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1、公司員工紙質(zhì)、電子檔案管理方法與制度匯編編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 公司員工檔案管理方法與制度1、要保證有專人(專職或兼職)管理、有制度規(guī)范、有場地存放，即做到有人熟悉檔案管理工作，檔案保管要保密安全，檔案管理工作有制度約束、規(guī)范及保障。2、要確保所存檔資料:復(fù)印件和原件相符;資料是原始且有價(jià)值的;以藍(lán)色或藍(lán)黑鋼筆或碳素筆填寫;名字、日期等內(nèi)容填寫規(guī)范;存檔所用紙張規(guī)范工整。3、存檔資料要分類按順序存放。例如可分為基本情況類、合同協(xié)議類、證書證件類、培訓(xùn)學(xué)習(xí)類、考核考察類、崗位變動(dòng)類、獎(jiǎng)懲類、薪酬類、其它及離職2、類等。順序可以按照時(shí)間順序或自定順序來存放。4、檔案一人一檔，用檔案盒按員工編號(hào)存放，不建議用檔案袋和檔案夾存放，不建議按部門存放。5、電子檔案要與紙質(zhì)檔案同步更新，不用每次查詢資料都需要翻紙質(zhì)檔案。注意:電子檔案并非是將紙質(zhì)檔案掃描，而是將紙質(zhì)檔案信息保存在一些軟件工具中，如E-HR系統(tǒng)、ExxCEL表格等，如果有時(shí)間和精力再進(jìn)行掃描的工作。6、其它檔案與員工檔案資料有重疊的，原則上員工檔案保存原始資料。員工檔案的作用1、為員工晉升提供依據(jù)通過對員工檔案的員工的薪酬情況、績效情況、培訓(xùn)情況和技能情況等進(jìn)行記錄和分析，可以制定相對應(yīng)的激勵(lì)和培養(yǎng)方案，為員工晉升提供通暢的渠道，激發(fā)員工的工作積極3、性。2、對人力資源進(jìn)行盤點(diǎn)員工檔案記錄了員工的基本情況，進(jìn)公司后的學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、崗位變動(dòng)情況、薪酬情況、考核情況等。通過對員工檔案記錄的情況進(jìn)行人力資源狀況分析，對制定人力資源計(jì)劃或規(guī)劃起著至關(guān)重要的作用。3、促進(jìn)人力資源配置通過對員工檔案的查閱和整理，對員工的德、能、勤、績進(jìn)行全面分析，因事?lián)袢耍蛉酥问拢瑢⑷瞬诺氖褂酶雍侠砘妥畲蠡瑢?shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。4、提供歷史資源查詢了解員工發(fā)展情況，制訂符合員工發(fā)展的培訓(xùn)計(jì)劃和成長規(guī)劃;了解員工的需求點(diǎn)，以便更好的關(guān)懷員工;記錄員工在公司的軌跡，在做企業(yè)文化宣傳或其它宣傳方面，能提供一定素材，同時(shí)也給予員工自豪感;離職的員工可能再回來，檔案資4、料可以接續(xù)使用。員工檔案管理制度一、目 的為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。二、適用范圍適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。三、職 責(zé)公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。四、原則分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。五、檔案管理內(nèi)容1、員工入職檔案:個(gè)人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級(jí)表、離職證明、各類合同及協(xié)議。2、員工培訓(xùn)檔案:培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總5、結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。3、績效管理檔案:將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。六、程序1、新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號(hào)、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋，電子檔案以HR管理信息系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴(yán)格遵守公司員工保密管理制度。2、檔案建立:新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，6、即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括:一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡歷、應(yīng)聘擋案表、錄用審批表、員工個(gè)人檔案表、體檢報(bào)告、離職(失業(yè))證明等。七、 為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時(shí)效性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，及時(shí)更新、變化的資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入，具體時(shí)限要求如下:1、 新員工入職、員工調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職信息自生成之日起二個(gè)工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔;2、組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)、培訓(xùn)管理、考核管理、獎(jiǎng)懲管理信息自生成之日起七個(gè)個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔;3、 社會(huì)保險(xiǎn)、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。八、 人事檔案借/調(diào)閱1、7、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫檔案借/查閱申請表并經(jīng)有效批準(zhǔn)。2、本部門員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。3、 部門主管有權(quán)調(diào)閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4、部門主管級(jí)別的人事檔案，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。5、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管批準(zhǔn)。借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印，借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還。6、所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。九、 人事檔案歸屬1、繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據(jù);檔案分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀。部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以后銷毀。十、本制度最終解釋權(quán)歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實(shí)施。