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1、會展項目管理服務方案一個優質服務的誕生，不僅在于系統方案的精心設計，更取決于 服務實施過程中的管理，特別是對于本次服務管理項目，就顯得更加 重要，而制定周密的服務管理計劃和服務方案則是加強程管理、保障 實施的有效手段。會展現場服務是會展項目具體落實的直接反映，因而十分值得 主辦單位重視。同時，會展現場管理、控制和協調的內容十分龐雜，如果處理不當， 任何一件小事都有可能發展成大問題。所以，需要不斷提高服務水平，用優質的服務來回報會展項目的各方 參與人員。1. 觀眾登記和入場管理觀眾登記處的主要任務之一就是維護展覽會 入的良好秩序，確保每一位專業觀眾都能暢通、便捷地進入展覽會 現場。為了提高工作效2、率，絕大多數會展組織者都偏向與把預先登記的觀眾 和現場注冊的觀眾分開，有些展覽會還進一步將現場注冊的觀眾分為 兩類，即有名片和無名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關 手續就可以換取胸卡，后者則要在人員的指導下填寫登記表，然后再 登記處辦理手續。科學的觀眾登記，不僅能保證觀眾迅速入場，還有利于會展主辦單位 日后建立營銷數據庫，由此可見觀眾登記和入場管理的重要性。另外值得一提的是，一些展覽會還在入處設置了展覽活動及論壇議 程牌，這樣無疑也便于人們，尤其是現場注冊的觀眾預先了解展覽會 的總體結構和主要活動安排。2. 參展商管理展前，主辦單位在推廣會展項目的同時對參展企業進 行宣傳，在廣泛派發邀3、請函以及簽約的網站上都添加了部分參展企業 的名冊；還編制了含有參展企業名冊的會展快訊，派發給專業觀眾、 專業市場；又在展會的介紹網站上開辟了供求平臺，企業在展前、展 中、展后都可以在網上注冊，發布產品供應信息和采購信息，為買賣 雙方搭建平臺。博覽會的開幕式組織工作在開幕式前要求所有的室內、室外的布 展工作完成，準備迎接參觀者的參觀，如何做好開幕式也是項目經理 的協調體現。1、確定邀請參加博覽會開幕式貴賓名單2、確定邀請參展企業的記者名錄3、開幕式的場地搭建要求挑選突出的位置；一般設為展廳大門正前方要求布展的莊重大方要求放音設備到位相關的禮儀及場地氛圍設計要求4. 開幕式主持人講話內容的審定，及4、參加嘉賓講話內容的審定要求: 簡單明了，突出主題，在最短的時間內表達中心5. 開幕式時間建議為10-15分鐘6. 開幕式結束后，帶領嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會后的安排 工作三、博覽會召開期間的組織工作博覽會召開期間的所有工作進入最后結束的倒計時工作，前期大量的 組織工作體現出的博覽會效果，參展商滿意，參觀者滿意，才能說明 展會的成功。要求：1. 做好大會的參觀人數的統計、分類。2. 發放大會的博覽會刊（每天定時發放，要根據參觀對象的身份發放）3. 協調展會期限研討會會議組織安排工作，做好研討會與博覽會有機 結合4. 做好最后的中間人形象，積極為企業牽線搭橋，為企業服務為企業提供洽談間（休5、息室）為企業提供簽訂合同場所及時將參觀者的信息反饋給企業積極與企業溝通，了解企業的想法及要求5. 統計大會的成交額做好記錄6. 積極聽取參會代表對大會的意見和建議7. 根據參會信息，再次邀請參會企業參加第二年的展會四、撤展展會的撤展工作一般為大會的最后一天下午提前一個小時，進行會場 登記情況工作和出訪工作。派送撤館通知要求：1、保持館內秩序2、要求每個參展商清理自己的展品，并保管好3、按照先后有序的組織出館工作4、進行最后的清理工作五、會后總結博覽會的會后總結，是以后博覽會的延續，也是成功案例的表現， 因此項目經理在結束整個展會后，要求對整個博覽會工作及整體情況 進行一個整體分析，以便今后工作6、的合理開展。第三部分博覽會的 策劃會議，無論是國際性會議還是國內會議，包括兩種情況：1、以技術交流為主的學術會議（內容主要是從技術的角度探討，交 流某一領域的最新技術）2、以產業發展動態為主題的會議（政府的導向性比較濃厚，以政府 對產業政策的發展動向進行交流探討，以什么樣的宏觀形式促進某領 域的發展）展中，為展商提供增值服務，有站家現場答疑會和各類研討會，幫助 企業解決生產管理中的難題；有產銷對接洽談會，為買賣雙方牽線搭 橋，提升買賣雙方的貿易成功率；有新技術推介會，推介新技術工參 展商學習引進；除此之外，還將舉行參展知識培訓會，對參展商進行“如何讓展位更吸引人” “如何更方便撤展” “參展手7、續”等方面知 識培訓。同時，現場還安排專門人員協助展商進行報到、進館等各項服務。展后，主辦單位對參展企業即使走訪，聽取意見，是下一界的增值服 務做得更完美，同時進行企業展后成果的跟蹤報道，提高展會和企業 的知名度。3、現場廣告管理在這次大型會展活動中，獲取廣告收入的渠道很多， 如展覽快訊、會展會刊、戶外廣告牌、氣球、標語等，但無論采取什 么樣的廣告載體，會展必須指定明確、統一的廣告政策，做到對所有 參展商一視同仁。即使制定有相應的優惠措施，也應該讓所有參展商都了解，而不應簡 單地根據參展企業的規模大小來決定是否給予其優惠。4. 安全管理會展現場的安全管理主要涉及三個方面，即盜竊、火災 和衛生。8、為此，會需要和消防、衛生和公安等部門主動聯系，積極爭取這些部 門的支持。5. 交通、物流管理對現場物流和交通的控制是展覽活動全面控制的 至關重要的部分。事實上，交通也屬于物流的范疇，只不過這里的“交通”主要指現場 的交通工具、停車場及線路的規劃，如展品運輸車輛、巴士（往返與 地鐵或機場與場館之間）、Taxi、停車場等。對于大型會展活動而言，現場交通與物流管理的負責人至少應該掌握 一份想聯系人名單、場館地圖、展品抵達場館的時間、現場交通規劃 草圖、緊急情況應對計劃、現場聯絡點，包括安全和志愿者。6. 餐飲管理會展現場的餐飲服務要根據會展主辦單位和場館之間所 簽訂的協議內容而定。展覽會主辦單位在為9、參展商、觀眾以及所有工作人員提供現場餐飲服 務時，一般采取以下兩種方式：（1）指定餐飲服務商。提供現場餐飲武夫，絕大多數會展主辦單位都傾向于指定一家餐飲代 理商，負責供應展出期間的各項餐飲（包括各種快餐、自助餐、工作 餐、冷熱飲料等）。當然，場館常設的餐飲服務設施也能提供一定的服務。（2）推薦場館及周遍餐飲設施。有時候，一些小型展覽會的主辦單位可能不負責現場餐飲（主要是午 餐）問題，但事先都應向參展商和觀眾聲明，并詳細介紹和推薦場館 及周邊的餐飲設施。7. 證件管理為了便于會展現場管理，同時出于統計的需要，會展主 辦單位一般會對展覽會實行證件管理，即擁有會展主辦單位認可的證 件才能進入場館。通10、常來說，在依次展覽會中，主辦機構至少要印制六種證件，分別發 放給參展商、專業觀眾、工作人員（包括主辦機構、承辦機構和協辦 機構的相關工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會嘉賓（包 括領導和講演嘉賓）。另外，為了保證參展商、專業觀眾和嘉賓的停車位，場館管理方還會 使用停車證。主辦機構必須加強對展覽會證件，尤其是門票的管理，否則很容易出 現混亂的局面，從而影響展覽會的安全和形象。還有一點需要指出，如果展覽會擬出售門票，主辦單位需事先向稅務 部門報告，在征得同意后方可印制和出售門票。8. 參展商和觀眾投訴處理在會展活動舉辦過程中，不可避免地出現 個別參展商和專業觀眾對場館現場管理、餐飲配套服務等11、表示不滿， 并向主辦單位接待辦公室提出投訴的現象，有些則直接到問詢處投訴， 這時迫切需要有一個專門的機構來處理各種投訴。9. 新聞管理一般來說，國內1萬平方米以上的展覽會都會在現場設 立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能即使發布各種信 息。新聞中心的硬件設施和人員配備應根據會展規模等實際情況決定。另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負責統一發布展 覽會的官方信息，并接受媒體的采訪。所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會 的相關情況。10. 布展、撤展管理布展工作一般在展覽會開幕前幾天舉行，時間長 短依展覽會的不同規模和主題而定。對于主辦單位而言，布展就12、是對展覽會現場環境進行規劃，對參展商、 搭建商、運輸商等的有關工作進行協調和管理，從而為展覽會正式開 幕作好籌備工作。11. 展品運輸管理會展是一個龐大的系統工程，從組展到展品運輸、 展臺搭建，知道撤展，任何一環脫節，會展都無法順利進行。在整個流程中，展品、宣傳資料以及展具、道具等相關設備的運輸是 一項重要工作，而且專業性很強。在實際工作中，會展主辦單位往往會委托一家專業運輸公司來負責展 品運輸工作。會展主辦單位申請會展批文并在海關備案時，會同時將運輸代理在海 關備案。主辦單位委托哪家運輸公司，海關就受理哪家公司的報關業務。國際展覽會的參展商有海外參展商和國內參展商之分。其中，海外參展商通常由13、一些國際性的運輸公司代理。12. 酒店、旅游服務酒店服務是會展主辦單位參展商提供的基本配套 服務項目。概括而言，常見的酒店服務主要有：(1 )主辦單位自行安排。(2)專業代理機構或旅游代理商代為辦理。在旅游服務上，會展主辦單位一般都會指定一家旅游公司為大會的旅 游代理商。這樣，旅游公司可以利用自己的獨特優勢，并與目的地旅游社或管理 公司(DMC )合作，承攬相關旅游考察業務，協助預定酒店，協調活 動中涉及的各級目的地、各部門的接待工作，保證參展商或專業觀眾 旅行活動的順利進行。13. 會展資料的采集與編寫(1)展覽資料1) 印發宣傳資料。印發宣傳資料是展覽物資管理工作的組成部分，同時也是展臺貿14、易工 作的組成部分，對展出效果有直接影響。宣傳資料主要用于展覽會之前向目標觀眾和新聞界寄發，以及展覽會 期間在展臺上散發。2) 參展商資料。參展商需要編印一些自己的宣傳資料。基本資料有展臺小冊子、公司介紹、產品目錄、產品介紹、價格單等。展臺小冊子是參展商的主要資料。3）資料編印。選產資料具有廣告作用，為了給潛在客戶和新聞界留下良好和深刻的 印象，必須注意其質量。（2）會議材料的印刷與制作。舉行會議或展覽必須印刷一些宣傳品及會議資料，它有告知會議的信 息以及會議期間提供與會者開會所需的相關資料之用，甚至也可以在 會后留存建檔、參考使用。14. 會展設備管理1. 會議所需視聽設備各種類型的會議都需15、要使用視聽設備，尤 其是國際會議，在視聽設備方面的要求更是嚴格，對音響、麥克風、 放映機、銀幕等都要有一定的質量要求，往往需要由專業人員協助規 劃。（1）放映設備。放映設備是指在會議室內演講時所用到的輔助器材，如幻燈機、投影 機等。（2）音響設備。音響設備對會議的質量具有相當大的影響，會議經理人如果能將下列 幾項音響方面的基本因素考慮進去的話，將對會議質量的提高有相當 大的幫助。1）麥克風2）錄音（3）特殊視聽系統。2. 視聽設備與會場布置的關系會議廳的容量、座位與舞臺的安排都 與視聽設備有直接的關系。(1) 視聽設備的安排影響會議室座位的容量。(2) 座位安排對視聽的影響。(3) 會議場地視16、聽設備的調查。本方案從會場布置流程、施工中遇到的緊急問題、應急措施、售 后服務保障、設備(材料)技術性能等方面對項目的部署實施方案進 行了詳細的闡述，第十二屆中國中部投資貿易博覽會(山西太原) 大同特色商品展銷會場地配套活動項目根據需要派相關技術人員到 現場積極配合完成設備的安裝、布置、調試等相關服務；同時配合客 戶對設備的各項檢查，提供各種必要的說明。質量承諾我公司已通過ISO91： 20質量體系國際認證，我方將對本工 程材料的采購、生產制造、檢驗包裝、運輸、安裝調試、售后服務等 各個環節進行嚴格的質量管理和質量控制。我方保證提供工程設備，屬本公司制造的，將嚴格按ISO91： 20質量保證體17、系要求生產，按國家有關標準進行檢驗。檢驗合格 產品，并有質量保證證書和產品合格證書。我方保證在貴方規定時間內完成并提供工程所需的工程設備。按 招標文件規定的技術性能、質量標準提供未經使用過的全新貨物。我 方所提供的貨物符合國家標準。我方保證貨物是全新的，未經使用過的，并完全符合談判文件規 定的質量、規格和性能的要求。我方保證貨物在正確安裝、正常使用 和保養條件下，在使用壽命內具有滿意的性能。我方提供的貨物的質量保證期為設備驗收合格后1年的免費售后服務，以及系統的終身維護。在質量保證期內，我方對由于設計、 工藝或材料缺陷而發生的任何不足或故障責任，費用由我方承擔。現場服務本公司將為用戶提供專業技18、術人員到現場安裝調試，解決安裝現 場中的一切技術問題。技術服務本公司提供以下技術服務內容：1、我公司確保技術建議以及所提供的軟硬件設備的完整性、實 用性、保證全部系統及時投入正常運行。若出現因我方提供的軟硬設 備不滿足要求，不合理，或者所提供的技術支持和服務不全面，而導 致系統目標無法實現或不能完全實現的狀況，我公司負全部責任。2、如果設備在質保期內發生軟、硬件故障，我公司在2小時內 作出響應，并在12小時內免費上門服務，否則貴方可自行采取必要 的措施，由此產生的風險和費用由我公司承擔。3、我公司對提供的設備提供1年免費保修，光源電器10月，燈 具2個月。顯示屏等電子設備1年。保修期內出現故障，如在24小 時內不能解決問題，我公司免費同樣的品牌、規格或更高的部件更換 到位，以保證系統運行不得中斷。保修期從項目驗收之后開始計算。4、人員培訓：我公司提供一期系統的專項培訓，包括1-2名統管 理員培訓，保證用戶得到必須的培訓。培訓內容包括：燈具、電子設 備等的具體制作工藝介紹，服務流程，具體安裝方法介紹，使用維護 方法介紹等。培訓的最終宗旨為：讓使用單位了解設備材料的制作過 程、安裝方法、日常維護方法等，以便能夠使貨物的使用壽命得到保 證。