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1、公司員工檔案管理與查借閱、修改制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司員工檔案管理制度一、目的為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。二、檔案管理內容1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件2、）、員工培訓統計表。3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。三、檔案相關規定1、基礎管理1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于入職員工人事檔案登記（見附件一）離職員工人事檔案登記（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變3、動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。1.9檔案應分類編號存放，一個員工4、一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。2、檔案的查、借閱2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查閱，須填寫查、借閱人事檔案單（附件三），經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。2.5人力資源部做好查、借閱登記5、，并在人事檔案借閱登記本簽字登記（附件三）。3、查、借閱檔案注意事項3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。3.3查閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。4、檔案的銷毀4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫公司員工人事檔案銷毀審批登記（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的公司員工人事檔案銷毀登記和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。四、制定、修訂、廢除與實施本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。 人力資源部 年 月 日