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1、工程推介會籌劃一、活動背景也可以是 XXX 公司介紹二、活動目的1、借助XXX 推介會的召開，使其成為行業間熱議的話題，進一步提升XXX 的整體品牌形象。2、增加客戶的信念,挖掘潛在品牌客戶。3、穩固和豐富 XXX 的品牌形象,借勢提升其將來的行業核心競爭力。三、活動主題簡約時尚吸引眼球四、活動時間留意時間安排要錯開受邀人員的正常上班時間五、活動地點結合會議規模，合理安排六、組織構造主辦單位協辦單位承辦單位法律參謀七、會議邀請對象1、客戶：工程方老客戶工委會員2、嘉賓：政府相關領導工委相關領導XXX 公司相關領導相關本地商會及行業協會領導3、媒體：專業媒體待落實八、會議活動內容九、推介目的訴求2、重點：投資實力、進展前景、需求工程、合作形式。十、會議前期籌備工作1、制定工作時間表倒計時，該表有工作工程、完成標準和要求、完成時間、跟進責任人、審核審批人等欄目。2、由 XXX 部負責參會人員的邀約工作。結合工委會員根底，安排活動3、會議相關合作方簽約。4、成立工作組，明確責任分工，具體職責分工如下：客戶邀請組主要跟進客戶邀請，落實客戶到會的準確信息 ，以及酒店檔次確定和坐席的排位客戶接待組主要跟進客戶接送、酒店住宿安排、車輛的安排、VIP 客戶特別接待、禮品及宣傳品的派送、以及客戶臨時需求的解決媒體邀請組主要跟進各專業媒體的邀請和到會的落實 ，以及聞報道通稿的落實籌劃包裝組主要跟進與外包籌3、劃包裝制作公司的流程對接 、現場布置方案、物料、燈光、音響、視頻、宣傳品的訂制等的落實節目組主要跟進節目、主持人、禮儀、發言稿、串場詞的落實后勤保障組主要跟進會場確實定、酒席餐食和酒水標準確實定 、各類車輛的租賃、為會議效勞所需物品的選購和運送 ，其中主要是禮品、酒水、餐前小食品的選購、幫助籌劃包裝組的會議現場的布置，以及撤場的車輛人員保障工程保障組主要跟進會議現場的電路保障 、幫助籌劃包裝組會場布置及撤場保障安保應急組主要跟進會議現場的人員人身安全 、物資防盜安全保障、遺失物品的招領、會場的消防安全、及車輛的引導停放指揮、與當地公安機關取得聯系，做到會議活動提前申報序號事項完成時間負責部門14、會議時間最終確定會議召開前 30 天最好具體到人2與會議活動合作單位簽約會議召開前 30 天3會議地點最終確定會議召開前 30 天4請柬預備會議召開前 30 天5發出會議前期邀請信息，初步統計參會議召開前 30 天加會議人數6 與酒店溝通，下訂金預訂場地和會議召開前 30 天住宿房間7正式發出會議邀請會議召開前 25 天9禮品、接待效勞工程籌備會議召開前 25 天10邀請領導出席會議會議召開前 25 天11招商說明會向客戶公布的政策確實定會議召開前 20 天12招商說明會多媒體演示文件會議召開前 20 天13邀請聞媒體會議召開前 20 天14攝影攝相人員邀請會議召開前 20 天15聞通稿、發言5、稿會議召開前 20 天16電腦及視聽設備會議召開前 20 天17展架及呈現內容會議召開前 20 天18會議物料、工程宣傳資料、會場布置會議召開前 20 天物料籌備禮儀人員及相關禮儀用品( 胸花、胸19會議召開前 10 天卡、簽字筆、合同書、香檳酒等)20派發禮品預備會議召開前 10 天結合需要進展布置十一、會議活動內容流程安排依據時間挨次，安排整個活動間的流程簽到環節會場門口設簽到背景板、簽到臺；禮儀小姐接待來賓簽到，來賓在簽到簿上題名；簽到完畢，禮儀小姐始終賓派贈精巧禮品，留念本次活動。中場酒會例上午集中推介會議完畢，主持人請來賓移步到酒會現場，參與奧萊酒會。貴重紅酒、七彩雞尾酒、精巧西式糕6、點等禮遇來賓 ，讓來賓享受芭蕾雨輕松歡快時刻，制造更多時機。現場整體布置設想酒會現場擺設圓腳高吧臺，飾以紗綢，營造高雅氣氛； 酒會側邊安排座椅，供來賓稍作休息；清楚的指示系統，便利來賓參與活動各個環節。十二、具體要求例序號工程1統一印制請柬，并提前20天送至嘉賓，在會議活動前一天 邀請確認。相關邀請人員須于會議開頭前30分鐘在進口處迎接嘉賓并伴隨。2為嘉賓佩帶胸花、胸牌、并發放禮品領取證3全部受邀嘉賓的禮品發放由邀請人憑請柬領取嘉賓禮品為價值200元左右奧特萊斯公司的水晶紀念品 1個/人，工程宣傳4資料1套/人5接待處設置在大堂進出口處注：對于比較重要關鍵的步驟進展要求提示十三、部門協作與工作7、分解例佛山工程負責，各部門親熱協作執行，借用酒店的人力資源或和活動公司合作 ，共同完成會議活動序號工程負責分配備工作人員數目各部門穿插換場管部門使用12345678910111213141516嘉賓接待宴席安排貴賓名單現場秩序與把握現場把握、請柬設計、宣傳品設計發言稿防雨預備、請柬制作、禮品選購、文具、宣傳品印刷禮賓花 現場保潔宣傳資料車輛、水、飲料、香檳宴會廳、酒店布置電器電源現場禮儀、布置、舞臺、媒體、攝影師跟蹤 其它部門人員隨時承受現場工作人員機動安排現場安全由酒店保安、物業部協同負責維持現場秩序十四、會議后期工作序號事項負責部門招商意向洽談跟進跟進媒體會議聞報道狀況，供給相關資料會后總8、結十五、物料清單例序號事項需要數量企業宣傳資料套裝400 套工程專題宣傳片、工程宣傳資料2會議場地布置物料3驅風涼快油、仁丹5 盒十六、費用支出例種類名稱說明位數量單價小計備注布場費用酒店方收取,項11250012500按 4 小時計算會議場租酒店方收取席12500025000按 4 小時計算餐飲、場租雞尾酒會 每位12240此費用按 400 人用餐計餐費168 元+自助餐每位 138 元項4003060算6*3.5MH, 桁架繃簽到背板項130003000尺寸待最終確定高精噴繪紅地毯布全場走道鋪設紅項130003000尺寸待最終確定置地毯10*4MH, 木構造舞臺主背設計特別造型 ，物料制項9、11500015000尺寸待最終確定景中 間 鏤 空 放 置作LED采訪背景6*3.5MH, 桁架繃項130003000板高精噴繪6*3.5MH, 木構造晚宴主背設計特別造型 ，項180008000景中間鏤空放置投單影簽 到 本 、 筆 一簽到物料項110001000套，簽約本簽約本 20 本本2040800簽約筆簽約筆 10 支支101201200領導胸花胸花 30 朵個3012360重要領導佩戴胸花臺花為簽到臺一盆；領臺花臺花七盆盤72201540導席三盆；主持臺一盆；簽約臺盆花 2 盆工作證 、停車證證件套608.5510各 30 張等只給重要領導，其他給邀請函份2007.51500電子10、邀請函舞臺 LED6*3.4MH, 高清屏平24180043200幕，租賃方租賃物180寸 投 影 幕料晚宴投影+10000 流明投影項11000010000儀人員費主持人男女主持各一名人215000趙榮+俎江濤或者羅30000潔+王鵬用攝影現場拍照人員人210002022全程錄像 ， 現場攝像同步， 高清攝像項112022120223 人攝像機2 名禮儀為領導佩戴胸禮儀含服裝人83502800花，2 名引導；2 名在嘉賓休息室；2 名在會場工作人員有：統籌、跟工作人員工作人員勞務費人152003000主持、催場、音頻視頻播放、物料統籌等工作人員項115001500餐飲含 2 臺大巴，從其它運11、輸費珠江城接送嘉項11000010000包括現場設備運輸等賓到會場313310會議活動整 體 設1434121511.活動公計、總費用 15%項105司費用活動執行費稅費總費用 10%項10.033482%總合計368303.5以上費用未包括住宿費備注：由于場地尚未實際測量過，此報價涉及的具體大小尺寸，以及實際內容都會有調整，落實場地后報價費用將會有 15%的上下幅度調整，特此知會。備注：1、由于場地尚未實際測量過，此報價涉及的具體大小尺寸，以及實際內容都會有調整，落實場地后報價費用將會有 15%的上下幅度調整，特此知會。附件：安保預案為保障會議活動的順當進展 ，有需要對會議的預備、召開、善后12、各項工作進展全面的人員保護和會場安全保障 。我們始終堅持 “安全第一，預防為主”的方針和“誰主管，誰負責”的原則全面加強安保崗位責任制。圍繞防斷電、防火災、防外勤車輛交通事故、會場內外正常秩序維護為重點 ，充分考慮各種可能的突發狀況，認真制定應急預案 ，確保能高效完成此次大會的安保工作。一、認真落實安保責任制依據“誰主管，誰負責”的原則，明確各崗位責任，把各項責任目標進展量化、細化、深化，層層分解，目標到人，并納入到會后總結考核之中。二、人員編制依據此次會議的內容和規模，分成工作內容不同的假設干小組： 1、防斷電、火災小組職責：聯系會場物管方和電力局 ，確定會議當天供電狀況有無斷電安排。會議召13、開前一周，再次與供電局確認有無供電變化。會議召開前十天，進入現場查看電源總開關有無安全隱患 。并與會場方協商會議當天，派專人看管會場電源總閘，防止意外或人為緣由造成斷電狀況。會議召開前十天 ，查看會場備用電源狀況 ，如配電房、備用電能、后備發電機、以及安全通道、應急照明燈等設備設施完好狀況獲得會場室內平面圖。會議召開前十天，現場查看安全火災安全隱患 ，現場有無易燃、易爆、有毒等化學品。現場滅火器材配置數量是否短缺，是否過期，消防栓、消防斧等是否損壞。安排一位工作人員負責堅守安全通道大門 ，正常狀況下可協作維持現場秩序 ，緊急狀況時負責安全通道的暢通及人員疏散時的秩序 。在該名工作人員順手處放置14、一臺干粉滅火器2、會場外圍秩序疏導組公司邀請交通治理部門，在會場四周主干道路口增設交通安全治理人員。組織2-3 名同事幫助會場方保安，保證參與會議活動的車輛能夠安全、準時地停放至指定停車位，最好能人車分別。嚴防車輛擦刮、碰撞、甚至人員傷亡事故，以免現場擁堵或混亂。3、人員安保組分人群、分時間段供給各類客戶的安全保障效勞。三、來賓住宿期間的保護范圍赴會的各界嘉賓，依據來賓級別，安排不同檔次的房間居住。安保人員遵從以下幾點保障來賓的住宿安全：與酒店保安部門建立聯系 ，保證來賓在住宿期間在賓館內發生突然意外時即時獲得消息互通如：心臟病、高血壓。在每間嘉賓房間顯著位置掛置事先打印出的該賓館緊急通道路線圖 ，以及指定后勤人員的聯系 ，便利來賓在有特別狀況時聯系我們。四、招商會現場的安全保護工作處于本次會議的安全級別評估 ，會議期間會場內發生惡性傷人的可能性很小 ， 故食物、飲料、酒水等不在監管范圍。如有安全需要，公司會在主入口處設置安檢裝置。在會場內設置 2-4 名游動或假扮來賓的安保人員，便于準時處置突發大事。