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1、公司存貨采購入庫發貨和庫房管理規章制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司存貨管理規章制度第一章總則第一條為了加強公司存貨資產的管理，保證公司存貨的安全完整，加快存貨周轉，減少積壓，從而提高企業經濟效益，特制訂本制度。第二條本制度所稱存貨是指公司在正常經營過程中持有的以備出售的商品，與商品配套的物品，各類維修配件、耗材、贈品等，包括各類商品、材料、包裝物、低值易耗品、委托代銷商品等。第三條倉庫隸屬于財務部門管理，倉庫應按照存貨管理規定建立臺帳，對保管的存貨按品種、規格、數量(收、發、存)進行詳細記錄。第四條財務部要2、及時與倉庫進行數量核對，并檢查收、發、結存情況。第五條財務部等部門必須健全各項原始記錄、嚴格驗收和清查盤點制度,做好存貨管理工作。第二章庫存商品采購入庫管理第六條采購計劃管理1、制定采購計劃的原則:保證合理的庫存，加快庫存商品的周轉，盡可能降低庫存風險，節約采購、倉儲費用。2、制定計劃時需考慮的因素:分公司的銷售計劃;商品銷售需求情況;商品實際庫存情況;供應商的供貨周期;供應商銷售政策;經濟批量等因素。3、市場計劃(專員)在制定采購計劃時，把握好訂貨節奏，避免商品跌價而形成不應有的損失。為了保證市場供應，分公司采購計劃可按周或旬、月編制，采購計劃經分公司總經理批準后組織實施，并送財務部一份以便3、組織安排資金，送庫存管理人員一份以備收貨。市場計劃(專員)應做好相應采購計劃明細記錄表，以便核查到貨進度及實際收貨和欠貨情況。第七條入庫驗收管理1、庫存管理人員在接到采購部門轉來已核準的“采購計劃單”時，按供應商、庫存商品類別及交貨日期分別依序排列存檔，并于交貨前安排存放的庫位以利收貨。2、商品運到后，庫房保管人員與市場計劃(專員)一起驗收商品(為了公正，商品入庫驗收不少于兩人)。一般情況下，若商品包裝完好，可以按件清點商品數量;若出現包裝破損，必須開箱驗貨清點商品數量。驗收清點完畢后填寫“入庫單”。3、開箱后，如發覺內裝商品與箱外貨物標簽或裝箱單內容不同，所裝載的商品有破損、變質、受潮、少數4、等異常時，市場計劃(專員)應將相關情況通報給供應商，并按實際合格的商品數量辦理入庫。對于不符合要求的商品積極與供應商協商解決辦法。4、商品物資入庫時，保管員要親自同交貨人辦理交接手續，核對清點物資名稱、數量是否一致，按要求交接簽字，應當認識到簽收是經濟責任的轉移。第八條采購商品應及時入庫，分批交貨的商品，應按批辦理驗收入庫手續。第九條運到的商品在未經驗收前，應與其他庫存商品分開存放，并加以標記。在未辦妥驗收入庫手續前，視作暫保管物資，不得先行發貨銷售。第十條采購商品的交貨日期，應以送達日期為準。如因驗收品質、數量或重量不符須調換補足者，其調換補足部分，以調換補送到達的日期為準。第十一條入庫手機5、商品串號的登記管理分公司應建立入庫手機串號登記薄，經驗收合格入庫的手機商品，在辦理相應入庫手續時，同時將手機串號掃碼入電子表，以便串碼管理。第十二條采購帳務管理。1、商品物資入庫單商品物資入庫單一式三聯，分財務記帳、庫房記帳、留存聯，入庫單必須經收貨人、驗收人簽名。2、一般情況下，供應商開具的發票及帳單，已批準的采購計劃單，購銷合同，倉庫保管人員簽收的商品物資入庫單等作為存貨入帳的依據。3、財務部應對市場計劃(專員)提交的供應商開具的發票及帳單、已批準的采購計劃單、購銷合同等與倉庫保管人員填寫的商品物資入庫單等進行核對，審核相關的審批手續是否齊全、單證是否完整、發票是否合法、金額是否正確、數量6、是否一致等，核對發票計算的正確性;應將發票上所記載的品名、規格、數量、條件及運費與合同、訂購單、驗收單、商品物資入庫單等資料核對一致，在審核無誤后再辦理付款手續。4、財務部門將采購相關單據收集齊全后，應按照捷瑞達會計制度及時、準確地編制記帳憑證，及時登記明細帳、表，準確結算出供應商的預付與應付帳款余額情況。5、每月末，對于已驗收入庫但發票、帳單未到的采購商品，財務人員應按近期的采購單價先暫估入帳，待下月發票到達后紅字沖回，再根據發票金額登記入帳。6、財務部門應于每月月末與供應商進行“應付帳款”或“預付帳款”核對，雙方月末余額應保持一致，經雙方共同核對確認無誤的情況下，取得供應商蓋章確認的對帳單7、。第十三條竄貨商品入庫管理根據公司相關銷售政策收購的竄貨手機，庫管人員填寫的商品物資入庫單，應經分公司總經理、財務經理審批，同時在商品物資入庫單備注中注明竄貨收購的簡要概況。第三章庫存商品發貨管理第十四條庫存商品發貨管理1、發貨應有客戶的“訂貨通知單”，“訂貨通知單”的訂貨數量、收貨人、收貨地點，應由客戶以可信賴的形式確認。2、市場計劃(專員)根據“訂貨通知單”填寫“商品銷售出庫單”，并在“訂貨通知單”上注明發運日期、“商品銷售出庫單”編號及數量等以了解交運情況。“訂貨通知單”發運完結后按編號順序整理歸檔。3、“商品銷售出庫單”交財務部門審核簽字同意后交倉庫發貨，財務部門核實到款和信用額度情況8、，對于沒有信用額度的客戶必須款到發貨，對授予信用期與額度的客戶，在信用額度內發貨，超出信用期或額度的嚴禁發貨。商品銷售出庫單”一式五聯，分“存根聯”留開單人備查，“財務記帳聯”送財務部用于財務記帳，“倉管記帳聯”用于庫管發貨記帳，“回執聯”隨貨同行，客戶簽收蓋章后返回分公司(原件返回有困難的，應傳真件返回或通過對帳方式確認)，“運費結算聯”作為運輸單位結算運費的憑據。第十五條庫存商品發運管理(一)物流公司配送1、分公司委托物流公司配送商品，應與物流公司簽定配送協議，以明確雙方權責。物流公司人員上門服務，應由物流公司開具書面證明。2、庫房管理人員應每天備妥次日需發運的貨物，準備好發運交接單，及時9、通知物流公司發運。3、庫房管理人員根據已批準的“商品銷售出庫單”發貨，發貨時應認真核對“商品銷售出庫單”與所發實物，核對無誤后在“商品銷售出庫單”上簽字。同時市場計劃(專員)復核所發實物與“商品銷售出庫單”，復核無誤后在“商品銷售出庫單”復核人處簽字。兩人一起在場封裝所發運的商品，清點發運件數，填寫、核對發運交接單。4、在與物流公司收貨人交接發運貨物時，倉管、計劃(專員)、物流公司收貨人應一起清點發運貨物，清點清楚后物流公司收貨人在發運交接單上簽收，倉管人員應妥善保管發運交接單，不得丟失。5、月末，物流公司憑“商品銷售出庫單”運費結算聯及運費清單結算運費，運費結算聯必須有客戶簽字。(二)分公司10、自運1、若分公司送貨上門，分公司指定送貨人員應認真核對所發商品與“商品銷售出庫單”上商品名稱與數量，確認無誤后，在“商品銷售出庫單”簽字。2、商品送達客戶并驗收后，送貨人員應要求客戶在“商品銷售出庫單”客戶聯上簽收，客戶為單位的還需加蓋單位印章，送貨人員返回分公司后將此聯交至財務部。(三)商家自提1、客戶上門自提貨的，需客戶提供客戶介紹信及提貨人身份證明。2、在完成商品交接后，客戶在“商品銷售出庫單”上簽認確認。(四)零售客戶據收款收據、已批準的“商品銷售出庫單”到庫房提貨。(五)由業務人員帶貨銷售或者送貨收款的，必須堅持日清日結，即當天必須盤點帶貨銷售數量及結存數量是否正確，并根據減少數量及11、核定價格收取貨款。第十六條如果出現“商品銷售出庫單”填寫錯誤需更正時，依下列規定辦理:(1)尚未發運:開單人員應將原單各聯加蓋“本單作廢”字樣，重開“商品銷售出庫單”辦理發運。(2)已發運:開單人員應立即開具紅字“商品銷售出庫單”沖銷原“商品銷售出庫單”，同時開具正確的“商品銷售出庫單”，并在正確的“商品銷售出庫單”備注加以說明，并通知客戶更正處理。第十七條“商品銷售出庫單”客戶回執聯聯是客戶收貨的重要法律依據，分公司財務部應指定專人管理不得丟失。商品銷售出庫單”一式五聯，分“存根聯”留開單人備查，“財務記帳聯”送財務部用于財務記帳，“倉管記帳聯”用于庫管發貨記帳，“回執聯”隨貨同行，客戶簽收12、蓋章后返回分公司(原件返回有困難的，應傳真件返回或通過對帳方式確認)，“運費結算聯”作為運輸單位結算運費的憑據。第十五條庫存商品發運管理(一)物流公司配送1、分公司委托物流公司配送商品，應與物流公司簽定配送協議，以明確雙方權責。物流公司人員上門服務，應由物流公司開具書面證明。2、庫房管理人員應每天備妥次日需發運的貨物，準備好發運交接單，及時通知物流公司發運。3、庫房管理人員根據已批準的“商品銷售出庫單”發貨，發貨時應認真核對“商品銷售出庫單”與所發實物，核對無誤后在“商品銷售出庫單”上簽字。同時市場計劃(專員)復核所發實物與“商品銷售出庫單”，復核無誤后在“商品銷售出庫單”復核人處簽字。兩人一13、起在場封裝所發運的商品，清點發運件數，填寫、核對發運交接單。4、在與物流公司收貨人交接發運貨物時，倉管、計劃(專員)、物流公司收貨人應一起清點發運貨物，清點清楚后物流公司收貨人在發運交接單上簽收，倉管人員應妥善保管發運交接單，不得丟失。5、月末，物流公司憑“商品銷售出庫單”運費結算聯及運費清單結算運費，運費結算聯必須有客戶簽字。)分公司自運1、若分公司送貨上門，分公司指定送貨人員應認真核對所發商品與“商品銷售出庫單”上商品名稱與數量，確認無誤后，在“商品銷售出庫單”簽字。2、商品送達客戶并驗收后，送貨人員應要求客戶在“商品銷售出庫單”客戶聯上簽收，客戶為單位的還需加蓋單位印章，送貨人員返回分公14、司后將此聯交至財務部。(三)商家自提1、客戶上門自提貨的，需客戶提供客戶介紹信及提貨人身份證明。2、在完成商品交接后，客戶在“商品銷售出庫單”上簽認確認。(四)零售客戶據收款收據、已批準的“商品銷售出庫單”到庫房提貨。(五)由業務人員帶貨銷售或者送貨收款的，必須堅持日清日結，即當天必須盤點帶貨銷售數量及結存數量是否正確，并根據減少數量及核定價格收取貨款。第十六條如果出現“商品銷售出庫單”填寫錯誤需更正時，依下列規定辦理:(1)尚未發運:開單人員應將原單各聯加蓋“本單作廢”字樣，重開“商品銷售出庫單”辦理發運。(2)已發運:開單人員應立即開具紅字“商品銷售出庫單”沖銷原“商品銷售出庫單”，同時開15、具正確的“商品銷售出庫單”，并在正確的“商品銷售出庫單”備注加以說明，并通知客戶更正處理。第十七條“商品銷售出庫單”客戶回執聯聯是客戶收貨的重要法律依據，分公司財務部應指定專人管理不得丟失。第二十六條分公司應加強客戶退換機、用戶維修機等非公司存貨的管理，以免因責任不清或帳務不清造成損失。第二十七條客戶退換機、用戶維修機等非公司存貨，分公司應指定專人保管，財務部應指導相關部門建立收、發、存臺帳、并定期盤存監督。第二十八條非公司存貨的收、發貨單據必須履行相關的簽字手續，以明確交接責任，相關的簽字單據應長期保管。第七章庫房管理第二十九條倉庫是企業物資供應體系的一個重要組成部分，它的主要任務是:保管好16、庫存存貨，做到數量準確，確保安全，收發迅速，服務周到，加速周轉。第三十條分公司總經理、財務經理是分公司存貨管理第一責任人，應加強存貨核算及安全管理，定期不定期組織存貨盤點工作，采取必要措施保證存貨安全，不出現遺失等問題。第三十一條倉管員應及時登記倉庫臺帳，并按日結出存貨余額，做到日清日結。倉管員每天收、發完貨物后應進行盤點對帳，防止錯入或錯發實物，若出現實物錯發，應及時追回、換貨。第三十二條存貨的儲存保管1、存貨的儲存保管，原則上應以存貨的屬性、特點和用途規劃設置倉庫，并根據倉庫的條件考慮劃區分工，凡吞吐量大的落地堆放，周轉量小的貨架存放。2、存貨堆放的原則是:在堆垛合理安全可靠的前提下，根據17、貨物特點分類、分品種存放，必須做到過目見數，檢點方便，成行成列，美觀整齊第三十三條消防管理倉庫內一律嚴禁煙火，倉庫明顯位置懸掛“嚴禁煙火”標志;倉庫內配備消防設備，庫房管理人員應每日檢查，如有故障或失效，應立即申請修護補充;庫房管理人員應懂得消防知識，能熟練使用消防設備。第三十四條庫房管理注意事項1、倉庫內應經常維持清潔，并保持通風干燥。2、易燃品、易爆品或違禁品不得攜入倉庫。3、倉庫內不得吸煙。4、庫管員對倉庫安全負責，若遇安全問題應立即匯報;妥善保管倉庫鑰匙，不能隨意交與他人。5、庫管員下班離開前應巡視倉庫，檢查門窗、電源、水源是否關閉，以確保倉庫的安全。第八章附則第三十五條本規定適用于集團下屬各分公司、經營部，分公司可以在不違背本制度的前提下，制定分公司管理細則。第三十六條本規定由集團財務部負責解釋和修訂。第三十七條本制度從發文之日起實行。