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1、_ERP系統項目靜態數據準備方案 客戶項目經理：日 期：用友項目經理： 日 期： 1、靜態數據的概述1.1、 靜態數據建議描述內容提綱：1、 靜態數據的定義2、 靜態數據準備的特點3、 靜態數據的重要性靜態數據是指在系統應用中一般不隨時間變化而改變的數據，如會計科目、存貨檔案、客戶檔案、供應商檔案、產品結構（BOM）、工藝流程等。在整個項目實行過程中，靜態數據的準備、整理、測試、完善等相關工作是需要花費比較長的時間和花費比較大的精力去完畢。靜態數據的準備進度和質量直接影響到系統的上線進度和項目的質量。1.2、 靜態數據來源建議描述內容提綱：1、 靜態數據的來源2、 對準備靜態數據的影響靜態數據2、分散存在于公司的多個職能部門，如會計科目的數據在財務部門、客戶檔案在銷售部門、供應商檔案在采購部門、產品結構在技術和生產部門等。靜態數據的準備需要各職能部門的大力配合、甚至直接參與。2、數據編碼原則2.1、數據編碼原則建議描述內容提綱：1、 數據編碼的意義；2、 數據編碼的基本原則；ERP系統對數據的辨認和解決需要通過一種具有唯一性的代號進行，這便是編碼。它作為準確快速、有效的數據輸入，在ERP系統管理上顯示了極大的威力。數據編碼應當遵循的是簡樸原則，你假如沒有很好的理由不要把資料的屬性含義放到編碼中。2.2、靜態數據編碼規則建議描述內容提綱：1、 描述各類靜態數據的編碼規則例：倉庫編碼：公司3、共有四十多個倉庫；本地、外地均有，并且由物資處和銷售處分別管理。建議編碼五位第一位部門別，第二位地區屬性，后三位流水號。X X X X X流水號本外地屬性（本地1，外地2） 部門（物資2，銷售1）料品編碼：j 料品分類編碼料品代碼的第一位是料品分類， 0-成品 1-原材料 2-配套件 3-制造件 4-工具 5-輔助材料 6-備品備件 k 成品料品編碼方案：使用9位編碼，第一位是分類編碼，成品固定為0；第二位是分類號，泵是1、閥是2、油缸是3；第35位是系列號，最后4位是流水號。X X X X X X X X X流水號 系列號，如001 表達CB1-D3 01 分類號，如泵1、閥2、油缸3分類號4、0l 其余現有庫存料品編碼方案：使用九位編碼，第一位是大分類編碼，中間三位是小分類編碼，后五位是流水號。X X X X X X X X X 流水號 小分類號，如螺栓141、螺母142分類號m 現在不入庫的制造件的料品編碼方案：使用九位編碼，第一位是大分類編碼，中間三位是小分類編碼，后五位是流水號。X X X X X X X X X 流水號 小分類號，如齒輪001、泵體002分類號地區分類編碼：地區分類省份進行分類，編碼方式采用長源銷售處原有的編碼方式，如北京001，天津002等。客戶編碼：編碼方式：XX X X X流水號 供應商/委外商編碼：由于供應商與委外商編碼不能相同，所以編碼采用五位，第5、一位區分供應商與委外商，后四位順序號。 X X X X X順序號區分號如：用G表達供應商，則G0001上海寶鋼公司，用W表達委外商。部門編碼：0000 總公司 0010 銷售處 0020 財務處 0030 生產處 0040 物資處 0050 供應處 0060 總師辦可以依據ISO9000體系文獻來編碼。員工編碼： 涉及將來所有在計算機上操作的人員 編碼原則： 老總級的首位數是1，后面四位流水號。 部門經理級的首位數是2、后面四位流水號。 普通員工首位數是3、后面四位流水號。X X X X X流水號 員工類別 3、數據的格式和質量3.1、數據的格式建議描述內容提綱：1、 采用規定格式的重要性2、6、 數據格式的具體內容見附件靜態數據準備表單例:數據的重要屬性之一是標準化，指的就是格式的統一性。信息系統的后臺數據庫對解決的信息均有相應的格式規定。有些數據類別準備的工作量非常大，需要由多個人員進行準備，因此數據格式的統一性顯得非常重要。各類數據格式的具體規定，見附件靜態數據準備表單。3.2、數據的質量建議描述內容提綱：1、 保證數據質量的重要性ERP系統是管理數據解決系統，數據質量的好壞直接影響系統的運營效果。無數實例已經說明，一個良好運營ERP系統，其數據準確性達成98%以上。對于ERP系統而言，假如輸入的數據是垃圾，那么它輸出的數據也是垃圾。4、關鍵字段及說明建議描述內容提綱：1、 關鍵7、字段說明2、 關鍵字段的具體內容見附件靜態數據準備表單關鍵字段是對系統運營質量有直接影響的字段，需要重點關注這些字段數據準備的質量。提前向數據準備人員，說明這些字段的含義和系統使用原理，有助于提高準備數據的質量。如客戶檔案中地區這個字段，將對銷售分析中的地區記錄產生影響。關鍵字段的具體說明見附件靜態數據準備表單。5、靜態數據準備的規定建議描述內容提綱：1、 靜態數據準備的負責人和內容分派2、 靜態數據準備的人員規定3、 靜態數據準備的時間例：靜態數據根據職能部門的實際情況進行分別準備，具體分派見下表：財務部銷售部技術部采購部ABCD會計科目幣別稅別 客戶檔案銷售地區客戶料品資料 產品結構料品分8、類 供應商檔案采購料品提前期 由于靜態數據的重要性，參與靜態數據的準備人員應當需要熟悉業務、認真仔細、具有高度的負責精神。所有靜態數據的準備時間從2023年11月11日至2023年1月3日，所有歷時8周。具體時間表見附件靜態數據準備計劃。6、靜態數據的檢查建議描述內容提綱：1、 靜態數據檢查的負責人2、 靜態數據檢查的時間安排3、 靜態數據檢查的方式、方法、內容靜態數據準備進度和質量的控制對整個項目質量而言非常重要。同時靜態數據準備的工作量決定了準備周期的長短，一旦返工將對項目進度、成本導致巨大影響。靜態數據的檢查，對進度控制、質量控制有重要意義。靜態數據檢查由靜態數據檢查小組負責，客戶方項目9、經理方祥明任組長，負責檢查活動的時間和人員安排，并對檢查結果負責。檢查的時間間隔是每周兩次，每次預計需要花費3個小時，分別為周三下午13:0016:00，周五下午13:0016:00，并于次日上午提供檢查結果。數據檢查的方式分為抽檢和全檢，對關鍵數據的數據需要進行全檢（如會計科目、產品結構等），對大量而相對次要的數據可以視情采用抽檢（如備品備件、輔助材料等），以提高檢查效率。數據檢查的內容涉及數據的準確性（如料品名稱、客戶名稱等），數據間的邏輯關系（如料品名稱和料品分類、客戶名稱和聯系電話是否匹配等），數據規定（如料品代號是否反復、位數是否符合規定等）。數據檢查的方法一般采用手工核對，對大量數10、據進行格式檢查時，也可以使用檢查工具以提高檢查效率。如檢查上萬的料品代碼是否反復，就可以編寫程序對有料品代碼的電子文檔執行檢查。（假如使用檢查工具，需要保證工具可以在檢查開始前提供并測試完畢。）7、靜態數據的導入建議描述內容提綱：1、 靜態數據導入方式的選擇2、 靜態數據導入的時間安排3、 靜態數據導入工具（可選）例：根據公司的實際情況，多數種類靜態數據的采用手工錄入的方式，對數據量特別巨大的料品基本檔案和產品結構采用計算機導入的方式。靜態數據的導入將在系統切換階段進行，時間安排見系統階段的文檔數據轉換計劃。料品基本檔案和產品結構的導入工具，由用友公司負責提供。雙方項目組將于2023年1月5日至10日對導入工具進行測試。(說明：靜態數據導入系統的方式有兩種，一種手工錄入，一種計算機導入。這兩種方式各有利弊。手工錄入，通過系統界面錄入數據，通過程序檢核，后臺數據庫不會發生表單邏輯錯誤，但錄入速度慢，內容容易發生錯誤。計算機導入，導入數度快，內容不會發生錯誤，但假如導入工具不可靠，也許導致數據庫表單邏輯錯誤，這種錯誤一般難以發現，但在系統運營后也許導致嚴重錯誤。)8、附件靜態數據準備方案涉及兩個附件。1、 靜態數據準備表單2、 靜態數據準備計劃