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1、公司辦公與行政事務處理程序與管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄1.總則2.適用范圍3.行政辦公紀律管理規定4.辦公物品管理規定5.印章使用管理規定6.公文處理程序規定7.公司檔案保管制度規定8.業務招待管理規定9.會議安排規定10.其他事項的管理11.附則辦公行政管理制度1 總則 為實現公司辦公行政工作的規范化、程序化、制度化，進一步加強管理和協調，明確業務程序，提高工作效率，保障和促進各項業務的發展，制定本制度。2 適用范圍本制度適用于公司總部。公司控股子公司可參照執行，或根據本制度的原則規定制訂本公司2、的管理制度。3 行政辦公紀律管理規定3.1 公司員工應經常組織學習理解國家的法律和政策、自覺遵守公司的規章制度，關心公司的經營管理和效益，學習經濟及管理知識，提高自身的工作能力，樹立公司良好的形象。3.2 公司員工應服從領導聽指揮，全面優質完成本職工作和領導交辦的各項任務。3.3 公司員工上班時需堅守工作崗位，不得竄崗，上班時間不能看報紙、玩電腦游戲、打瞌睡或做與工作無關的事情。3.4 公司員工應做到上班不遲到、不早退，在工作時間不辦私事，不飲酒，不私拿或損害公物，不做有損團結的事，不因私事占用電話，不在公司的電腦上發送私人郵件或上網聊天。3.5 公司員工因故外出必須向部門經理報告。3.6 公3、司員工不向客戶或外部人員談論公司內的一切事情，接待來訪和業務洽談應在會議室進行，未經總經理批準和部門經理授意，不要打印、復印其他部門的資料，內部文件、資料、報表、總結等，都應做到桌上無泄密。3.7 嚴禁長明燈，長流水現象的發生，節約使用文具和器材，愛惜各種設備和物品。3.8 辦公桌上應保持整潔，并注意辦公室的安靜。4 辦公物品管理規定4.1 公司各類辦公物品由公司管理部歸口管理。公司管理部負責公司各類辦公用品、辦公設備、低值易耗品、通信設備的采購、保管與發放。4.2 公司管理部建立各類辦公物品的采購、發放臺帳，登記辦公用品的采購數量、價格、時間以及方法對象、數量、時間，并定期核對結存。4.3 4、各部門將所需的辦公物品應提前半個月報送書面計劃至管理部，由管理部列表報至總經理批準，統一購買。4.4 各類辦公物品的領用，需由領用部門填寫統一的“辦公物品領用表”，經管理部審核后發放。4.5 各部門須設立耐用辦公物品檔案，由管理部定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失由當事人賠償。4.6 公司員工離崗或調換工作崗位，管理部應收回公司其原使用的辦公物品，登記造冊，并在公司范圍內調撥使用。5 印章使用管理規定5.1 公司各類印章由公司管理部統一歸口、部門分級使用管理。公司管理部負責各類印章的刻制、登記、發放、銷毀及用印情況的監督檢查。5.2 各類不同的業務，依據其性質使用不同的印章。 凡屬以公司名義5、對外發文、開具介紹信、報送報表、簽訂協議等一律加蓋公司印章。 公司文件使用公司印章。 凡屬公司內部行文、通知，使用公司內部印章； 凡屬部門業務范圍內加蓋部門印章； 凡屬業務合同類的文件使用合同專用章； 凡屬財務會計業務使用財務專用章。 其他各類專用印章僅使用于該專門業務。5.3 各類印章的刻制，需由使用部門書面報告，公司管理部審核、總經理批準后，由管理部組織刻制。5.4 各類印章的發放，實行登記制度，公司管理部留下印章印模，并在印模上由使用部門的經辦人員簽收。5.5 各類印章應由各部門經理妥善保管。對于因保管不善形成的后果，各部門經理應承擔直接責任，所在部門管理人員承擔連帶責任。5.6 使用印6、章，實行審批制度。其審批權限根據級別分級授權，凡使用公司印章的一律經公司總經理審批，使用部門印章的由部門負責人審批，其他各類專用章由使用部門負責人審批，審批人對印章的合理使用負責。凡不符合用印章需要的，不得用印。5.7 使用印章，實行登記制度，由印章保管人建立印章使用登記臺帳，注明用印章事由、數量、申請人、批準人、用印章日期。5.8 使用印章時，保管人應對蓋印的文書內容、手續、格式把關檢查，發現問題及時請示領導，妥善解決。5.9 嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印章。印章保管人長期外出時須將印章妥善移交，以免貽誤工作。 5.10 公司管理部定期對公司各類印章的使用情況進行監督檢查，發現問題及7、時匯報，妥善處理。6 . 公文處理程序規定6.1 公司公文包括：收到外部的文件、信函、通知、紀要及其他公文；公司內部文件、通知、紀要、制度、辦法等。6.2 公司各類公文由公司管理部統一歸口管理。公司管理部負責外部公文的收取、登記、傳閱、存檔，以及內部公文的草擬、審批、下發或報送、存檔。6.3 外部公文的處理公文處理包括公文的擬制、辦理、管理、整理、歸檔等。.公文處理應當堅持實事求是，精簡、高效的原則，做到準確、及時、安全。收到下級部門上報的需要辦理的公文，管理部應當進行審核。6.3.4公司收到的國內信函郵件，應由公司管理部統一簽收啟封。所有外部來文均由管理部統一登記處理。6.3.5各部門收到的8、職權以外或涉及公司其他事務并需要由公司決定的外部來文，應送交公司管理部統一登記編號，按規定程序辦理。6.3.6無法送交通報并以函的形式傳真到公司，由公司管理部按規定辦理。6.4 內部公文的處理公文處理必須堅持“準確、及時、安全”的原則，公司公文由管理部統一收發、分辦印和歸檔管理。必須嚴格執行有關保密制度。公司公文由管理部統一管理，實現制度化、規范化、集中化。公文的種類：請示、報告、指示、通告、批復、通知、通報、決定、函、會議紀要。各部門要配備專管人員，負責本部文書資料的收發、分辦、傳遞、用印、整理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。外來的文件，管理部專管人員統一簽收、拆封、登記、呈閱、分發，并按9、不同處理。內容重要的急件，應立即送至管理部處理,再由管理部轉送給領導閱批。領導參加會議帶回的文件，在匯報和傳閱后，應由管理部立卷歸檔管理。6.5 公文的存檔公文辦理完畢后，個人一般不得保留，應及時存檔。歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，存檔公文應當使用打印件，手寫的應當使用鋼筆或簽字筆，字跡要清楚，存檔公文一般用A4紙。公文由公司管理部專人統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。外來公文需經公司管理部批準后，才可翻印。翻印時，應當注明翻印的份數和印發范圍。 備歸檔和存查價格的公文，經過鑒別并經管理部負責人批準，可以銷毀。 工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文，按照有關規定移、清退。6.10、6 公文處理結果的檢查各部門要有專人負責文件的處理管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關人員的保密紀律教育，做好文件的管理工作。嚴禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續，并按照收文簿檢查歸檔，以防遺漏。各部門工作中形成的文書，包括文件、會議紀要、決定、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料進行保存,以備查閱。7.公司檔案保管制度規定7.1公司辦公室應有存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。7.2歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。7.3檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學，庫存檔案必須賬物相符。7.4檔案管理人員要11、熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。7.5根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終進行整理。7.6經確定需要銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。7.7嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。7.8凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。7.9檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。借閱檔案必須妥善保管檔案，不得轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人的責12、任。借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。8 . 業務招待管理規定8.1 各類業務招待由公司管理部統一歸口管理、業務部門自行組織。8.2 業務招待的一般原則8.2.1 業務招待為工作所必須，不得進行與工作無關的招待。8.2.2 業務招待標準應當從嚴控制，嚴禁超標準招待。8.2.3 從加強工作作風建設的角度，有效組織業務招待，嚴禁形成不良風氣。8.3 招待用餐的規定8.3.1 業務部門需組織招待用餐，應事先向公司管理部備案。8.3.2 組織招待用餐，應當根據業務需要，確定合理的標準。8.3.3 招待后，應當及時辦理報銷手續。8.3.4 根據業務發展的需要，公司將逐步13、落實招待費用責任，并與所在部門的工作業績、經濟利益相掛鉤。8.4 對外贈送各類禮品，納入公司的例外業務控制。凡確需對外贈送禮品的，由所在業務部門提出書面報告，詳細說明贈送禮品的必要性及所需禮品的名稱、規格型號、數量，經公司管理部審核、總經理批準后，由公司管理部統一采購，業務部門按需領取。8 . 會議安排規定8.1 公司的各類會議由公司管理部統一辦理。8.2 公司管理部其主要任務是負責會議會務工作，包括：（1）下達會議通知；（2）負責發放入場證件、會議相關材料等；（3）迎送、接待主講人，負責食宿安排；（4）支付各類費用；（5）財務結算。8.3 通知發出后，應即落實有關負責人是否收到，并統計好參會14、人數。若需報名單，則要注意統計姓名、性別、職務等項。8.4 大型會議需印制會議指南，內容包括參會人員及會務人員的姓名、單位、職務、房間號和就餐時間、地點以及其他注意事項等內容。（會議秩序冊應在參會人員報到時發放）8.5 需分組座談的，應指定座談地點、召集人等。9 . 其他事項的管理9.1 公司股權由公司管理部按照有關規定統一管理。9.2 公司勞動保護用品由公司管理部統一采購（或領取）、發放，具體標準另行確定。9.3 公司的工商行政管理工作由公司管理部統一辦理。10 附則10.1 本制度未盡事宜按有關政策規定執行，或根據業務發展需要另行確定。10.2 本制度修改及解釋權屬公司管理部。10.3 本制度自發布之日起施行。