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1、全套完整活動執(zhí)行流程具體表一、活動籌劃執(zhí)行流程圖一接洽流程2二籌劃流程3三管控流程3四標(biāo)準(zhǔn)管控工具：甘特圖表 4二、活動籌劃執(zhí)行具體方案一前期預(yù)備 4（1） 前期預(yù)備的宣傳類 5（2） 前期預(yù)備的物品類 6（3） 前期預(yù)備的其他 6二活動現(xiàn)場 8三、后期工作總結(jié)流程人員分組工程接洽籌劃方案工程籌備物料預(yù)備現(xiàn)場臺本項目接洽流項目籌劃流物料申請、審核流程工程執(zhí)行執(zhí)行管控流程開拓、整合資源標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)執(zhí)行現(xiàn)場照片構(gòu)建、完善模式執(zhí)行總結(jié)媒體剪報客戶評價執(zhí)行人員評估一、活動籌劃執(zhí)行流程圖活宣預(yù)動傳算策策劃劃一接洽流程任務(wù)分工預(yù)備工作主要工作要求及內(nèi)容說明、洽談重點 參與人員 聯(lián)系方式完成時間備注了解工程規(guī)2、模、場地及其可操作性；初步接觸：公司宣傳冊及相關(guān)資料本公司自有優(yōu)勢資源、活動閱歷；自有資源、案例介紹PPT 文檔 了解合作方關(guān)鍵人物、組織機(jī)構(gòu)， 合作意向，資金條件； 了解對方的想法和建議；爭辯籌劃案，獵取客戶對活動的具體1、細(xì)節(jié)洽談屢次工程初步籌劃案框架包括：活動主題、 要求及意見；形式、主要內(nèi)容建議；執(zhí)行流程安排；大體 獲知工程的著重點及難點；預(yù)算依據(jù)客戶意見修改后的籌劃案 (包含籌劃執(zhí)行方案、宣傳籌劃案；具體預(yù)算)客戶的傾向性。預(yù)備匯報用投影儀、手提電腦、方案 PPT 工程匯報；2、工程匯報文檔；籌劃文案打印、裝訂成冊；匯報流程安排：開場人員，主要表達(dá)人員， 答疑人員。合同條款認(rèn)定二籌劃3、流程任務(wù)分工 初次籌劃會議參與部門聯(lián)絡(luò)人、活動籌劃、執(zhí)行統(tǒng)籌、活動部負(fù)責(zé)人爭辯重點 工程背景、需求； 是否值得連續(xù)跟進(jìn)； 活動概念和形式。 客戶意見；會后工作備注 撰寫初步籌劃案； 報籌劃總監(jiān)與分管副總。 撰寫籌劃執(zhí)行方案初稿含籌劃談判后協(xié)調(diào)會議聯(lián)絡(luò)人、活動籌劃、執(zhí)行統(tǒng)籌、活動部負(fù)責(zé) 籌劃案大體框架；人；制作統(tǒng)籌、設(shè)計師、信息專員、媒介負(fù) 形式和內(nèi)容設(shè)計； 責(zé)人 工程根本本錢； 宣傳炒作重點；方案、宣傳方案、預(yù)算方案 方案由設(shè)計師進(jìn)展精包裝；細(xì)節(jié)談判后協(xié)調(diào)會議合同簽訂后聯(lián)絡(luò)人、活動籌劃、執(zhí)行統(tǒng)籌、活動部負(fù)責(zé)人；制作統(tǒng)籌、設(shè)計師、信息專員、媒介負(fù)責(zé)人、部門總監(jiān) 客戶意見； 內(nèi)容、執(zhí)行細(xì)節(jié)確定； 4、現(xiàn)場效果圖； 宣傳方案確定； 物料方案 預(yù)算方案本錢/報價。 工程分解及完成時間圖表甘特 撰寫籌劃執(zhí)行方案定稿包括活動內(nèi)容、執(zhí)行流程、人員分工、宣傳打算及預(yù)算； 擬定合作協(xié)議； 確定需外包工作并開頭聯(lián)絡(luò)演藝、制作、場地等 確定執(zhí)行工作組。 工程正式立項 落實各項資源、外包協(xié)調(diào)會議執(zhí)行工作組成員圖； 安排各項工作。 執(zhí)行管控三管控流程管控環(huán)節(jié)時間管控主要工作要求及內(nèi)容說明、洽談重點參與人員 聯(lián)系方式完成時間備注時間安排表和節(jié)點把握。活動進(jìn)展的時間是不行更改的，時間治理必需依據(jù)活動進(jìn)展的時間來倒推。供給管控要是指對活動的效勞、設(shè)備及物質(zhì)資料的供給的治理。對外包效勞的治理。比方在活動執(zhí)行過程中會涉及5、到食宿、交通、燈光、音響、舞臺、服裝、道具、絕技、錄制等， 這些對專業(yè)活動運(yùn)營公司大都實行外包的模式，那就需要對外包的供給商進(jìn)展有效管 理。人力管控活動現(xiàn)場負(fù)責(zé)人，團(tuán)隊的人員配置和治理，甚至包括現(xiàn)場志愿者的治理。四標(biāo)準(zhǔn)管控工具：甘特圖表任務(wù)：把活動治理各個區(qū)域的工作分解成為一個個易于治理的任務(wù)或活動。時間段：優(yōu)先挨次： 節(jié)點： 分工：對每一個任務(wù)設(shè)置一個時間段需要考慮的因素是開頭和完畢的時間。設(shè)定任務(wù)的優(yōu)先挨次。由于此表是用來監(jiān)控活動的進(jìn)展?fàn)顩r的，所以對于那些特別重要的任務(wù)要指定為節(jié)點，并在圖表中標(biāo)記出來。 每一個任務(wù)對應(yīng)參與的人員，節(jié)點處找第一負(fù)責(zé)人。二、活動籌劃具體執(zhí)行具體方案一、前期預(yù)備6、任務(wù)分工一前期預(yù)備的宣傳類1、活動籌劃書2、正式發(fā)文主要工作要求及內(nèi)容說明負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式完成時間備注要籌備一次活動我們都會先有初步的打算，這樣我們就需要先做一份比較完整的活 動籌劃書，這樣比較便利接下來活動的開展。更重要的是要讓上級認(rèn)可這份籌劃書， 籌劃書最主要的是目的意義、活動內(nèi)容方式及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。一次活動能否成功的完成還需要得到更多單位的支持和協(xié)作，這樣就少不了一份正 式的發(fā)文，這也是一個很好的宣傳方式。發(fā)文要標(biāo)準(zhǔn)，如文號、主題詞、抄送單位等。3、懸掛條幅、張貼海報、 要完成以上這些宣傳形式還是有肯定的程序的，首先這些宣傳形式的文字內(nèi)容都要設(shè)置氣拱門、電子屏由上級確認(rèn)，并通過相關(guān)部門的審查7、，然后在校園內(nèi)宣傳。目前的活動一般都有背景幕布，我們需要事先量好尺寸大小在經(jīng)過設(shè)計，最終懸掛。4、幕布5、借用展板6、制作邀請函和節(jié)目單如操場邊鐵絲網(wǎng)寶麗布廣告最大的是長3 米，高 3 米，學(xué)生活動中心條幅：長 9 米， 高 0.8 米等。展板是用于活動的宣傳，張貼海報等。一場活動我們?yōu)榱藬U(kuò)大宣傳都會邀請領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓蒞臨現(xiàn)場，這樣我們先制作好要邀請函并進(jìn)展派發(fā)。現(xiàn)在最流行的生怕是學(xué)生自己設(shè)計的正面是邀請函反面是節(jié)目 單，并卷成圓筒形綁細(xì)綢帶紅色A4 或 B5 大小的紙張，這樣做一來可融入創(chuàng)意，二來也還美觀，三來節(jié)約這點特別讓很多領(lǐng)導(dǎo)確定。7、演示文稿PPT8、聯(lián)系校內(nèi)外媒體9、領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓發(fā)言稿18、0、主持稿現(xiàn)在越來越多的活動需要用到多媒體，PPT 就是其中一項，例如座談會、講座等之類的這些活動都會經(jīng)常用上，所以演示文稿我們要事先預(yù)備好，固然還有投影儀和電腦。這點要留意的一是要有組織的標(biāo)志；二是要考慮到現(xiàn)場播放出來的效果，就是說背景顏色與文字的比照要比較明顯；三是內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)。要做到三化：聯(lián)系常規(guī)化：經(jīng)過屢次與一個記者聯(lián)系，就會建立感情，以后報道就簡潔了；接待程序化：如要到宣傳部審批入校手續(xù)，由特地的工作人員進(jìn)展接待、預(yù)備相關(guān)材料；聞通稿格式化：給媒體的聞共三段，第一段寫時間地點主題參與人員，其次段寫活動過程、形式，第三段寫意義、同學(xué)反響。這樣寫可以減輕我們的壓力，也便利媒體朋友找出他們各9、自的興趣點。一般活動的開場或是總結(jié)我們還會邀請主要的領(lǐng)導(dǎo)嘉賓發(fā)言，有些領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓對我 們的具體活動還不是格外了解，所以我們最好先預(yù)備好一份領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓的發(fā)言稿， 以備不時之需。領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言是一個活動的靈魂，由于對活動確實定、活動的意義、對青年學(xué)生提出的期望都要由領(lǐng)導(dǎo)講出來。固然了，這個發(fā)言稿肯定要由這個組織的最高指導(dǎo)者定稿。為了使主持人能夠?qū)?jié)目進(jìn)展順當(dāng)?shù)倪B接，為了讓全部工作人員對整個活動具體流程都了解，提前把主持稿寫出來是很必要的。11、預(yù)備拍攝相機(jī)、攝影 這個環(huán)節(jié)每個組織都會強(qiáng)調(diào)，但我有幾個建議：一是假設(shè)很重要的活動，最好邀請機(jī)專業(yè)的人士；二是假設(shè)場面很大，最好預(yù)備廣角照像機(jī)；三是要同時預(yù)備多臺10、。12、獎狀設(shè)計及制作13、熱氣球、彩旗二前期預(yù)備的物品類1、水2、地毯3、燈光、音響等設(shè)備要留意標(biāo)準(zhǔn)、美觀和時尚。有些活動需要營造出吵鬧、喜慶的氣氛，這樣熱氣球與彩旗就是最好的選擇，不但可以營造氣氛還可以擴(kuò)大宣傳。固然，這個視活動的經(jīng)費(fèi)而定了無論是活動前期的籌備還是活動的現(xiàn)場我們都要預(yù)備好足夠的水給工作人員及領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓。無論是晚會舞臺上的還是會議道路門口上的，現(xiàn)在很多的活動我們都需要鋪上地毯。現(xiàn)在的活動特別是室外的活動我們都要用到燈光和音響，而這些設(shè)備通常我們都沒 有，所以要先去租借，一個原則，夠用就可以了，不要增加一些把戲，沒有什么大作用。4、預(yù)備簽到本、中性筆、 現(xiàn)在的很多活動都有簽到這11、一環(huán)節(jié)，特別是會議這種類型的，所以我們事先要預(yù)備毛筆好簽到表和簽到筆，假設(shè)是畫展則需要預(yù)備好簽到本與毛筆。很多活動的場景布置都需要用到鮮花，；例如：會議桌上、致詞臺上、茶幾上，還5、花6、禮花炮7、水果盤、水果8、桌椅9、觀眾座位安排表制作及張貼10、領(lǐng)導(dǎo)座位簽牌11、帳篷12、預(yù)定工作餐13、觀眾服裝14、哨子、熒光棒15、小禮品16、提示板有就是上臺獻(xiàn)的花環(huán)或是花束。這些花都要依據(jù)不同場合提前預(yù)備好。很多晚會等類型的活動在開場或是完畢的時候都會放禮花炮，所以在舉辦這些活動 時我們要預(yù)備好，同時要安排好放禮花炮的人員。固然了，這個也是能省則省。 現(xiàn)在的社會越來越人性化，所以很多活動的桌上我們12、都會擺放水果，不肯定要貴， 但肯定要對，如穎、易食用等。這個環(huán)節(jié)也要留意擺放抽式紙巾。很多的活動都需要用到桌椅，特別是室外的一些活動，這些桌椅我們都要事先借好擺放好。條件允許還要增加桌布，感覺更正式。事先就要劃分好區(qū)域，在座位貼上座位表。正式會議的桌前，晚會的領(lǐng)導(dǎo)以及嘉賓席等都需要事先擺放好座位簽牌。一些在室外的活動我們要考慮到天氣變化的問題提前預(yù)備好帳篷，主要用于音響、燈光和工作人員的避雨。重大活動和長時間的活動要供給工作餐，由于實在是太辛苦了。固然，這只是組織的一種心愿，不用吃得好，但要吃得飽。有局部的活動需要觀眾的服裝的統(tǒng)一的，我們要依據(jù)活動的需求事前制作或是租借。假設(shè)是晚會這一類型的活13、動我們?yōu)榱嘶顫姮F(xiàn)場的氣氛可以事先預(yù)備好哨子和熒光棒，活動之前分發(fā)給觀眾。小商品批發(fā)市場可以用很廉價的價錢買到。假設(shè)是游園活動或是晚會一般會有互動環(huán)節(jié)，我們自然還要預(yù)備些小禮品送給樂觀參與的觀眾。假設(shè)是訪談這一類型的活動，我們?yōu)榱吮３蛛S時和主持人的聯(lián)系還應(yīng)當(dāng)預(yù)備好提示板。17、借用禮儀服、鞋子、 很多的活動現(xiàn)場都需要用到禮儀，比方座談會或是頒獎典禮等活動，我們則需要聯(lián)禮儀盤系好禮儀隊，并事先要預(yù)備好禮儀服、鞋子、禮儀盤等。三前期預(yù)備的其他1、確定到場的領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓活動之前要確定好會到場的領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓，這樣我們方能準(zhǔn)確的做好座位簽牌， 安排好座位。2、邀請評委3、確定主持人4、活動場地借用5、管弦樂隊14、背景音樂6、特別用電假設(shè)是賽事性質(zhì)的活動我們還要提前預(yù)約好評委。全部的活動在開頭之前我們都要先與主持人溝通，商量好一些細(xì)節(jié)的東西。主持人的選擇要很慎重，性質(zhì)不同的活動就要選擇風(fēng)格不同的主持人。無論是室內(nèi)還是室外的活動，都需要活動場地，為了保證活動能夠如期開展我們肯定要之前就審批好場地。會議、座談會、頒獎儀式、講座之類的我們一般要先預(yù)備好管弦樂隊和背景音樂， 以營造現(xiàn)場氣氛。活動根本都需要用電，特別是室外的活動，我們都要事前提出申請，審批好電。假設(shè)需要電纜，則要提前聯(lián)系好。7、擺放節(jié)目單、礦泉水等 在很多時候，領(lǐng)導(dǎo)會要求我們把節(jié)目單與礦泉水?dāng)[放標(biāo)準(zhǔn)，如橫豎都成一條線等。8、活動前現(xiàn)場衛(wèi)生清掃活15、動開頭之前要把衛(wèi)生清掃一遍，重點包括洗手間、抽屜等。假設(shè)活動包含頒獎儀式我們則需要提前確定禮儀的頒獎挨次，這樣方能更好的保證 9、確定禮儀及頒獎挨次會議的順當(dāng)進(jìn)展。對于這一點，只有經(jīng)過彩排才能保證質(zhì)量，在很多時候，彩排了還是不能很好的完成，由于變數(shù)實在太多了，如領(lǐng)導(dǎo)、臨時調(diào)整等因素。很多的活動到場的觀眾是不能保證人數(shù)的，為了活動的需要有時我們需安排根本觀10、安排根本觀眾11、更衣間、化裝間、化裝人員、化裝物品眾。要強(qiáng)調(diào)的一點是最好能找到寵愛這種活動的人來參與，否則他們出去就會四處進(jìn)展活動的負(fù)面宣傳。假設(shè)是室外的活動，例如晚會、游園會這些類型的在租借活動場地之時我們要一起預(yù)備好更衣室與化裝間，16、固然化裝人員和化裝物品也自然不行少。聽說這點有很多化裝公司都寵愛幫助。12、后勤人員安排、現(xiàn)場 晚會、游園會等這些活動的現(xiàn)場一般會比較的混亂，所以在之前我們要先安排好后秩序維護(hù)人員、催場人員 勤人員、現(xiàn)場秩序維護(hù)人員和催場人員。13、互動環(huán)節(jié)發(fā)問的問題 在講座、訪談和座談會議上一般會有互動提問環(huán)節(jié)，我們?yōu)榱舜_保場面不冷場還應(yīng)及發(fā)問人員的預(yù)備該提前預(yù)備好相關(guān)的問題，假照實在是沒有人提問，那就由我們安排好的人來提問。假設(shè)我們活動的現(xiàn)場比較不簡潔找到或是有邀請校外的嘉賓我們還需要事先做好14、路標(biāo)制作及擺放路標(biāo)，便利大家到場的時間。假設(shè)是重大活動，就需要一些有明顯服裝標(biāo)志的志愿者站在重要地點，如學(xué)校17、大門口、轉(zhuǎn)彎處等舉著指示牌來引導(dǎo)。1、現(xiàn)場停車位安排2、貴賓室3、現(xiàn)場全程拍攝二、活動現(xiàn)場如假設(shè)活動是比較大型的，我們還要與保衛(wèi)處取得聯(lián)系，預(yù)備好停車場地，安排好停車引導(dǎo)人員。校園相對簡潔，但很多時候，領(lǐng)導(dǎo)來早了，總要有地方讓他先休息一下吧，這就是 貴賓室。我們的布置不肯定很高檔，但水、水果、紙巾、講究衛(wèi)生等還是少不了的。為了做好后期工作的宣傳和總結(jié)我們要安排人員全程拍攝。4、簽到、禮儀迎接領(lǐng)導(dǎo)嘉 當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓到來時我們要讓禮儀進(jìn)展迎接、獻(xiàn)花，假設(shè)有需要我們還要合影留作賓及合影紀(jì)念。然后禮儀引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓入席。5、司掌員為了保證現(xiàn)場的氣氛我們最好從前安排好司掌員。為了保持整場活動的秩序，我們要18、讓負(fù)責(zé)安全人員在現(xiàn)場維持秩序，最主要的是確6、維持現(xiàn)場秩序安全員保在突發(fā)狀況下，現(xiàn)場不慌亂。一般狀況下，安全員主要負(fù)責(zé)不要讓觀眾在領(lǐng)導(dǎo)前 面不停的走動。全部人員均從后排走動，包括拍照、攝像，要適可而止。7、現(xiàn)場話筒傳遞8、觀眾的調(diào)整9、記者接待10、活動的開頭11、領(lǐng)導(dǎo)介紹12、場內(nèi)紀(jì)律三、后期工作總結(jié)13、標(biāo)明洗手間的位置當(dāng)?shù)搅嘶迎h(huán)節(jié)需要觀眾發(fā)言時，我們要事先安排好禮儀特地傳遞話筒。假設(shè)活動開頭前觀眾還沒坐滿，就要快速將后面幾排的觀眾調(diào)整至前面，保證活動場面。要保證記者的座位、行動的自由等。肯定要由總負(fù)責(zé)人說的算，不是肯定要依據(jù)原打算的時間開頭的，可能會依據(jù)現(xiàn)場的實際狀況提前或者推后。很多19、領(lǐng)導(dǎo)不是提前可以確定的，經(jīng)常是直到活動開頭前幾分鐘才到來，出于敬重， 我們肯定要介紹他，所以這個環(huán)節(jié)也比較緊急。有幾種狀況要制止，如吃東西、大聲談天，任憑出入等。很多來賓是第一次來，這點很細(xì)節(jié)。1、整理睬場和物料2、財務(wù)結(jié)算：3、整理文件材料，存檔4、和媒體溝通確認(rèn)是否報導(dǎo)5、整理照片、錄像、聞報道67、匯報工作7、工作總結(jié)：召開總結(jié)大會一場活動完畢了，但是我們的工作并還沒有真正完成，首先整理余剩的水和節(jié)目單； 拆卸幕布、條幅等宣傳物料；其次整理歸還租借的物品；最終還要清理現(xiàn)場的衛(wèi)生 等。1、尾款催收。2、演員勞務(wù)結(jié)算。3、制作尾款結(jié)算。4、工程費(fèi)用結(jié)算。1、合同。2、方案籌劃、執(zhí)行臺本。3、宣傳網(wǎng)絡(luò)、電視、報媒、雜志等資料收集4、現(xiàn)場照片、錄像。5、物料設(shè)計稿、照片最終我們要將全部的活動材料進(jìn)展整理、存檔，便于以后的工作和學(xué)習(xí)。現(xiàn)場整理完了我們回頭還要馬上和媒體溝通確認(rèn)我們的活動是否被報導(dǎo)。為了加大活動的宣傳我們還要進(jìn)展活動照片的整理，做好公司刊物的報道。攝影的錄像還應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時刻成光盤，視屏上傳到公司網(wǎng)絡(luò)，這樣方能更大力度的宣傳我們的活動。活動完畢后我們應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時的向相關(guān)教師和領(lǐng)導(dǎo)匯報我們活動的工作狀況，請上級指出我們的缺乏之處。同時我們要準(zhǔn)時的召開活動總結(jié)大會，點明缺乏的地方，爭辯如何改進(jìn)，這樣才能取得今后更大的進(jìn)步。1、對內(nèi)、對外等總結(jié)報告 2、參與人員評估與獎懲