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1、公司辦公會議、公文、用品及費用管理制度匯編編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公用品（物品）及費用管理辦法第一條 為了規范公司辦公用品的管理，提高工作效率和辦事效率，使公 司辦公用品達到合理使用，降低不必要的消耗，特制定本辦法。第二條木辦法所指辦公用品指：（-）耐用品（大件）：桌椅、沙發、茶兒、文件柜、茶水柜。（-）辦公自動化和電器（大件）：打印機、傳真機、打印復印傳真一體機、 投影儀、飲水機、空調、錄音筆等。（三）易耗品：圓珠筆、墨水、打印紙、筆記本、膠水、大頭針、曲別針、 紙杯（公務接待）、檔案袋、文件夾、訂書機2、等。（四）其它物品：拖布、簸箕、臉盆、臉盆架、暖壺、水杯、電話機、計算 器、鐘表和話筒電池等。（五）電腦管理另行規定。第三條職責（一）總管理部負責辦公用品（物品）配備標準和各部門年辦公用品費用標 準的制定與審核，負責易耗品的發放、登記和控制。負責辦公用品的驗收，配合 財務部進行檢查與交接。（-）財務管理部負責建立入庫、領用、費用、使用和管理臺賬，辦理相關 手續。第四條辦公用品的費用控制辦公費用實行年度預算管理，由總管理部統一控制。由總管理部在每年年底 根據下一年度公司工作計劃、人員變化等情況，確定總體和各部門辦公費用額度, 并報公司經辦會討論，報集團總管理部批準，列入公司年度預算。辦公用品超支3、按集團費用預算的相關規定執行。第五條桌椅等耐用辦公家具的配備標準根據各公司所在區域，按總部和各園區的配備標準執行。第六條辦公用品的購買（-）所有辦公用品的采購必須有采購計劃，由專職（或兼職）采購員集屮采購。（二）菲經制度明文規定或總管理部經理同意，除采購員外任何部門不得自 行采購辦公用品，采購員不得替其他部門或個人報銷此類物資，否則由采購員自 行承擔采購費用，并給予相應金額的處罰。（三）大件耐用品、易耗品由總管理部每月月底前上報采購計劃，辦公自動 化和電器、其它物品由使用部門上報釆購計劃。（四）對于定額外的物品采購，使用部門須制訂采購材料計劃，由總管理部 經理根據標準審核，總經理簽批。第七條 4、辦公用品的領用（-）辦公用品領用（耐用品、辦公自動化和電器、其它類）：領用人填寫 出庫單，部門經理簽字，總管理部經理簽字后，到倉庫領取。倉庫負責登記臺賬， 并根據部門辦公用品年度費用標準控制各部門辦公用品的領用。（-）辦公用品領用（易耗品）：由總管理部統一辦理出庫，各部門到總管 理部領用，總管理部建立管理臺賬，按標準發放。超出定額的或定額外的辦公用 品領用時，須經總管理部經理同意。（三）總管理部后勤人員負責配合庫房月底進行匯總，對超出定額的從下月 定額中扣除相應的部分。在年底匯總超出年度定額的根據超出情況，管理部進行 考核部門14分，在部門12月工資體現。第八條辦公用品日常管理（-）公司各部門5、低值易耗辦公用品實行定額管理，耐用品實行使用臺帳登 記管理。（二）對離職人員使用的耐用品辦公用品和計算器、訂書器等，財務管理部 要根據記錄臺帳進行檢查，確認其已交回并使用情況是否良好，方可在離廠手續 上簽字，對存在人為損壞的做岀處理意見。（三）除易耗辦公用品外，各部門在領用時均實行以舊換新，但新增辦公用 品除外。（四）財務管理部對個人使用的辦公設施（桌、椅、柜子、沙發、茶幾等） 要專設臺帳，在發生人員變動時和總管理部共同檢查辦公設施的使用情況，對存 在人為損壞的要責令賠償，并在人員調整后對用品責任人及吋調整。（五）部門內共用辦公用品由部門經理指定人員負責管理。第九條 辦公自動化設備的管理（一）6、各部門公用的辦公自動化設備由部門經理指定專人負責管理和使用操 作。（二）對故意損壞、野蠻使用等人為原因造成設備不能使用的，由責任人負 責賠償并進行相應的處罰，找不到責任人的由部門負責人承擔。（三）各部門的打印、復印、傳真必須有相應的登記臺賬，詳細記錄相關信 息，每月由部門經理審核一次.（四）紙張管理：1、打（復）印、傳真所用紙張實行定額管理，由總管理部確定每個部門的 定額，超出定額的部分由部自負。2、節約用紙，根據需要確定紙張規格，嚴禁超量打印、復印和小資料大紙 張打印、復印。否則給予每次10元的罰款。3、凡沒有明確要求單面打印的，一律雙面打印、復印。4、打印、復印時報廢的資料，屬于保密性質的7、應立即銷毀，不得外傳。非 保密性資料，建議重復使用紙張。5、每打印、復印達100張時，須等待5分鐘后再運行，以延長打印機、復 印機使用壽命。6、嚴禁員工打印、復印、傳真與公司無關的私人資料，一經發現，由使用 人按每張2元付費交財務部，并給予設備責任人員每次20元罰款。7、嚴禁外來人員使用公司自動化辦公設備。如有特殊情況，需經部門經理 批準后方可使用。凡發現外來人員私自打印、復印和收發傳真的，按每張2元予 以收費，并給予設備保管責任人每次20元的考核。8、愛護設備，不使用吋及吋關閉，下班前檢查是否關閉電源。9、設備發牛故障或損壞應由專業人員維修，嚴禁非專業人員擅自拆卸。第十條 辦公用品使用的監督8、檢查（-）各部門在使用過程中要愛護自己辦公用品和設施，辦公用品在使用過 程屮出現問題及時向總管理部反饋。對故意損壞辦公用品和設施的，任何人均有 權進行制止并向部門經理或總管理部或集團監察部反映。（二）總管理部行政督察、財務管理部不定期檢查各部門辦公用品使用情況, 對故意損壞公司辦公用品及設施的，拿出處理意見，報總管理部經理審核后進行 處理。會議管理制度第一條 為規范置業系統及所屬各公司會議管理，提高會議效率，真正起到 及時、有效的溝通、協調、決策作用，特制訂本制度。第二條 本辦法適用于置業系統各類會議。第三條會議種類及參加人員（一）周調會：中高層全體參加。（二）月度調度會：中高層全體參加。（三9、）經理辦公會：高層全體。（四）管理檢討會：全體人員參加，分級召開。（五）晨調會：在公司人員全體參加。（六）民主生活會（或座談會人全體人員參加。（七）專題會：由組織者確定參會人員。（八）員工大會：全體人員參加。第四條會前準備（-）由專業系統、項目公司或某部門發起，需要跨部門、系統人員參加的 會議，需由發起人提前辦理會議審批手續（見附件內部事務請示單），項目公 司范圍內的由項目公司總經理批準，置業系統及系統內跨部門的會議由置業公司 總經理批準，常規例會不辦理此手續。（二）根據會議要求，會議組織部門要擬定會議議程。（三）會議組織部門根據會議議程安排會議室，查看會議環境，確認相關會 議室設施如電腦、投10、影、鐳射筆、白板筆等可用，按照參會人員布置座位、擺放 桌簽等，對于電話會、視頻會形式的，提前與信息管理部聯系確定會議號碼、密 碼，并通知參會人員。（四）會議內容需要討論的，至少在開會前一天發送到與會人員郵箱，供提 前審閱。需打印的，按照發言順序人手一份。（五）會議組織部門組織參會人員按時參會。第五條會中工作會議組織部門安排專人任會議秘書，作好會議記錄。第六條會后安排（-）會議結束后，由會議組織部門將現場剩余文件和需繳回的文件收訖, 需銷毀的注意銷毀。（二）會議秘書根據文字記錄及錄音整理會議紀要，根據會議紀要形成工作 督辦表。（三）會議紀要經相關領導簽批后，在開完會24后小吋內發與參會人員， 抄11、送會議相關人員。（四）會議組織部門負責按照督辦表及時督辦重點工作，詢問、落實工作進 度，并在下次會議開始前匯報督辦情況。（五）督辦過程屮，組織部門根據工作進展情況有權給予責任人50-200元 處罰。第七條會議紀律及考核辦法（一）一般性違紀：包括遲到、早退，會議過程中手機鈴響，隨意接打電話、 隨意進出會場、交頭接耳及其他與會議無關且情節較輕的事宜；如有違反以上情 形的，給予員工20元/次處罰，屮高層50元/次處罰。（-）嚴重違紀：包括無故缺席，玩手機（看小說、玩游戲等）、大聲喧嘩、 睡覺及其他與會議無關情節較重、影響較大的事宜；如有違反以上情形的，給予 員工50元/次處罰，中高層100元/次處罰12、。（三）會議的考核由組織部門根據考核標準落實，總管理部負責督辦。會議管理辦法第一條置業系統周調會（一）目的和意義：為協調置業系統各公司及部門階段性工作，討論及決策相關事項，定期召開 系統周調會。（-）會議時間：每周五（如有變更另行通知）下午2： 00點，時長為1. 5小時。（三）主持、參加：由置業系統總經理主持，各公司中層及以上人員、總部部門負責人參加，各 公司總管理部負責組織各公司相關人員參加。（四）會議形式：以電話會形式召開，電話會號碼以通知為準。（五）會議內容和議程：1、各項目公司總經理及置業總部各部門匯報：（1）上次會議安排工作的完成情況，未完成的，說明原因及跟進措施；（2）按照項目的13、設計、開發、招標、合約預算、工程、銷售、財務、人事 行政等事項順序匯報本周重點工作安排，以及需要溝通、協調的事項，相應公司 的其他參會人員可對相關匯報內容進行補充。（3）主持人組織與會人員對相關問題進行討論、決策。匯報順序：邢臺、定州、海南、北京置業各部門負責人及高層2、置業系統總經理安排部署工作。3、副總裁總結講話。（六）會前準備：由各公司總管理部組織，按職能部門收集周計劃、總結（模板另行通知）， 并請于每周四下午5點前發旭陽置業總管理部，工作內容要突出重點，未完成的 注明問題所在及跟進措施。（七）記錄和紀要：由各公司總管理部輪流負責會議記錄，輪流順序：定州、邢臺、海南，形成 會議紀要報置業14、公司總管理部、總經理審批，由北京置業總管理部發文至各公司 總管理部、集團董事長、主管副總裁、集團總管理部，由各公司總管理發文并傳 達到各自公司相關人員并存檔。（八）會議落實：總管理部負責督辦會議內容的落實，對未完成任務的責任人，根據情況予以50-200元的考核，月度兌現。第二條項目公司周調會參照系統周調會模式，具體安排由公司總經理確定。第三條系統月度調度會（-）目的和意義：為協調置業系統各公司及部門月度工作，討論及決策相關事項，每月召開系 統調度會。（二）會議時間：與每月最后一周的周調會合并召開。（三）主持、參加：同周調會安排（四）會議形式：同周調會安排（五）會議內容和議程：參照周調會安排，以15、月度為單位匯報。（六）會前準備：由各公司總管理部組織，按職能部門收集月計劃、總結（模板另行通知）， 并請于周五下午4點前發旭陽置業總管理部，工作內容要突出重點，未完成的注 明問題所在及跟進措施。（七）記錄和紀要：同周調會安排（八）內容落實：同周調會安排第四條系統經理辦公會（-）目的和意義：為置業系統階段性重大問題的決策和落實，解決當前經營管理中的重大事項、 重要人員安排、規劃修改等涉及公司戰略的重大問題，協調各公司、各系統、各 部門的工作，為迫切需要解決的問題進行決策。（-）會議吋間：一般安排在每月的8-10 H （如有變更另行通知），時長為2小時。（三）主持、參加：由置業系統總經理主持，置業16、系統高層參加，由置業總部總管理部負責組織。（四）會議形式、地點：1、以電話會形式召開，電話會號碼以通知為準。2、安排在某公司所在地召開，具體地點以通知為準。（五）會議內容和議程：1、各項目公司總經理及置業總部高層匯報：（1）上月主要工作完成情況，存在的問題，需要討論、決策的事項，下月 的重點工作安排；（2）按照項目的設計、開發、招標、合約預算、工程、銷售、財務、人事 行政等事項順序匯報，相應公司的其他參會人員可對相關匯報內容進行補充。（3）主持人組織與會人員對相關問題進行討論、決策。匯報順序：邢臺置業、定州置業、海南置業、北京置業。2、置業系統總經理安排部署工作。3、副總裁總結講話。（六）會前17、準備：由置業總部總管理部征集會議議題，收集相關材料，并將相關材料于會前發 給參會人員。（七）記錄和紀要：由置業總部總管理部負責會議記錄，形成會議紀要報總經理、副總裁審批, 由北京置業總管理部發文至各公司總管理部、集團董事長、主管副總裁、集團總 管理部，由各公司總管理發文至參會人員并存檔。（八）內容落實：總管理部負責督辦會議內容的落實情況，對未完成任務的責任人，根據情況 予以50-200元的考核，月度兌現。第五條項目公司經理辦公會參照系統經理辦公會模式，具體安排由各公司總經理確定。第六條 晨調會、管理檢討會、民主生活會（或座談會）按照集團會議制度相關規定及通知要求執行。第七條員工大會（-）目的和18、意義：對前一階段工作完成情況進行總結和對下階段重點工作目標進行明確，對先 進事跡、人物進行表彰或通報批評，傳達集團或系統重要文件精神，以公司為單 位組織，原則上每月召開一次，也可與其他會議合并召開。（-）時間、地點：由各公司自行安排，會前兩天通報旭陽置業總管理部。（三）主持、參加：由總管理部經理主持，所屬全體員工參加。（四）會議形式：采用封閉式管理。（五）會議內容和議程：上月工作總結、下月工作計劃、表彰通報、監察部警示材料及處理通報、集 團及系統重要精神傳達、學習；總經理安排的其他會議內容，總經理總結講話。（六）會議記錄和紀要：由總管理部負責記錄整理，主管副總審閱，總經理簽發，由總管理部發文并19、 存檔，同時抄送旭陽置業總管理部，由其轉發其他相關人員并存檔。（七）內容落實：同周調會安排第八條專題會（-）目的和意義：為置業系統層面某專門事項或某專業系統相關事宜的通報、討論、分析，提 出相關問題、方案、措施、決策等。（二）會議吋間：主管領導確定。（三）主持、參加：置業系統層面事項由總經理主持，專業系統層面由相應總監主持，由主持人 確定參加人員，由主持人安排專人負責組織。（四）會議形式、地點：根據會議內容由主持人確定。（五）會議內容和議程：根據會議內容由主持人確定。（六）會前準備：需要有跨系統、部門人員參加的應辦理會議審批手續，由會議組織者將會議 通知及相關材料于會前發給參會人員。（七）記錄20、和紀要：由會議組織者負責會議記錄，形成會議紀要報主管領導及上一級領導審批, 由相應公司總管理部發文至相關人員并存檔，抄送旭陽置業總管理部備案。（A）內容落實：總管理部負責督辦會議內容的落實情況，對未完成任務的責任人，根據情況 予以50-200元的考核，月度兌現。公文管理制度第一章總則第一條 為了做好旭陽置業有限公司（以下簡稱公司）的公文處理工作， 使之規范化、制度化、科學化，特制定本制度。第二條公司的文件是在牛產經營過程中形成的具有法定效力和規范體式 的文書，是依法經營和進行管理活動的重要工具。各職能部門要充分利用這一工 具，為公司的生產經營活動服務。第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（21、立卷）、歸檔等一系列相互 關聯、銜接有序的工作。第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、 安全。第五條 公文處理必須嚴格執行公司有關保密規定，確保公司秘密的安全。 第六條總管理部是公文處理的管理機構，主管并負責指導各職能部門公 文處理工作。第七條 各職能部門負責人要高度重視公文處理工作，遵守木制度并加強 對本部門公文處理工作的領導和檢查。第二章公文種類第八條常用公文種類主要有：（一）決定 用于對重要事項或行動做岀安排，獎懲有關單位及人員。（二）通知 傳達、批轉上級、同級、不相隸屈部門的公文；傳達要求下級部 門協助或需要周知或共同執行的事項；發布規章、任免聘用事項。（22、三）通報 用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。（四）報告 用于向上級機關或有關主管部門匯報工作，反映情況，答復上級機關或有關主管部門的詢問。（五）請示 用于向上級機關或有關主管部門請求指示、批準。（六）批復上級答復下級單位的請示事項。（七）意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）函用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題；請求批準和答復審批事項。（九）會議紀要 用于記載和傳達會議情況和議定事項。第三章擬制公文要求與格式第九條 公文行文內容要情況確實，觀點鮮明，表述準確，結構嚴謹，條理 清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。第十條 公文的文種應當根據行文目的、發23、文單位的職權和與主送機關（單 位）的行文關系確定。第十一條擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊 急程度。第十二條 公文一般由標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主 送機關、正文、附件、主題詞、印章、發文時間、抄送機關、附注等部分組成。 具體格式要求如下：（一）凡以公司名義對上行文或公司內部行文時，采用紅頭文件。（二）發文單位標識應當使用發文單位全稱或者規范化簡稱，聯合行文，主辦 部門排列在前。（三）發文字號由公司的代字、年份、序號組成，用3號仿宋體字，居中排列； 年份、序號用阿拉伯數碼標識，年份應標全稱，用括號“r括入；序號不標虛 位（即1不編為001 ）o（四）上行24、文（“請示”或“報告”）應當注明簽發人、會簽人姓名，發文字號居左 空1字，簽發人姓名居右空1字，“簽發人“用3號仿宋體字，后列全角冒號，簽 發人姓名用3號楷體字標識。（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應 當標明公司名稱。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。 字體采用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布。回行時要詞意完整，排列 對稱，間距恰當。（六）正文用三號仿宋字體；文中人名、地名、數字、引文要準確。引用公文 應當先引標題，后引發文號。引用外文應當注明中文含義。（七）結構層次序數，第一層為“一、,第二層為“（一：T，第三層為“1、,第 四層25、為“。（八）應當使用國家法定計量單位。（九）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文 名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。（十）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、 縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯 數碼。（十一）主送機關（單位）指主要收受和辦理公文的機關（單位），應當使用全稱 或者規范化簡稱、統稱。在標題下空一行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行 時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。（十二）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。在正文下空一行左空2字 用3號仿宋體標識“附件”，26、后標全角冒號和名稱，序號使用阿拉伯數碼，附件名 稱后不加標點符號。附件應與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附 件如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的 發文字號并在其后標識附件。（十三）公文除“會議紀要”以外，應當加蓋公司印章。印章應蓋在落款和發文 年月口處，做到騎年蓋月，擺位端正，圖案清晰。印章下弧無文字時，采用下套 方式，即僅以下弧壓在成文吋間上；下弧有文字吋，采用中套方式，即印章中心 線壓在成文時間上。當公文排版后所剩空白處不能容下印章時，采用調整行距、 字距的辦法解決，不得采取“此頁無正文的辦法。（十四）公文FI期包括年、月、日，寫在公文末尾，一般27、以印制日期為準，重 要公文以簽發口期為準。（十五）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。用3號仿宋 體字居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。（十六）公文應當標注主題詞。上行文按上級機關的要求標注主題詞。“主題 詞”用3號黑體字居左頂格標識，后標全角冒號，詞日用3號小標宋體字，詞冃 Z間空一字。（十七）抄送機關（單位）指除主送機關（單位）外需要執行或知曉公文的其他 機關（單位），應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。左空1字用3號仿宋體字標 識“抄送”，后標全角冒號。抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關 對齊，最后一個抄送機關后標句號。印發機關和印發時間位于抄送機關（或主題詞）Z下，占1行位置，用3號 仿宋體字，左右各空1字。印發吋間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。校對和打字位于卬發機關和卬發時間之下占1行位置，用3號仿宋體字，左 右各空1字。版記：主題詞、抄送、印發機關和印發時間、校對和打字作為版記的要素, 前3個各要素Z下均加一條反線，寬度同版心。版記位于公文最后一頁，最后一 個要素置于最后一行。（十八）公文用紙一般采用國際標準A4型（210mmx297mm），左側裝訂。（十九）擬制文稿應用鋼筆、圓珠筆書寫，嚴禁用鉛筆，修改和簽批時，應寫在天、地及右口上，注意不壓、不過裝訂線。