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1、XXX項目檔案信息管理方案1、信息管理信息管理是建設管理的工作任務之一，它主要包括確定建設項目的信息流結構；處理項目建設過程中產生的信息；建立各類工程會議制度；以及運用信息處理的工具電子計算機輔助進行投資、進度、質量控制和合同管理等，現場監理只有在充分掌握、分析處理這些信息，才能實施最優控制，才能進行合理決策，才能妥善處理協調項目建設各有關單位之間的關系。1.1 信息管理內容 電子計算機作為輔助手段，對有關信息進行收集、儲存和處理，為本工程項目的投資控制、進度控制、質量控制和合同管理提供服務，并定期限提供多種工程報表； 信息流結構圖：反映各部門、各層次、各有關單位之間的信息關系和傳遞過程，采用2、數字化和圖表化方式進行管理； 信息目錄表：包括信息名稱、來源、時間、信息提供者、接受者、接受形式、信息類型，做好住處資料的分類并建立本工程項目的信息編碼體系； 會議制度和整理會議記錄：各種會議的名稱、時間、參加者、記錄人、記錄簽字者和發放者、保存者、保存方式； 信息處理系統：建立數據庫、和信息的收集、整理、篩選、傳遞、反饋、儲存等管理制度和措施，合理應用數理統計方法，做到現場資料采集和反饋及時準確。督促設計、施工、材料和設備供應及時整理工程技術、經濟資料。1.2 信息管理的方法為提高工作效率，確保工程建設管理信息的準確性，提高業務開民和透明度，項目部擬投入專業人員，充分對項目相關資料進行收集、3、管理、處理，信息收集主要從以下幾方面進行： 收集，就是收集原始數據，這是重要的基礎工作。信息管理工作的質量好壞，很大程度上取新局面于原始資料的全面性、及時性和可靠性。 設計文件及有關資料的收集l 本工程項目的工程設計文件，設計圖紙、變更設計等資料。工程設計文件通常包括以下內容：l 社會調查情況。建設地區的工農業生產、社會經濟、地區歷史、人民生活水平以及自然災害等調查情況。l 工程技術勘測調查情況。收集建設地區的自然條件資料，如河流、地質、地形、地貌、水文地質、氣象等資料。l 技術經濟勘察調查情況。主要收集工程建設地區的原材料、燃料來源，水電供應和交通運輸條件，勞力來源、數量和工資標準等資料。 4、招標投標合同文件及其有關資料的收集在進行招標的工程項目中，要編制招標文件。招標文件由業主單位編制或委托咨詢單位編制，投標單位也要編制投標文件，在招投標過程中及在議標以后，招、投標文件及其他一些文件將形成一套對工程建設起制約作用的合同文件，這些文件是工程建設項目管理的依據，是監理、必須熟練掌握的。 收集業主提供的信息業主在建設過程中對各種有關進度、質量、投資、合同等方面的意見和看法，我們將及時收集，同時也收集業主的上級單位對工程建設的各種意見、文件、工作通知單、便函和指令。 收集承包人提供的信息承包人在施工中，現場所發生的各種情況均包含了大量的內容，承包人自身必須掌握和收集這些內容。駐地監理工程5、師在現場中掌握和收集承包人的上報文件、報告、申請變更等文件，經收集和整理后，匯集成豐富的信息資料。 項目部、監理部的記錄此處的記錄是工程師、監理工程師的記錄，主要包括工程施工歷史記錄、監理日記、監理月報、工程質量記錄、工程計量證書、計量臺帳和工程款記錄、竣工記錄等內容。 收集工地會議信息及檢查情況匯報資料。工地會議是項目部、監理工作的一種重要方法，會議中包含著大量的工程信息，因此我們將十分重視工地會議，并建立一套完善的會議制度，以便于會議信息的收集。會議制度包括會議的名稱、主持人、參加人、舉行會議的時間、會議地點等，每次工地會議都應有專人記錄，會議后應有正式會議紀要。 每月或每階段的檢查質量、6、進度等方面的情況通報。1.3 信息的加工整理項目部除注意各種原始資料的收集外，還將對收集來的資料進行加工整理，并對施工過程中出現的各種問題進行處理。按其加工整理的深淺我們將分為如下幾個類別： 第一類為對資料和數據進行簡單整理和過濾； 第二類是對信息進行分析，概括綜合能力輔助決策的信息； 第三類是通過應用數學模型統計推斷可以產生決策的信息。1.4 信息傳遞和使用 信息、資料為了查找的方便，在入庫前我們都將擬定一套科學的查找方法和手段，作好編目分類工作，并利用報表、圖表、文字、記錄、電訊、各種收發、會議、審批及計算機等傳遞手段，不斷地將信息輸送到項目部、監理部相關人員手中，成為他們工作的依據，為決7、策服務。 收集平時的檢測數據，并分析結果，對影響工程質量、進度、費用的以工作通知單、指令等形式反饋給施工單位，幫助他們及時整改，對交工驗收中的檢測數據進行分析，評定。對為竣工交驗的評定依據。1.5 采用計算機輔助管理計算機這一現代化的工具在公路建設中將發揮重要作用，我們將用計算機來輔助進行的信息管理工作。 我們單位自行開發的用于文件與檔案管理程序將用于本駐地辦的工作中，該程序有如下功能：v 可以進行收發文件的登記，可以增加和插入新記錄。v 成頁打印文件登記簿或成冊登記簿，打印規格符合統一的規定。v 進行多項項目的查詢，如按文件標題查、按文號查、接收發日期查找等。 能將當年的收文和發文按發文單位8、保管期限和發文日期的次序，自動組織案卷的卷內目錄，打印卷內目錄和案卷的目錄簿。 提供方便的系統自維護功能，自動拷貝備份數據，自動重新建立索引文件等。 計量支付軟件的使用對工程進行質量、進度和費用的控制，主要是依據合同單價和總價，通過計量支付這一重要手段來實現的。項目部的一項重要職責是審核承包人的各階段支付證書。如果所有承包人申報的資料都由工程師用手工計算復審的話，不僅工作量大，速度慢，而且容易出錯。因此，我單位開發了一套計量支付軟件（JLZF2.0），利用它迅速準確地了解每一期支付的情況，并對每一期支付進行審核。同時在牽涉到調整新增項目的單價確定問題上，我們將采用最優秀的工程造價軟件WC0S9、T2000公正、合理地進行造價分析。 工程質量檢驗與評定系統程序的使用對工程質量控制的依據來源于數據，注重用數據說話，這就必然要求施工過程中進行大量的試驗，試驗的數據也必將是繁雜的、我們將利用我單位開發的工程質量檢驗與評定系統對試驗數據進行歸類整理和統計分析，再配目前先進的辦公自動化軟件諸如WDRD2003和EXCEL2003可以對數據進行各種運算和處理，輸入原始數據，就可以得到分析結果和分析曲線，十分直觀可靠。 計算機聯網 項目部將計算機聯網運行，并加入互聯網，加快與各方信息傳遞的速度及數據共享，提高工作效率。2、檔案管理為規范公司建設工程檔案資料的管理，確保建設項目順利竣工驗收，根據相關規10、程、規范，結合本公司的實際情況，制定本制度。“建設工程檔案”是從項目洽談到項目竣工驗收備案全過程中所形成的，具有查考價值的各種圖紙、圖表、聲像等文字材料的總稱，各項目在建設工程管理、項目管理（監理）等工作中形成的建設工程檔案資料，是公司的重要資源。認真做好資料的收集、整理、歸檔工作，對公司的發展具有深遠的意義。2.1集中統一管理 項目經理負責制的管理原則： 公司總工室總工主管“建設工程檔案”工作，負責檢查督促，審批文件、協調解決工作中存在的重大原則問題。 “建設工程檔案”由檔案室集中統一管理：負責接收已完工程項目管理、項目管理（監理）等資料，進行分類整理、立卷、編目、裝訂、保管、提供利用。并對11、在建工程項目資料工作進行指導檢查。 “建設工程資料”實行項目經理負責制，項目經理負責對本項目資料工作的督促檢查、跟蹤備案資料、審核并按規定在有關資料上簽名蓋章，保證歸檔文件的完整。 項目組資料員（兼職），負責本項目工程資料的收集、整理、組卷、歸檔移交等工作。做好各種原始記錄，做到資料與工程同步。2.2建設工程文件的歸檔和要求： 歸檔范圍：與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件均應收集齊全整理立卷后歸檔（見附件1公司建設工程文件歸檔卷內目錄）。 建設工程檔案歸檔范圍和保管期限表（見附件2公司建設工程文件歸檔）。 建設工程文件歸檔質量要求：l 歸檔的建設12、文件（含參建各方的來往函件）應為原件，不能取得原件的重要資料，應保證復印件清晰可辯，并加注“與原件相符，原件存處”字樣。l 工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符，工程名稱應與施工圖相一致，資料內的建筑面積應與建設工程規劃許可證所注面積相一致。l 工程文件應采用耐久性強的碳素墨水書寫，不得使用易褪色的紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆、復寫紙等。l 工程文件應字跡清楚、圖樣清晰、頁面整潔、簽字蓋章手續完備。l 工程文件中文字材料幅面尺寸規格為A4（297mm210mm），紙張優良耐久。l 圖紙應采用國家標準圖幅，一般為藍曬圖，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。l 竣工圖應是新13、藍圖，利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據，凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。總監和現場項目管理（監理）須在規定的位置上簽字。l 不同幅面的工程圖紙應統一折疊成A4幅面（297mm210mm），橫向按手風琴式折疊，豎向按順時針方向向內折，圖標欄露在外面（按技術制圖復制圖的折疊方法）（GB/10609.389）。l 所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。竣工圖章的內容包括：“竣工圖”字樣，施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、項目管理（監理）單位、總監、現場項目管理（監理），圖章尺寸為50mm80mm，使用不褪色的紅色印泥，加蓋在圖標14、欄上方空白處。l 竣工圖章示例：2.3建設工程文件的立卷的原則與方法； 遵循文件自然形成的規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。 建設工程按單位工程組卷，按建設程序劃分為5部分 工程準備階段，按建設程序、專業、形成單位等立卷。 項目管理（監理）文件按單位工程立卷：來往函件、（按單位、進度、質量、投資組卷）。正件與附件、復函與來函、“項目管理（監理）工程師通知單”與“項目管理（監理）工程師通知回復單”、中文版與外文版形成的同一文件立在一起，按順序排列。 施工文件按分部工程立卷，其中單位（子單位）工程按分部和要求辦理中間驗收的子分部工程（樁基礎、幕墻工程等）單獨立卷。 竣工圖按單位工15、程和專業立卷。 竣工文件按單位工程和專業等立卷。 卷內文件的排列：卷內文件必須按城建檔案館附錄A1、附錄A2、附錄A3的的類別和順序排列，圖紙按專業圖紙目錄排列。 案卷厚度：文字材料一般不超過3厘米，圖紙不超過4厘米。印刷成冊的文件可以保持原狀。 案卷的編目： 卷內文件的頁號：每卷單獨編號，有書寫內容的從1號開始編號，單面書寫的文件編在文件右下角：雙面書寫的文件，正面編在右下角，反面編在左下角。折疊好的圖紙編在右下角。印刷成冊的科技文件，原目錄可代替卷內目錄，不需重新編號。 卷內目錄的編制；卷內目錄排在卷內文件首頁之前，必須計算機打印。l 序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字從1開始依次編號。16、l 責任者：文件的直接形成單位，多個責任者時，選擇一個主要責任者，其它用“等”代替。l 文件編號：填寫文件的文號或圖號。l 文件題名：填寫文件標題的全稱l 日期：填寫文件的形成日期。l 頁次：填寫文件在卷內所排列的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號。 卷內備考表的編制：必須計算機打印（見城建檔案館2002.6月附錄C），卷內備考表排列在文件尾頁之后，主要標明卷內文件的總頁數。各類文件的頁數（圖紙、照片），以及立卷單位的對案卷情況的說明。l 案卷封面的編制：必須計算機打印（見城建檔案館2002.6月附錄D）l 案卷題名：應簡明準確地揭示卷內文件的內容，由工程名稱、分部工程或專業名稱、卷內文件內容17、三部分組成。l 編制單位：填寫卷內文件的形成單位，有多個形成單位時，選擇其中一個主要責任者，其它用“等”代替。l 編制日期：填寫卷內全部文件的形成起止日期。l 委托境外設計、施工的建設工程，其卷內目錄和案卷封面必須用中文、外文兩種文字書寫。 案卷的裝訂：用棉線繩三孔左則裝訂成冊，要求整齊牢固。有文字材料的案卷必須裝訂，單獨是圖紙的案卷不用裝訂。2.4歸檔的時間和套數： 歸檔的時間：根據工程的程序和特點，可以分階段分期、或分部工程驗收后進行組卷，在單位工程竣工驗收后進行歸檔。 招投標文件、合同、項目管理（監理）規劃、項目管理（監理）細則、項目管理（監理）總結、前期報批文件等可以及時歸檔。 歸檔的18、套數：建設工程項目管理（監理）檔案1套交業主1套，作為工程竣工備案用（原件）；另按公司入檔規定，整理1套項目管理（監理）檔案移交公司檔案室保存。2.5工程資料的審核程序： 專業項目管理（監理）工程師對施工單位提交的建設工程資料進行審核、指導整改。 項目經理對全部工程資料進行審核，確認工程竣工資料的完整、真實、齊全；并在組織工程實體預驗收合格后，提交工程質量評估報告和建設工程項目項目管理（監理）工總結；反饋施工單位報質量監督站審核、整改、通過。 檔案預驗收：由業主（或委托公司）向城建檔案部門申請辦理工程檔案予驗收，經整改取得建設工程檔案認可書后方可組織竣工驗收。 工程竣工驗收后，業主辦理竣工備案19、手續；項目經理跟蹤索取竣工驗收報告、竣工備案表和辦理項目管理（監理）業務手冊。 按公司入檔規定，收集、整理好工程技術資料，向公司檔案室移交歸檔。（項目管理（監理）評估報告須是原件）2.6照片檔案管理： 在工程建設活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影象為主要反映方式的歷史記錄，包括照片、底片、說明三部分。2.6.1收集的范圍： 反映本公司主要職能活動和工作成果的照片v 建設前后的正、側面照片、錄像。v 建成后的內外景觀照片、錄像。v 建筑小品照片、錄像。v 重要部位、隱蔽工程施工質量檢驗分析處理照片。v 施工過程、奠基，、竣工典禮的實況照片、錄像、錄音。v 其他有關聲像材料 領導20、和著名人物參加與公司有關的重大公務活動的照片。 公司組織或參加的重要外事活動照片。 記錄公司重大事件的照片 于其他載體檔案有密切聯系的照片。2.6.2歸檔時間 照片由項目按要求整理、編寫說明后隨項目檔案一起歸檔2.6.3文字說明的成分和編寫要求： 文字說明的成分包括；事由、時間、地點、人物（項目或部位）、背景、攝影者；片號項目名稱；（報建名全稱）：說明：（時間、內容、人物、背景）底片號參見號攝影者2.7電子文檔的管理：運用現代化技術手段，實現檔案信息同步性，達到資源共享，方便提供利用。文件形成時，按文件規定的類別、目錄進行整理儲存，項目竣工后，由項目組通知電腦管理員進行光盤刻錄保存。 磁盤管理21、：按歸檔類別建立文件夾，以便文件對號入座，項目完工后同文件資料一起歸檔。 長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤2.8項目資料向公司檔案室的移交： 須是辦理完畢，系統整理，初步立卷為卷、冊、袋，由項目經理簽字審定的文件資料。 須有項目管理（項目管理（監理）檔案移交表、建設工程檔案慨況表、全部資料的卷內目錄（電腦打印），經項目經理、經辦人及檔案室雙方簽字，方為交驗完畢（附目錄磁盤）。 聲像材料歸檔時，承辦人應將磁帶（盤）整理，擬好簡要說明（包括項目名稱、時間、地點、內容、人物、攝制者）。2.9檔案的保管：檔案管理員負責接收各項目組工作中形成的建設檔案，辦理交接手續認真驗收。 對接收的檔案按分類大22、綱進行分類整理，提供查找利用。 認真執行國家、業主、公司的有關保密規定。 庫房注意做到防火、防光、防潮、防塵、防蟲鼠。 定期對庫存檔案進行檢查、維護.2.10檔案資料借閱 公司工作人員因工作需要借閱檔案資料時，憑公司工作牌，在檔案室內查閱。檔案資料原則上不外借，因特殊需要借出，須經主管總工程師批準，并辦理登記手續，最長不能超過三天借期。 必須愛護檔案，不得在文件上劃線圈點、涂改、拆卷。如需修改或復制，須經總工室負責人批準，辦理手續。 查閱公司重要檔案資料，必須經公司主管領導批準，嚴守公司機密，不得將內容泄漏擴散。 合作單位要借閱、需提供技術資料圖紙時，必須持有介紹信、查閱目的、內容并經公司主管領導批準，方可辦理并實施有效控制。2.11檔案鑒定與銷毀 檔案鑒定工作由公司負責組織審查監定。 根據標準建設工程文件歸檔整理范圍GB/T50328-2001修訂公司的“歸檔范圍、保管期限表”，檔案室每一年對庫存檔案進行一次清理工作，對需鑒定銷毀的檔案提出初步意見，編造銷毀清冊，由鑒定小組負責審定，公司主管領導審批后，交檔案室按規定執行銷毀工作。