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1、客戶名簿處理制度 目 的 交易往來客戶名簿是公司對于往來客戶在交易上的參考資料的整理，將交易狀況記錄下來。例如：往來客戶的信用度，及其營業(yè)方針與交易的態(tài)度等資料都在這里面。也就是說交易往來客戶名簿是要將交易往來客戶的現(xiàn)狀經(jīng)常性的記載出來。 交易往來客戶名簿的種類 (一)交易往來客戶名簿是以交易往來客戶原始資料(以卡片方式一家公司使用一張)和負(fù)責(zé)部科別的交易往來客戶一覽表來區(qū)分。在總務(wù)部財務(wù)科里記載、訂正等。前者留在總務(wù)部經(jīng)理室備用，后者則分配給各負(fù)責(zé)部門使用。 (二)交易往來客戶原始資料是將交易往來客戶的機(jī)構(gòu)、內(nèi)容、信用，與本公司的關(guān)系等詳細(xì)記入，而交易往來客戶一覽表則將這些簡單的列入記錄。 2、交易往來客戶原始資料的保管和閱覽 各部門在必要的時候，可隨時向經(jīng)理室介閱的常備的交易往來客戶資料，在這種情況各負(fù)責(zé)以外的人如要閱覽時，則必須經(jīng)過總財務(wù)科的承認(rèn)才行。 經(jīng)理對于資料的保管要十分留意，避免污損、破損、遺失等。 做成記錄及訂正 (一)無論買或賣，對于開始有交易往來的公司，各負(fù)責(zé)者要在“交易開始調(diào)查書”里，記入必要事項(xiàng)，并且取得單位主管的認(rèn)可并稟報董事長。 取得董事長的承認(rèn)后，依照調(diào)查書，在財務(wù)科里將交易往來客戶原簿作成，并在交易往來客戶一覽表里記入。 (二)財務(wù)科應(yīng)一年2次(2月、8月)定期對交易往來客戶作調(diào)查，如果有變化的時候，在交易往來客戶原簿及交易往來客戶一覽表里記入、訂正。 (三)財務(wù)科對于有關(guān)交易往來客戶的記入事項(xiàng)的變化，或有其他新的事項(xiàng)時，隨時記入之。 (四)交易往來客戶如果解散或者是與本公司的交易關(guān)系解除的時候，財務(wù)科應(yīng)該盡速將其從交易往來客戶原簿及交易往來客戶一覽表中除去，并將其交易往來客戶原始資料分別保管之。 各負(fù)責(zé)者的聯(lián)絡(luò) 各負(fù)責(zé)者對于擔(dān)當(dāng)交易的狀況要經(jīng)常注意，如果有變化的時候，要向財務(wù)科傳達(dá)，經(jīng)常保持交易往來客戶原始資料及交易往來客戶一覽表的正確性而努力去做。 不要資料的整理及處理 交易解除后的資料要以“交易中止”或者“交易過去”的資料里分別放入并整理。完全不可能恢復(fù)交易來往的名簿，取得主管經(jīng)理的承認(rèn)后將其處理掉。