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1、大型接待工程管理方案一、工程啟動(dòng)背景隨著煤化公司的平穩(wěn)開(kāi)展，公司各種接待較多。為了更好地完成各項(xiàng)接待任務(wù)，使我們的接待工作更加程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化，確保我們的工作能到達(dá)較高的水平。現(xiàn)結(jié)合煤化公司接待工作的實(shí)際情況，辦公室特編制大型接待工程管理案例。二、工程授權(quán) / 核準(zhǔn)公司的大型接待工作由煤化公司經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。三、工程范圍說(shuō)明書(shū)從收到接待指令至來(lái)賓離開(kāi)煤化公司。四、優(yōu)先性矩陣優(yōu)先性高優(yōu)先性中優(yōu)先性低時(shí)間范圍本錢(qián) 五、工程實(shí)施的條件條件內(nèi)部1、煤化公司的平穩(wěn)快速開(kāi)展 2、公司領(lǐng)導(dǎo)的重視3、公司內(nèi)部各單位的通力配合外部1、集團(tuán)公司的協(xié)作2、各級(jí)政府、銀行及相關(guān)單位的支持六、主要交付件主要交付件12、接待通知單Is 是Is Not 不是 原件 手寫(xiě)的 附詳細(xì)的接待標(biāo)準(zhǔn) 蓋有公司辦公室章 副本 打印的主要交付件2接待祝酒詞Is 是Is Not 不是 打印的 領(lǐng)導(dǎo)審閱后的 手寫(xiě)的主要交付件3接待匯報(bào)材料Is 是Is Not 不是 打印的 領(lǐng)導(dǎo)審閱后的 手寫(xiě)的主要交付件4辦公室大型接待評(píng)議表Is 是Is Not 不是 原件 手寫(xiě)的 附有活動(dòng)安排、陪同領(lǐng)導(dǎo)、存在問(wèn)題、成功經(jīng)驗(yàn) 公司領(lǐng)導(dǎo)評(píng)議結(jié)果 打印的主要交付件5接待照片和錄像Is 是Is Not 不是 電子版 紙質(zhì)的七、工程組織一工程成員及職責(zé)組織/職銜角 色責(zé) 任公司經(jīng)理發(fā)起人安排接待辦公室負(fù)責(zé)人組織者組織協(xié)調(diào)工作辦公室秘書(shū)核心組員方案、執(zhí)行工3、程辦公室秘書(shū)核心組員協(xié)調(diào)、執(zhí)行工程文書(shū)核心組員桌簽打印工作檔案員核心組員協(xié)助文書(shū)工作效勞員班長(zhǎng)核心組員負(fù)責(zé)董事樓的相關(guān)接待工作二內(nèi)外部協(xié)作單位外部協(xié)作單位內(nèi)部支援單位l 集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)l 集團(tuán)公司黨政綜合辦公室l 集團(tuán)物業(yè)公司l 餐飲接待科 l 保衛(wèi)科l 機(jī)動(dòng)車間 l 物業(yè)科l 園林科 l 各相關(guān)科室及車間八、工作分解結(jié)構(gòu)A標(biāo)接待WBS工作表時(shí)間以分鐘計(jì)活動(dòng)序號(hào)活動(dòng)名稱估計(jì)歷時(shí)責(zé)任人1接受任務(wù)35秘書(shū)1.1詢問(wèn)并記錄情況10秘書(shū)1.2呈送領(lǐng)導(dǎo)審批，確定接待標(biāo)準(zhǔn)5秘書(shū)1.3填寫(xiě)接待通知單，確定陪同人員5秘書(shū)1.4通知單送交餐飲接待科15秘書(shū)2準(zhǔn)備階段3602.1準(zhǔn)備祝酒詞20秘書(shū)2.2準(zhǔn)備匯報(bào)材料4、60秘書(shū)2.3安排保衛(wèi)通知保衛(wèi)科30保衛(wèi)科科長(zhǎng)2.4各部門(mén)清掃衛(wèi)生30各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)2.5制作桌簽餐廳和董事樓會(huì)議室15文書(shū)、檔案員2.6安排歌手10接待餐飲科科長(zhǎng)2.7安排拍照、錄像人員、董事樓迎賓人員、司機(jī)5秘書(shū)2名2.8董事樓衛(wèi)生清掃60效勞員班長(zhǎng)2.9準(zhǔn)備橫幅、平安帽30秘書(shū)2名2.10懸掛橫幅董事樓、煉焦車間、1號(hào)大門(mén)40辦公室/保衛(wèi)科/煉焦車間/相關(guān)單位2.11擺放餐廳桌簽，送交祝酒詞10秘書(shū)2.12安排董事樓大廳煙、火機(jī)、茶水10效勞員班長(zhǎng)2.13安排董事樓會(huì)議室40效勞員班長(zhǎng)2.13.1準(zhǔn)備投影、電腦12秘書(shū)2名2.13.2擺放桌簽5秘書(shū)2名2.13.3準(zhǔn)備宣傳材料5秘書(shū)2名2.15、3.4安排效勞人員2效勞員班長(zhǎng)2.13.5擺放水果、茶、煙5效勞員班長(zhǎng)2.13.6擺放筆記本、筆5效勞員班長(zhǎng)2.13.7安排電工和網(wǎng)絡(luò)保障人員3機(jī)動(dòng)車間主任2.13.8地毯準(zhǔn)備門(mén)口、電梯3效勞員班長(zhǎng)3實(shí)施階段2103.1領(lǐng)導(dǎo)、歌手迎接30接待餐飲科科長(zhǎng)3.2全程拍照錄像190秘書(shū)2名3.3安排會(huì)議30秘書(shū)2名3.4領(lǐng)來(lái)賓參觀30接待領(lǐng)導(dǎo)3.5領(lǐng)來(lái)賓就餐90接待領(lǐng)導(dǎo)3.6接待完畢20接待餐飲科科長(zhǎng)3.6.1領(lǐng)導(dǎo)陪送接待領(lǐng)導(dǎo)3.6.2安排來(lái)賓住宿接待餐飲科科長(zhǎng)3.6.3安排用餐按3.5-3.6接待餐飲科科長(zhǎng)4總結(jié)階段554.1圖片、資料存檔、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)45秘書(shū)2名4.210 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)九、工程干系人關(guān)6、系管理1、做好干系人識(shí)別工作。本工程中的主要干系人為：公司領(lǐng)導(dǎo)、外部協(xié)作單位、內(nèi)部支援單位、來(lái)賓。2、識(shí)別干系人優(yōu)先級(jí)排序。針對(duì)干系人的目的和需求，經(jīng)責(zé)任分析，進(jìn)行干系人優(yōu)先級(jí)排序。本工程優(yōu)先級(jí)排序?yàn)椋汗窘?jīng)理、來(lái)賓、外部協(xié)作單位、內(nèi)部支援單位。3、獲得干系人支持，動(dòng)態(tài)管理和維持干系人變化。4、做好溝通協(xié)調(diào)工作，并留下相關(guān)記錄。十、里程碑管理里程碑完成時(shí)間方案實(shí)際接受任務(wù)，確定接待標(biāo)準(zhǔn)2021.5.19來(lái)賓到達(dá)烏蘭煤化工業(yè)園2021.5.20中午11:30來(lái)賓參觀廠區(qū)2021.5.20中午12:00來(lái)賓到達(dá)董事樓2021.5.20中午12:30來(lái)賓就餐2021.5.20中午13:00來(lái)賓住宿27、021.5.20下午15:00送客階段2021.5.21上午10時(shí)十一、網(wǎng)絡(luò)圖S1.11.21.31.42.112.12.32.52.72.92.22.42.62.82.102.122.13.13.13.23.33.43.53.6.14.14.22.13.22.13.32.13.42.13.52.13.62.13.72.13.8F3.6.23.63WBS工期順序甘特圖Hour265278104130156182208234260286312338364390416442468494520546572598624660Start1.1101.251.351.415MS2.1202. 2602.38、302.4302.5152.6102.752.8602.9302.10402.11102.12102.13.1122.13.252.13.322.13.422.13.522.13.622.13.722.13.83MS3.1303.21903.3303.4303.5903.6.1203.6.23.6.3MS4.1504.210十二、資源需求W B S人力資源材料本錢(qián)元1.1秘書(shū)1人記錄本、筆1.2秘書(shū)1人1.3秘書(shū)1人1.4秘書(shū)1人接待通知單2.1秘書(shū)1人2.2秘書(shū)1人2.3秘書(shū)1人2.4秘書(shū)1人2.5秘書(shū)1人彩紙2.6秘書(shū)1人橫幅、平安帽2.7秘書(shū)1人2.8效勞員6名2.9秘書(shū)1人2.10秘書(shū)9、2人桌簽、祝酒詞2.11秘書(shū)2人2.12效勞員4名煙、火機(jī)、茶2.13.1效勞員2名筆記本、筆2.13.2秘書(shū)2人數(shù)據(jù)線、插線板、筆記本電腦2.13.3秘書(shū)2人桌簽2.13.4效勞員2名水果、茶、煙、純潔水2.13.5效勞員2名2.13.6效勞員2名2.13.7秘書(shū)2人電工工具2.13.8效勞員2名地毯3.1領(lǐng)導(dǎo)1名3.2秘書(shū)2人照相機(jī)、DV3.3秘書(shū)2人3.4領(lǐng)導(dǎo)1名3.5領(lǐng)導(dǎo)1名3.6領(lǐng)導(dǎo)1名3.7領(lǐng)導(dǎo)1名4.1秘書(shū)2名光盤(pán)4.2領(lǐng)導(dǎo)1名應(yīng)急本錢(qián)合 計(jì)十三、風(fēng)險(xiǎn)管理方案一風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)可能性影響覺(jué)察難度總風(fēng)險(xiǎn)1、橫幅未按時(shí)到達(dá)LHL32、橫幅上文字掉落MHL63、各部門(mén)衛(wèi)生出現(xiàn)臟亂LH10、L34、設(shè)備有故障MHM125、照相、錄像設(shè)備出現(xiàn)故障LLL16、祝酒詞喪失、弄臟LHM67、董事樓出現(xiàn)衛(wèi)生差LHL38、董事樓斷電MHH18H、M、L賦予的值分別為：H(high)：高 M(middle)：中 L(low)：低H=3 M=2 L=1總風(fēng)險(xiǎn)計(jì)算：總風(fēng)險(xiǎn)可能性影響覺(jué)察難度當(dāng)總風(fēng)險(xiǎn)大于或等于9時(shí)，應(yīng)對(duì)該風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理或施加影響，以控制、降低和消除風(fēng)險(xiǎn)。二風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)與管理主要風(fēng)險(xiǎn)1 設(shè)備有故障可能原因預(yù)防措施應(yīng)急方案引發(fā)界限負(fù)責(zé)人董事樓電腦、音響出現(xiàn)問(wèn)題1、工作人員到現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試2、專業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)全程監(jiān)控修理或更換設(shè)備調(diào)試失敗秘書(shū)2名主要風(fēng)險(xiǎn)2 董事樓斷電可能原因預(yù)防措施應(yīng)急方案引發(fā)界限負(fù)責(zé)人1、電器功率過(guò)大2、線路問(wèn)題1、到現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試2、專業(yè)技術(shù)人員檢修電路修理或啟動(dòng)應(yīng)急電源調(diào)試失敗秘書(shū)2名十四、變更管理變更表達(dá)原因批準(zhǔn)接待時(shí)間堵車、臨時(shí)有事公司經(jīng)理陪同領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)出差、領(lǐng)導(dǎo)另有安排公司經(jīng)理接待標(biāo)準(zhǔn)酒煙和菜不符合標(biāo)準(zhǔn)節(jié)約本錢(qián)公司經(jīng)理