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1、公司員工檔案、勞動合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則第一條 目的公司的員工檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范公司員工檔案管理工作并保證員工檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條 適用范圍本規定適用于公司全體員工的檔案管理。第三條 主管部門與職責1、 公司人事部為檔案管理的職能部門，負責人事檔案的管理。2、 行政人事部主要職責如下：（1） 負責制訂、修改和完善人事檔案管理制度；（2） 負責人事檔案管理制度的宣講及監督有效執行；2、（3） 專設檔案柜對人事檔案進行統一管理；（4） 設置專崗由專人負責員工人事檔案管理工作；（5） 監督、檢查、指導檔案管理人員做好人事檔案的管理工作。3、 檔案管理人員職責；（1） 保管員工檔案；（2） 收集、鑒別和整理員工檔案材料；（3） 辦理員工檔案的查閱、借閱手續；（4） 登記員工工作變動情況；（5） 為有關部門提供員工情況；（6） 做好員工檔案的安全、保密和保護工作。（7） 辦理其他有關事項。第二章 員工檔案管理第四條 檔案的分類人事檔案分為紙質檔和電子檔。第五條 檔案的內容人事檔案材料包括：員工有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓、離職等材料，具體如下：1、 招聘：應聘3、登記表、個人簡歷、面試評估表2、 錄用：入職申請表、身份證復印件、戶口本復印件、畢業證復印件、離職證明、銀行卡復印件、體檢報告、相片3、 合同：勞動合同、保密協議4、 薪資：轉正調薪、調動和晉升調薪、薪資調整5、 福利：社保及其它福利記錄第六條 歸檔流程新員工轉正后由行政人事部把員工檔案內容統一裝入新的檔案袋內，并在檔案袋封面左上員工編號、員工姓名，填寫完畢后按所屬部門放入文件柜保存。第七條 維護更新行政人事部對員工自入職以來的轉正、調崗、獎罰、離職等情況進行全程跟蹤，并對相應過程或結果 進行編輯存檔，及時更新維護。第八條 借調查閱1、 調閱員工的人事檔案需填寫員工檔案借調查閱表；2、 本部門4、員工的人事檔案調閱需經部門負責人批準；3、 部門主管調閱其他部門員工的人事檔案，但需要經過行政人事部負責人批準；4、 調閱檔案原則上需在行政人事部檔案管理員的陪同下查閱。如需借出行政人事部，需行政人事部負責人批準。5、 借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失，泄密和污損，不準抽換、折卷、不得復印，借出的檔案必須在 2 天內歸還。第九條 離職員工檔案員工辦理離職手續后，公司有繼續保留員工檔案的權利，存期為2年。離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔。第十條 檔案銷毀達到銷毀年限的檔案經行政人事部負責人批準后編造銷毀清冊，方可以進行銷毀。需要銷毀的檔案必須化為紙漿或者焚毀，不得出賣或作他用。銷毀5、檔案時要指定二人負責監銷，防止檔案遺失或泄密，監銷人員在銷毀清冊上簽字。第三章 勞動合同管理第十一條 合同簽署權限勞動合同統一由公司行政人事部組織簽訂及存檔。第十二條 合同的簽訂時間1、新簽勞動合同：新進員工辦理完入職手續之后，當日簽訂勞動合同。2、續簽勞動合同：勞動合同期滿，公司同意與員工續訂勞動合同的，應在勞動合同屆滿前三十天內將續簽的勞動合同送達員工，并辦理續簽手續。第十三條 合同的期限1、首次簽訂合同時間為三年（含試用期）；2、第二次簽訂合同時間為五年；3、第三次需雙方協商合同簽訂時間為五年。第十四條 合同的變更1、勞動合同履行過程中，公司調整員工的崗位，則勞動合同約定的工作內容相應變6、更，公司將不再另行與員工變更勞動合同，以調崗申請表為準。2、崗位變更，公司與員工雙方達不成一致的，公司可以與員工協商解除勞動合同。第十五條 合同的續簽1、勞動合同期滿，雙方均可決定續簽或不續簽勞動合同；2、續簽勞動合同，公司將根據生產經營運作的實際需要，合同到期員工本人意愿及是否符合崗位條件等， 提出是否續簽的意見。行政人事部需在合同期滿前 35 天以郵件的形式跟用人部門確定合同期滿員工是否安排合同續簽；對于不續簽的，公司提前30天向員工發出“解除/中止勞動關系”的告知書。第十六條 合同的解除1、勞動合同期滿，雙方均可決定續簽或不續簽勞動合同； 2、續簽勞動合同，公司將根據生產經營運作的實際需要，合同到期員工本人意愿及是否符合崗位條件等，提出是否續簽的意見。行政人事部需在合同期滿前35天以郵件的形式跟用人部門確定合同期滿員工是否安排合同續簽；對于不續簽的，需提前30天通知員工辦理離職手續。第四章 附 則第十七條 本管理制度解釋權及修訂權歸人事行政部所有，凡與本制度抵觸部分，以此為準； 在試運行半年后無問題則正式執行。第十八條 本制度附表1、員工檔案借調查閱表2、檔案銷毀清冊