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1、煤礦檔案庫(kù)房保密、鑒定銷毀制度 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 檔案庫(kù)房管理制度 1.檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家有關(guān)檔案工作的政策、法令,自覺提高業(yè)務(wù)水平,遵守職業(yè)道德,樹立為生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研服務(wù)的思想,做到案卷標(biāo)準(zhǔn)化,管理制度化,庫(kù)房整潔條理化,鑒定技術(shù)化,修補(bǔ)托裱經(jīng)常化。 2.檔案管理人員要堅(jiān)守崗位,忠于職守,嚴(yán)防檔案丟失或遭到破壞。 3.檔案庫(kù)房門口要有醒目的警示標(biāo)志,非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入庫(kù)房。 4.嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙或存放易燃易爆物品。 5.每日下班前,必須對(duì)庫(kù)房門崗及電源進(jìn)行一次全面檢查,窗口入銷、門2、口上鎖,重要節(jié)假日要堅(jiān)持夜間值班,確保庫(kù)房安全。 6.庫(kù)房?jī)?nèi)要經(jīng)常清掃、通風(fēng),保持清潔和適當(dāng)濕度,做到防火、防蟲蛀、防鼠咬、防塵、防陽(yáng)光直射。 7.每月下旬檢查一次消防工具和庫(kù)內(nèi)外安全防護(hù)設(shè)施,做到消防器材定點(diǎn)存放,使用方便。 8.每季對(duì)案卷進(jìn)行一次全面清查,重點(diǎn)清點(diǎn)案卷數(shù)量,保管質(zhì)量,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告或處理。 9.開展經(jīng)常性的檔案加工整理,對(duì)因材質(zhì)易損、查閱率高而造成損壞的檔案材料要及時(shí)修補(bǔ),確保案卷整潔、完整。 煤礦檔案室 兼職檔案員崗位責(zé)任制 1.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法及上級(jí)相關(guān)檔案管理規(guī)定,刻苦學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)能力。 2.對(duì)本單位形成的文件材料和科技資料及時(shí)進(jìn)行搜集登記、整理、組卷,3、按時(shí)按質(zhì)向檔案室移交歸檔。 3.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保文件安全,做到不丟失、不泄密。 4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案圖紙修改補(bǔ)充管理制度,做到底圖、藍(lán)圖一致,檔案與實(shí)物相符。 5.加強(qiáng)與檔案室的聯(lián)系,自覺學(xué)習(xí)宣傳和落實(shí)上級(jí)有關(guān)檔案工作的指示和要求,保證企業(yè)檔案管理制度的貫徹執(zhí)行。 煤礦檔案室 檔案室保密制度 1.檔案管理人員必須忠于職守,嚴(yán)守國(guó)家和企業(yè)機(jī)密。 2.嚴(yán)禁在公共場(chǎng)所泄露有關(guān)檔案涉密內(nèi)容。 3.嚴(yán)禁在個(gè)人筆記、信件中抄錄檔案涉密內(nèi)容。 4.嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)密檔案管理規(guī)定,嚴(yán)禁將機(jī)密卷隨意帶出,嚴(yán)禁攜帶案卷出發(fā),個(gè)人辦公桌內(nèi)不得存放機(jī)密案卷,加工、整理或查閱完畢后,應(yīng)隨時(shí)送庫(kù)房存放。 5.嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員透4、露檔案數(shù)量、內(nèi)容、存放位置和庫(kù)房安全防護(hù)設(shè)施情況。 煤礦檔案室 文書檔案員工作標(biāo)準(zhǔn) 1.負(fù)責(zé)全礦文件、材料的回收、清理、立卷、歸檔。 (1)定期回收黨政工團(tuán)各系統(tǒng)應(yīng)歸檔的文件。 (2)每年六月底前,將上一年度具有保存價(jià)值的文件材料清理歸檔。 2.搞好文書檔案管理。 (1)認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案法和上級(jí)、本礦相關(guān)檔案管理規(guī)定。 (2)對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的文件、材料進(jìn)行復(fù)制加工,確保符合標(biāo)準(zhǔn)。 (3)編制目錄索引,建立查考卡具。 (4)編制各類資料和匯集大事記,年鑒資料。 (5)對(duì)超過保管期的檔案,及時(shí)報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo),做好續(xù)存或 銷毀的事宜。 (6)保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生,定期通風(fēng)除塵,搞好防潮、防火、防蛀、防鼠咬等工作5、。 煤礦檔案室 科技檔案員工作標(biāo)準(zhǔn) 1.負(fù)責(zé)科技檔案資料的收集工作。 (1)及時(shí)與相關(guān)部門聯(lián)系,確保資料、圖紙及時(shí)完整的歸檔。 (2)將科研成果資料、試驗(yàn)報(bào)告、刊物照片、底片等有關(guān)科技資料歸檔。 (3)對(duì)新進(jìn)的大型設(shè)備、重要儀器必須有檔案人員參加開箱,其中的各類圖紙、資料必須及時(shí)歸檔。 (4)負(fù)責(zé)底圖的交接、整理、歸檔。 2.做好科技檔案的整理。 3.搞好科技檔案的鑒定。 4.負(fù)責(zé)科技檔案的保管與統(tǒng)計(jì)。 5.搞好科技檔案的利用工作。 6.搞好曬圖工作,管理和使用好曬圖機(jī)。 煤礦檔案室 檔案鑒定銷毀制度 1.建立有礦領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員、有關(guān)業(yè)務(wù)人員組成的檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組。具體由礦辦公室根據(jù)檔6、案鑒定銷毀管理規(guī)定擬定領(lǐng)導(dǎo)小組和鑒定人員人選,提出鑒定意見,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后落實(shí)執(zhí)行。每?jī)赡杲M織一次檔案鑒定銷毀工作。 2.檔案管理人員要經(jīng)常檢查了解檔案的保管時(shí)效和保存價(jià)值,鑒定前,需將鑒定的案卷、資料逐一登記造冊(cè),分類存放。 3.檔案鑒定銷毀工作要本著“保管從寬、銷毀從嚴(yán)、長(zhǎng) 短期從寬、永久從嚴(yán)”的原則,慎重對(duì)待每一份文件資料的取舍。 4.檔案鑒定時(shí),要有領(lǐng)導(dǎo)小組成員在場(chǎng),并直接參加鑒定,鑒定工作要按保管單位逐卷進(jìn)行,對(duì)文件資料的保存價(jià)值有異議時(shí),可集體分析研究,再有異議時(shí),此類資料可暫存。 5.領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后,要提出具體的鑒定意見,并按保管單位逐一填寫,然后由小組負(fù)責(zé)人簽字,并注明7、鑒定日期和參加鑒定的人員。 6.鑒定結(jié)束后,鑒定小組寫出報(bào)告,列出銷毀文件清冊(cè)一式三份,報(bào)礦長(zhǎng)或總工程師審查簽字,并報(bào)集團(tuán)公司檔案室備案。 7.銷毀檔案必須慎重從事,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,銷毀前要按銷毀文件清冊(cè)逐一清點(diǎn),防止漏銷或多銷,銷毀時(shí)要一人監(jiān)督,二人銷毀。用焚燒方法銷毀時(shí),要將文件全部燃燒并清理好灰燼,防止漏燒,用打紙漿方法銷毀時(shí),要在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)護(hù)打紙漿工序,直至結(jié)束,參加銷毀的人員要在銷毀清冊(cè)上簽字,以示負(fù)責(zé)。 煤礦檔案室 檔案室服務(wù)公約 一、熱愛本職,扎實(shí)工作,做到盡職盡責(zé); 二、努力學(xué)習(xí),鉆研業(yè)務(wù),掌握過硬本領(lǐng); 三、服務(wù)生產(chǎn),服務(wù)科研,一切為了利用; 四、百問不煩,百查不厭,準(zhǔn)確提供資8、料; 五、態(tài)度和藹,文明禮貌,提高服務(wù)質(zhì)量; 六、執(zhí)行制度,嚴(yán)守機(jī)密,登記認(rèn)真齊全; 七、注意調(diào)查,深入開發(fā),發(fā)揮檔案效能; 八、精心檢點(diǎn),做好七防,保證庫(kù)房安全。 底圖保管更改制度 為提高底圖的使用壽命,加強(qiáng)圖紙的保密工作,更好的為本企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)服務(wù),特制度以下保管更改制度: 1.底圖保管制度。 (1)存放底圖采用平放和卷放的方法,嚴(yán)禁折疊存放。 (2)底圖采用平放時(shí)要按套分類順序存放,并用牛皮紙包好,采用卷放時(shí)應(yīng)襯上木條并用牛皮紙封好后存放。 (3)底圖的存放裝具,要用多層抽屜式底圖柜,禁止堆放。 (4)加強(qiáng)底圖的庫(kù)房管理,庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸?并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵、防9、鼠、防潮等安全措施。 (5)準(zhǔn)確劃清底圖的保密范圍和機(jī)密等級(jí),確保底圖的保密安全。 2.檔案圖紙更改制度 (1)修改已歸檔的圖紙要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),認(rèn)真填寫修改、 補(bǔ)充通知單并簽名蓋章。 (2)修改內(nèi)容較小時(shí),可直接在圖面上“杠改”、“刮改”,在修改處標(biāo)注“修改標(biāo)記”并蓋章。 (3)修改內(nèi)容較多時(shí),應(yīng)另出新圖代替,原來(lái)圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄,并注明所代替圖紙?jiān)瓐D號(hào)。 (4)整個(gè)保管單位內(nèi)圖紙作廢由新圖代替時(shí),新重新編制保管單位,并注明原保管單編號(hào)。 煤礦檔案室 檔案員崗位責(zé)任制 1.負(fù)責(zé)收集、整理、保管檔案室所有檔案資料,做到帳物相符。 2.對(duì)企業(yè)文件材料的形成、積累、整理歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、10、監(jiān)督和檢查,準(zhǔn)確的復(fù)印、裝訂、組卷各類檔案。 3.掌握檔案的增減、編號(hào)、登記工作,做好檔案的借閱工作。 4.堅(jiān)守工作崗位,嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房,做好“七防”。 5.努力完成領(lǐng)導(dǎo)交給的各項(xiàng)任務(wù),保證檔案資料萬(wàn)無(wú)一失。 6.不斷學(xué)習(xí)理論和業(yè)務(wù)知識(shí),提高工作水平。 煤礦檔案室 檔案借查制度 1.礦機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部室、礦屬各單位需要查閱本部門、本 單位業(yè)務(wù)檔案時(shí),需持本部門、本單位出具的介紹信,介紹信要經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字。 2.外單位查閱檔案時(shí),必須持單位介紹信,并經(jīng)礦領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可查閱,但不可借出。 3.檔案管理人員必須嚴(yán)格檢查查閱檔案人員的介紹信和身份證件,嚴(yán)格按其查閱范圍調(diào)檔,不得翻閱與業(yè)11、務(wù)無(wú)關(guān)的案卷。 4.查檔介紹信只限一次使用,并由檔案室收交保管。 5.查閱檔案必須在檔案閱覽室進(jìn)行,未經(jīng)許可,不得將案卷帶走,需摘錄、復(fù)制時(shí),必須經(jīng)檔案管理人員許可,復(fù)制或摘抄件要經(jīng)辦公室審查、蓋章后方可有效,不得丟失。 6.借閱檔案時(shí),借檔人員必須填寫借閱登記簿,注明案卷編號(hào)、內(nèi)容、借閱時(shí)間,本人要簽名或蓋章,并認(rèn)真檢查好案卷質(zhì)量。 7.科技檔案借閱時(shí)間不得超過一個(gè)月,文書檔案不得超過二天,確需延長(zhǎng)借閱時(shí)間者,必須辦理續(xù)借手續(xù)。 8.借閱檔案必須專人妥善保管,嚴(yán)禁丟失、損壞,不得轉(zhuǎn)借他人,不得拆封、撕裂、圈點(diǎn)、涂劃。 9.檔案借出和收回時(shí),必須逐卷檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)缺頁(yè)、破損時(shí)要及時(shí)追查處理。 10.查閱、借閱檔案人員,必須如實(shí)填寫好“檔案利用效果登記表”,以便進(jìn)一步搞好檔案的開發(fā)利用。 煤礦檔案室