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1、公司總部公文檔案、物資與郵發辦公制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.目的 為加強公司總部辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本，特制定本制度2.原則2.1辦公管理貫徹“規范、效率、效益”的理念2.1.1規范:以制度規范辦公管理2.1.2效率：有助于提高整體工作效率2.1.3效益：減少資源耗費，降低成本3.范圍3.1辦公管理的范圍包括:3.1.1檔案管理3.1.2辦公用品管理3.1.3郵發管理3.14文件打印管理3.1.5辦公現場管理4.檔案管理4.1歸檔范圍:4.1.1由公司總部接收和發出的正式公文4.1.2公司2、總部接收和發出的重要文書，主要指及總部及下屬公司各類規劃、年度計劃、規章制度、統計資料、財務審計報告及報表、勞動工資報告及報表、經營情況報告及報表、公司級會議記錄、領導報告、決議、合同、協議、項目方案、通告、傳真電報等4.1.3總部職員及下屬公司委派人員人事檔案、委任書4.1.4各類證書4.1.5以上內容的電子檔案4.2檔案管理由綜合管理部指定專人負責，規范編碼，設立卷宗。密級檔案必須保證安全4 3檔案的借閱與索取4.3.1專業經理以上級借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔4.3.2部門總經理借閱機密級以下密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔4.3.3總裁可直接提3、檔所有檔案4.3.4公司其它人員借閱絕密級文件需由總裁簽準，需借閱其它密級檔案時,需經部門負責人批準,并辦理借閱手續4.3.5借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總裁批準方可復制，一般內部檔案由綜合管理部總經理批準方可摘錄和復制。4.4檔案的銷毀：4.4.1任何組織或個人無權隨意銷毀歸檔的檔案材料4.4.2若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總裁批準后方可銷毀，一般內部檔案，經綜合管理部總經理批準后方可銷毀4.4.3經批準銷毀的檔案，檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單,由專人監督銷毀5.公文打印管理54、.1本制度所指公文為公司對外的請示、報告及其它文書，對內的以總部或部門名義發布的各類正式文件5.2公司公文的打印工作由綜合管理部負責5.3各部打印的公文、文件須經本部門負責人簽字，交綜合管理部統一打印5.4各部門打印的公文、文件一式兩份交綜合管理部統一存盤6.辦公用品的管理6.1辦公室用品的采購:6.1.1綜合管理部制定每月辦公用品計劃及預算，報總經理批準，并負責采購6.1.2負責采購人員要做到價格合理、數量適中、品種滿足工作需要6.2辦公用品入庫6.2.1采購人員購入的物品必須附有合格證及入倉單，倉庫保管員收票時要當面點清數目，檢查包裝是否完好，如發現短缺或損壞，應立即拆包清點數目,如發現實5、物與入倉單數量、規格不符，應向交貨人提出并通知有關負責人6.2.2庫房物資存放必須按分類、品種、規格、型號分別設帳6.2.3物資入庫后，應當日入帳。所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改6.2.4物資出庫須填出庫單，經綜合管理部總經理批準后方可出庫6.2.5庫房物資一般不可外借特殊情況由綜合管理部總經理批準6.3辦公用品發放6.3.1綜合管理部按計劃分發給各部門，由部門負責人指定專人領發6.3.2計劃以外辦公用品領用，須經綜合管理部總經理批準方可領用6.3.3新聘人員辦公用品，綜合管理部根據部門提供的名單，負責為其配備7.郵發管理7.1綜合管理部統一管理各部室郵發信件、郵件。所6、有公發信件、郵件由收發員登記，負責寄發7.2綜合管理部負責在每年根據各部門的需要制訂報刊訂閱計劃報總裁審核批準后，辦理有關訂閱手續7.3綜合管理部指定一名報刊管理人員每日負責將報刊進行處理、分類登記，并及時送達有關部門8.辦公現場管理8.1員工形象的基本要求8.1.1衣冠整潔、得體，按規定佩帶公司標志8.1.2男員工不得留長發、胡須，女員工應化淡妝8.2工作行為要求8.2.1坐立規范，舉止文雅大方8.2.2不聊天喧嗶8.2.3不隨意串崗8.2.4不用電話閑聊8.2.5不做與工作無關的事8.2.6三加重要會議注意關閉手提電話、bp機（或置震動檔）8.3辦公環境要求8.3.1每天下班前整理一次辦公環境8.3.2辦公桌上擺放物品簡潔、整齊8.3.3辦公區內潔凈有序8.3.4辦公區內不任意懸掛、張貼物品8.3.5辦公區內除會客室外嚴禁吸煙9.附則9.1綜合管理部根據本制度制訂有關實施細則并下發落實9.2全資子公司、絕對控股子公司三照本制度制訂本公司相關制度，要注意與本制度的接口9.3本規定解釋權歸綜合管理部9.4本規定經總裁審批，從發布之日起生效。