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1、軟件有限公司文書事務管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX軟件股份有限公司文書管理制度第一章 總 則第一條 為確保公司的文書事務正常順利進行，促進與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。第二條 本制度所指文書，包括以下內(nèi)容：1、 高層決策文件以及對基層下達的文件2、 會議文件、紀要與傳閱文件3、 公司規(guī)定的各項基本制度4、 業(yè)務工作往來公文、信件、傳真5、 公司購置的圖書、報刊、雜志第三條 全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得占有。第四條 必須嚴格保守公司文件的機密。第五條 凡公司重要事宜的指示、請示、匯報2、報告、傳達、答復等等，一律以書面形式進行。第六條 文件的起草、領取與寄送，原則上由公司行政部負責。第二章 文件的起草第七條 凡公司內(nèi)的公務文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照本制度制作。發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。第八條 公務文件應簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準確規(guī)范。第九條 文件的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之后進行。文件起草只是一個“文書化”的過程與結(jié)果。第十條 文件上應有公司制發(fā)單位規(guī)定的編碼，還應標明與此份文件有關的關鍵詞及復文文件的號碼和年月日，以便處理。第十一條 在文件有必要加蓋公司印章時，須經(jīng)主管同意批準后，去印章保管員處申請加蓋公司印章。第3、十二條 公文印章加印在發(fā)文日期中間。第十三條 制作文件的用紙，除特殊情況外，原則上采用A4規(guī)格。第十四條 保密文件注明密級。第十五條 附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序號、標題。第十六條 文件書寫需符合公文種類，使用規(guī)范格式，詳見附表1。第三章 文件的簽發(fā)第十七條 公司文件按類別分為公司經(jīng)營管理類文件，財務業(yè)務檔案類文件，組織人事檔案類文件，普通文件等。第十八條 公司經(jīng)營管理類文件（如公司股東會議文件、決策委員會文件、執(zhí)委員會文件、行政人事任免調(diào)整通知、經(jīng)營計劃書、合同書、公司制定的規(guī)章制度等）原則上由行政辦公室起草，公司董事長或總經(jīng)理審核簽發(fā)。 第十九條 公司類財務業(yè)務檔案文件（如年度4、決算報告，軟件注冊證等業(yè)務用公文等）由財務部門起草，公司董事長或總經(jīng)理審核簽發(fā)。第二十條 公司組織人事檔案類文件（如短期勞動協(xié)議書、勞動合同書、保密合同等）由行政辦公室起草，公司董事長或總經(jīng)理審核簽發(fā)。第二十一條 公司普通文件（如部門提案、會議紀要、通知、申請等）由各部門負責起草、辦公室審核編號，部門負責人簽發(fā)。第二十二條 文件的署名按下列規(guī)定進行：1、 公司內(nèi)文件，一般往來文件只需主管署名；單純的上報文件，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文件，只需部門署名；重要文件，按責任范圍由董事長、總經(jīng)理、常務董事署名，或者署有關部門的主管姓名與職務。2、 對外文件，如合同書、責任狀、回執(zhí)、公告等重要對外5、文件，一律署董事長職務與姓名。如果是董事長委托事項可由指名責任者署名。第二十三條 文件經(jīng)審核、簽發(fā)，由行政辦公室校對無誤后方能復印、蓋章。第四章 文書的收發(fā)第二十四條 公司所有文書的收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負責。第二十五條 收發(fā)業(yè)務范圍包括：文件、郵件、報刊、信件、傳真的發(fā)送、登記，以及特殊文件資料的遞送。第二十六條 文書由行政辦公室指定專人負責簽收，并分類登記。第二十七條 簽收人應于接件當日即按文書的要求報送給有關部門和人員，不得積壓遲誤，屬于急件的，應在接件后即時報送。第二十八條 對于貴重物品、匯款、郵包，要進行專門登記，并由個人簽字領取。收件登記表詳見附表2。第二十九條 寫明各部門或個6、人收啟的，如系公文應主動送行政部登記處理。第三十條 未經(jīng)登記的文書材料，不得先行使用、閱讀。第一節(jié) 文件管理第三十一條 公司文件分為電子文檔和紙質(zhì)文稿兩種形式，按其重要性和機密程度，由行政辦公室確認以一種或兩種形式發(fā)放，分類處理和歸檔，保存?zhèn)洳椤５谌l 不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件屬于機密文件，核稿人應注明“保密”字樣，并請示簽發(fā)人，確定報送范圍。機密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。第三十三條 普通文件無秘級，可在公司員工層內(nèi)部流通，供員工參考。第三十四條 文件統(tǒng)一由辦公室負責專送或郵寄。送件人應將文件名稱、報送日期、簽發(fā)部門（人）、接件人等事項登記在冊備查，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)7、果。機密文件應由專人按核定的范圍報送。文件發(fā)放登記表見附表3。第三十五條 有必要在各部門傳閱的文件，必須附上“文件閱辦登記表”，按規(guī)定欄目填寫，并最終交還文件管理人。文件閱辦登記表見附表4。第三十六條 個人不得保存公司文件，借閱文件應及時歸還，調(diào)離公司的員工應將文件清理移交。第三十七條 對于公司領導做出指示的文件，行政辦公室應及時組織傳達和落實。第三十八條 下發(fā)的與部門有關的文件，在處理意見上如果存在分歧，應上報或請示上級領導，由上級裁決。第二節(jié) 圖書管理第三十九條 公司對所有購置的圖書資料進行統(tǒng)一管理。凡公司內(nèi)各部門購買的圖書，均需到行政辦公室登記編目，備案后方能允許借閱。第四十條 員工購買8、業(yè)務類應用書籍需公司報銷的，應遵循公司圖書管理的統(tǒng)一流程。第四十一條 購書人須提出申請，提供所購書籍明細單，由部門經(jīng)理簽字；第四十二條 圖書管理員審核公司是否已有此類書籍；第四十三條 購書人攜所購書籍及發(fā)票到行政辦公室辦理入庫登記（內(nèi)容包括書名、價格、購書人簽字）；第四十四條 行政辦公室根據(jù)購買圖書資料發(fā)票逐一登記、編號、加蓋公章。第四十五條 圖書借閱時限為1個月，借書人應在期限內(nèi)及時歸還圖書；如需續(xù)借，到行政辦公室辦理續(xù)借手續(xù)；第四十六條 圖書歸還時要完好無缺，如圖書有損壞則由借書人按損壞程度賠償；第四十七條 圖書為公司的公共財產(chǎn)，不得據(jù)為己有。第五章 文件的存檔與廢除第四十八條 公司經(jīng)營管理類文件的存檔、編輯與廢除工作原則上由行政辦公室辦理。第四十九條 文件在結(jié)辦后3天內(nèi)，交行政部專職人員歸存。第五十條 文件的存檔應按照文件的編號進行分類編輯歸檔。 第五十一條 按年度計，年底將重要的、經(jīng)整理編號的文件按類別進行匯總，裝訂成冊，存入檔案。第五十二條 保存期限按下列規(guī)定確定：1、 永久保存。凡屬于規(guī)則、指令、決議及人事勞資文件，都歸為“永久保存”文件。2、 保存五年。沒有必要永久保存的文件，保存期從編輯日起算，可保存五年。第五十三條 保存期滿或者在保存期內(nèi)沒必要繼續(xù)保存的文件，應及時予以廢除或銷毀。廢除必須經(jīng)有關部門合議，報董事長認可，由行政辦公室予以登記執(zhí)行。