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1、公司員工檔案建檔、維保制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 員工檔案管理制度一、 解釋說明本檔案指公司為方便對員工基本情況了解和記錄而建立的員工個人人事檔案。本檔案由公司綜合辦公室負責建立、維護和保管，并作為員工基本情況的真實反映，員工需如實認真填寫，保證內(nèi)容真實、準確、詳細，并為虛假行為負責。檔案所有權(quán)和處置權(quán)歸公司所有，屬公司秘密，其保管和使用必須嚴格遵循本規(guī)定要求。二、 建檔要求1、 檔案分類：1）按照存儲媒質(zhì)劃分：檔案分電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種。2）按照員工狀態(tài)劃分：檔案分為在職檔案和離職檔案兩種。2、 電子檔2、案包括以下內(nèi)容：所在部門、姓名、性別、崗位、出生日期、入職日期、身份證號、民族、婚姻狀況、畢業(yè)院校、所學專業(yè)、文化程度、所獲證書、職稱情況、籍貫、家庭地址、本人電話、家庭電話、薪酬。3、 紙質(zhì)檔案包括以下內(nèi)容：1）員工信息登記表，員工本人手填，貼近期一寸免冠彩色照片。2）身份證復印件（正反面）一份。3）畢業(yè)證、學位證復印件一份。3）相關(guān)資格證書和其他證書復印件。員工入職以來的培訓、轉(zhuǎn)正、定崗、調(diào)崗、績效考核、薪酬福利、獎罰、離職等見證性資料。4、 整理存檔：1）紙質(zhì)檔案按員工單獨建檔封裝，并進行編號，避免重名并方便后期維護與查詢。2）編號原則：年份+序列號，如2014001，即2014年入職，3、為公司第1名入職員工。3）檔案按照年份封裝，每一年份檔案統(tǒng)一張貼檔案索引，標明年度、姓名、編號，檔案袋封面須詳細登記資料的明細，以便查詢。三、 維護保管1、 維護更新1）員工入職一周后完成檔案資料的籌備工作，試用期結(jié)束后，即可正式入員工檔案庫，統(tǒng)一保存。2）綜合辦公室對員工自入職以來的培訓、轉(zhuǎn)正、定崗、調(diào)崗、績效考核、薪酬福利、獎罰、離職等情況進行全程跟蹤，并對相應過程或結(jié)果進行編輯存檔，及時更新維護。3）員工檔案資料必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)公司審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。4）為保證員工檔案的時效性4、，要求員工如有資料變動（如住址、電話等變動），應于五天內(nèi)向檔案管理員作出更改說明，并提交相關(guān)證件的復印件（如畢業(yè)證、資格證等），以確保員工資料記錄的準確性。2、 查閱保管1）檔案為公司秘密，管理人員不得私自隨意將檔案信息外漏或借閱。若因工作需要查閱員工檔案者必須征得公司領(lǐng)導同意后，方可查閱。2）檔案需在安全的密閉空間保管存放，必須采取一定的安全措施。3）檔案由綜合辦公室專人保管，嚴格按照檔案制度執(zhí)行。四、 離職處理1、 員工辦理完離職手續(xù)后，單位有繼續(xù)保留員工檔案的權(quán)利。2、 離職員工的檔案從在職員工檔案里提出，單獨保管。3、 離職員工檔案保存時間為2年，超出保存年限的，由公司統(tǒng)一銷毀。本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行！