專人，根據公司的規章制度，負責制作或修改工作流程，填寫OA流程新增表（新上OA流程）及OA流程修改表（修改OA原有流程）詳見附件；填寫完畢并通過簽批后，提交給運營管理部信息管理員。（7） 信息管理員根據上一步通過審批的表單，制作OA電子工作流程，在通過試運行后，通過正8、式發文方式進行試運行，適時轉入正式運行。（8）需要廢止某類工作流程時，由編寫部門起草工作流程廢止申請報告，說明廢止原因，報公司領導審批后方可執行。（9） OA用戶應定期清理所屬數據,如OA短信、郵件等，保證服務器的運行速度與質量。信息管理員應定期檢查服務器的可用資源，協助員工清除多余的數據資料。（10）信息管理員應定期備份數據庫，每月將服務器上的數據拷貝到專用移動硬盤。4.2信息系統訪問安全4.2.1信息管理員應接受培訓，經考核合格后方能正式上崗。信息管理員應在權限范圍內進行操作。更換信息管理員或密碼泄露后，必須及時更改密碼。若信息管理員離開工作現場，必須鎖定或退出已運行的程序，防止其他人員利9、用自身賬號操作。4.2.2信息管理員應定期檢測信息系統運行情況，及時進行計算機病毒的預防、檢查工作，禁止用戶安裝非法防病毒軟件和私自卸載公司要求安裝的防病毒軟件。未經許可，不得在服務器上安裝不相關的程序、軟件，避免由此帶來的安全漏洞。4.2.3信息管理員應當充分利用操作系統、數據庫、應用系統自身提供的安全性能，在系統中設置安全參數，以加強系統訪問安全。禁止未經授權人員擅自調整、刪除或修改系統中設置的各項參數。涉及上網操作的，應當加強防火墻、路由器等網絡安全方面的管理。4.2.4信息管理員不得擅自進行系統軟件的刪除、修改等操作。信息管理員應嚴格規范賬號、密碼和使用權限。4.2.5 OA用戶應保管10、好自己的用戶密碼，不得將自己的帳號和密碼告訴他人，由他人登陸OA、處理電子工作流程。任何人員不得盜用他人帳號和密碼登陸OA竊密，也不得盜用他人帳號和密碼登陸OA發表不良言論。4.2.6 OA系統用戶應及時查閱登陸日志，若發現有非法登陸的情況，應及時向信息管理員報告，并及時更改密碼。4.2.7原則上，OA用戶禁止在公共場所使用公用電腦（如網吧、機場等場所的公用電腦），以防個人OA權限被盜用、泄露公司信息。4.2.8信息管理員應定期對系統中的賬號進行清查，檢查操作日志，避免有授權不當的賬號，及時清除非授權賬號。為確保OA系統使用的安全性和保密性，需遠程登錄OA的必須通過相關領導審批，并提供專門電腦11、。凡涉密內容未經單位負責人許可不得在OA上發布。OA系統中的信息未經單位負責人批準不得由外部人員查看，如發生泄密的情況，將追究相關人員責任。4.3登錄管理OA系統同步在線人數為200人，每位用戶處理完工作后應立即下線，以保障其他用戶順利登陸。為保障用戶都能順利登陸正常工作，嚴禁用戶自行安裝A8精靈，安裝需通過運營管理部，已經安裝A8精靈的用戶必須卸載。4.4 OA硬件管理4.4.1信息管理員應當根據公司制度，對系統設備的新增、報廢、流轉等情況建檔登記，統一管理。4.4.2 信息管理員維護OA系統硬件所處環境，以及檢查更換系統硬件等。維護OA系統所處環境包括機房的溫度、濕度、電壓，網絡設施的保護12、措施等；檢查更換系統硬件，應當包括定期或不定期對系統硬件本身狀況進行檢查，及時發現、排除問題。4.4.3 信息管理員負責管理和檢查。進出公司機房，需進行登記，嚴格管理。其他任何人員未經授權不得進入機房，不得接觸計算機信息系統硬件設備。對于主要系統服務器應當配備不中斷電源供給設備。硬件設備的更新、擴充、修復等工作應當由相關人員提出申請，報批后方可開展工作。信息管理員應當嚴格遵守用電安全，不得在計算機專用線路上使用其他用電設備。5、附件5.1OA流程新增表5.2OA流程修改表OA流程新增表部門流程名稱流程圖例3主管副總4人力行政副總5總經理2部門主管1發起人 表單圖例注釋：可另附附件序號步驟名稱處理者描述流程節點有無分支條件12345運營管理部： 部門負責人簽字： 信息管理員： 填寫人簽字： OA流程及表單變更申請表 XX日期： 申請單位姓 名所 在 部 門申請變更原因變更流程表單原流程或表單新流程或表單變更內容描述OA系統管理員意見評估變更日期測試過程描述部門負責人意見日期運營管理部意見日期主管副總審批總經理審批