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1、公司員工檔案借閱與管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的為了加強及規范員工檔案管理，有效保守檔案機密，維護A西公司全體員工人事檔案材料的完整，為離職人員背景調查提供檔案依據，特制定本制度。2 適用范圍公司全體人員，包括公司正式員工、試用員工及各種臨時性工作人員。3 檔案內容包括3.1 檔案材料一覽表，裝入檔案的材料，需在本表內詳細記錄或對應文件后面劃勾“”。3.2 員工個人簡歷（員工提供或公司檔案保管人員自行打?。?。3.3 應聘人員履歷表（公司提供表單，應聘人員手寫）。3.4 身份證復印件（員工提供）。32、.5 健康證復印件（員工提供有效期內健康證及復印件，公司檔案保管人員驗原件，收復印件）。3.6 最高學歷證書復印件（員工提供）。3.7 最高學位證書復印件（員工提供）。3.8 上一家工作單位離職證明原件（員工提供）。3.9 社保卡復印件（員工提供，并手寫卡號，簽名）。3.10 銀行卡復印件（員工提供，并手寫卡號，簽名）。3.11 職業資格證書復印件（員工提供）。3.12 其他有關員工職業、技能信息的相關證書、文件等復印件（員工提供）。3.13 員工勞動合同原件（公司保存份）。3.14 職務任免通知、文件（工作中涉及到的，公司檔案保管人員后續加入）。3.15 入職表（公司提供，員工手寫）。3.13、6 員工面談表（公司店長或經理或樓面主管等談話，形成記錄表單，公司檔案保管人員加入）。3.17 員工試用期考核表（需要時由公司提供，員工手寫，按程序簽批，公司檔案保管人員加入）。3.18 員工轉正申請表（需要時由公司提供，員工手寫，按程序簽批，公司檔案保管人員加入）。3.19 員工獎勵與處罰類文件（含獎勵通告、處罰通告、員工獎懲申請單，工作中涉及到，公司檔案保管人員后續加入）。3.20員工晉升/平調/降職審批表（需要時由公司提供，按程序簽批，后續加入）。3.21 工作交接表（含調崗、離職或與其他人員工作交接的記錄文件，工作中涉及到，公司檔案保管人員后續加入）。3.22 員工離職申請表（員工申請4、離職時，手工填寫，按程序簽批，公司檔案保管人員加入）。3.23 離職人員結算表（員工辦理離職手續時，手工填寫，按程序簽字，公司檔案保管人員加入）。3.24 其他需裝入員工檔案的資料（工作中涉及到的，公司檔案保管人員加入）。3.25 員工檔案基本資料有變動時，如學歷證明、個人技術職稱、婚姻狀況、姓名、銀行卡、社保卡等信息，需及時向檔案保管人員報備，將相關資料復印后交檔案保管人員。檔案保管人員驗原件后，收取復印件，放在員工人事檔案內。4 檔案借閱規定4.1 員工檔案原則不予借閱。4.2 因工作需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱審批表，嚴格履行審批手續。4.3 借閱人員申請獲批后，可至檔案保管人處借閱檔5、案，并在人事檔案借閱登記表內簽字登記，嚴格履行登記手續。4.4 下級員工不得借閱上級員工人事檔案。4.5 公司領導（總經理）、店長可直接借閱員工檔案，但需在人事檔案借閱登記表內簽字登記，嚴格履行登記手續。4.6 借閱檔案人員必須嚴格遵守保密原則，嚴格遵守檔案借閱規定；不得在檔案文件上涂改，不得抽取、撤換檔案材料；不得泄露或擅自擴散檔案內容，不得拍照。違者，將處以記大過或嚴重違反西公司管理制度處理。5 員工檔案保存5.1 正常離職人員，離職手續齊備的員工檔案，保存五年（員工）至十年（主管級及以上員工）。5.2 非正常離職人員，離職手續不完整的員工檔案，原則上永久保存。5.3 員工檔案建檔后，需對員工檔案進行編號，并將檔案信息錄入員工花名冊。6 檔案管理人員職責6.1 檔案管理人員由西公司店長指定專人負責，日常工作中負責保管、收集、整理、歸檔、建檔及檔案資料完善等工作。6.2 檔案管理人員要忠于職守，嚴格執行員工檔案管理制度，維護員工檔案真實性與保密性。6.3 按照檔案歸檔資料范圍，認真收集、鑒別、整理員工資料。6.4 嚴格按照制度規定辦理員工檔案借閱手續。6.5 做好員工檔案的保管、保密和保護工作，確保員工檔案的完整性與安全性。6.6做好員工檔案工作的基礎建設，促進員工檔案管理工作的規范化。7 本制度自簽發之日起實施。