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1、XX（北京）物業(yè)管理有限公司1/13授權(quán)委托書法律審核辦法第一章總 則第一條第一條 為規(guī)范XX（北京）物業(yè)管理有限公司（以下簡稱“物業(yè)公司”）授權(quán)委托書的法律審核工作，加強內(nèi)部風(fēng)險控制與風(fēng)險管理意識，健全公司授權(quán)委托書的審核、審批、備案等工作，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合物業(yè)公司實際，制定本辦法。第第二二條條 本辦法適用于物業(yè)公司及所屬各單位授權(quán)委托書的法律審核工作。所屬各單位指物業(yè)公司各分公司和項目部。第第三三條條 本辦法所稱授權(quán)委托書，是指物業(yè)公司依據(jù)法律法規(guī)及物業(yè)公司有關(guān)規(guī)定委托他人在委托范圍和委托期限內(nèi)辦理公司事務(wù)的書面證明文件。物業(yè)公司、法定代表人，或分公司、負(fù)責(zé)人為授權(quán)委托人，簡稱“授權(quán)2、人”；接受委托的人為被授權(quán)委托人，簡稱“被授權(quán)人”。第第四四條條 物業(yè)公司及所屬單位授權(quán)委托書的管理工作應(yīng)遵循歸口分類管理、程序規(guī)范、權(quán)責(zé)明確、依法合規(guī)的原則。第二章授權(quán)委托書的分類第第五五條條 根據(jù)所使用的授權(quán)委托書文本是否為物業(yè)公司2/13統(tǒng)一印制的文本形式，分為格式文本授權(quán)委托書和非格式文本授權(quán)委托書。第六條第六條 根據(jù)所委托辦理的事務(wù)為一項或多項，分為綜合授權(quán)委托書和專項授權(quán)委托書。綜合授權(quán)委托書是指擬委托辦理的事務(wù)比較復(fù)雜，內(nèi)含多個具體事項，且這些具體事項陸續(xù)或交錯發(fā)生，不宜針對每個具體事項單獨委托辦理時，所使用的授權(quán)委托書。專項授權(quán)委托書指擬委托辦理的事務(wù)為特定的某一項事務(wù)，且該項3、事務(wù)可單獨委托辦理時，所使用的授權(quán)委托書。第七條第七條 根據(jù)授權(quán)期限的長短，分為長期授權(quán)委托書和短期授權(quán)委托書。長期授權(quán)委托書是指辦理持續(xù)時間較長才能處理完畢的事項所使用的授權(quán)委托書。長期授權(quán)委托書的授權(quán)期限，應(yīng)為超過 180 天、360 天以下（含 360 天），超過 360 天仍不能處理完畢的，應(yīng)重新辦理授權(quán)委托書。短期授權(quán)委托書是指所辦理的事項能夠在短時間內(nèi)辦理完畢時所使用的授權(quán)委托書。專項、短期授權(quán)委托書的授權(quán)期限，以所委托事務(wù)處理完畢時為止，但最長不得超過 180 天，超過期限仍不能處理完畢的，應(yīng)重新辦理授權(quán)委托書或者辦理長期授權(quán)委托書。第八條第八條 授權(quán)委托書根據(jù)是否涉及訴訟程序分4、為訴訟授3/13權(quán)委托書和非訴訟授權(quán)委托書。訴訟授權(quán)委托書為物業(yè)公司或分公司應(yīng)對訴訟、仲裁等司法活動所需的授權(quán)委托書；除此之外的授權(quán)委托書，稱為非訴訟授權(quán)委托書。第九條第九條 根據(jù)授權(quán)委托書所委托處理的事項不同，分為以下幾類：（一）涉及公司各類生產(chǎn)經(jīng)營活動的前期跟蹤、報名、資審、投標(biāo)、洽談等生產(chǎn)經(jīng)營前期工作的授權(quán)委托書。（二）涉及公司各類生產(chǎn)經(jīng)營合同簽訂類的授權(quán)委托書。（三）涉及公司融資、擔(dān)保、保函、稅務(wù)等財務(wù)管理類的授權(quán)委托書。（四）涉及公司處理訴訟、仲裁以及公證等法律事務(wù)的訴訟授權(quán)委托書。（五）其他經(jīng)營管理事項所需的授權(quán)委托書。第三章授權(quán)委托書的辦理程序第十條第十條 物業(yè)公司本級各部門申請5、辦理授權(quán)委托書的流程如下：（一）業(yè)務(wù)承辦人員填寫 授權(quán)委托書辦理申請表（詳見附件）和授權(quán)委托書；（二）業(yè)務(wù)承辦人員將填寫完成后的 授權(quán)委托書辦理申請表、授權(quán)委托書及相關(guān)材料呈本部門負(fù)責(zé)人，經(jīng)4/13本部門負(fù)責(zé)人審核后在授權(quán)委托書辦理申請表上簽署意見；申辦授權(quán)委托書應(yīng)附授權(quán)委托事由、擬被授權(quán)人的身份證明或機構(gòu)證明以及其他所需資料。（三）業(yè)務(wù)承辦人員將本部門負(fù)責(zé)人簽署完畢的 授權(quán)委托書辦理申請表、授權(quán)委托書及相關(guān)材料交法律事務(wù)部審核，并由法律事務(wù)部依據(jù)相關(guān)規(guī)定在授權(quán)委托書辦理申請表上簽署法律意見；（四）業(yè)務(wù)承辦人員呈報公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總法律顧問、主管領(lǐng)導(dǎo)、執(zhí)行董事簽批；（五）簽批后，印章管理部門依據(jù)6、審批后的授權(quán)委托書辦理申請表辦理用印事宜；（六）業(yè)務(wù)承辦人員應(yīng)將簽署完畢的 授權(quán)委托書辦理申請表、簽字蓋章后的授權(quán)委托書及相關(guān)附件（至少一式兩份，一份用于辦理業(yè)務(wù)，一份用于留存），同時將掃描件報法律事務(wù)部備案。第十一條第十一條 所屬各單位需要辦理總公司授權(quán)委托書時，應(yīng)根據(jù)所委托事項首先向物業(yè)總公司業(yè)務(wù)歸口部門提交授權(quán)委托書辦理申請表及相關(guān)材料，經(jīng)總公司業(yè)務(wù)歸口部門初步審核后，按照物業(yè)公司本級各部門辦理授權(quán)委托書的流程辦理。第十二條第十二條 所屬各單位本級各部門辦理授權(quán)委托書，參5/13照物業(yè)公司本級各部門辦理授權(quán)委托書的流程辦理。第十三條第十三條 授權(quán)委托書應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理，不得越級或私自辦理7、。第十四條第十四條 授權(quán)委托書在沒有國家及地方政府部門規(guī)定的制式文本的情況下，優(yōu)先使用物業(yè)公司統(tǒng)一印制的格式文本授權(quán)委托書。第四章授權(quán)委托書的法律審核第十五條第十五條 物業(yè)公司法律事務(wù)部及所屬單位項目法律聯(lián)絡(luò)員應(yīng)當(dāng)以防范法律風(fēng)險為原則，依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度對送審的 授權(quán)委托書 及相關(guān)資料進(jìn)行法律審核。法律審核時限為：自法律事務(wù)部或所屬單位項目法律聯(lián)絡(luò)員接收到完整的授權(quán)委托書申辦材料（具體包括第十條所涉及的所有文件、材料）后 1 至 2 個工作日審結(jié)，特殊情況可適當(dāng)延長。第十六條第十六條 對授權(quán)委托書及相關(guān)材料進(jìn)行法律審核的要點如下：（一）授權(quán)人是否適格：有關(guān)委托人是否具備相應(yīng)的授權(quán)資8、格，是否存在無權(quán)或越權(quán)行為。（二）被授權(quán)人是否適當(dāng)：被授權(quán)主體是否響應(yīng)了擬交易對方的要求，對方要求是否符合有關(guān)規(guī)定或約定，是否存在其他法律風(fēng)險。（三）委托事項是否明確合法：委托事項范圍描述是否6/13準(zhǔn)確完整，內(nèi)容是否依法合規(guī)。（四）委托權(quán)限是否清晰適當(dāng)：委托權(quán)限是否界定清晰準(zhǔn)確，是否充分或過度。（五）禁止轉(zhuǎn)委托：禁止被授權(quán)人將被授權(quán)的委托事項及權(quán)限向他人轉(zhuǎn)委托。（六）授權(quán)有效期限是否明確合理：授權(quán)有效期限是否標(biāo)注，是否明確具體，期限是否過長等。（七）其他細(xì)節(jié)問題：授權(quán)委托書的雙語文本是否準(zhǔn)確對應(yīng)，出現(xiàn)不一致時如何處理，以及是否需要辦理公證等。第十七條第十七條 物業(yè)公司法律事務(wù)部或所屬單位項目9、法律聯(lián)絡(luò)員審核后，應(yīng)出具授權(quán)委托書法律審核意見。其他相關(guān)部門對法律審核意見有異議時，應(yīng)當(dāng)與法律事務(wù)部或項目法律聯(lián)絡(luò)員及時溝通、協(xié)商，達(dá)成一致意見。若不能協(xié)商一致，法律事務(wù)部或項目法律聯(lián)絡(luò)員有權(quán)保留意見。第十八條第十八條 物業(yè)公司及所屬各單位各業(yè)務(wù)部門依據(jù)其部門職責(zé)分類負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)條線的授權(quán)委托書的業(yè)務(wù)承辦。第十九條第十九條 物業(yè)公司及所屬各單位各業(yè)務(wù)部門制作的各類授權(quán)委托書的格式文本，應(yīng)經(jīng)物業(yè)公司法律事務(wù)部審核后予以發(fā)布。第二十條第二十條 物業(yè)公司及所屬單位人員未經(jīng)法定代表人或負(fù)責(zé)人授權(quán)，任何人不得以公司名義擅自對外簽署合同和做出引起法律后果的承諾7/13。第第二二十十一一條條外部單位與我方10、簽訂經(jīng)濟(jì)合同，非法定代表人簽字的，必須提交法定代表人身份證明文件及授權(quán)委托書。第五章授權(quán)委托書的編號、使用及處罰第第二二十十二二條條授權(quán)委托書實行統(tǒng)一編號，1 份授權(quán)委托書 1 個編號，不得重號、漏號。采用授權(quán)委托書相對人提供的授權(quán)委托書文本時，仍需按我方規(guī)則對該授權(quán)委托書進(jìn)行編號。編號規(guī)則為，“XX物+分公司所在城市名稱+授20XX第 XX 號”，如物業(yè)總公司 2016 年第 1 份授權(quán)委托書，編號為“XX物授2016第 1 號”。如 合 肥 分公司2016 年第 1 份授權(quán)委托書，編號為“XX物合肥授2016第 1 號”。第第二二十十三三條條授權(quán)委托書申辦使用單位及業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)對所經(jīng)辦的11、授權(quán)委托書的申辦、使用全程監(jiān)控管理，其他部門應(yīng)給予積極配合。第第二二十十四四條條被授權(quán)人必須為物業(yè)公司及所屬單位的內(nèi)部工作人員（經(jīng)批準(zhǔn)辦理特別事項的除外）。授權(quán)委托書申辦單位及業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)全面持續(xù)地了解擬被授權(quán)人的自然情況，關(guān)注其工作狀態(tài)。授權(quán)之后，如發(fā)生被授權(quán)人調(diào)出本單位或解除、終止勞動合同或達(dá)到法定8/13退休年齡或其他離職、解職等情況，應(yīng)及時按照本辦法第二十八條至第三十一條的規(guī)定處理。第二十五條第二十五條被授權(quán)人應(yīng)妥善保管好授權(quán)委托書，不得出借、毀損、遺失等；如有發(fā)生，應(yīng)立即書面報告公司業(yè)務(wù)歸口部門。業(yè)務(wù)歸口承辦部門應(yīng)及時會同法律事務(wù)部等相關(guān)部門研究補救措施。第二十六條第二十六條授權(quán)委12、托書不得有任何修改、涂抹痕跡。第二十七條第二十七條被授權(quán)人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)委托書載明的權(quán)限范圍內(nèi)忠誠、勤勉、盡責(zé)地處理所委托事務(wù)。第二十八條第二十八條在授權(quán)委托書出具之后，對交易雙方產(chǎn)生法律約束力之前，如發(fā)生需要撤回授權(quán)委托的情況，經(jīng)原批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)后，應(yīng)及時向被授權(quán)人以及交易相對人發(fā)出撤回授權(quán)委托的通知。授權(quán)委托撤回的，被授權(quán)人應(yīng)及時將授權(quán)委托書交至公司業(yè)務(wù)承辦部門。在授權(quán)委托書對交易雙方產(chǎn)生法律約束力之后，一般不得輕易撤銷。如確需撤銷授權(quán)委托，業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)及時會同法律事務(wù)部等相關(guān)部門研究補救措施，并形成報告，經(jīng)原授權(quán)人批準(zhǔn)后，可向交易對方發(fā)出撤銷通知。第二十九條第二十九條出現(xiàn)下列情況之一，授權(quán)委13、托書終止或失效：9/13（一）授權(quán)委托期限屆滿的；（二）長期授權(quán)委托書雖在授權(quán)期限內(nèi)，但被授權(quán)人工作崗位發(fā)生變動的；（三）長期授權(quán)委托書雖在授權(quán)期限內(nèi)，但業(yè)務(wù)范圍發(fā)生變動的；（四）授權(quán)人撤回或撤銷授權(quán)委托的；（五）其他應(yīng)當(dāng)視為終止或失效的情況。授權(quán)委托書終止或失效的，被授權(quán)人應(yīng)將持有的授權(quán)委托書交回公司業(yè)務(wù)承辦部門。被授權(quán)人未將授權(quán)委托書交回的，公司業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)當(dāng)及時將授權(quán)委托書收回。被授權(quán)人將授權(quán)委托書交回或者業(yè)務(wù)部門將授權(quán)委托書收回后，公司業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)當(dāng)將授權(quán)終止或失效的情況書面通知授權(quán)委托事項的相對人。第三十條第三十條 授權(quán)委托書終止或失效后，如有需要，應(yīng)依據(jù)本辦法重新申辦授權(quán)委托書14、。第三十一條第三十一條公司對被授權(quán)人實行嚴(yán)格的管理制度。有下列情形之一，根據(jù)情節(jié)輕重，按照公司規(guī)章制度對責(zé)任人給予紀(jì)律處分直至解除勞動合同，責(zé)任人需就公司因此所受損失承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，交由司法機關(guān)依法追究刑事責(zé)任。（一）超越授權(quán)范圍開展業(yè)務(wù)活動的；（二）授權(quán)委托書終止或失效后仍進(jìn)行該授權(quán)委托10/13事項的；（三）其他違反法律法規(guī)或公司有關(guān)授權(quán)委托管理規(guī)定，給單位造成經(jīng)濟(jì)損失或其他損失的情形。第六章附則第三十二條第三十二條本辦法由物業(yè)公司法律事務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第三十三條第三十三條本辦法自發(fā)布之日起施行，原 XX（北京）物業(yè)管理有限公司授權(quán)委托書法律審核辦法（試行）（XX物綜201411 15、號）廢止。附件：1.授權(quán)委托書辦理申請表2.授權(quán)委托書辦理流程附件 111/13：授權(quán)委托書辦理申請表編號XX物授201第號申請時間年月日申請單位/部門名稱（簡稱）承辦人姓名聯(lián)系電話申請辦理授權(quán)委托書事由簡述（需根據(jù)實際情況描述申請辦理授權(quán)委托書的事由）申請單位/部門意見（蓋章）負(fù)責(zé)人：日期：業(yè)務(wù)相關(guān)部門意見法律事務(wù)部意見物業(yè)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見物業(yè)公司副總經(jīng)理、總法律顧問意見物業(yè)公司總經(jīng)理意見物業(yè)公司法定代表人意見注：本申請表供物業(yè)公司及所屬各單位申請辦理各類授權(quán)委托書時使用。授權(quán)委托書至至少少一一式式兩兩份份，辦理后，將此表、簽字蓋章后的授權(quán)委托書及所附相關(guān)資料掃描件報法法律律事事務(wù)務(wù)部部備備案案。12/13附件 2：授權(quán)委托書辦理申請流程（參考流程圖）單位名稱單位名稱法律事務(wù)部流程名稱流程名稱授權(quán)委托書辦理申請流程層層次次所屬單位上報總部任務(wù)概要任務(wù)概要授權(quán)委托書辦理工作管理單位執(zhí)行董事總經(jīng)理副總經(jīng)理、總法律顧問相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)法律事務(wù)部負(fù)責(zé)人相關(guān)部門負(fù)責(zé)人所屬單位負(fù)責(zé)人節(jié)點ABCDEFG注：授權(quán)委托書至少至少一式兩份。一式兩份。辦理后，將申請表將申請表、簽字蓋章后的授權(quán)委托書授權(quán)委托書及所附相關(guān)資料所附相關(guān)資料掃描件報法律事法律事務(wù)部備案。務(wù)部備案。開始填寫授權(quán)委托書辦理申請表接 收申 請表審核審核審批審批審批批準(zhǔn)還所屬單位結(jié)束