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1、 XX（北京）物業管理有限公司1/11法律糾紛案件管理辦法 第一章總 則 第一條第一條為了規范XX（北京）物業管理有限公司（以下簡稱“物業公司”）法律糾紛案件的管理，建立和完善企業法律風險防范、控制和救濟機制，維護企業的合法權益，根據有關法律法規，結合物業公司實際，制定本辦法。第二條第二條本辦法適用于物業公司及所屬各單位法律糾紛案件管理工作。所屬各單位指物業公司各分公司和項目部。第三條第三條本辦法所稱法律糾紛案件，是指各類訴訟、仲裁案件和可能引發訴訟、仲裁的各類事件。第二章法律糾紛案件的分類管理第四條第四條物業公司及所屬各單位的法律糾紛案件處理，在遵循“誰造成案件，誰負責處理，誰造成損失，誰承2、擔責任”的原則基礎上，實行分層分類管理。第五條第五條構成重大法律糾紛案件和物業公司發生的案件，由法律事務部直接或參與進行案件處理。重大法律糾紛案件指具有下列情形之一的訴訟、仲裁或者可能引起訴訟、仲裁的事件：（一）涉案金額超過 10 萬元人民幣的；（二）物業公司及所屬單位作為訴訟當事人且一審由 中級人民法院受理的2/11；（三）可能引發群體性訴訟或者系列訴訟的；（四）其他涉及出資人和物業公司重大權益或者具有國內外重大影響的。第六條第六條涉案金額 10 萬元人民幣（含 10 萬元人民幣）以下的案件，由發案單位負責處理（發案單位認為需要報告物業公司法律事務部直接或參與處理的除外）。第七條第七條物業費3、起訴案件依據XX（北京）物業管理有限公司物業費收繳涉法工作實施細則（2016 年版）執行。第八條第八條物業公司及所屬各單位發生的所有訴訟、仲裁案件均需報法律事務部備案，并按集團公司要求錄入中國鐵建法律合規管理系統。第三章法律糾紛案件處理原則 第九條第九條法律糾紛案件的處理須以維護公司合法權益為基礎，遵循以下原則：（一）合法性原則，即以事實為依據、以法律為準繩；（二）及時性原則，即法律糾紛案件發生后及時報告、及時處理；（三）處理方式靈活多樣性原則，即訴訟、仲裁與非訴訟協商等方式結合，并根據案件具體情況靈活運用，尋求既有利于解決糾紛又維護公司利益的處理方式；（四）時機性原則，公司合法權益受到侵害需4、采取訴 3/11 訟、仲裁手段予以維護的，應綜合考慮案件審理、執行等相關因素，注意把握提起訴訟、仲裁的恰當時機；（五）經濟性原則，即權衡訴訟、仲裁成本與收益，進而合理決策；（六）維護公司信譽和形象原則，即要重視維護公司信譽和形象，特別是經濟活動中應盡量避免被訴、被申請仲裁案件的發生，積極采取非訴協商的方式化解被訴、被申請仲裁風險。第四章 法律糾紛案件處理程序 第十條第十條 物業公司及所屬各單位收到起訴書、仲裁申請書等法律文書后，案發部門應當及時填寫應訴案件報告單（附件 1），并將有關法律文書轉交法律事務部或項目法律聯絡員處理。由物業公司及所屬各單位提起的訴訟或仲裁案件，應當履行申請程序（見附件5、 2起訴/仲裁案件立案申請表），并向法律事務部或項目法律聯絡員報送相應的案件材料。第十一條第十一條 與應訴案件報告單或起訴/仲裁案件立案申請表一起報送的材料包括下列內容：（一）起訴書、仲裁申請書、法院傳票、受理（應訴）通知書等法院或仲裁機構送達的法律文書（選擇適用）；（二）基本案情介紹，包括案由、當事人各方、涉案金額、主要事實陳述、爭議的焦點等；4/11（三）已采取的處理措施和效果；（四）案件證據資料情況；（五）具體案件承辦人及聯系方式。第十二條第十二條 除重大法律糾紛案件外，具有下列情形之一的，所屬單位可報請法律事務部協調。（一）法律未規定或者規定不明確的；（二）有關政策未規定或者規定不明確6、的；（三）受到不正當干預，嚴重影響公司合法權益的；（四）其他需要上級主管單位或有關部門協調的情形。第十三條第十三條 所屬單位報請協調的法律糾紛案件，除需報送本辦法第十一條規定的材料外，還應當報送以下材料：（一）案件發生后處理、備案情況；（二）案件影響分析；（三）案件代理人的工作情況；（四）需要物業公司上級主管單位或部門協調處理的重點問題。第十四條第十四條 經公司領導研究決定需要上報和物業公司上級主管單位或部門要求上報的法律糾紛案件，經公司領導審核同意后按要求上報。第十五條第十五條 物業公司及所屬各單位與中國鐵建系統內單位發生經濟糾紛的參照股份公司內部法律糾紛管理辦法（中國鐵建法201585 號7、）執行。5/11 第十六條第十六條 物業公司法律事務部、所屬各單位項目法律聯絡員應當對法律糾紛案件進行登記，案件承辦人在初步查明案件事實和適用法律的基礎上進行法律分析、提出處理方案，及時報告物業公司領導或所屬單位主管領導審核決定。第十七條第十七條 經批準采取非訴協商方式處理的案件，應以互諒互讓為方針，以維護公司合法權益為準則，積極促成法律糾紛案件的協商解決。在與對方當事人進行協商解決糾紛期間，案件承辦人不應停止以訴訟、仲裁方式解決法律糾紛案件的準備工作。第十八條第十八條 對通過協商仍不能解決的法律糾紛，案件承辦人應及時向物業公司領導或所屬單位主管領導提出建議，由物業公司領導或所屬單位主管領導決8、定。第五章 法律糾紛案件的代理 第十九條第十九條 物業公司及所屬單位案件承辦人可以單獨或與外聘法律事務機構相關人員共同接受委托，作為案件代理人，依法履行代理人職責，按照法院或仲裁機構有關通知要求及時提交證據、參加案件審理并辦理各種法律手續。案件代理人必須有一名為本單位內部人員，且外聘法律事務機構代理人的代理權限為一般代理。第二十條第二十條 法律糾紛案件有下列情形之一的，經物業公司領導批準可以外聘法律事務機構進行代理：（一）重大法律糾紛案件；6/11（二）法律關系比較復雜，雙方爭議比較大，或者涉外案件；（三）涉及群體性及系列性，社會影響較大案件；（四）單位內部有多種不同處理意見；（五）對審理（執9、行）地司法環境比較陌生；（六）受到比較大的外界干擾；（七）單位內部缺乏案件處理人力資源；（八）物業公司法律事務部或其他部門認為需要外聘法律事務機構的其他情形。第二十一條第二十一條 案件承辦人和代理人應當及時收集、整理證據等各種涉案資料，辦理相關法律文書，根據需要向物業公司領導、所屬單位主管領導提交案件的處理方案或代理意見。法律糾紛案件涉及的各級業務部門應當積極協助配合案件承辦人和代理人調查案情、收集證據。第六章 法律糾紛案件的結案與備案 第二十二條第二十二條 法律糾紛案件處理結案后，根據物業公司領導或所屬單位主管領導要求，案件承辦人、代理人應向物業公司領導、所屬單位主管領導提交結案報告，依據案10、件處理過程中的有關情況，對案件處理結果進行分析，提出下一步的處理意見或管理建議。第二十三條第二十三條 訴訟、仲裁案件敗訴，但可以采取上訴、7/11 申請撤銷仲裁裁決、申請再審等救濟程序的，應采取窮盡救濟程序的原則，以維護公司的合法權益。第二十四條第二十四條 所屬各單位應按季度編制法律糾紛案件統計表，并對發案原因、趨勢、處理結果進行綜合分析和評估，提出完善防范措施的建議，并于每季度最后一個月的 30 日前將統計表上報物業公司法律事務部。第二十五條第二十五條 物業公司及所屬各單位發生的訴訟、仲裁案件應當自立案之日起或收到起訴書、仲裁申請書副本之日起 1-5 日內，由其項目法律聯絡員書面報物業公司法11、律事務部備案。第二十六條第二十六條 物業公司法律事務部、所屬單位項目法律聯絡員應當整理和保管法律糾紛案件相關文件資料，并對案件資料建立卷宗。第七章 惡意法律糾紛案件的通報 第二十七條第二十七條 惡意法律糾紛案件是指與物業公司及所屬各單位存在外部委托、材料供應等業務關系的自然人、法人或其他組織，利用其居住地、權力、地位、社會關系等各種優勢，或采取隱瞞真相、虛構事實等手段，采取在簽訂合同、協議或補充協議時，合同履行中另行約定等方式，以合法形式進行惡意索賠、達到獲得非法利益等各種糾紛案件。第二十八條第二十八條 物業公司及所屬各單位發生惡意法律糾紛案件，涉案單位應全力收集證據、采取措施積極應對，并在 12、案件發生的 1-5 日內將法律糾紛案件情況及相關證據報物業公司法律事務部。報送資料內容參照本辦法第十一條規定8/11。第二十九條第二十九條物業公司法律事務部對于報送的惡意法律 糾紛案件進行調查、分析，確認為惡意法律糾紛后，對進行惡意法律糾紛的單位或個人，將建立惡意訴訟黑名單，并向物業公司及所屬各單位發出警示通報。各單位在選擇合作方時，不得與通報中所列的單位或個人進行任何業務往來。各單位與通報中所列單位或個人之間尚未履行完畢的合同或協議，應協商解除；無法解除的應切實做好風險防范工作。第八章附 則 第三十條第三十條本辦法由物業公司法律事務部負責解釋。本辦法自印發之日起施行，原 XX第三十一條第三十13、一條（北 京）物業管理有限公司法律糾紛案件管理辦法（XX物綜201411 號）廢止。物業公司及所屬各單位依照本辦法執行。附件：1.應訴案件報告單2.起訴/仲裁案件立案申請表3.訴訟/仲裁案件立案申請流程 9/11 附件 1：應訴案件報告單 案件所在單位名稱（簡稱）案 號 開庭時間 年 月 日 時 案 由 傳票日期 年 月 日 標的額 元 是否委托律師代理案件 是/否 案件指定承辦人 聯系電話 當事人基本情況 公 民 姓名 身份證號 法人/其他組織 名稱 法定代表人/負責人 住所 聯系電話 案件簡述 及已采取的措施 （需根據實際情況描述案件情況，及已采取的措施）申請單位/部門意見（蓋章）負責人：14、日期：業務相關部門 意見 法律事務部 意見 物業公司 相關領導意見 物業公司 副總經理、總法律顧問意見 物業公司 總經理意見 物業公司 法定代表人意見 注：使用本表時須提供相關附件如傳票傳票、應訴通知書應訴通知書、舉證通知書舉證通知書、起訴狀等起訴狀等。10/11 附件 2：起訴/仲裁案件立案申請表（僅供參考）申請單位/部門名稱（簡稱）案 由 糾紛發生時間 年 月 日 標的額 元 是否委托律師代理案件 是/否 案件指定承辦人 聯系電話 當事人基本情況 公 民 姓名 身份證號 法人/其他組織 名稱 法定代表人/負責人 住所 聯系電話 案件簡述 及已采取的措施 （需根據實際情況描述案件情況，及已采15、取的措施）申請單位/部門意見（蓋章）負責人：日期：業務相關部門 意見 法律事務部 意見 物業公司 相關領導意見 物業公司 副總經理、總法律顧問意見 物業公司 總經理意見 物業公司 法定代表人意見 注：使用本表時須提供相關附件簡述簡述案件案件。（。（僅供參考僅供參考）11/11 附件 3：訴訟/仲裁案件立案申請流程（僅供參考）單位名稱單位名稱 法律事務部 流程名稱流程名稱 訴訟/仲裁案件立案申請流程 層次層次 所屬單位上報總部 任務概要任務概要 訴訟/仲裁案件立案申請工作管理 單位 執行董事 總經理 副總經理、總法律顧問 相關領導 法律事務部負責人 相關部門負責人 案件所在單位負責人 節點 A B C D E F G 開始 填寫立案申請表 接 收申 請表 及資料 審核 審核 審批 審批 審批 批準 還 所 在 單位 結束