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1、財務與會計管理規章 帳款管理辦法 第一條 凡銷貨或服務收入均應開立統一發票，并依序填入當天之“銷貨報告”或“服務收入報告”中，同時過入“人名別應收帳款明細卡”中，不得漏開、短開或多開。 第二條 遇銷貨退回或重開發票時，均應將原開統一發票的收執聯收回作廢，并填制“銷貨退回通知單”，以赤字填入當天的“銷貨報告”或“服務收入報告”中列為其減項，同時在備注欄中注明原開發票日期，并過入“人名別應收帳款明細卡”中。 第三條 遇銷貨退回應于銷貨發生的60天內依規定手續向當地稅捐稽征機關辦理抵繳，如超過60天者不得辦理抵繳已繳的營業稅及印花稅。故遇有銷貨退回或發票重開而其日期超過60天以上者，應由客戶賠償稅捐2、損失；退貨或發票遺失其原因如系外務員疏忽所致，則稅捐損失應責由外務員負責賠償。 第四條 于銷貨當天若未能收回帳款時，交貨人(送達統一發票者)應與客戶約定收款日并將填妥的“統一發票簽收單”交由會計員妥善保管，“統一發票簽收單”應具備下列各要點： (一)交貨人(送達統一發票者)于“統一發票簽收單”上簽名。 (二)經辦人(成績歸屬者)于統一發票副聯簽名。 (三)填明約定收款日期及約定付款條件。 (四)客戶正式蓋章后其簽收人簽名。 第五條 每筆未收款均應附有“統一發票簽收單”。若有銷貨當天未交出該簽收單或缺少規定要件的記載等情事，會計員應于次日上班早會前報由單位主管糾正，務必按規定辦理，否則應由單位主3、管簽名負責。 第六條 會計員收回“統一發票簽收單”后，應即將其“約定收款日”及“付款條件”逐筆登載于“人名別應收帳款明細卡”的有關各欄中備查。 第七條 會計員應將“統一發票簽收單”按“約定收款日”的先后秩序排列妥為保管，遇有攜出收款時應設登記簿由取單者簽名備查，若于當天未能收回帳款時應即向取單者收回注銷登記。 第八條 凡帳款約定收款日到達者，會計員應主動轉告帳款歸屬人或請單位主管派員前往收取。如有客戶要求延期付款情事發生時，前往收款人應將重新更改約定收款日填明于“統一發票簽收單”中，并將該單交回會計員注銷登記，及更改“人名別應收帳款明細卡”上的記載。 第九條 凡應收帳款其約定收款日不得超過一個4、月，若有超過此一期限者，會計員應報備單位主管在簽單上簽字同意。 第十條 帳款收回時，會計員應即將其填入當天“出納日報表”的“本日收款明細表”欄中，并過入“人名別應收帳款明細卡”中，憑此銷帳及備查。 第十一條 收回現金者，應于當日或翌日上班時如數交會計員入帳，若有延遲繳回或調換票據繳回者，均依挪用公款議處；收回票據的開票人若非與統一發票抬頭相同者，應經同一抬頭客戶正式背書，否則應責由收款人親自在票據上背書，并注明客戶名稱備查，若經查明該票據非客戶所交付者，即視同挪用公款議處。 第十二條 票據到期日距統一發票開立日期不得超過30天者，其超過30天以上者應由經辦人填具“交貨通知(請示)單”并依權責劃5、分辦法處理。凡帳款以分期付款方式收回時應由經辦人提出與客戶所立的合約書經單位主管呈報執行副總經理核準。 第十三條 凡銷貨退回或前開發票作廢者，若未取回原開發票收執聯作廢者，不得重開統一發票，惟經書面呈報總經理特準者不在此限。 第十四條 每月3日應詳填“各員未收款明細表”(凈額)兩份，由經辦人逐筆親自簽名承認未收，其約定收款日據統一發票開立日期超過1個月以上者并應注明原因，填妥后一份寄總公司財務部查核，一份呈報單位主管加強催收。 第十五條 “各員未收款明細表”總合計的金額應與月底當天的收款明細表的本日未收款余額的數字相符，逾期1個月及2個月以上未收款明細表隨同“各員未收款明細表”一并呈報。 第十6、六條 凡遇客戶惡性倒閉，或收回票據無法兌現或未事先言明，而于收款時尾款不付等情事，無法取得客戶正式簽屬的“銷貨折讓證明單”時，均視同壞帳處理。壞帳的發生，除按外務人員待遇辦法等規定的賠償辦法辦理外，該筆交易的成交獎金不準發給，其已發給者則應予追回。 第十七條 凡為維護市價事先與客戶約定高開發票銷貨折讓者，或事后同意客戶尾款不付等情事發生，除應報請單位主管同意外，并應取得銷貨折讓證明單，詳填原因，由客戶證明實收金額及證實簽章后，交回各單位會計員處，該筆交易原交易應辦退回同時再記一筆實收金額的銷貨記錄，其銷貨折讓后的金額若低于最低價者，仍須補辦低價請示手續。成交獎金之計算則依實售金額計算。 第十八7、條 本辦法由財務部呈總經理核準公布后實施，修訂時同。 現金收支管理辦法 (一)“現金收支旬報表”上的收入金額，是指由財務部匯入各單位銀行帳戶內的金額，支出金額則僅指各單位的費用。各單位應行支付的一切費用，包括可控制費用與不可控制費用，均應自財務部匯入之金額中支付。 (二)各單位的可控制費用統于每月月底前由財務部就下月份各單位的費用概算一次(必要時得分次)匯入各單位的銀行帳戶內備支。 (三)各單位的收入款項除財務部匯入的款項外，一律不得自行挪用單位內收回的應收帳款(包括現金及支票)其收回的應收帳款，應依帳款管理辦法的規定，悉數寄回總公司財務部。 (四)現金收支旬報表的填寫應一次復寫兩聯，第一聯于8、每旬第1日(即每月1日、11日、21日)中午以前就上旬收支逐項編制妥，連同費用科目的正式收據或憑單呈單位主管簽核后以限時轉送寄送財務部；第二聯由各單位自行匯訂成冊作為費用明細帳，并憑以于月底當天填制“費用預算分析表”。 (五)現金收支旬報表上的編號系指費用的筆項而言，采每月一次連系編號方式，月內的每月編號應相互銜接并連續編至當月月底止，次月一日再行重新編號。 (六)現金收支旬報表上科目欄中類別的填寫，系指依所發生的各項費用其分屬類別，分別以“營”或“服”或“管”等字表示，其性質的區分如下： 1.營業費用：凡屬營業人員(包括營業主任及外務人員)所發生費用。 2.服務費用：凡屬服務人員(包括服務主9、任及服務人員)所發生的費用。 3.管理費用：凡營業費用及服務費用外所發生的一切費用屬之。(七)現金收支旬報表上科目欄中的“名稱”系指各項費用的科目名稱，其明細如下： 1.營業費用：即營業人員(包括營業主任及外務員)所發生的下列諸費。 (1)汽車諸費：凡營業人員汽油、機油、過橋費、寄車費等皆屬之。 (2)旅費：凡營業人員計程車資及營業員因業務之需所付的差旅費屬之。 (3)公共關系：凡營業人員因業務上應酬所需支付者屬之。 (4)薪工津貼：凡營業人員薪資皆屬之。(包括本薪、機車津貼、交際津貼、成交獎金、各項加給及值班費等) (5)壞帳：凡帳款尾數無法收回，或倒帳公司損失皆屬之。 (6)名片：凡營業人10、員所印名片皆屬之。 2.服務費用：即服務人員(包括服務主任及服務員)所發生下列諸費： (1)汽車諸費：凡服務人員所支之汽油、機油、過橋費、寄車費等皆屬之。 (2)旅費：凡服務人員所支之計程車資及服務人員因服務的需要所支的差旅費皆屬之。 (3)公共關系：凡服務人員因服務上的需要所支的交際費皆屬之。 (4)薪工津貼：凡服務全體同仁的薪資皆屬之。(包括本薪、機車津貼、績效獎金、加給及值班費等)。 (5)壞帳：凡帳款尾數無法收回者屬之。 (6)名片：凡服務全體同仁所印的名片屬之。 (7)工具：凡單價在100元以下者的工具費屬之。 3.管理費用：凡營業費用及服務費用外所發生的費用： (1)汽車諸費：凡營11、業人員及服務人員外所支付的汽油、機油屬之。 (2)旅費：凡營業人員及服務人員外所支付的計程車資或出差旅費屬之。 (3)運費：裝載貨物所支付的費用屬之。 (4)文具用品：凡日常所用的文具紙張等屬之。 (5)清潔費用：凡清潔公司打臘所支的費用皆屬之。 (6)郵票：凡郵寄函件及包裹的郵資及購郵票等屬之。 (7)電話費：凡業務上的長途電話及市區電話屬之。 (8)電報費：凡業務上的需而拍之電報屬之。 (9)電力費：凡用電所支付的費用屬之。 (10)自來水費：凡用自來水所支付的費用屬之。 (11)修理費：凡汽車修理及保養費等屬之。 (12)人事廣告費：凡刊登招員啟事等屬之。 (13)報章雜志：凡訂閱報章雜12、志所支付的費用屬之。 (14)固定薪資：凡營業人員及服務人員外的薪資屬之。 (15)公共關系：凡營業人員及服務人員外所支付的交際費屬之。 (16)租金支出：房屋的租金。 (17)稅捐：凡支付營業印花稅屬之。 (18)其他變動費用：凡未能列入該分類科目的費用屬之。 (八)上述所列項目，會計員應按其性質區分(即營業費用、服務費用、管理費用等)妥予分類報支，不得相互混淆。 (九)各單位與總公司間如有代收或代支事項發生時一律以“內部聯絡函”聯系之，其作業規定如下： 1.各單位代總公司或其他分公司收款時應于收款的當日以“內部聯絡函”述明代何單位收款，代收現金應先換購匯票，若代收票據須注明代收票據內容，并13、連同票據一起寄送總公司財務部，由財務部負責通知被代收單位入帳的同時將入帳情形回復代收單位。 2.總公司代分公司收款時，應于收款的當月，由財務部以“內部聯絡函”述明代收款項內容，若為票據應注明票據內容，通知被代收單位，款項則暫代留存，被代收單位于接獲財務部的通知時，應即于當天的“收款及成交獎金明細表”上加入該筆帳款，增加其收款總額，并將入帳情形回復財務部。 3.各單位代總公司支付款項時(如押標金、權限內購入的生財器具及服務部汽油或單價在100元以上的工具、油墨等)不得記入現金收支旬報表，唯應另行備忘登記，應于每旬寄送“現金收支旬報表”時另以內部往來聯絡函將所代支的款項明細及總額述明后連同單據一并14、寄送總公司財務部，由財務部憑以匯入該筆款項。若為緊急代支事項必須立即處理時，除以電話通知財務部電匯處理外，仍應填具“內部往來聯絡函”述明以資憑證。4.總公司代各單位支付費用款項時，(如預付房租等)應由財務部于每月25日前以聯絡函通知被代支單位依虛收虛付方式在其“現金收支旬報表”上的“收入金額”欄內徑行加入該筆款項同時在“支付金額”欄內，直按登入該筆費用款項以增加帳面的收入金額與費用金額。(十)各單位全體員工的借支總額在3000元以內者得經單位主管核準后由首存現金中先行借支，并限于每月10日發薪時一次扣回，其借支總額超過3000元者，應依權責劃分逐筆專案報備核準后始得由財務部匯寄支付。 (十一)15、每月月底當天，各單位會計員應憑留存之當月份該單位“現金收支旬報表”依費用類別分別統計其當月份各項費用的總額，詳填于“費用預算分析表”中呈單位主管就可控制費用中的各項費用其實際與預算的差異詳加分析。 (十二)費用預算分析表”一式兩聯，各單位應于每月3日前將此表(兩聯一起)連同“直線單位經營績效評核表”一并寄送總公司業務部，由業務部據以查核與“直線單位績效評核表”所填的費用數字無誤后，即轉送財務部復核并呈具所屬副總經理填具總評后第一聯由財務部留存，據以分析全公司費用差異，第二聯寄回各單位存查。 (十三)“費用預算分析表”上的費用率系指當月份的費用與營業額的百分比，“本月費用預算”一欄之計算公式如下16、： (1)本月“營業費用”預算上月營業費用(1本月營業收入成長率) (2)本月“服務費用”預算上月服務費用(1本月服務收入成長率) (3)本月“管理費用”預算上月管理費用(1本月營業及服務總收入成長率20%) (十四)本辦法由財務部呈總經理核準公布后實施，修訂時同。 傳票審核職權劃分辦法 (一)各部經辦人員：審核單據的性質、金額與本公司規定是否相符，并編制傳票控制預算及成本費用之報支。(二)財務部： 1.承辦人員： (1)核對傳票收付款的金額是否與收付款有關憑證(如計價單、發票)金額相符。 (2)核對憑證是否有抬頭，統一編號，店印，地址及貼足印花，與稅法是否相符。 2.復核人員： (1)傳票應17、用分類，即科子目是否正確。 (2)憑證是否齊全，符合政府規定，與負擔部門是否正確。 (3)附件數量與憑證記載金額是否相符。 (4)借貸是否平衡。 3.會計： (1)傳票應附的憑證是否適當簽具意見。 (2)各級經辦人員應行注意事項是否錯誤及依稅法規定可否開支簽具意見。 (3)核對付款之支票金額是否與核準之付款傳票相符。 (三)稽核室： (1)對財務部的意見予以指示或轉呈核示。 (2)核對各部的成本卡，支出是否超過收入，收款與完工是否成正比或簽具意見。 (3)憑證是否合理，應否付款的指示或簽具意見。 (4)決定付款的日期，簽具意見及指示。 (5)價格是否合理簽具意見或指示。 (四)副總經理：就主辦會計及稽核室所簽意見的轉呈或指示。 (五)總經理：各轉呈意見的核定。 (六)以上各項職權的劃分，是就目標情形所擬的辦法，如以后業務改進或其他變更，當另行修訂。