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1、公司辦公物品購買、保管和使用管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.0目的：為使辦公物品的購買、保管和使用能做到物盡其用和有效利用，更為完善公司的管理體系，特制定本辦法。2.0適用范圍：公司全體人員3.0定義：辦公物品是公司為保障公司業務的正常進行，員工必要的工作條件和為提高工作效率，而由公司給予員工或部門使用和保管等的物品。分為兩種：辦公設備和辦公用品 3.1辦公設備：指使用壽命較長且價值較高的辦公用固定資產：如程控交換機、網絡設備、電腦、復印機、打印機、投影儀、空調等等。 3.2辦公用品:使用壽命較短且價值2、較低的辦公用固定資產：如筆記本、電話、文件夾、墨盒、碳粉、白板、打孔機、訂書機、計算器、標簽、各種印刷單據等等。4.0內容： 4.1申購管理 4.1.1流程圖： 責權人申請人申 購 NG部門主管審 核 人力資源行政部核 查 NG 總經理核 準 人力資源行政部采 購總經理核 準 NG4.1.2所有辦公物品的申購必須要申請人填寫辦公物品申購單，經過部門主管審核后，報人力資源行政部匯總；人力資源行政部根據現有辦公物品實際使用情況、物品使用周期、費用預算等因素綜合分析，確定購買后報總經理批準。 4.1.3辦公用品的申購兩個月進行一次，于請購當月的28日前送至人力資源行政部，人力資源行政部于次月10日前3、進行發放登記。 4.1.4總經理審批后由人力資源行政部進行詢價/議價后報總經理審批，然后統一購買。4.1.5所有員工在辦公物品的申請采購和使用過程中，不得假公濟私、以權謀私。人力資源行政部將全程監控辦公物品的申購、使用過程。人力資源行政部的物品采購人員要本著公司的利益為重，盡可能為公司節約成本，還要有質有量。行政管理人員要定期和不定期調查辦公物品的市場價格。 4.2保管和領用管理： 4.2.1所有辦公物品由人力資源行政部指定人員購買后按申購單進行部門登記發放，所發放之物品即時歸部門所有，并由部門主管擔任責任人并監督使用，并根據部門人員需要發放至個人。但都需要做到物料清、帳目清、數量清，帳、單、4、物一定要保持一致。財務部要定期對各部門之辦公物品進行核查。4.2.2人力資源行政部備庫物品需領用部門到人力資源行政部指定人員處進行登記領用。4.3維護和維修管理： 人力資源行政部有權監督和維護各部門辦公物品的保管和使用過程。4.3.2部門或個人使用物品由個人或部門進行維護，如不能正常使用時其使用人或其他人員在無把握修復的情況下，不得擅自修理，需報行政部，由行政部安排專業人員前來查看。人力資源行政部將根據查看情況進行處理：如可以維修即進行維修咨詢并維修；如不能維修則由使用部門或個人填寫申購單申購，并以舊換新。屬公司用品則由人力資源行政部進行維護和維修管理。辦公物品的使用人必須正確使用，愛護有加，5、努力提高物品使用壽命。責任人負責監督使用人的使用和物品維護，如辦公物品出現人為損壞，其責任人負全部責任。 4.4費用的控制與審核管理：辦公設備是公司的固定資產。各部門可根據實際情況，制定年度申購計劃人力資源行政部將根據年度發展規劃，制定購置時間與數量，報總經理批準后，方可購買。辦公用品屬低值易耗品，有一定穩定性和周期性，可計劃性預算后進行申購，申購需嚴格執行預算審批，各部門于請購當月二十八日，將后兩個月辦公易耗品購買申請報人力資源行政部，人力資源行政部根據費用預算使用情況，于月底前匯總各部門申購事項，報總經理批準。費用報銷按財務管理的有關規定并附申購單辦理。 4.5申購物品規定和獎懲管理：人力6、資源行政部根據辦公物品領用統計表，計算各部門辦公物品費用的使用情況。對連續三個月辦公物品費用節約10%以上的部門（人），公司將根據有關考核規定給予獎勵。部門申購的辦公物品必須是本公司工作需要的物品。如果部門(人)為非本公司或個人使用申購辦公物品，一經查實，公司將予以追收，并處以當事人記過處分，情節嚴重的處以記大過，直至辭退。任何員工不得人為破壞、故意浪費辦公物品，否則，公司將要求當事人按破壞或浪費的實際損失全額賠償，并處當事人記過處分，情節嚴重的處以記大過，直至辭退。財務部要會同人力資源行政部行政管理人員，不定期抽查辦公物品的市場行情。如發現采購經辦人有以權謀私行為，公司將追繳其所得，并處當事7、人記過處分，情節嚴重的處以記大過，直至辭退。人力資源行政部行政管理人員將會同財務部，定期檢查辦公物品的保管和領用。如保管人員未能妥善保管或未按領用原則發放物品，公司將給當事人予以警告處分；如出現保管物品遺失或損壞，保管人要全額賠償損失，并處嚴重警告處分，情節嚴重的給以記過處分如行政管理人員未能嚴格執行此管理辦法，監督不力，給公司造成直接經濟損失，公司將以情節嚴重程度進行處分。5.0附則：5.1本制度的執行責任人：人力資源行政部行政助理，本制度的監督責任人：人力資源行政部經理5.2本制度自批準生效之日起執行。5.3本制度解釋權歸人力資源行政部。6.0相關記錄： 6.1申購單 6.2辦公物品領用統計表