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1、物業管理公司提供產品組織或個人供方控制作業指導書編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核: 批 準： 發 布： 二XX年X月1.0目的通過對物業管理中各服務項目的供方進行有效控制，確保公司為顧客所提供的服務符合法律法規和相關的要求，為顧客提供滿意的服務。2.0適用范圍 適用于對本公司所有供方的控制。3.0定義 供方：提供產品（包括服務、軟件、硬件、流程性材料）的組織或個人。4.0職責4.1總經理負責對供方評價、物資申購單和采購合同的審批。4.2行政辦公室負責公司所需物資的供方及其職責權限內的服務供方的選擇、評價、環境/安全要求的控制工作，并負責公司所2、需物資的采購實施工作。4.3各部門、管理處負責對其職責權限內的服務供方進行選擇、評價、環境/安全要求的控制，并對供方的服務質量進行監控。5.0內容5.1 合格供方應具備的條件（不限于以下條件） 1）應具有合法經營資格； 2）有從事過類似工作的優良業績；3）有良好的信譽；4）有相應的工作條件和技術實力或專業資質證書；5）價格合理；6）提供的產品（包括服務）符合環境和職業健康安全相關的法律法規要求和本公司的要求。5.2各類供方的評價與選擇 5.2.1服務供方 依照合格供方應具備的條件，相關部門自行組織對其職責權限內的服務供方進行評價，并填寫供方評價記錄，必要時附相關證實資料，報總經理審批。若該次服3、務不需簽定合同，相關部門可根據服務標準的要求來選擇供方，不需另填供方評價記錄， 物資供方依照合格供方應具備的條件，由行政辦公室組織對長期的物資供方進行評價，并填寫供方評價記錄，必要時附相關證實資料，報總經理審批。對于零星的單次小批量采購可由行政辦公室依據采購信息的要求并結合合格供方的要求進行采購，不需另填供方評價記錄。5.2.3對于政府相關部門指定的單位可不進行供方評價。對于其它服務與物資的供方評價時還應盡可能從以下方面進行考慮來選擇供方：（1） 各類管理體系是否健全，安全措施是否落實；（2） 要求其承諾遵守相關的法律法規及本公司的HSE方面的要求；（3） 要求其提供的產品或服務盡可能符合環保4、及其職業健康安全要求并執行之等。5.2.4經總經理批準的合格供方，各部門負責將其職責范圍內的合格供方登記在合格供方登記表中。 5.3 合格供方資格的定期評價5.3.1對已選定合格的供方，相關部門每年對長期供方其進行一次復評（如果是一次性或短期沒有一年的不需進行復評），并填寫保留或取消合格供方報告報總經理審批。評價除按前述第5.1條執行外，重點審查各供方在一年內提供的服務或物資的及時性、合格批次等綜合情況。如服務供方在一年內出現一次嚴重不合格或連續三次一般不合格或累計十次一般不合格服務，采購供方在一年內出現兩個批次不合格供貨，相關部門應填寫保留或取消合格供方報告，經總經理批準后，更新合格供方登記5、表。 5.4合格供方檔案管理評價方應對其合格供方建立獨立檔案，檔案應包括下列材料（不限于）：1） 合法經營資格證明材料（如危險廢物處理站相關許可證明）；2） 專業服務資質證明；（如水池清洗、電梯維保、消防系統維修等）3） 合同；4） 供方評價記錄、采購合同審批表；5） 保留或取消合格供方報告等。 5.5采購的實施與對供方的控制 5.5.1 采購文件的審批1）物資申購部門對擬采購物資，填寫物資申購單。必要時，對專業技術較強的物資采購，申購部門應編制采購技術說明書作為采購和驗收的依據附在物資申購單后，經部門經理確認，報財務部、分管領導、總經理審批后，行政辦公室實施采購。2）對急需物資的申購，由使用6、部門填寫物資申購單，注明“急需”字樣，直接報總經理審批后，行政辦公室實施采購。2) 各類采購合同（包括服務分包合同），由相關部門組織與供方起草擬制，并填寫采購合同審批表經總經理審批后，授權人員與供方簽定生效，以確保規定的要求是適宜的。3) 當公司或業戶提出在供方現場實施驗證時，公司必須在采購文件中對要開展驗證的安排和產品的放行做出規定。 5.5.2行政辦公室在實施采購時應在滿足采購信息要求的前提下，盡可能按以下原則進行選擇。1） 盡可能采用低能耗資源的產品；2） 盡可能采用可以循環使用的產品；3） 盡可能采用報廢后污染小的產品。5.6采購物資的檢驗5.6.1對采購來的物資，使用部門、倉管要負責7、進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續，由倉管員在入庫單上簽名，使用部門領料時在領料單上簽名做為領料和驗收合格的確認。5.6.2驗收內容包括數量、規格、型號是否符合采購文件的要求，包裝是否完好，是否有合格證書，質量是否滿足使用要求，有環保要求的產品是否符合國家相關的法律法規要求等。5.6.3驗收方法采用抽樣法：對同品種批量超過10件的物資，抽驗5%10%；對批量少于10件的要全部檢驗。如果檢查發現一件不合格品，則該批為不合格批，不得驗收入庫投入使用，交由采購員處理，只有驗收合格的物資方可辦理入庫手續。對新購機電設備必須逐件驗收。5.7對服務供方提供服務質量的檢驗：各部門應對其職責范圍內的服務供方所提供服務的質量進行監控，并填寫供方服務質量檢查表并以此作為付費的依據。5.8對于進入公司所轄范圍內的供方的活動，由責任部門對其在質量、環境和職業健康安全方面的表現進行監控，并作為定期復評的參考資料之一。5.9文件和記錄的歸檔保管所有供方評價選擇與評價的相關記錄，由相關部門按記錄控制統一歸檔保管。6.0 相關文件 記錄控制7.0記錄供方評價記錄合格供方登記表（不定格式）采購合同審批表供方服務質量檢查表保留或取消合格供方報告入庫單（外購）領料單（外購）