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1、*花園城創建物業管理示范住宅小區方案*物業管理有限公司顧問項目組編制二00八年四月*花園城創建惠州市物業管理示范小區方案人人都渴望有著安全、舒適、潔凈的居住環境，一種親情的交融、鄰里的溝通、文化的認同、本性的回歸，因此為小區的住戶提供一個安全、舒適、潔凈的居住環境，組織健康、文明的休閑活動，構筑人際溝通的網絡，提升人們的生活品質，達成人與自然的生態和諧、人與人的人態和諧和人自身的心態和諧，已經成為物業管理企業的重要職能乃至生存價值之所在。要達到預定的創優目標，必須配備相應的資源，包括組織資源、人力資源、財力資源、物資資源等。只有充分、合理地調度和利用資源，才能使其發揮最大功效。做到上下重視、全2、局一盤棋。其中，確定創建主要負責部門是有效調配資源的關鍵。要作好調配資源工作必須注意以下幾點：1、“創優”定位：*小區于06年5月交付業戶使用以來，由*物業管理公司進行了專業化、一體化、科學化的物業管理服務。通過近兩年的努力，管理服務成績明顯，得到小區廣大業主、小區開發企業以及相關市政部門高度認可與評價。現基本滿足惠州市優秀住宅小區之規定標準，為更好地創建社區環境，建設和諧社會，發揮物業使用功能體現物業價值并使物業得到保值增值的目的，為下一步爭創廣東省物業管理示范住宅小區及全國物業管理示范住宅小區奠定良好的基礎，經物業管理處與廣大業主協商共同創建*市物業管理示范住宅小區。要達到預定的創優目標，3、必須配備相應的資源，包括組織資源、人力資源、財力資源、物資資源等。企業只有充分、合理地調度和利用資源，才能使其發揮最大功效。其中，確定創建主要負責部門是有效調配資源的關鍵。要作好調配資源工作必須注意以下幾點：2、“創優”領導小組為更好地達到惠州市物業管理示范住宅小區之規定標準，要把創優活動當作企業上臺階，提高管理手段、管理水平的重要戰略步驟之一；樹立管理服務的長遠目標：市優、省優、國優，通過推行標準化的管理服務手段，而不斷增強企業核心競爭力，從而樹立企業的品牌形象；企業領導應適時組織成立創優小組、全力支持推進創優質服務的活動開展，涉及具體費用的，應及時予以解決。物業公司擬成立“創優”領導小組，4、其成員及職責如下：2.1 組長（由集團公司主要負責人擔任）：*2.1.1職責：帶領“創優”小組組員對小區“創優”工作全面計劃、組織、協調；帶領“創優”小組組員開展“迎檢”前的自檢自查整改工作；帶領“創優”小組組員對小區硬件設施（房屋、設備、設施、環境等）的整改和“創優”資料（原始憑證、管理體系等）的完善。2.2“創優”小組成員由美地物業各部門主管組成：組員：11人職責：各組員根據自身分管部門積極配合組長“創優”工作，努力完成計劃內容。2.3 創優工作領導小組成員負責組織和協調全體員工積極備戰，迎接*市達標檢查，全體成員按各自職能劃分分為以下五個責任小組：公關協調組責任人：*總負責創優工作中的公5、關和各方關系的協調工作。申報手續組責任人：*負責聯系市房管局及有關部門辦理相關申報手續，負責整個創優工作的協調、指揮、監督、實施。資料整理組責任人：*負責按創優要求整理迎檢資料物業整改組責任人：*負責按整體工作進程安排物業自檢及根據自檢和專家檢查意見進行物業整改，以達到創優達標要求。接待服務組責任人：*負責接待省、市、建設部及公司邀請的專家，做好后勤服務工作。2.4 領導小組各成員職能分工明細表為明確領導小組各成員的職能，做到權責明細，以便于更好的執行和實施公司的創優達標計劃，現將領導小組各成員具體職能明確如下：* 總負責領導全面掌控創優達標工作，并具體負責公關協調組。*協助*總協調各職能小組6、工作，并具體負責申報手組。*負責做好公司行政、采購、人事配合工作，并具體責資料整理組。*負責接待服務組，做好接待服務工作。*負責創優工作中的資金預算及資金安排，以及涉及財務方面的自檢與整改完善，進行財務部資料整理。*負責加強小區日常管理，提升服務水平，安排自檢與整改工作的實施，并協助進行基礎管理，物業服務、客戶服務等資料的整理。*負責協助蔣總做好創優工作的公關協調工作。*負責做好達標要求的基礎管理，房屋管理、設備設施管理方面的自檢與整改完善及進行協助進行分部資料整理。*負責做好達標要求的綠化、環衛方面的自檢與整改完善及協助進行分部資料整理。*負責做好達標要求的保安、車輛與交通秩序方面的自檢與整7、改完善及協助進行分部資料整理。*負責做好達標要求的消防方面的自檢與整改完善及協助進行分部資料整理。*負責協助利羅主任做好接待工作中的餐飲服務。*負責創優工作中涉及電腦與計算機相關方面的自檢與整改完善及協助進行分部資料整理。以上小組成員請務必按照公司創優達標實施安排做好自已職責范圍內的事項。3、創優工作總體實施計劃公司已在5月13日開始啟動創優工作，現已完成分工安排等方面的工作，按照創優達標工作要求，現擬訂后續實施計劃如下：5月14日完成創優工作領導小組及各職責組的建立，并全面開展創優工作。5月15日完成首次公司內部全面自檢及資料整理框架工作，并安排邀請同行業專家做一次全面指導。5月21日完成前8、期整改工作，進行第二次全面自檢工作，資料整理工作初稿完成，并安排邀請市級專家進行一次全面指導。5月23日完成前期整改工作，進行第三次全面自檢工作，資料整理工作完成，通過市級專家審核，并對前期創優工作進行一次總結。5月26日完成階段整改工作，迎接省級專家的檢查，針對檢查中的問題做好整改。5月27日全面迎接建設部創優檢查，爭取一次性通過創優達標。4、創優工作制度4.1 例會制度：5月間，每3天召開一次工作例會此后，組長根據情況不定期召開專題會議或工作例會解決具體問題，例會旨在布置創優工作任務，并總結上一階段工作發現問題，尋求解決問題答案，安排本期工作，檢查計劃的落實情況。4.2 建立創優工作記錄及9、會議記錄制度：每位組員要做好工作及會議記錄，旨在掌握進程狀況，保證創優工作順利進行，創優工作近尾聲，迎檢關工作記錄及會議記錄將回收歸檔，做為創優工作資料。5、內部動員為使員工盡快“創優”進入緊張的“創優”工作狀態，提高工作效益，加快工作節奏，作好打硬仗的準備。有必要先對內部員工，特別是參加“創優”員工進行“創優”總動員。其動員方案如下：5.1 召開動員大會，組織所有參加“創優”工作的人員由“創優領導組長主持召開“創優”總動員；5.2 由各級員工代表表決心；6、內部整改參照“創優”小區相關法律法規及相關國家指令，對”創優”工作全面自檢自查；6.1軟件資料的自查，參照小區“創優”資料目錄進行核對資10、料，通常分為兩部分6.1.1原始資料“創優”“迎檢”資料的整理應力求資料的完善與真實、可靠。“創優”“迎檢”原始資料包括以下內容：小區的產權資料如下：規劃許可證，用地協議書；投資許可證，開工許可證；紅線圖，總平面圖；竣工驗收資料包括：土建竣工驗收書，消防竣工驗收書；水電竣工驗收書，電梯竣工驗收書，電梯準用證；通信系統驗收證明，燃氣系統竣工驗收證明；管理移交資料包括：圖紙移交記錄，其他開發建設資料（如隱蔽工程記錄等）的移交資料；接管驗收記錄，鑰匙移交記錄；發展商委托管理合同書；管理公司成立登記資料包括：營業執照，稅務登記證;企業法人代碼卡，管理處營業執照；停車場營業執照，管理處管理用房產權資料；11、業主委員會成立與活動資料包括：業主管委會章程，業主管委會社團法人登記證；業主委員會選舉產生記錄，業主管委會成立記錄；業主管委會的會議紀要，業主管委會發布的公告；6.1.2管理體系文件資料。對“創優”資料務求完整、簡便、明了，資料存檔要去偽存真、前后對應、標識清晰。“創優”“迎檢”管理體系文件資料包括以下內容：a)公眾管理制度（詳見住戶手冊）b)所有內部管理標準作業規程c)所有內部管理的日常質量記錄d)員工績效考評結果記錄e)所有的住戶投訴記錄f)所有住戶回訪記錄g)所有的住戶報修記錄h)所有的住戶意見征集記錄i)所有的管理處對外通知、通知記錄j)所有的財務運作損益表和其他財務報表k)所有的對外12、委托合同書l)所有的員工培訓記錄m)所有的員工崗位、職稱證書和員工檔案n)小區業主/住戶檔案o)所有的住戶裝修管理檔案p)政府相關部門出具的無治安案件、火災事故證明書q)所有社區文化記錄r)所有的電梯年檢、二次供水檢疫、衛生消殺檢疫證書s)所有的標識復印件t)所有的多種經營資料u)所有的政府、住戶、上級公司、外界對管理處工作的評價資料，以及其他應提供的資料、記錄。7、硬件設施設備的自查通常包括房屋、設備、設施、環境等因前階段日常管理維護不足進行的整改整頓，要求細致、全面的具體要求如下：7.1 物業樓宇外觀要完好、整潔。小區應當做到或基本做到樓宇外觀完好，無墻皮剝落，整潔無污染、銹跡，油漆鮮亮、13、標識清楚。特別應注意陽臺封閉的統一有序，陽臺的使用功能沒有改變，各種外觀管道清潔完好，無銹跡污染，無違反“裝修管理規定”的亂拉線、亂搭建，隨意改動門窗、空調等現象。7.2 物業樓宇內部整潔、有序、安全、無違反裝修管理和消防管理法規的亂搭、亂建、亂改（改動房屋的使用功能，特別是隨意改變房屋結構）等違章現象。各類樓宇內部基本設施完好、整潔、標識完整清晰。7.3 小區各類公共設施、設備使用功能保持良好的工作狀態。在整改時應對照“創優”標準，特別注意兩個方面的問題：一是各類公共配套設備、設施的完備，即作為小區規劃和居家生活應當配置的公共配套設施、設備不能缺項和隨意減少；二是各類公共設施、設備的使用完好14、率應達標，對日常管理被忽略的設施、設備，如路燈、路牌等要特別加以保持其使用的完好率。7.4 機房環境和設備表面維護管理應作到整潔、干爽、無灰塵、銹跡、脫漆、雜物、無蟲、鼠害。機房和設備表面狀況反映出來的是直觀的設備維護管理水準，整改時應特別注意這方面的維護工作，力爭做到機房整潔、干爽、通風降溫和防護措施完善，設備表面光澤飽滿、標識清晰，無油漬、銹跡、脫漆現象。7.5 消防系統配置齊全，標識清楚完善，消防疏散通道暢通。整改時應特別注意對消防系統的整改，力爭做到消防設施、設備齊全完好，可隨時啟用，消防疏散應急照明燈、消防疏散指示牌、疏散圖齊全、完好、消防疏散通道暢通，無任何阻礙。特別注意高層建筑的15、防火通道門口能隨時處于關閉狀態，通往天臺，逃生平臺的防火門無鎖閉；樓宇四周消防通道要無占用。7.6 其他涉及到居民身心健康、安全的重要設施，如二次供水系統、水池、水箱的清潔、消毒以及煤氣管道、電梯等設施設備的安全防護措施一定要完善到位。7.7 衛生狀況至關重要，整改時要特別注意整改小區的各個衛生死角，如商業網點門前、停車場、雨棚、天臺、垃圾中轉站、綠化花叢等。嚴格控制小區內的亂張貼、亂涂畫，嚴禁在小區內養家禽。7.8 小區的環境美化對“創優”評比影響極大，整改時應特別注意環境美化、綠化的整改，力爭做到使人耳目一新、賞心悅目的境界。7.9 公共秩序的整改要力爭做到各類治安、交通標識完善齊備，各種16、必要的防護設施完好齊整，保安設備先進完善。整改原則：你想不到的就是評委要看的，細微、新穎之處見高分。7.10 整改流程圖“創優”小組成員制定計劃、目標，每周兩次對”創優”工作檢查創優小組成員對計劃、檢查結果評審，提出新的問題分析和整改方案。“創優”小組對口負責人監督實施整改方案的落實對檢查出的問題分析，提出整改方案，協調相關部門人員整改。8、自檢、預檢8.1 在整改硬件和整理“創優”“迎檢”資料過程中，“創優”領導小組應在本周組織“創優”管理處進行內部自檢，每次自檢均以目標為標準，詳細、全面地進行自查自糾，對發現的問題要詳細記錄，逐項落實到責任人，限時整改完畢，自檢一次，整改一次，提高一步，力17、爭在最短的時間內大幅度提高“創優”“迎檢”水平。8.2 在“創優”“迎檢”前三天，內部整改即將結束的時候，邀請行業專家對“創優”管理處進行正式“迎檢”前的預檢。預檢完全采用正式檢查評比的形式進行，由檢查團依照評比標準，對小區的物業管理水平逐項驗收，最后將結果總分和存在的問題逐一列出，以便在正式“迎檢”前進行有針對性的最后準備，并以此鍛煉管理處的全體員工。9、“迎檢”準備在正式“創優”“迎檢”前小區應著重作好以下工作：9.1 硬件整改基本達標9.2 資料和記錄真實、全面、說服力強9.3 “創優”管理處應當就“創優”的意義與業主/住戶達成充分的共識，使業主/住戶的絕大多數都能支持“創優”工作。9.4 取得業主管理委員會的支持和配合（開發商）9.5 選好住戶代表，為向考評團匯報工作做好準備。一般情況下考評團都要求小區有業主代表的發言和評價，認真選好住戶代表，贏得住戶代表的鼎立支持對考評至關重要。9.6聯系好當地的政府管理部門，（例如派出所、居委會等部門）并取得相關部門領導的支持，這也是對考評工作的一個關鍵點。10、“迎檢”匯報材料的擬訂10.1 小區的簡介；10.2 物業管理工作匯報；10.3 社區文化與精神文明匯報；10.4 “創優”工作情況。11、“迎檢”現場布置（本頁無正文）*市*物業管理有限公司*花園城駐場顧問簽發人：*二00八年五月十三日