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1、文件和記錄控制程序文件和記錄控制程序 1 目的 制定此程序的目的是為了控制與質量管理體系運作有關的文件和記錄， 確保各相關文件為有效版本，確保所需的質量記錄得以妥善保管。 2 范圍 與質量管理體系運作有關的文件、表格及質量記錄。 3 參考文件 3.1*集團保密工作規定 3.2廣東*（集團）股份有限公司公文處理實施細則 3.3廣東*（集團）股份有限公司檔案管理辦法 4 定義 4.1 受控文件-所有與質量管理體系運作有關的文件和表格，文件封面或 表格應蓋有 紅色受控文件印章（見附錄 8.8）。受控文件或表格 若有新版次發出，將會被 更新。 4.2 非受控文件-沒有蓋有受控文件印章的文件。非受控文件2、或表格若 有新版次發出，將不會被更新。 4.3 完成的質量記錄：已完成的質量記錄表格或其他適當的記錄。 5 職責 5.1 行政部總經理負責與外部單位聯系，當國家或國際標準有任何變化時， 負責及時 通知檔案員更新檔案室的外部文件檔案。 5.2 文件擬稿人/部門總經理 確保其發出文件及表格內容的準確性及適用性。 5.3 文件批核者 審核文件的準確性、適用性、完整性，并批準發出文件成為有效的通用 文件。對更新文件應重新審批。 5.4 各部門總經理 確保分發給其部門的受控文件及表格，能及時向有關人員傳達，并正確 的存檔和保存，對文件的保存進行監控。 5.5 文件控制員 負責按此程序的要求對文件及表格進3、行控制。 6 程序 6.1 總則 6.1.1 所有公司內部發出的受控程序文件和管理規定，須以公司的標準文 件表（見附錄8.4-8.8）發出；上述受控文件都須有文件首頁 （見附錄 8.4）；首頁為獨立 頁，不包括在總頁數內。 6.1.2 若授權批核人員缺席，管理代表可委派另一名有同樣職權的授權人員， 批核該控制文件。 6.1.3 所有受控文件發出前須經行政部總經理審核，確保文件已按審批程序進 行審批。 6.2 公司發出的內部受控文件以 ISO 形式流轉：質量手冊、作業程序、管理 規定、表格。其他文件按廣東*（集團）股份有限公司公文處理實施細 則處理。 6.3 ISO 形式流轉的文件及表格以下列編號系統進行標識： 6.3.1 質量手冊編號為： QM-001 RR 6.3.1.1 QM 表示質量手冊 6.3.1.2 001 表示手冊的序列號，從 001-999 6.3.1.3 RR 表示版次，從