數字化加工項目解決方案_2(20頁).doc
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2024-01-08
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1、津科全息檔案數字化加工解決方案津科軟件開發2005年12月目 錄第一章綜述11.1 總論1第二章數字化加工系統介紹32.1 數字化加工系統簡介32.2 功能特點32.3 性能描述32.4 加工業務圍42.5 服務對象4第三章全息檔案數字化加工53.1 數字加工流程圖53.2 數字加工工序53.3 數字加工部組織結構53.4 數字加工工藝流程73.5 工藝流程處理單83.6 工藝流程詳解81、檔案提取、歸還82、檔案批量整理93、批量掃描94、圖像優化115、檔案條目著錄126、檔案裝訂147、卷皮書寫158、卷皮蓋章159、整合數據(準光盤數據)1610、成品光盤刻錄1611、盤標打印16122、加工成品抽樣檢驗16第四章數字加工安全規定18第五章數字加工人員工作守則19第一章 綜述1.1 總論檔案資料全息數字化信息是單位信息資源的數據中心和數據交換站,它是建立在現代信息技術的普遍應用基礎上,利用數字手段,以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心,以高速寬帶通信網絡為技術設施,以網格技術為處理手段的超大規模、分布式數字信息系統,屬于國家影像信息基礎工程。為適應時代進步和技術發展的新形勢,進一步完善提高檔案(科、局、館)、檔案信息化建設,建立檔案(科、局、館)全息數字化檔案綜合應用平臺,并以高效率的業務管理、高可靠的資源服務為目標。我公司設計了本套全息檔案數字化解決方案,此方案必將加快檔3、案管理的信息化、現代化建設,必將全面提升各檔案(科、局、館)為單位和社會公眾服務的水平和質量。 津科軟件開發是一家在中國檔案信息化領域耕耘多年專業公司。公司長期致力于數字化檔案的研究與探索,為各級檔案(科、局、館)提供各類量身定制的檔案數字化解決方案。公司擁有完備的自主開發的數字檔案館產品,包括辦公自動化系統、綜合檔案業務管理系統、影像檔案館(室)管理系統、公文交換與收發文流轉系統、全文檢索管理系統、影像加工系統等。此外,公司還憑借技術優勢與對數字檔案館的長期實踐,積極參與數字檔案館標準規的制定工作。我公司具備規的項目實施管理體系、嚴格的質量保證體系、售后服務體系,擁有豐富的項目實施經驗。目前4、已成功實施了包括市高級人民法院數字檔案館系統、省市工商行政管理局數字檔案館系統、市武清區人民檢察院數字檔案館系統、市出入境檢驗檢疫局數字檔案館系統、市科技檔案館數字檔案館系統、南開大學檔案館數字檔案館系統、娃哈哈集團檔案館管理系統、朝日啤酒公司檔案管理系統、電化集團數字檔案管理系統工程、泰達股份檔案館系統等眾多項目,并獲得了一致認可。第二章 數字化加工系統介紹2.1 數字化加工系統簡介文章、圖片、錄音、錄像等多種來源的信息將以便于計算機存取傳輸的形式獲取。掃描、識別、壓縮和轉化等多種技術用于數字信息的創建。通過開放的容創建應用程序接口(API)和其它廠商的相關技術產品,可以完成上述不同種類信息5、的影像與容的提取。另外,用電子手段提高數字圖像的質量,從容創建到圖像校正和圖像轉置、協調、編輯和色彩校正等特殊功能,最終形成圖片格式電子文檔 ?;诖笮蛿祿霺QL SERVER或ORACLE開發的檔案管理系統,能在百萬條目下3秒檢索結果,能存儲百萬卷的原文,并能進行WEB上的檢索。2.2 功能特點去黑邊頁面糾正 容糾編頁面自適應 去雜點去裝訂孔字底反色 去背景陰影 字符修復線條增強 移除線條 去白頁灰度自適應 智能閥值 自動OCR2.3 性能描述l 基于TWAIN和ISIS高速接口的掃描模塊,支持市面上所有主流掃描儀l 支持TIF、JPG、PDF、ipde等壓縮、非壓縮格式l 支持雙面/單面6、掃描、刪除頁、刪除整卷、縮略圖、插掃、替換影像l 支持文檔批量掃描(條碼技術)l 支持黑白二值、灰度和彩色影像支持影像修改l 支持影像打印l 支持頁次調整l 支持去白頁l 支持文檔合并l 支持多種文件模式l 支持色彩自動切換2.4 加工業務圍對圖書、文獻、檔案、科技資料、縮微膠片、彩色膠片等介質進行數字化加工; 對法律文書、文件、病歷、證券、票據等特殊介質進行加工處理; 對大型圖片、工程圖紙、報刊和古籍、善本、珍品特藏進行高清晰度掃描; 中外文OCR識別排版,各種數據庫格式文件加工。2.5 服務對象報社、雜志社、檔案館、圖書館、銀行、醫院、國家機關、企事業單位、學術研究機構、電子商務、新聞資料7、和其它綜合、其它需要大量數據錄入的咨詢公司、翻譯公司、書店。第三章 全息檔案數字化加工3.1 數字加工流程圖3.2 數字加工工序(1) 檔案整理:文件拆訂/排序/修補(2) 檔案掃描:快速批量掃描文件、糾偏、消藍去污。(3) 檔案建標:對應掃描文件影像建立相關檔案案卷/卷目錄數據庫(4) 數據校對:核對掃描影像與相應的數據庫記錄,修正錯誤數據(5) 光盤刻錄:將校對修改好的掃描與數據庫信息刻錄到CD光盤,并檢測光盤讀取性能(6) 檔案裝訂:將校對好的原件檔案按要求裝訂還原(7) 品質檢查:抽查刻錄好的光盤影像品質/數據庫正確度/裝訂品質(10%)不合格產品返工(8) 檔案還卷:將處理完成的檔案8、原件以與光盤送交用戶單位驗收(9) 全息檔案掛接:利用條碼和頁次的關聯關系,將相應的原件掛接到檔案系統中(10) 授權查看:由檔案管理員對已經審批通過的調卷請求進行授權處理,授權后可查看的案卷可以精確到每一頁。3.3 數字加工部組織結構技術工程師商務經理項目監理各加工組組長拆卷工位掃描工位著錄工位裝訂工位(1) 項目開始前,由商務經理詳細了解客戶的需求,提交項目需求報告,在技術工程師的配合下,完成具體的項目說明書的制作;(2) 由商務經理和技術工程師相配合,向該項目指定的項目監理說明項目要求,并提交項目說明書;(3) 由項目監理向選定的加工組組長下發項目說明書并說明項目要求;(4) 由項目監理9、與選定的加工組組長在技術工程師的配合下,安排配置加工系統軟硬件,領取加工耗材;(5) 由公司統一分配該項目的作業人員隊伍;(6) 在商務經理、技術工程師與項目監理的配合下,由加工組組長將作業系統與耗材送達項目指定作業現場,并在現場安裝調試加工系統;(7) 由商務經理在作業現場將該項目的項目監理、各加工組組長引見給相關項目用戶;(8) 由各加工組組長在作業現場帶領作業人員執行加工服務作業任務;(9) 各加工組組長必須服從項目監理的作業安排;(10) 一般作業人員必須服從加工組組長的工作安排,并遵守公司的管理制度,嚴格按照崗位責任說明作業。3.4 數字加工工藝流程原始檔案資料光盤刻錄盤標打印光盤查10、驗光盤統計數據整合準光盤數據核查/改錯成品制作目錄索引&打印1校&改錯&打印2校&改錯目錄索引OK批量掃描圖像優化圖像補掃圖像索引圖像OK檔案資料批量整理檔案資料批量還原用戶品檢抽查檔案資料處理圖像處理標引處理3.5 工藝流程處理單流程處理單的分類與使用圍如下說明:1、 提卷/還卷:作業人員與用戶在提卷/還卷時使用;2、 主流程處理單:作業人員在檔案資料整理、錄入、還原、掃描、優化、補掃、圖像索引時使用;3、 補掃記錄:作業人員在補掃圖像時結合主流程處理單使用;4、 索引建立:作業人員在建立目錄索引、校對目錄索引時使用;5、 數據光盤:作業人員在處理光盤數據時使用。3.6 工藝流程詳解1、檔案11、提取、歸還l 責任人:項目監理或指定人員l 任務描述:提取檔案資料并建立批次。1. 在用戶現場完成檔案資料的提取工作,填寫檔案提取單,可以使用公司設計的樣板,也可以根據實際情況自行設計;2. 在服務現場完成檔案資料上架,合理規劃文件處理的批次任務并填寫流程處理單批次信息;3. 在該批次任務完成后,要完好無損的將檔案進行歸還,并請客戶簽字確認。l 要求:1. 提取工作必須認真仔細,逐筆核對,不允許出差錯;2. 檔案提取單必須填寫清楚,并且有相關人員的簽字;3. 歸還時也要逐筆核對,并簽字確認。4. 批次規劃建議以每批次20003000頁文件檔案資料為參考,最初的批次可以規劃得小一些,以便于后續流12、程可以盡快開展。2、檔案批量整理l 責任人:數字加工操作員(工位授權)l 任務描述:領取流程處理單與檔案資料,按要求整理檔案資料。1. 從項目監理或指定人員處領取流程處理單,領取相應的檔案資料批次,并同時清點一遍批次檔案資料,發現批次檔案資料卷數或件數不符,當立即報告項目監理處理,不得有誤,待項目監理處理改正后,方可繼續進行;2. 按照任務要求整理批次檔案資料,將檔案資料拆成單頁,填寫相關整理信息;3. 批次整理完成后,報告項目監理,并當面清點批次卷數,核對無誤后,將檔案資料送回指定檔案資料存放位置,同時提交填寫完成的流程處理單,領取另外的任務批次。l 要求:1. 整理時要小心謹慎,嚴禁撕毀、13、遺落或銷毀用戶檔案資料,以與將客戶檔案資料帶離現場;2. 認真仔細地核查原始頁號,如果發現檔案資料存在漏編、錯編頁號的情況,需要補編、改編頁號或加編附頁號時,書寫頁號的標準為:正面統一編寫在文件紙的右上角,背面統一編在文件紙的左上角;3. 編寫頁號時要用鉛筆,嚴禁隨意涂鴉或編寫的頁號信息覆蓋或劃落到文件正文信息上;4. 增加的附頁或缺頁信息應在流程單上準確填寫清楚。3、批量掃描l 責任人:數字加工操作員(工位授權)l 任務描述:領取流程處理單與檔案資料,按要求掃描檔案資料。1. 從項目監理或指定人員處領取流程處理單,領取相應的檔案資料批次,并同時清點一遍批次檔案資料,發現批次檔案資料卷數或件數14、不符,當立即報告項目監理處理,不得有誤,待項目監理處理改正后,方可繼續進行;2. 按照任務要求掃描批次檔案資料,填寫相關掃描信息;3. 批次整理完成后,報告項目監理,并當面清點批次卷數,核對無誤后,將檔案資料送回指定檔案資料存放位置,同時提交填寫完成的流程處理單,領取另外的任務批次。l 要求:1. 整理時要小心謹慎,嚴禁撕毀、遺落或銷毀用戶檔案資料,以與將客戶檔案資料帶離現場;2. 遇到因為掃描儀故障導致的紙卡紙或撕紙,必須小心取出破損的紙,將其粘貼復原;3. 每批次掃描開始前或必要時(如掃描儀檢修后),必須掃描一次“掃描測試頁”,判斷掃描結果達到品質要求時,方可開始正式掃描;4. 一卷檔案資15、料掃描完成后,必須與時核對首尾頁是否正確、掃描進入電腦系統中的該卷總頁數是否與檔案資料整理結果一致,如果不一致,仔細檢查掃描結果,看是否存在漏掃、重等導致掃描結果不正確的情況,找到問題并改正,如果判斷不是掃描問題,必須與時報告項目監理改正;5. 注意發現掃描儀工作是否正常(圖像是否清晰、圖像是否有變形、掃描圖像是否大量存在黑線、黑邊現象是否大量出現、圖像歪斜等不正常情況),遇到掃描儀出現不正常情況,應當立即報告項目監理,同時停止作業,待掃描儀檢修完成,可以正常工作后,方可繼續作業;6. 一批檔案資料掃描完畢后,必須核對該批檔案資料中的掃描總文件份數是否與檔案資料整理的結果一致,如果不一致,仔細16、檢查掃描結果,看是否存在漏掃等情況,發現問題并改正,如果判斷不是掃描問題,與時報告項目監理改正。7. 掃描必須按照案卷標明的頁碼順序掃描。對于附著在主頁上的小紙片等,可作為另頁掃描。另頁掃描的放在主頁之前;8. 分辨率:一般文件不低于200 dpi,特殊紙或檔案原件清晰度不高的,可通過增加分辨率,調整亮度、對比度等技術參數,直至掃描圖像清晰為止;9. 對于同一份檔案,清晰度不同,特別是鉛筆、鋼筆、圓珠筆同時存在的,以文件主要部分的清晰為準,必要時可一頁多掃;10. 掃描時要保證檔案資料的載體安全,對于紙較薄或較脆容易破損的,應使用平板掃描,不得使用滾筒掃描;11. 掃描要完整,包括文件上的收文17、章、頁碼、有關標記等,都必須納入掃描圖像圍;12. 掃描完成的圖像文件,按照案卷的檔號名稱以卷為單位存儲于計算機硬盤上,并定期備份。4、圖像優化l 責任人:數字加工操作員(工位授權)l 任務描述:領取流程處理單,按要求優化掃描后的圖像。1. 從項目監理或指定人員處領取流程處理單,領取相應的檔案資料批次,并同時清點一遍批次檔案資料,發現批次檔案資料卷數或件數不符,當立即報告項目監理處理,不得有誤,待項目監理處理改正后,方可繼續進行;2. 核對總掃描文件份數是否正確;3. 核對每份掃描文件的總頁數是否正確;4. 調整圖像顯示方向,保證圖像顯示為正常閱讀方向;5. 調整圖像順序使之按照正確的圖像排序18、方式排列;6. 去除圖像黑邊,或截取有效信息;7. 處理因為圖像清晰度、色度、漏掃等原因而導致的需要補掃的問題頁8. 批次整理完成后,報告項目監理,填寫相關優化信息,同時提交填寫完成的流程處理單,領取另外的任務批次。l 要求:1. 優化圖像時要小心謹慎,嚴禁刪除任何在掃描頁面上的有效信息,如果操作不慎,誤刪有效信息,將該頁記下來補掃;2. 嚴禁打開與當前流程單上不一致的掃描批次;3. 如果發現未編頁號的影像,報告項目監理處理;4. 優化圖像時,注意保證檔案資料原始大小,檔案資料有效信息中出現的黑塊或斑點不要作任何處理;5. 一卷檔案資料優化完成后,必須與時核對首尾頁是否正確、掃描進入電腦系統中19、的該卷總頁數是否與檔案資料整理結果一致,如果不一致,與時報告項目監理改正;6. 注意發現批量掃描結果是否正常(圖像是否清晰、圖像是否有變形、掃描圖像存在黑線等不正常情況),遇到以上不正常情況,應當立即報告項目監理;7. 一批檔案資料優化完畢后,必須核對該批檔案資料中的掃描總文件份數是否與檔案資料整理的結果一致,如果出現問題,與時報告項目監理改正。5、檔案條目著錄l 責任人:數字加工操作員(工位授權)l 任務描述:領取流程處理單與檔案資料,按要求建立檔案條目。1. 從項目監理或指定人員處領取流程處理單,領取相應的檔案資料批次,并同時清點一遍批次檔案資料,發現批次檔案資料卷數或件數不符,當立即報告20、項目監理處理,不得有誤,待項目監理處理改正后,方可繼續進行;2. 按照任務要求錄入檔案條目,并錄入當前案卷的條碼信息,以便最后的掛接;3. 在流程單上填寫相關信息;4. 批次整理完成后,報告項目監理,并當面清點批次卷數,核對無誤后,將檔案資料送回指定檔案資料存放位置,同時提交填寫完成的流程處理單,領取另外的任務批次。l 要求:1. 客戶單位已有標準的,按客戶單位的標準著錄??蛻魡挝粵]有標準的,一律采用以下標準著錄;2. 題名:按照原文著錄,原文件沒有題名或雖有題名但沒有實質容(如簽報、報告之類)的,可根據文件容自擬。自擬的題名應簡練、明確,準確概括文件的容、文種等關鍵要素。題名中的年代一律用阿21、拉伯數字;3. 責任者:按原文著錄。責任者用簡稱的,必須使用通用簡稱。如中國共產黨中央委員會簡稱中共中央,中華人民國建設部簡稱建設部,不得使用本部、本司、本廳等。責任者較多的,著錄數量由客戶單位確定。著錄多個責任者時,責任者與責任者之間要空一格(半角)。領導講話的責任者錄領導人,期刊雜志的責任者錄辦刊單位,期刊文章的責任者錄文章作者,期刊政策法規的責任者錄發文單位;沒有責任者的,考證清楚后據實填寫;4. 文號:按原文字和符號著錄;5. 密級:一般按原文形成時所定密級著錄,對于已經升、降、解密的,應著錄新密級;6. 發文日期:一般文件如通知、報告、批復等錄文件的發文時間,決定、決議、規定錄通過時22、間或發布時間,合同、協議錄簽署時間,報表、計劃為編制時間,工程設計圖紙為設計時間,工程竣工圖為編制完成時間,領導講話按標明的講話時間著錄,期刊雜志按發刊日期著錄,會議記錄著會議時間,會議紀要著紀要成文時間。沒有發文日期的可以考證一個最精確的日期。文件日期以8位阿拉伯數字標注,如20000708;7. 保管期限:按案卷組成時標明的保管期限著錄,對已經更改的,應著錄新的保管期限;8. 主題詞:按文件標明的主題詞著錄。原文件沒有標明的可不予著錄。6、檔案裝訂l 責任人:數字加工操作員(工位授權)l 任務描述:領取流程處理單與檔案資料,按要求裝訂檔案資料。1. 從項目監理或指定人員處領取流程處理單,領23、取相應的檔案資料批次,并同時清點一遍批次檔案資料,發現批次檔案資料卷數或件數不符,當立即報告項目監理處理,不得有誤,待項目監理處理改正后,方可繼續進行;2. 按檔案資料原來順序和正確方向排序;3. 一般情況下,按右下齊原則將檔案資料整理整齊;4. 為保證裝訂好的檔案資料不出現掉頁現象,左側需要貼條的必須貼條;5. 按原來裝訂孔位置打孔、裝訂;6. 裝訂后的檔案資料逐頁核查順序、方向、整齊程度與是否有掉頁現象,如有問題與時糾正;7. 批次裝訂完成后,報告項目監理,并當面清點批次卷數,核對無誤后,將檔案資料送回指定檔案資料存放位置,同時提交填寫完成的流程處理單,領取另外的任務批次。l 要求:1. 24、裝訂還原時要小心謹慎,嚴禁撕毀、遺落或銷毀用戶檔案資料,以與將客戶檔案資料帶離現場;2. 要認真仔細地核查頁號,如果發現丟頁現象,與時報告項目監理處理。7、卷皮書寫l 責任人:數字加工操作員(工位授權)l 任務描述:領取流程處理單與檔案資料,按要求書寫檔案卷皮。1. 從項目監理或指定人員處領取流程處理單,領取裝訂好的檔案資料批次,并同時清點一遍批次檔案資料,發現批次檔案資料卷數或件數不符,當立即報告項目監理處理,不得有誤,待項目監理處理改正后,方可繼續進行;2. 按照任務要求為批次檔案資料書寫卷皮,填寫相關信息;3. 批次卷皮書寫完成后,報告項目監理,并當面清點批次卷數,核對無誤后,將檔案資料25、送回指定檔案資料存放位置,同時提交填寫完成的流程處理單,領取另外的任務批次。l 要求:1. 書寫卷皮要求用鋼筆,最好是書法筆;2. 書寫時要求字跡工整、清晰3. 不得漏寫、錯寫8、卷皮蓋章l 責任人:數字加工操作員(工位授權)l 任務描述:領取流程處理單與檔案資料,按要求在卷皮上蓋章。1. 從項目監理或指定人員處領取流程處理單,領取裝訂好的檔案資料批次,并同時清點一遍批次檔案資料,發現批次檔案資料卷數或件數不符,當立即報告項目監理處理,不得有誤,待項目監理處理改正后,方可繼續進行;2. 按照任務要求為批次檔案資料卷皮蓋章,填寫相關信息;3. 批次卷皮蓋章完成后,報告項目監理,并當面清點批次卷數26、,核對無誤后,將檔案資料送回指定檔案資料存放位置,同時提交填寫完成的流程處理單,領取另外的任務批次。l 要求:1. 蓋章要工整、清晰;2. 不得漏蓋、錯蓋9、整合數據(準光盤數據)l 責任人:數字加工操作員(工位授權)l 任務描述:逐條核查準光盤數據結果,發現并記錄加工結果中存在的文不對題、目錄索引輸入錯誤、圖像品質等問題,并且在光盤記錄單上作相應的記錄,問題結果統一交給項目監理,由項目監理或指定人員修正錯誤,錯誤修正后由查盤人員對糾正的錯誤再次檢查。l 要求:認真仔細10、成品光盤刻錄l 責任人:數字加工操作員(工位授權)l 任務描述:按照要求刻錄光盤一份l 要求:刻錄的光盤必須包含如下信息27、:1. 按照要求指定的光盤編號;2. 正確的掃描圖像結果;3. 其他項目要求的文件;4. 在光盤上用紅色油筆寫明光盤編號、刻錄時間等相關信息;5. 操作時必須認真仔細,嚴禁出錯。11、盤標打印l 責任人:數字加工操作員(工位授權)l 任務描述:打印盤標l 要求:打印、裁剪并在盤盒中插入打印完成的盤標12、加工成品抽樣檢驗l 責任人:項目負責人l 任務描述: 1. 通過品檢程序,按案卷數量的10%(可調整,根據具體情況來定,一般要求10%)抽查加工結果,包括目錄索引、圖像品質與裝訂還原結果并在產品驗收單上記錄抽查結果;2. 對于品檢結果達到項目要求的光盤給予品檢通過;3. 對于品檢結果達到項目要28、求的還原檔案資料給予品檢通過;l 要求:1. 圖像與索引掛接準確度100%;2. 圖像品質:清晰度以滿足屏幕瀏覽清晰為準,不允許出現大量黑邊、黑線、歪斜、方向不對、缺頁、多頁與圖像變形現象(視原件)。3. 不允許有丟頁、裝訂不齊、方向不正、順序有誤、掉頁以與卷皮與卷目錄和原文不符的現象出現。第四章 數字加工安全規定文件掃描服務過程中涉與大量重要的檔案資料,其中有些屬于文件。保守文件,維護檔案資料的安全,是公司每個員工的義務。為了加強管理,增強觀念,公司所有員工都必須遵守以下規定:一、凡公司掃描服務場所,均設管理員12名,負責所在工作場所的檔案文件的工作。所有場地工作人員必須承受管理員的監督和管29、理;凡從事裝訂、著錄、掃描、校正、掛接各業務環節能夠接觸到檔案資料的人員,都必須對經手的案卷作詳細記錄;二、凡公司員工在其工作過程中接觸到的文件資料,均屬于客戶單位的重要資料,除非確有必要,如自擬文件標題需查看文件容外,不得閱讀文件容;不得以任何形式向家屬、親友與其他無關人員談論可能到的文件容;三、為了方便管理,工作場所一律采用部局域網傳輸手段,所有人員均不得帶進帶出各種計算機磁盤、光盤、光碟等易于存儲文件資料的存儲介質。因工作需要必須帶進的計算機軟件工具類應用軟件,須知照管理員同意,并需在帶出時辦理檢查登記手續; 四、在客戶單位沒有人員陪同的情況下,公司員工必須兩人以上方可進入工作場所。所有30、工作人員,均不得以任何理由單獨滯留工作場所;五、公司工作人員使用的計算機與其活動硬盤等,在工作完畢搬出客戶單位時,須請客戶單位檢查放行,必要時提請客戶單位的有關人員對計算機硬盤進行格式化處理;六、對于違反有關規定,造成泄露或遺失文件資料的人員,無論情節輕重,公司將提請客戶單位或有關部門直接追究其行政或刑事責任。第五章 數字加工人員工作守則一、工作認真負責,愛崗敬業,遵守公司各項規章制度;二、不遲到,不早退,少請假,維護公司正常工作秩序;三、愛護公司財物,維護公司形象;四、服從領導,服從工作安排,團結協作,維護與客戶單位的友好協作關系;五、遵守客戶單位辦公場所的管理規定,不得在辦公樓閑逛和喧嘩,不得影響他人辦公;六、嚴格遵守檔案資料的規定,保證檔案資料容與載體的絕對安全。