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1、項(xiàng)目管理部建設(shè)規(guī)劃方案一、 背景我們公司是一家界與中型和小型之間的軟件公司，發(fā)展時(shí)間也只有近4 年，隨著公司的快速發(fā)展，在項(xiàng)目管理方面存在的問題也越來越突出，而項(xiàng)目的成敗也直接影響到公司的生存和發(fā)展。因此，對項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)范、高效的管理是目前必須著手進(jìn)行的重要工作。成立項(xiàng)目管理部，對公司項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，是提高項(xiàng)目成功率的有效途徑，也是當(dāng)前軟件類公司管理的趨勢。二、 目的 建立項(xiàng)目管理方法論、總結(jié)最佳實(shí)踐、知識管理、培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)以及建設(shè)組織級項(xiàng)目管理體系； 復(fù)制已有項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)，規(guī)范公司的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)； 在項(xiàng)目之間進(jìn)行資源優(yōu)化組合、管理各項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)、控制項(xiàng)目進(jìn)度，提高項(xiàng)目收益； 為各項(xiàng)2、目組織有效的技術(shù)支持、后勤支援，保持項(xiàng)目工作穩(wěn)定性；三、 階段規(guī)劃 項(xiàng)目管理部作用的體現(xiàn)，不是一蹴而就的，需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，一般而言，要經(jīng)歷三個(gè)階段：（一） 保證階段初始級保證階段是項(xiàng)目管理部建立的初始階段，重要為項(xiàng)目經(jīng)理提供管理支持、行政支持、培訓(xùn)、征詢顧問、技術(shù)服務(wù)、知識管理等支持服務(wù)，這種角色以低調(diào)和輔助者的身份出現(xiàn)，容易得到項(xiàng)目經(jīng)理的認(rèn)可，不容易引起太多的反對和權(quán)力之爭，在項(xiàng)目管理部起步階段，這種方式容易得以實(shí)行和執(zhí)行，重要向主管副總報(bào)告。本階段部門成效體現(xiàn)如下： 在保證質(zhì)量的情況下，可以在更短的時(shí)間內(nèi)使用更少的資源完畢更多的工作 利潤率增長 對范圍變更實(shí)現(xiàn)更好的控制 運(yùn)作更加高3、效、有效 客戶關(guān)系進(jìn)一步改善； 可以更好地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)辨認(rèn)和更好地解決問題 質(zhì)量提高； 信息分享得到改善 公司可以更好的做出決策 業(yè)務(wù)量增長，公司更加具有競爭力 成為一個(gè)方案提供者，而不再局限于簡樸的部件供應(yīng)商（二） 控制階段已管理級在這個(gè)階段中，項(xiàng)目管理部擁有很大的權(quán)力，相稱于代表公司的管理層，對于項(xiàng)目進(jìn)行整體的管理和控制，保證項(xiàng)目的順利執(zhí)行，以實(shí)行項(xiàng)目目的和組織目的。這時(shí)項(xiàng)目管理部的工作可以涉及：項(xiàng)目經(jīng)理任命、資源的協(xié)調(diào)、立項(xiàng)結(jié)項(xiàng)的審批，項(xiàng)目的檢查和數(shù)據(jù)分析、項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)等，可獨(dú)立向總經(jīng)理報(bào)告。本階段部門成效體現(xiàn)如下： 項(xiàng)目管理戰(zhàn)略規(guī)劃； 項(xiàng)目管理參照基準(zhǔn)的設(shè)定； 項(xiàng)目管理指導(dǎo)； 連續(xù)改善； 4、問題解決熱線； 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)文檔的保存； 方法和標(biāo)準(zhǔn)； 培訓(xùn)和教育； （三） 戰(zhàn)略階段優(yōu)化級戰(zhàn)略階段是項(xiàng)目管理部發(fā)展的高級階段。在這種情形下，項(xiàng)目管理部承擔(dān)著公司項(xiàng)目篩選、戰(zhàn)略目的擬定與分解等任務(wù)，具有承上（戰(zhàn)略理解）和啟下（啟動(dòng)項(xiàng)目）的雙重任務(wù)。這時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目群管理，保證所有項(xiàng)目可以圍繞著組織的目的，并且可認(rèn)為公司帶來相應(yīng)的利益，可直接向最高管理者報(bào)告。本階段部門成效體現(xiàn)如下： 運(yùn)作的標(biāo)準(zhǔn)化； 公司決策，而不是部門決策； 更好的生產(chǎn)能力規(guī)劃（即：資源分派）； 更加迅速的取得高質(zhì)量的信息； 消除或減少公司各門各派的數(shù)量； 運(yùn)作更加高效、有效； 占用高級領(lǐng)導(dǎo)層寶貴時(shí)間的會(huì)議次數(shù)減少； 工作優(yōu)先排序更加5、切合實(shí)際； 未來接班人的發(fā)展。 按照我們公司目前的情況來分析，這個(gè)三個(gè)階段是必須經(jīng)歷的。由于當(dāng)前項(xiàng)目管理理論和工具越來越成熟，每個(gè)階段建設(shè)過程可在23年內(nèi)完畢。四、 部門職能項(xiàng)目管理部的職能有兩個(gè)方面，一個(gè)是平常性職能，另一個(gè)是戰(zhàn)略性職能。具體的職能體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，其中15相應(yīng)平常性職能，68相應(yīng)戰(zhàn)略性職能。從我們公司目前所處的階段來看，目前項(xiàng)目管理部以執(zhí)行平常性職能為主，戰(zhàn)略性職能為輔。1. 作為跨項(xiàng)目的信息互換與溝通平臺(tái)項(xiàng)目之間的信息互換、共享、溝通是項(xiàng)目管理辦公室的重要職責(zé)之一。重要涉及以下幾個(gè)方面：（1）作為組織的一個(gè)項(xiàng)目管理中心，對項(xiàng)目信息進(jìn)行收集和整理，為組織進(jìn)行項(xiàng)目組合管理和6、項(xiàng)目群管理提供項(xiàng)目信息交流。（2）提供或組織開展項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)交流，提供項(xiàng)目管理征詢。（3）收集和總結(jié)項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。（4）建立項(xiàng)目管理專業(yè)人員資源庫，并為項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)更好的溝通和提供服務(wù)支持。（5）對外提供一個(gè)便于與客戶信息溝通的窗口，提高客戶滿意度。2. 協(xié)助消除項(xiàng)目之間的沖突和反復(fù)勞動(dòng)，優(yōu)化資源配置當(dāng)不同項(xiàng)目的任務(wù)之間發(fā)生沖突或出現(xiàn)反復(fù)勞動(dòng)時(shí)，就需要項(xiàng)目管理部調(diào)整原有項(xiàng)目計(jì)劃，將一些項(xiàng)目的任務(wù)調(diào)整到別的時(shí)間去實(shí)行。假如通過調(diào)整計(jì)劃的方法仍然無法解決項(xiàng)目之間的沖突，就有必要暫時(shí)擱置一個(gè)相對次要的項(xiàng)目而去保存一個(gè)相對重要的項(xiàng)目。在優(yōu)化資源配置方面，當(dāng)某項(xiàng)目在某一時(shí)間段出現(xiàn)資源閑置狀態(tài)，此7、時(shí)可有兩種選擇。假如該項(xiàng)目的閑置資源可認(rèn)為其他項(xiàng)目使用，則可將這個(gè)項(xiàng)目的閑置資源在這個(gè)特定的時(shí)間段抽調(diào)出去，支援那些處在非常繁忙的項(xiàng)目；或者在這個(gè)特定的時(shí)間段內(nèi)，在不影響現(xiàn)有多個(gè)項(xiàng)目正常進(jìn)行的前提下，承接其他的業(yè)務(wù)。這樣做的目的是保證資源的最有效使用，達(dá)成多項(xiàng)目管理效益的最優(yōu)化。3. 為項(xiàng)目提供培訓(xùn)、指導(dǎo)和專家意見培訓(xùn)指導(dǎo)是項(xiàng)目管理部的核心職責(zé)之一。整理項(xiàng)目報(bào)告和進(jìn)行項(xiàng)目管理培訓(xùn)是項(xiàng)目管理部必須要進(jìn)行工作。一般來說，培訓(xùn)必須是全面的，并隨同項(xiàng)目管理部的其他職責(zé)一起提供。在對項(xiàng)目經(jīng)理的幫助上，重要體現(xiàn)在推動(dòng)人力資源部、部門主管和共同主導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展計(jì)劃，同時(shí)，推動(dòng)部門主管、項(xiàng)目經(jīng)理及未來的8、項(xiàng)目經(jīng)理組成組織內(nèi)部的項(xiàng)目管理協(xié)作組織。項(xiàng)目管理協(xié)作組織通過各種形式的討論與交流，分享項(xiàng)日經(jīng)理各自的成功經(jīng)驗(yàn)。項(xiàng)目管理部要根據(jù)項(xiàng)目管理協(xié)作組織的需求和組織內(nèi)部項(xiàng)目經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展計(jì)劃，開設(shè)各種培訓(xùn)班，提供專業(yè)化的培訓(xùn)及項(xiàng)目經(jīng)理間面對面的交流。4. 提供項(xiàng)目的活動(dòng)分析和報(bào)告項(xiàng)目管理部在這個(gè)方面的重要職責(zé)是收集和整理項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，提供應(yīng)其他項(xiàng)目分享。通過參與各個(gè)項(xiàng)目的會(huì)議，總結(jié)和分享不同領(lǐng)域的相關(guān)知識、技術(shù)及經(jīng)驗(yàn)，形成可再運(yùn)用的支持能力，讓知識管理在平常運(yùn)作中能被貫徹。進(jìn)行項(xiàng)目報(bào)告這一職能又可進(jìn)一步分為以下幾個(gè)方面：（1）項(xiàng)目信息的起草與發(fā)布，以及立項(xiàng)之初的信息發(fā)布。一個(gè)項(xiàng)目一旦立項(xiàng)后或者協(xié)議簽訂后，一9、般會(huì)給各職能部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布關(guān)于此項(xiàng)目的信息（項(xiàng)目章程），它涉及項(xiàng)目的名稱、來源、目的、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的重要成員、協(xié)議號等。不同的組織和個(gè)人也許需要不同的信息，如領(lǐng)導(dǎo)層也許關(guān)注項(xiàng)目的目的和協(xié)議額，財(cái)務(wù)部門也許只關(guān)注項(xiàng)目資金使用日期和協(xié)議號等。（2）實(shí)行過程中的信息發(fā)布。根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，隨時(shí)向項(xiàng)目干系人通報(bào)項(xiàng)目的狀況，涉及項(xiàng)目的狀態(tài)（如計(jì)劃、成本、質(zhì)量、時(shí)間等），也涉及產(chǎn)品的狀態(tài)（如技術(shù)、方案、問題等）。項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告是項(xiàng)目管理部最重要的職能之一，涉及項(xiàng)目計(jì)劃的索取、跟蹤，以及跟蹤結(jié)果的發(fā)布。（3）項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告。項(xiàng)目的總結(jié)是必須做的，但在項(xiàng)目管理的實(shí)踐中，除非是非常大的項(xiàng)目，基本上是很少做，其重要10、因素還在于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的臨時(shí)性，一個(gè)項(xiàng)目做到最后，也許會(huì)指定一個(gè)人來維護(hù)，他只參與了其中一部分工作，是不也許來做這個(gè)項(xiàng)目總結(jié)的。5. 為項(xiàng)目和項(xiàng)目群管理擬定和提供工具項(xiàng)目管理部提供的項(xiàng)目管理工具重要是制定項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告模塊，涉及開發(fā)出各種輔助工具，開發(fā)項(xiàng)目管理所需要的各種模板、表格和文檔，提供應(yīng)項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)參考使用。項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在進(jìn)行具體項(xiàng)目時(shí)，往往會(huì)碰到以前沒有碰到的問題和情況。但是這些問題和情況在組織內(nèi)部也許己經(jīng)碰到或?qū)嵭羞^，因此能通過對其他項(xiàng)目的總結(jié)，以文檔模板的形式提供標(biāo)準(zhǔn)的解決方案。這樣，可以使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作總是在組織過去積累的基礎(chǔ)上向前發(fā)展，而不是簡樸的11、低水平反復(fù)。6. 實(shí)行并維持項(xiàng)目管理過程、標(biāo)準(zhǔn)和方法項(xiàng)目管理方法是引用有關(guān)在項(xiàng)目工作中某些方面的流程、方法、模塊、最佳實(shí)踐、標(biāo)準(zhǔn)、指導(dǎo)方針和政策等制定而成的。所有這些用來定義和管理項(xiàng)目的“方法”都會(huì)成為項(xiàng)目管理方法中的一部分。這個(gè)方法必須是能適應(yīng)業(yè)務(wù)變化需要的，并且必然要增長使用它的項(xiàng)目的價(jià)值。此外，隨著有助于項(xiàng)目管理流程的新的技術(shù)和新方法的形成，項(xiàng)目管理方法也應(yīng)當(dāng)在發(fā)展過程中反映這些改善的理論。7. 評估和提高項(xiàng)目管理成熟度項(xiàng)目管理部可以從各個(gè)部門中獲取數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，然后決定項(xiàng)目的績效狀態(tài)。項(xiàng)目后評估用來檢查項(xiàng)目的靈活性和保證項(xiàng)目管理流程按照項(xiàng)目的需要進(jìn)行。項(xiàng)目審核的結(jié)果可12、以作為項(xiàng)目定期評估的一個(gè)依據(jù)；對項(xiàng)目進(jìn)行評估和回顧的同時(shí)也是進(jìn)行輔導(dǎo)的一個(gè)機(jī)會(huì)，審核員可以指導(dǎo)和協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理理解項(xiàng)目管理方法如何合用在他們的項(xiàng)目中。8. 項(xiàng)目組合管理和項(xiàng)目群管理（1）項(xiàng)目組合管理：項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)項(xiàng)目組合管理，負(fù)責(zé)從組織戰(zhàn)略角度對項(xiàng)目組合進(jìn)行分析和評估，保證組織戰(zhàn)略被貫徹實(shí)行。項(xiàng)目組合管理小組是項(xiàng)目管理部的成員。（2）項(xiàng)目群管理：項(xiàng)目管理部通常是作為上級主管部門的身份進(jìn)行監(jiān)督和檢查并負(fù)責(zé)解決多個(gè)項(xiàng)目群之間也許存在的資源沖突，而并不參與項(xiàng)目群平常管理工作，只是輔助進(jìn)行項(xiàng)目群管理。五、 部門工作重心針對目前公司項(xiàng)目管理的階段，項(xiàng)目管理部的工作重心應(yīng)當(dāng)圍繞以下四個(gè)中心展開： 1、 服務(wù)支持中心 對項(xiàng)目提供業(yè)務(wù)及管理領(lǐng)域征詢支持；協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理完畢項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目監(jiān)控、里程碑評審等工作。 2、 學(xué)習(xí)成長中心 制定項(xiàng)目經(jīng)理能力模型；開發(fā)和引進(jìn)項(xiàng)目管理課程；針對不同人員組織相關(guān)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等能力提高項(xiàng)目；制定項(xiàng)目經(jīng)理崗位序列的評估和晉升。3、 知識管理中心 制定項(xiàng)目管理流程和規(guī)范；建立知識管理平臺(tái)和系統(tǒng)；總結(jié)項(xiàng)目管理的最佳實(shí)踐。4、 管理控制中心 依據(jù)項(xiàng)目規(guī)定選擇任命項(xiàng)目經(jīng)理；為啟動(dòng)的項(xiàng)目調(diào)配資源動(dòng)態(tài)規(guī)劃；項(xiàng)目計(jì)劃的審核和審批形成執(zhí)行基準(zhǔn)；對項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤、分析和控制；組織項(xiàng)目的收尾，對項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理做出評價(jià)與績效分派。