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1、總裁辦公室管理制度第一節 會議制度第一條、為維持正常的工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。第二條、會議可有5分鐘彈性時間（由主持人掌握）。遲到、早退5（不含）15分鐘（含）的，一次罰款20元；遲到、早退15（不含）30分鐘（含）的，一次罰款40元；遲到、早退超過30分鐘的，一次罰款50元。第三條、會間呼機或手機每響一次罰款20元，接、打一次手提電話罰款50元，離開會場接、打電話，每次罰款100元。第四條、會間離席者（無論何故），罰款100元。第五條、無故不參加會議者，每次罰款200元。因故（無論是因公事、私事）請假不參加會議者，每次罰款50元（公司指定外出者或因工作約定時間必須避開例會時間且2、經總經理特批者除外）。第六條、總經理例會除遇特殊情況，每周三下午16：00在公司總部召開總經理例會。1. 總經理例會紀要、會議決議由總經理辦公室主任記錄，會后將記錄單復印交總經理、每個承辦人和總經理辦公室主任各一份。2. 發言人應按規定的匯報內容匯報工作，發言應言簡意賅，音量適中，吐字清晰。3. 因故不能參加總經理例會的部門負責人，須安排經總經理事先認可的臨時負責人出席會議，未安排臨時負責人的，給予一般過失單一張。4. 未按承辦時間匯報例會決議完成情況的，視情節給予一般或嚴重過失單一張。第七條、總經理例會的次日，各部門召開部門例會，如需更改會議時間，須報總經理批準。未按時召開部門例會的，視情節3、給予相關責任人一般或嚴重過失單。第八條、本制度由總經理辦公室負責解釋、修改。第二節 八小時復命制為嚴肅工作紀律,加強時間管理, 提高工作效率,特制定本制度。一、 級向下屬指派工作，要求作出限時，對于無法提出限時的工作，應嚴格按本制度執行。二、 員工接受領導口頭或書面指派的非限時工作任務，須于接受任務之時起，八個工作小時內匯報工作結果或承辦情況。三、 部門之間非限時的協作事宜，應在八個工作小時內互相通報工作進展情況。四、 員工向部門經理/主管反映問題、提供建議等，部門經理/主管須在八個工作小時內通告工作結果或承辦情況。五、 員工在工作時間內因外出辦事，或請假休息等原因不在崗位， 均應向公司說明事4、由、去向，并與公司保持聯系。六、 違反本規定，視情節給予一般或嚴重過失單處罰。七、 員工投訴按投訴制度處理，不屬此制度規定范圍。第三節 文件管理制度為加強公司文件的規范化管理，特制定本辦法。第一條、 公司的文件由總經理辦公室負責起草和審閱，總經理簽發。第二條、 公司各部門的文件由各部門負責起草，并交一份電子文檔給總經理辦公室審閱、修改，起草人或部門（臨時）負責人校對，總經理簽發，未交總經理辦公室審閱和私自制發的，視情節給予文件起草部門負責人一般或嚴重過失單一張。第三條、 文件原稿，須注明文件起草部門、起草人，由總經理秘書分類歸檔，保存備案。第四條、 文件簽發后，由總經理辦公室統一安排打印、復印5、蓋章。第五條、 公司正式書面文件（紅頭文件、呈報上級主管部門文件）出現錯別字的，每個錯別字給予總經理辦公室主任和部門文件的校對人各二十元罰款。第六條、 屬于機密的文件，起稿人應注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。機密文件按保密規定由專人印制、報送。第七條、 文件由總經理辦公室負責發送。送件人應將文件內容、發送日期、接件部門、接件人等事項登記清楚。秘密文件由專人按核定的范圍發送。第八條、 外來的文件由總經理辦公室專人負責簽收，并分類登記。簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后15分鐘內報送，15分鐘內無法報送的，應與接件人聯系并協商解決辦法。第九條、 6、傳閱文件由總經理辦公室專人負責收回，對領導指示的文件，總經理辦公室應按領導指示和文件要求組織傳達和落實。第十條、 違反本制度第七條、第八條有關規定的，按公司保密制度規定承擔責任；違反本制度第九條、第十條規定的，受罰一般過失單。第十一條、 本制度由總經理辦公室負責解釋、修改。第四節 保密制度第一條、 為保守公司秘密，維護公司利益，特制定本制度。第二條、 公司秘密是關系公司權利和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限定一定范圍的人員知悉的事項。第三條、 公司全體員工都有保守公司秘密的義務。第四條、 公司保密工作實行既確保秘密又便利工作的方針。第五條、 公司秘密包括下列事項：1. 司尚未付諸實施的7、經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策。2. 公司管理制度、文件、通知等。3. 公司內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。4. 公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表產值。5. 公司掌握的尚未進入市場尚未公開的各類信息。6. 公司職員人事檔案，工資性、勞務性收入及資料。7. 其他經公司確定應當保密的事項。第六條、屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由總經理辦公室負責保密，并采取相應的保密措施。第七條、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，須事先報總經理批準。第八條、具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動，主辦部門8、應采取下列保密措施：1. 選擇具備保密條件的會議場所。2. 根據工作需要，限定參加會議人員的范圍。3. 依照保密規定使用會議設備和管理會議文件。4. 確定會議內容是否傳達及傳達范圍。第九條、不準在私人交往和通訊中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。第十條、公司工作人員發現公司秘密已經泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告總經理。第十一條、出現下列情況之一者，給予警告，并處以50-500元罰款：1. 泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的；2. 違反本制度第六條、第七條、第八條、第九條規定的；3. 已泄露公司秘密但采取補救措施的；第十二條、出現9、下列情況之一的，予以辭退和賠償公司經濟損失并取消其在公司的一切利益（包括工資和效益工資）。1.故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經濟損失的。2.違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。3.利用職權強制他人違反保密制度的。第十三條、本制度由總經理辦公室負責解釋、修改。第五節 檔案管理條例一、總 則第一條、 加強公司檔案管理工作，進一步發揮檔案為公司經營管理直接服務的作用，根據中華人民共和國檔案法和北京市企業檔案管理暫行規則的要求，結合公司具體情況，特制定本條例。第二條、 本條例所界定的檔案資料是指公司在經營管理活動全過程中形成的具有查考、利用和保存價值的文字材料、10、圖紙、圖表、聲像等資料的總和。第三條、 檔案的管理和開發利用是公司基礎管理工作的重要組成部分，是維護公司經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作，公司所有員工對檔案管理工作均需承擔義務，任何部門、企業（單位）、個人不得以任何借口、任何方式私自留存原始檔案材料或阻礙檔案收集歸檔工作。二、機構設置及職責范圍第一條、 公司總經理辦公室是公司檔案管理工作的主管部門、總經理辦公室由專人具體負責公司系統的檔案管理工作。第二條、 公司總經理辦公室直接負責公司的檔案管理工作，同時負責公司系統檔案管理的組織領導工作。公司各部門及分公司應設專職或兼職人員負責檔案管理工作。第三條、 公司檔案管理人員的主要職責11、是：1. 負責公司檔案室的管理工作。2. 制定各類檔案管理辦法、明確歸檔范圍和分類、編號方案，制定檔案工作計劃。3. 依據檔案管理規定，收集整理各類檔案資料，負責立卷、歸檔工作。4. 檔案資料的鑒定、驗收和交接。5. 檔案資料的入庫管理和維護。6. 檔案的開發利用和信息處理。7. 對公司各部門及分公司檔案管理進行業務指導和監督。8. 處理與檔案管理有關的其它事務。三、檔案管理的要求第一條、 公司檔案室由總經理辦公室專人負責管理。檔案應一律保存在編號的鐵皮柜內。檔案室要保持通風、清潔、安裝防盜、防火裝置，確保檔案安全。第二條、 公司各部門及分公司因工作需要借閱一般性檔案資料應填寫登記表，由檔案借12、閱部門負責人批準后方可借閱。重要檔案資料的借閱須經總經理批準。外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信，并按文件性質的批準權限辦理借閱手續。第三條、 凡經批準借閱的檔案資料，不得私自轉借、拆散、涂改，原則上只可在總經理辦公室閱讀，復印檔案必須經檔案借閱部門負責人批準。第四條、 根據國家有關規定和公司實際情況，公司檔案的保管期限定為永久、長期和短期3種：1 永久保管：凡是反映公司主要經濟和管理活動以及基本歷史面貌的，對公司的建設發展有長遠利用價值的檔案資料，列為永久保管。2 長期保管：凡是反映公司系統的經濟和管理活動，在較長時間內對公司建設和發展有利用價值的檔案資料列為長期保管，時限一般為10年13、。3 短期保管：凡是在較短時間內對公司系統的經濟和管理活動有利用價值的檔案資料，列為短期保管，時限一般為3 年以下。四、歸檔工作的程序及要求第一條、 劃定歸檔范圍，目的是保證確有參考價值的文件資料能齊全完整地立卷保存，既避免遺漏重要文件，以不使案卷重復龐雜。第二條、 公司總經理辦公室檔案室歸檔范圍一般包括公司系統在經濟或管理活動中形成、使用并辦理完畢，具有參考價值的文件資料。主要有：1.公司各部門及分公司形成的直接反映本身業務工作的重要文件。 2.與各部門及分公司產生的文件有密切聯系的上下級單位的批復、批準、請示、報告等文件資料。 3.各部門及分公司開展工作需要遵循和查考的上下級單位的文件資料14、。4. 具有參考價值的不相隸屬單位的文件資料。5. 具體歸檔范圍詳見附錄一。第三條、立卷應根據文件的形成規律，如：時間、組成機構、問題、性質、名稱等進行分類，以便查找。第四條、卷內文件的排列應保持內在聯系，一般應把來文和復文放在一起，來文在前，復文在后；批復在前，請示在后；正文在前，附件在后；打印件在前，原稿在后。第五條、 年度的文件，一般應放在針對的年度，多年的計劃、規劃放在開始的一年，多年的總結放在最后一年，既有計劃又有總結放在總結為主的一年。第六條、 卷內文件經過系統排列后，應用阿拉伯數字編寫頁號，以固定排列順序，方便查找。第七條、 編號的位置應當統一，一般左側裝訂的案卷編在右上角，凡有15、字跡的紙頁每頁正面編一個號，大張圖表折疊后也編一個頁號，卷內有印刷小冊子的只編一個頁號，另在備考中注明。第八條、 編號宜使用鉛筆，以區別原有文件頁碼，并便于編排時修改，必要時也可使用編號機。第九條、 在每卷文件前須填寫卷內文件目錄，用以介紹卷內文件內容與組成。卷內文件目錄包括：順序號、作者、文件標題、發文日期、所在頁號、備注等。第十條、 卷內文件目錄除一份附在卷內文件首頁之上外，應復印一份填寫卷號，按案卷排列順序裝訂成冊，作為查找文件的工具。第十一條、備考表是用來說明卷內文件的狀況，應注明卷內文件實有頁數、立卷日期、立卷人簽名，日后卷內文件如有變動，檔案管理人員應及時注明。第十二條、案卷封皮應16、用統一的厚紙印制，使用毛筆或鋼筆正楷字填寫，主要包括：組織機構名稱、案卷標題、卷內文件頁數、立卷日期、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號等。第十三條、歸檔案卷均應裝訂，以避免文件散失或損壞，未經許可不得隨便拆卷。對于某些特殊珍貴的手稿、照片、圖紙，可采用卷盒、卷袋保管。第十四條、案卷裝訂前，須去掉文件上的金屬釘、針，以防年久腐蝕文件。凡書寫未留裝訂線的應補貼加邊，殘破文件應當修補。裝訂時使用線繩勒緊結牢，注意防止倒置、脫漏頁張。第十五條、案卷經過編目裝訂后，應按保管期限分別排列，并注意保持每卷之間的內在聯系，以系統反映本部門的年度工作。第十六條、將系統排列的案卷按案卷順序號、案卷標題、卷內文件起17、止日期、卷內文件頁數、保管期限、備注等編號登記就形成案卷目錄，該目錄可作為各部門向總公司檔案室移交案卷的依據和憑證。五、檔案移交辦法第一條、 每年3月底前，為公司各部門及分公司向公司檔案室移交檔案的截止時間。各部門檔案管理人員應按本條例要求完成上年度文件資料的收集、整理、立卷，經公司檔案管理人員檢查驗收后，移交公司檔案室統一保管。第二條、 分公司應歸檔的文件資料由主管部門統一整理、立卷后隨該部歸檔案卷一并移交公司檔案室。第三條、 公司人事、合同、企業資質等專項檔案除原件經整理、立卷后移交總經理辦公室外，因工作需要本部門可保存一套復印件以備查詢。第四條、 公司財務部設財務分檔案室,公司系統的全部18、財務檔案由財務分檔案室負責管理。第五條、 公司人力資源部設人事檔案室，公司系統的部分人事檔案由人事檔案室負責管理。第六條、 公司工程部設工程檔案室，公司系統的全部工程檔案由工程檔案室負責管理。第七條、 公司行政部設企業資質檔案管理室，公司系統的全部資質檔案由行政部負責管理。第八條、 歸檔的案卷必須編制移交目錄，一式兩份，由交接雙方清點無誤后履行簽字手續，目錄一份留移交部門備查，一份由公司檔案室保存。六、檔案的銷毀第一條、 檔案管理人員要根據檔案資料的保管期限定期會同原檔案資料形成部門的具體承辦人和負責人對過期檔案資料進行鑒定。第二條、 經鑒定已確無保存價值的檔案資料要登記造冊，并填寫銷毀文件清19、單，經檔案主管部門負責人審核，公司總經理批準后進行銷毀，并在原案卷備考表中加以注明。七、附 則第一條、 條例的解釋權、修改權屬公司總經理辦公室。第二條、 各分公司可參照本條例結合實際情況,制定本單位檔案管理辦法。第六節 行文規定一、上行文第一條、 所有向上行文的公文必須采用正規形式及格式所有向上行文的公文必須采用正規形式及格式，并且一律用電腦打印。第二條、 形式分類：1. 報告：匯報工作、反映情況，用“報告”；2. 請示：請求對某項工作或問題做出指示，給予答復，用“請示”；3. 總結：把已經做過的某一時期的工作進行全面系統的總檢查、總評價、總分析、總研究的，用“總結”；4. 計劃：對一定時期內20、的工作做出具體安排的，用“計劃”。第三條、 向上行文必須寫明報(抄)送對象、報送人、行文時間及標題。第四條、 報告、請示的標題要清楚、準確地概括所要匯報或請示工作內容；總結、計劃的標題必須指明是哪一時期或某項工作的總結或計劃。第五條、 起草公文要做到情況屬實、觀點明確、文字簡練、條理清楚、層次分明、標點正確、篇幅簡短。第六條、 起草公文的人名、地點、數字、行文要準確、時間要寫具體的年月日。第七條、 報告或請示的第一句話（或第一段）要簡明、扼要的陳述所要匯報或請示工作的主題及目的、意義。第八條、 公文的第二部分（一般指第二段），也就是報告或請示的正題部分，要清楚寫明工作包含的各個事項、時間、地點21、責任人（承辦人）、費用、工作的進展情況及如何開展工作等要素。第九條、 公文的最后部分要根據報送人自己的想法提出下一步的計劃及建議。第十條、 此規定的適用對象為公司所有部門，各部門在向上請示或匯報工作時必須嚴格按此規定辦理，違者將所報公文退回重新行文，嚴重將給予過失處分。第七節 部門獎有關規定一、工程部統計各分公司/分部產值，每月1日報人力資源部。二、人力資源部核算部門獎，每月10日報財務部及各獲獎部門，以便財務部及時下帳及各獲獎部門及時登記收支流水帳。三、各分公司/分部對部門獎做出“使用計劃”報總經理審批，并報人力部及財務部進行備案。四、各分公司/分部經理/主管依據“使用計劃”填寫“支出單”22、并注明所屬部門，計劃活動內容，由財務部經理審核簽字，然后出納付款。五、財務部為各獲獎部門建立部門獎明細帳，詳細記錄款項的使用情況。六、各部門設立專人對部門的獎金進行管理，作到一人管流水帳一人管庫存現金。遇有管理人員變動應有書面交接清單，交接清單及管理人員名單應送一份到財務部以備查。七、各分部每月到財務部報銷及對帳一次，時間暫定為次月的15日以前公司規定的報銷時間。八、財務部每季度最后一天(或分部與財務部經理協商)對分部的收支流水帳及庫存現金進行抽查。九、人力資源部每季度依據“使用計劃”對各部門獎金使用情況進行核查。八、 門獎管理流程：（見下頁圖）門獎管理流程圖：工程部統計產值人力部核算部門獎財23、務部備案獲獎部門留存每月10日每月10日制定“使用計劃”總經理審批財務部備案人力部備案人力部每季核查部門領取款項財務部抽查專人管理流水帳專人管理現金財務部對帳、報銷次月15日前第八節 總部與外埠分公司工作銜接的規定為加強總部與外埠分公司聯絡，提高工作效率，公司決定：由總經理辦公室代理負責總部與外埠分公司工作銜接的管理、協調、監督工作，由總經理辦公室主任暫時負責外埠分公司聯絡工作。現將有關辦法規定如下：一、總部例會精神及公司主要事件的傳達1. 每次總經理例會當日下午17：30前，由總經理秘書為不能與會的分公司發送電子郵件，電子郵件應包括任命通知、紅頭文件以及與該分公司相關的其他例會文件。2. 每24、次總經理例會次日上午12：00前，外埠分公司聯絡人與未參加例會的外埠分公司經理或其指派的專人聯系，告知分公司本周總部主要事件、總經理例會精神、各分公司/部的周（月）產值情況。3. 每周五下午14：00，外埠分公司聯絡人組織召開外埠分公司工作協調會，向總經理匯報本周（月）工作，記錄外埠分公司需協助的事項。會議期間，外埠分公司經理應與會議保持聯系。4. 未能按上述規定完成工作的，視情節給予相關責任人一般或嚴重過失單處罰。二、分公司日常工作匯報1. 各部門須按以下表格規定的內容及時間完成文件傳送工作。2. 因故無法按下述規定時間完成的，應在規定完成時間前通知文件接收部門，否則由此引發的一切后果，由發25、文部門經理（主管）承擔，并視情節給予一般或嚴重過失單處罰。3. 如發文部門未按規定的時間發送文件，且未向接收部門說明的，接收部門須向外埠分公司聯絡人說明，否則由此引發的一切后果，由接收部門經理（主管）承擔，并視情節給予一般或嚴重過失單處罰。4. 外埠分公司常規傳送文件一覽表：(表1.8-1)表1.8-1文 件發送時間接收部門(人)轉送部門(人)考勤表每月最后一天10:00前外埠分公司聯絡人人力資源部每月竣工工程客戶反饋意見每月最后一天17:30前外埠分公司聯絡人人力資源部月工作日程表每月第三周周一12:00前外埠分公司聯絡人總經理固定資產使用情況（反映有代表性的問題）每月總部最后一次例會前一天26、17:30前外埠分公司聯絡人行政部會議記錄每周五12:00前外埠分公司聯絡人總經理上月工作總結及下月工作計劃分公司每月最后一次例會后外埠分公司聯絡人總經理現金日報、銀行存款日報表每日17:30前財務部財務部財務自查表每周四17:30前財務部財務部收款記錄表每月最后一天17:30前外埠分公司聯絡人人力資源部月產值表每月最后一天17:30前外埠分公司聯絡人總經理工程部資產負債與損益表每月第三天17:30前財務部財務部內部分析表每月第三天17:30前財務部財務部大連分公司權限內費用周報每周四17:30前財務部財務部本月新簽工程名錄每月最后一天17:30前外埠分公司聯絡人工程部質量技經部工程概況表（材27、料、施工質量、設計師跟蹤服務等）每月最后一天17:30前外埠分公司聯絡人工程部廣告監測情況每月總部最后一次例會前一天17:30前外埠分公司聯絡人市場推廣中心大連月報表每月最后一天17:30前外埠分公司聯絡人客戶服務部三、外埠分公司與總部職能部門的協作1. 提出協作事項的外埠分公司或總部職能部門應向外埠分公司聯絡人提交一份書面報告或電子郵件。2. 外埠分公司聯絡人根據書面報告或電子郵件，填寫部門工作往來監督表，交由相關部門承辦。外埠分公司聯絡人負責代辦該事項所需的一切手續。3. 承辦部門根據協作事項，制定該項工作的進度計劃，交外埠分公司聯絡人，用于該項工作的監督、檢查。4. 承辦部門因故無法在限28、定時間內完成該項工作時，應向外埠分公司聯絡人說明，否則因此引發的一切后果，由承辦部門經理（主管）承擔。5. 未在限定時間內完成部門工作往來監督表所述事項，并未向外埠分公司聯絡人說明情況的，視情節給予承辦部門經理（主管）一般或嚴重過失單處罰。外埠分公司聯絡人經辦的所有事項、文檔，都應登記并存檔備查。本通知未盡事宜報請總經理批準后執行。第九節 公司政令傳達及工作銜接的規定 為保證公司政令的有效貫徹，加強部門間工作的銜接、配合，特作如下規定：一、公司政令指文件精神以及公司領導對工作的指示、要求。二、各部門須認真貫徹、配合公司政令，各部門工作須在政令要求的生效日做出相應調整。政令中未做生效時間要求的，29、應在政令下發之日做出調整。三、因故無法按政令要求的時間調整工作的，須在一周內做出調整，一周內無法調整的，須向總經理辦公室和政令下發部門說明情況，并協商解決辦法。四、員工在工作中發現與現行政令不符的行為、內容，應向所在部門負責人提出建議。五、凡總部各職能部門通報的各種信息、通報（如：數據統計、違紀通報）等與實際不一致的，各分公司/部于通報之日起10日內與相關部門確定并協商解決，過期引起的一切后果由各分公司/部經理或主管負責。六、遇節假日相關部門協商解決，在不影響工作的前提下順延，并通報公司各部門。七、違反本規定的，視情節給予過失處罰。第十節 榮譽稱號參評流程一、評優工作的整體安排、材料的匯總、上30、交由總經理辦公室負責。二、準備工作：公司確定參評工作后，總經理辦公室負責制訂詳細的參評計劃，落實工作進度、落實負責部門、負責人、參評項目要求等。三、整理資料：1.公司榮譽稱號的評選工作由總經理辦公室負責。2. 工程類的評優工作由工程部負責推薦參選項目，整理項目資料。3. 設計類的評優工作由研究所負責推薦參選項目，整理項目資料。四、收集資料：1. 部門經理/主管負責資料的收集、匯總并報送至負責整理資料的部門。2. 收集資料需其他部門（如業務部門）配合時，應書面通知部門經理/主管，并附詳細的材料要求。應盡量避免直接向設計師索要資料。五、資料要求：1. 同一評優項目應統一裝幀，裝幀辦法由研究所、市場推廣中心確定，由市場推廣中心制作。應設立若干套常規模式，以備參考（分高、中、低不同檔次）2. 資料收集負責人應在評優要求基礎上制訂詳細的材料要求。3. 圖紙要嚴格按照質量技經部的審核要求出圖，應包含平、頂、立、剖面圖及圖鑒以及設計亮點和工藝亮點的文字說明。4. 工程類、設計類評選所需施工圖紙一律用電腦打印并備份磁盤，材料匯總時，材料、磁盤等一并交至總辦。六、責任1. 違反本流程規定的，視情節給予過失處罰。2. 在參評工作中，影響評優工作或影響公司形象的，將視情節給予相關責任人過失處罰。