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1、公司辦公用品管理、設備采購與費用控制制度規范編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公用品制度及方案第一章 辦公用品管理制度2一、 總則2二、 辦公用的申請2三、 辦公用品的購買2四、 辦公用品的核發3六、 辦公用品的報廢處理4七、 辦公用品使用的監督4八、 附則4第二章 辦公用品采購方案5一 、 總體規劃5二、 采購審核5三、 采購調查5四、 采購實施5五、 采購終結6六、 注意事項6第三章 辦公設備采購方案6一、 總則6二、 申購程序6三、 市場調查7四、 采購審批7五、 采購實施7六、 完成采購8第四章 辦公費用控2、制方案9一、 日常辦公費用控制9二、 維修費用控制9三、 計算機網絡費用控制10四、 咨詢費用控制10第一章 辦公用品管理制度一、 總則1、 公司為規范辦公用品的采購及發放工作，特制定本規定2、 公司各部門應本著節約的原則領取、使用辦公用品3、 辦公用品的采購與管理由行政人事部統一負責4、 本制度適用于公司全體員工 二、 辦公用的申請1、 對于日常易耗品申請，直接由申請部門填寫采購申請表，經部門主管簽字確認后，到行政人事部登記。2、 如部門申購辦公用品單價金額達到固定資產購買標準，必須另填寫一份辦公用品訂購審批表，由總經理審批，采購部門確認統一采購，行政人事部門配合采購。3、 在申請單中要寫明3、所要物品、數量、規格。 三、 辦公用品的購買1、 為了統一限量、控制辦公用品規格以及節約經費開支，所有辦公用品的采購都由行政人事部門統一購買（注：單價采購物品金額大于兩千元，且使用年限超過一年的由公司采購部采購）。如有特殊情況，允許各部在提出采購申請表的前提下就近采購。在這種情況下，行政人事部門有權進行審核，并把審核結果連同審批單一起交行政主管部門保存，以作為日后使用情況審核和查詢依據。2、 購買量的確定。根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平來確定采購數量。3、 供應商的確定。行政人事部門在購買辦公用品時，必須做到貨比三家，選擇其中價格、質量最佳者。4、 行政人事部門采購人員必須依據采購單，填寫4、采購進度控制卡，卡中應寫明采購日期、數量、單價以及向哪個供應商采購等。5、 所采購辦公用品送到后，行政人事部門要按送貨單進行驗收，核對品種、規格、數量與質量，確定無誤在送貨單上簽字，表示收到。然后，在采購進度進度卡做好登記，寫明到貨日期、數量等。6、 收到辦公用品后，對照采購申請表與采購進度控制卡，原則上辦公用品費用的結算是每月一次，結算時要求供貨商提供商業發票后填寫費用報銷單，經主管領導簽字后送交財務部進行支付或結算。四、 辦公用品的核發1、 行政人事部門依據申請部門的采購申請單，在所需物品全部購齊入庫后，填寫辦公用品分發通知2、 行政人事部分發人員進行核對后，把申請所要全部用品備齊，由各部5、門領取。3、 用品分發要做好登記，寫明分發日期、物品名、數量及領用人等。采購申請單連同辦公用品分發通知書轉交行政主管記賬存檔：五、 辦公用品的保管1、 行政人事部必須對所有入庫的辦公用品統填寫辦公用品臺帳2、 必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經常整理與清掃，必要時實行相應的保護措施。3、 辦公用品保管要做到一年盤點兩次。盤點工作由行政主管負責。盤點要求做到賬物一致，如果有不一致的情況必須查找原因，然后調整臺賬，使兩者一致。4、 辦公各種用紙的管理按照盤存的臺賬為基準，對個人領用和公共使用的數量要及時進行記錄并進行加減，計算出余量。一旦消耗品用完，應立即寫采購申請。5、 非易耗類辦公用品如有故障6、或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人或部門賠償、自購。6、 所有辦公用品非工作原因嚴禁帶出公司。六、 辦公用品的報廢處理1、 報廢審核。對于各部門提交的報廢物品清單，行政人事負責人要認真審核，確認其不能再次使用后，報經行政人事主管簽字方可做報廢處理。2、 對決定報廢的辦公用品，要做好詳細的登記，在報廢處理冊上要寫清用品名稱、價格、數量及報廢處理的其他有關事項。3、 報廢品不得隨意丟棄，應集中存放、集中處理。七、 辦公用品使用的監督1、 行政人事主管定期核對采購申請單與實際使用情況2、 行政人事主管不定期核對辦公用品領用登記表與辦公用品臺帳。3、 行政人事主管不定期對各部門辦公用品使用情況進行檢查7、，杜絕浪費行為。八、 附則1、 本制度須經公司領導會議討論通過后方可實施。2、 本制度自正式發布之日起執行。 第二章 辦公用品采購方案一 、 總體規劃1、 目的為加強制度建設，規范采購行為，控制成本，加強支出的準確性和可控性，制定本方案。2、 辦公用品范圍本方案所指辦公用品是用于日常辦公使用，購買價值達不到固定資產標準的文具、工具及各種耗材。3、 采購實施：辦公用品由行政人事部統一進行采購。二、 采購審核1、 公司內部各部門以月度為單位向行政人事部提交本部門的辦公用品需求計劃表，由行政人事部對其進行匯總。2、 行政人事部根據各部門的辦公用品匯總及庫存辦公用品的實際存量，制定公司月度辦公用品采購8、計劃。3、 按照辦公用品采購制度的要求進行審批，通過后開始采購。三、 采購調查1、 行政人事采購人員根據確定的采購計劃搜集辦公用品的質量、價格信息，并對其進行比較。2、 行政人事采購人員要做市場信息的分析，編制辦公用品詢價報告表。3、 行政人事采購人員按照辦公用品采購制度的要求進行詢價報告表的審批。四、 采購實施1、行政人事采購人員按照審批后的詢價報告對供應商進行篩選，確定備選供應商。2、行政人事采購人員分別與候選供應商進行洽談，比較其辦公用品的價格、質量。3、行政人事采購人員確定最終供應商，請行政人事部經理審核。五、 采購結束1、行政人事部采購人中向供應商索要發票、保修卡等資料。2、采購回來9、的辦公用品經檢驗合格可以辦理入庫手續、行政人事采購人員持發票辦理報銷手續，采購結束。六、 注意事項1、行政人事采購人員如在自己親友處購買辦公用品必須向主管聲明。2、公司各部門因臨時工作需要購買辦公用品的，需經行政人事部主管許可，事后補辦入庫手續。3、辦公用品的結算方式要采用月結。第三章 辦公設備采購方案一、 總則1、目的為加強本公司辦公設備采購管理工作，提高設備采購管理的計劃性和透明度，制定本方案。2、適用范圍本方案所指辦公設備包括計算機、投影儀、打印機、傳真機、飲水機、碎紙機等。3、采購實施辦公設備由行政人事部統一進行采購（注：購買單價達不到固定資產標準的）。二、 申購程序1、制定計劃設備器10、材采購應有計劃，避免盲目性和隨意及隨時性。每年年底，各有關部門應根據預算將第二年擬采購的設備器材的計劃報行政人事部；年中需添置的設備器材，有關部門也應預先擬定計劃報行政人事部。如確因工作需要采購的辦公設備，要填寫完整的采購申請單后報相關部門和相關領導審批，由行政人事部實施采購。2、申購計劃單包括的主要內容(1)儀器名稱（包括附件、備件）；(2)型號、規格、數量、預計單價；(3)生產廠商及其地址、郵政編碼、傳真電話；(4)申請購置理由；(5)技術質量標準程度。3、設備費用預算測算行政人事部對各部門報上來的辦公設備計劃進行預算，看是否超出部門預算。4、行政人事部門對各部門的計劃表進行綜合，按照辦公11、設備購買審批流程進行審批。三、 市場調查1、行政人事部指定專人收集辦公設備供應商資料，具體方式包括：(1)電話咨詢；(2)電子郵件索要設備技術參數資料與宣傳資料；(3)通過到專賣店調查樣品；2、通過了解供應商原材料提供商的資料來獲得供應商的資料。3、通過供應商競爭對手了解辦公設備情況。四、 采購審批1、行政人事部采購人員通過技術質量、價格、售后服務、付款方式、送貨方式等方面進行綜合比較，編寫辦公設備詢價方案。2、按照辦公設備審批流程對詢價方案進行審批。五、 采購實施1、行政人事部采購人員按照審批后的詢價報告對供應商進行篩選，確定候選供應商。2、行政人事部采購人員與供應商進行關于價格、售后服務的12、協商，擬定辦公設備購買合同文本。3、行政人事部組織相關部門對合同文本進行審查，審查通過后行政人事采購人員填寫借款單到財務部領取設備采購款。六、 完成采購1、設備到達后，由行政人事部組織相關部門進行驗貨，驗收內容包括：(1)包裝有效性；(2)整機完整性；(3)配套資料；(4)零配件數量；(5)使用說明書、圖紙、有關資料及產品合格證書，并詳細填寫驗收單，根據發票辦理財務報銷、入庫手續和財產登記入冊。(6)設備的相關資料由公司網管或行政人事部指定人員保管。2、行政人事部采購人員持發票辦理報銷、采購結束。3、退貨。設備器材在驗收和安裝調試中發現質量問題、殘缺零件及資料不全等，由行政人事部負責與銷售方、13、廠家、商檢等有關部門辦理退貨、索賠或補償事宜。第四章 辦公費用控制方案一、 日常辦公費用控制日常辦公費用指為滿足日常辦公需要所發生的費用，包括購買辦公用品（文具、復印紙、辦公飲用水）、快遞、名片制作、刻章、配鑰匙等日常雜費。1、歸口管理部門(1)歸口管理部門為行政人事部，負責辦公用品的日常實物管理。(2)辦公用品由公司員工按行政核定標準自行領用。行政人事部每月對員工辦公用品領用情況進行匯總，行政人事部經理審核，對費用超支人員及時提示，并視情況對下月辦公用品領用額度進行適當核減。2、報銷審核權限(1)辦公費用單筆金額超過1000元（含1000元）的由總經理審批。審批流程：經辦人部門經理部門總監財14、務總監總經理行政人事部留存(2)辦公費用單筆金額在1000元以下的由部門總監審批。審批流程：經辦人部門經理行政經理行政總監行政人事部留存3、原則規定辦公費用年度控制總金額不能超過年度預算。二、 維修費用控制 各部門設備出現質量問題需報行政人事部，對于保修期內的設備，由行政人事部直接聯系廠家維修。對于保修期以外的設備，行政人事部在接到報修后，應先與產品的售后服務中心或與產品相關的維修站聯系，確定修理費用，然后報公司相關領導審批后進行產品的維修。1、歸口管理部門歸口管理部門為行政人事部，負責維修費用的日常管理。2、報銷審批權限(1)設備維修費用單筆金額超過1000元（含1000元）由總經理審批。審15、批流程：經辦人部門經理部門總監財務總監總經理行政人事部留存(2) 設備維修費用單筆金額在1000元以下的由部門總監審批。審批流程：經辦人部門經理部門總監行政人事部留存3、原則規定修理費用年度控制總金額不能超過年度預算。三、 計算機網絡費用控制 計算機網絡費用是指公司各部門使用的網絡及網絡設備的維護及相關服務費用。1、歸口管理部門歸口管理部門為行政人事部，負責網絡的使用、維護、簽訂相關合同、備案、付款手續等日常工作。2、報銷審批權限(1)計算機網絡維修費用單筆金額超過1000元（含1000元）由總經理審批。審批流程：經辦人部門經理部門總監財務總監總經理行政人事部留存(2)計算機網絡維修費用單筆金16、額在1000元以下的由部門總監審批。審批流程：經辦人部門經理部門總監行政人事部留存3、原則規定計算機網絡費用年度控制總金額不能超過年度預算。四、 咨詢費用控制 咨詢費是指因工作需要而就特定事項長期或臨時外聘專家、顧問而發生的費用，包括常年聘請律師的費用和就特定技術問題或政策性問題需要了解而外聘專家的費用。1、歸口管理部門歸口管理部門為行政人事部，負責預算控制、對外談判確定費用并簽訂合同、聘請相關顧問等日常工作。如需外聘專家、顧問或評估機構應由相關部門提出申請后報行政人事部匯總，經公司開會決定，費用支付標準按國家規定標準、當地實際標準或經公司會議研究決定。2、報銷審批權限(1)咨詢費用單筆金額超過1000元（含1000元）由總經理審批。審批流程：經辦人部門經理部門總監財務總監總經理行政人事部留存(2) 咨詢費用單筆金額在1000元以下的由部門總監審批。審批流程：經辦人部門經理部門總監行政人事部留存3、原則規定全年咨詢費用控制有能超過年度預算計劃之內。