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1、集團公司員工檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目的建立完善的員工內部檔案信息資料，確保公司較為完整的掌握員工個人信息，全面記載員工在公司的發展經歷。二、范圍本規定適用于集團及下屬子公司全體員工。三、權責集團及各子公司人力資源部。四、檔案內容1.員工檔案的建立1.1員工檔案建立責任部門為人力資源部.1.2員工檔案建立時間為員工報到之日。1.3員工檔案中歸檔材料包括：（1）員工應聘申請表/員工個人履歷檔案表；（2）員工個人簡歷表；（3）面試評價表；（4）一寸半身免冠照片兩張；（5）身份證、居住證、學歷證書2、技術職稱、崗位相關資格證書等證書的復印件；（6）原單位離職證明、報到證（應屆畢業生）；（7）勞動合同/服務協議、補充協議等；（8）員工轉正審批表；（9）職務任免文件；（10）薪資調整審批表；（11）員工社保福利辦理申請表；（12）員工獎懲相關資料；（13）其他與員工相關的重要資料。2.檔案材料歸檔要求2.1歸檔流程：按收集、甄別、整理、歸檔的流程辦理員工檔案材料的歸檔程序，并在【檔案袋封面】上進行記載。2.2員工檔案的保管（1）人力資源部指定專人負責員工檔案的保管。（2）不得擅自將檔案材料帶到公共場合。（3）員工離職后內部檔案保留期限為二年，期間不得遺失或銷毀。3.員工檔案的查閱3.1因工作3、需要，公司副總經理（含）以上人員經上級領導審批后，填寫【檔案查閱單】可查閱本公司下屬員工檔案，檔案保管人做好查閱記錄。3.2因工作需要須查閱其他公司員工的檔案時，應填寫【檔案查閱單】，經集團人力資源部審核；集團人力資源總監以上領導批準后方可查閱，檔案保管人做好查閱記錄。4.員工檔案的傳遞4.1在員工發生跨公司異動并且勞動合同關系轉移的情形下，員工檔案應隨勞動合同關系轉移而傳遞。4.2傳遞流程：（1）調出公司人力資源部調取異動員工檔案；（2）對主要的檔案材料進行復印并留存；（3）填寫【員工檔案傳遞通知單】；（4）密封該員工檔案，郵寄或委托部門經理以上員工轉交；（5）調入公司人力資源部收檔案并填寫回執；（6）調入公司人力資源部保管異動員工檔案。五、附件【檔案袋封面】【員工檔案傳遞通知單】【檔案查閱單】