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1、公司辦公用品采購管理交接與回收制度規定附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公用品管理制度為加強公司辦公用品的管理，規范辦公用品領用程序，提高利用效率，降低辦公經費，根據我公司實際情況，特制定本制度。一、辦公用品分類管理規定規定中的辦公用品分為固定資產和一般辦公用品。固定資產包括辦公設備和辦公家具。辦公設備是指辦公耐用品。包括：電腦、打印機、復印機、傳真機、電話、投影儀、飲水機、照相機等。 辦公家具是指公司用于日常辦公的各種木、鐵、鋼、皮、玻璃以及各種新型材料質地的用品。包括：各種文件柜、抽屜柜、椅子、辦公桌、保險2、柜、沙發、茶幾等。一般辦公用品分為一般消耗品和耐用消耗品兩類。 一般消耗品包括：筆芯、鉛筆、筆記本、膠水、便簽紙、文件袋、橡皮、訂書針、大頭針、回形針、長尾夾、記號筆、電池、白板筆等。耐用消耗品包括：筆筒、文件盒、文件架、訂書機、起釘器、直尺、剪刀、美工刀、插線板、印臺、黑板擦、U盤等。 二、辦公用品采購計劃（一）辦公家具、辦公設備的采購計劃 辦公設備、辦公家具的采購由部門負責人向辦公室提出采購計劃，辦公室統一報行政辦公會審批，通過后由辦公室負責統一采購。各部門自用的特殊辦公設備、辦公家具報行政辦公會審批后可自行采購。（二）一般辦公用品的采購計劃 1、各部門根據本部門辦公用品使用情況，每月253、日前報下月計劃，填寫辦公用品申購單（表一），經部門負責人審批簽字后報辦公室。辦公室內勤將各部門申購計劃匯總后，辦公室主任提出辦公室審核意見，經分管領導審核同意后方進行申購。 2、辦公室內勤核對辦公用品申購單與辦公用品臺賬庫存后，編制辦公用品申購計劃表（表二），由辦公室主任確認，分管領導審批簽字同意后，由辦公室專人進行采購。 3、急需的辦公用品由部門負責人提出申請，填好急需辦公用品申請單（表十一）經辦公室主任確認，分管領導簽字同意后購置。 三、辦公用品管理 辦公家具、辦公設備、一般辦公用品的采購，均由辦公室統一負責管理。采購員須經常調查辦公用品供應商及市場價格，以保證性價比和質量。 （一）辦公設4、備、辦公家具的管理。 1、驗收驗收辦公設備、辦公家具原則上由辦公室負責驗收，核對品種、規格、數量與品牌，無誤后，在送貨單上簽字確認以示驗收合格。各部門自購辦公設備、辦公用品由各部門自行驗收，辦公室統一進行臺賬登記。 2、管理 辦公設備、辦公家具的領用、保管和維修。公司購入的辦公設備、家具必須設立分類臺賬；填好固定資產臺賬（表三），根據購貨合同或送貨單載明的貨品種類、規格、數量、金額、購貨時間等項目，準確設置臺賬。辦公設備、辦公家具的使用部門應指定負責人在領用單位一欄簽字確認。辦公室負責按設備和家具的品類、數量進行編號登記。對于損壞的辦公家具、辦公設備報辦公室后由辦公室統一維修。辦公設備、辦公家5、具應在每年12月28日前進行盤點。盤點工作由辦公室負責牽頭，財務部協助，盤點要求做到賬物一致，如不一致應查明原因，然后調整臺賬，使兩者一致。填好固定資產盤點表（表四）。 （二）一般辦公用品的管理 1、辦公用品采購員根據辦公用品申購計劃表于次月月初完成采購并發放。 2、辦公室負責公司辦公用品的采購計劃、驗收入庫、保管、發放與統計等管理工作，同時各部門設立專門的辦公用品管理員負責本部門辦公用品的領用及保管，各部門負責人對本部門的辦公用品使用情況進行監督和管理。 3、辦公室內勤應認真、仔細、負責地分月做好辦公用品出入庫臺賬（表五、表六），做到每一批辦公用品進出有章可循、有據可查。在每年12月30日前6、做好辦公用品出入庫總臺賬。 四、辦公用品管理流程 （一）一般辦公用品的管理流程各部門辦公用品管理員每月25日前填寫辦公用品申購單表一部門負責人審批簽字采購人員每月月初完成采購并發放。辦公室后勤每月30日前填寫 辦公用品申購計劃表表二臨時急需的辦公用品由申請部門負責人申請，辦公室主任確認。分管領導審批辦公室內勤登記出入庫各部門辦公用品管理員領取辦公用品，經登記后，由辦公室內勤發放。新員工、公司副總級別以上人員辦公用品，經登記后發放。（二）辦公家具、辦公設備的管理流程辦公室報行政辦公會審批各部門自用的特殊辦公設備、辦公用品各部門負責人提出采購申請 各部門自行采購辦公室采購五、一般辦公用品的發放及領7、用 （一）個人辦公用品的發放 1、新員工入職按標準配備筆一支、筆記本一個、文件夾一個等。 2、公司副總級別以上人員領用辦公用品，由辦公室登記后領用。 3、除以上情況以外，其他人員不得領用本月未申購的辦公用品。 （二）部門辦公用品的領用和發放 由各部門辦公用品管理員，填好各部門辦公用品領用登記表（表七）后領用。 1、耐用消耗品的領用和發放訂書機、起釘器、計算器、直尺、剪刀、美工刀、插線板、電話分機、印臺、黑板擦、U盤等為部門公用品，根據部門需要進行配備，原則上不再增補，如重復申領，應說明原因或憑毀損原物以舊換新，杜絕虛報冒領。筆筒每人一個，文件盒、文件架等按需領用。2、一般消耗品的領用和發放筆芯8、鉛筆每人每月限領一支。鉛筆、筆記本、膠水、便簽紙、文件夾、文件袋、橡皮、訂書針、大頭針、回形針、長尾夾等按需領用。記號筆、白板筆、電池需報廢后登記領用。3、會議期間辦公用品的領用，由各部門填寫會議期間物品領取登記表（表八），會議結束后，將領用物品交辦公室清點入庫、辦理移交手續。六、辦公用品的交接與回收員工因離職或工作崗位變動時，需進行辦公用品及辦公設備的交接或回收。1、移交人需逐項列出物品清單，填寫辦公用品移交登記表（表九），辦公室派專人清點核對臺賬，確定辦公用品損耗程度，移交接收人或回收辦公室。七、辦公用品的報廢辦公設備、辦公家具在使用過程中，失去使用功能，并經專業維修人員鑒定簽字后，報總9、經理批準后，可報廢。對于要報廢的辦公用品、要做好登記，在報廢清冊上寫清用品名稱、價格、數量、報廢處理方式及其他事項。對辦公設備、辦公家具被確認為公司固定資產的，還需履行相應的財務處理制度。辦公用品報廢單（表十）。八、其他事項1、公司的辦公用品應為辦公所用，私用或私自帶出公司者，公司將按辦公用品兩倍價格從當月工資中扣除，并給予50元的罰款處理。2、公司辦公用品應本著節約的原則，如有浪費現象，經發現，予以責任者50元罰款處理。3、員工應自覺愛護各類辦公用品，如有不正當或不合理使用造成損壞應照價賠償，并予以責任者50元罰款處理。4、辦公用品管理員應遵章辦理各項辦公用品管理操作制度，如有違章辦理，經發10、現公司，將視情節輕重給予50元-500元罰款處理。為了加強辦公用品管理制度的貫徹實施，公司實行扣罰連帶責任制。各部門員工違反管理制度，除罰金處理外，部門負責人追責雙倍罰金。本制度自公布之日起實施。附件：表一：辦公用品申購單表二：辦公用品申購計劃表表三：固定資產臺賬（包括辦公家具、辦公設備）表四：固定資產盤點表表五：辦公用品入庫單表六：辦公用品出庫單表七：各部門領用辦公用品登記表表八：會議期間物品領取登記表表九：辦公用品移交登記表表十：辦公用品報廢單表十一：急需辦公用品申購單 表一辦公用品申購單 申購部門申請人申請日期項目數量單位規格（型號）用途說明部門主管簽字注：申購時需填寫此表格，并交辦公室11、采購人。表二辦公用品申購計劃表*公司 年 月 日序號項目規格申請數量單位庫存量申請部門備 注主管領導確認簽字表三固定資產臺賬單位：*公司類型：辦公家具(或辦公設備) 序號資產名稱資產編號規格型號單位金額(元)購貨時間存放地點使用部門使用人簽名備注合計 - 使用部門負責人：財務部復核：購買人：表四四川綜保實業有限公司固定資產盤點表單位：*公司盤點日期： 年 月 日序號固定資產名稱固定資產編號規格型號單位賬面數原值（元）實盤數盤盈盤虧存放地點使用人簽字備注使用部門負責人：財務部復核：盤點人：表五辦公用品入庫單序 號項 目規 格單 價入庫數量單 位入庫時間備 注*公司 年 月 日 入庫人： 確認人：12、表六辦公用品出庫單*公司 年 月 序號 項 目規 格數量單 位備 注1部門名稱2345部門名稱6789部門名稱10111213部門名稱14151617部門名稱18192021表七各部門領用辦公用品登記表部門領用物品數量單位領用時間領用人簽字（部門名稱）表八會議期間物品領取登記表會議主題會議時間部 門項 目規 格數量單位領取人歸還數量備 注領取人確認簽字歸還人確認簽字表九辦公用品移交登記表*公司 年 月 日序號項目規格數量單位移交人接收人備注接收人確認簽字接受人確認簽字表十辦公用品報廢單*公司 年 月 日 項 目型 號數 量單位價 格使用人報廢原因報廢處理方式維修人使用人確認簽字部門負責人簽字分管領導確認簽字表十一 急需辦公用品申購單 申購部門申購人申購時間項 目數量單位規格用途說明備注部門負責人簽字分管領導確認簽字