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1、公司對外業(yè)務(wù)合同批審、訂立與執(zhí)行管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 運(yùn)行制度合同管理一 目的及范圍1. 為了促進(jìn)公司對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展，規(guī)范員工對外業(yè)務(wù)往來中的行為，明確員工在工作中的職責(zé)，防止公司蒙受不必要的經(jīng)濟(jì)的損失，特制定本規(guī)定。2. 合同作為明確合同雙方權(quán)利的義務(wù)的依據(jù)，具有法律約束力，故凡在經(jīng)營管理活動(dòng)中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來的，應(yīng)當(dāng)簽定合同。3. 合同采取書面形式，所謂的書面合同指正式合同文本、備忘錄、傳真、信函、圖表等可以以書面形式加以固定的形式。如果因情況緊急，要采取國際流行的電子簽名加以2、確認(rèn)合同內(nèi)容的，首先要經(jīng)公司授權(quán)負(fù)責(zé)人同意，其后要盡可能地采用上面的提到的幾種合同形式加以固定。4. 本規(guī)定所指的合同包括國內(nèi)采購合同、國外采購合同、特許經(jīng)營協(xié)議、進(jìn)口合同、出口代理合同以及未列明但與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的其他合同，不包括勞動(dòng)合同。5. 公司由法律顧問根據(jù)總經(jīng)理的授權(quán)，對合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理，有關(guān)合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜由法律顧問對各部門實(shí)行指導(dǎo)。二 合同的批審權(quán)限合同原則上由總經(jīng)理簽訂，但經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的可以由副總、總助或其他負(fù)責(zé)人簽署。總經(jīng)理的授權(quán)方式可以為授權(quán)書、電話、傳真等。副總、總助可以簽署除總經(jīng)理審批范圍外的其他合同。如無特殊情況，審批范圍如下：1. 總經(jīng)3、理審批、簽署范圍A 國內(nèi)銷售合同屬于第一次購銷或與供方第一次合作，金額在人民幣20萬以上的（含20萬）；B 國內(nèi)銷售合同屬于經(jīng)常性購銷，金額在人民幣50萬以上的（含50萬）；C 國內(nèi)銷售合同采購所需預(yù)付款在人民幣1萬元以上的；D 國外銷售合同在5萬美金以上的；2. 部門經(jīng)理審批、簽署范圍A 國內(nèi)銷售合同屬于經(jīng)常性購銷，金額在人民幣10萬元以下，經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理以上的人員審核，由業(yè)務(wù)經(jīng)理簽訂；B 國內(nèi)其他購銷合同由部門經(jīng)理或部門經(jīng)理以上的管理人員審核，并批準(zhǔn)簽訂；C 國外銷售合同2萬到5萬美金的由部門經(jīng)理或部門經(jīng)理以上的管理人員簽訂。3. 業(yè)務(wù)經(jīng)理簽署范圍A 2萬美金以下的由業(yè)務(wù)經(jīng)理簽訂，須4、由兩位以上的業(yè)務(wù)人員審核。4. 律師合同附簽上述重要合同在交由上述管理人員簽字之前可以由顧問律師附簽，以說明該合同已經(jīng)得到了法律上的審查。三 合同訂立之前的前期調(diào)查1. 在簽訂合同之前應(yīng)當(dāng)盡可能對交易對方的以下情況進(jìn)行了解：A 要求對方提供將其主題資格方面的法律條文，如營業(yè)執(zhí)照，重大的交易對象不妨到有關(guān)公司登記機(jī)關(guān)查其登記內(nèi)容；B 交易公司的背景和相關(guān)歷史；C 對交易公司的營運(yùn)狀況進(jìn)行分析；D 對交易公司的信用信譽(yù)情況進(jìn)行了解，如過去是否認(rèn)真履行了與他人之間訂立的合同，是否有欺詐或不講信用的行為，是否已卷入與他人的或與國家機(jī)關(guān)的糾紛；E 對交易公司的資信了解，包括是否有房屋還是租用他人房屋，相5、關(guān)財(cái)產(chǎn)是否抵押。2. 所欲簽訂的合同在經(jīng)濟(jì)上的可行性可交由財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門有相關(guān)建議的，可以在合同草擬稿中說明，并由會(huì)計(jì)簽名。3. 以上情況在簽訂合同之前應(yīng)盡可能知曉，如果調(diào)查了解的成本過高，可以在將來簽訂主合同時(shí)加入對方保證條款。4. 經(jīng)辦人員對以上信息的記錄或調(diào)查的情況將來與合同原件一并入檔。四 合同的訂立步驟1. 與外界達(dá)成經(jīng)濟(jì)往來意向，經(jīng)協(xié)商一致，應(yīng)訂立書面合同。2. 合同由各級經(jīng)辦人自行擬稿，合同內(nèi)容包括標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款或酬金旅行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任等主要條款。涉及合同對于適用法律及選用仲裁條款要盡可能選擇中國法律及中國范圍內(nèi)仲裁。3. 在訂立合同之前要充分了解對6、方的狀況、目的，雙方所處的地位，以采取不同的方案和對策，在對方商談過程中要從有利于本公司的程度逐次引導(dǎo)。4. 格式化的合同由經(jīng)辦人按合同紙上的要求填寫。5. 重要合同由法律顧問負(fù)責(zé)擬稿。6. 擬稿完畢后，經(jīng)本部門審核后，交由律師進(jìn)行法律審查，顧問律師根據(jù)法律對合同稿審核并簽署意見，之后交由經(jīng)辦人按合同簽訂權(quán)限報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽訂。7. 重要合同則再轉(zhuǎn)總經(jīng)理，非重要合同則直接交印章保管人用印。8. 法律顧問對合同稿提出意見的、則向經(jīng)辦人說明情況并退回。經(jīng)辦人要求通過的、但法律顧問仍持保留意見的，經(jīng)辦人可以根據(jù)層級上報(bào)到上級管理人員，并由該管理人員對合同進(jìn)行再次審查。9. 總經(jīng)理對重要合同稿和有爭議合7、同稿予以審核并具有終審權(quán)。五 合同的執(zhí)行1. 合同在簽訂之后，原則上整個(gè)過程應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)全過程的執(zhí)行，經(jīng)辦人員要做到對合同的內(nèi)容、每一個(gè)細(xì)節(jié)要有充分的了解。2. 當(dāng)合同在執(zhí)行過程中出現(xiàn)任何新的重大的事實(shí)情況時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)地向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)并及時(shí)征求律師的意見，以尋求對策。3. 合同在執(zhí)行期間如發(fā)生人員變動(dòng)的，如該人員只是在公司內(nèi)部變動(dòng)，則由該經(jīng)辦人員繼續(xù)負(fù)責(zé)，有特殊情況的可以由原經(jīng)辦人向新經(jīng)辦人完全、充分說明合同執(zhí)行的整個(gè)情況，環(huán)節(jié)，交接相關(guān)資料。新經(jīng)辦人不了解的地方，原經(jīng)辦人要負(fù)責(zé)說明。4. 如原經(jīng)辦人離開公司的，要由其將合同執(zhí)行的全部資料交接下來，并充分說明整個(gè)合同的執(zhí)行情況，經(jīng)該業(yè)8、務(wù)部門確認(rèn)無誤的，方可辦理離職手續(xù)。5. 合同執(zhí)行完畢后，相關(guān)資料由經(jīng)辦人及時(shí)交檔案保管部門入檔。經(jīng)辦人要對入檔材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。六 入檔管理1. 合同簽章生效后，正本由檔案保管部門歸檔，合同有關(guān)的業(yè)務(wù)資料由相關(guān)的業(yè)務(wù)部門保管復(fù)印件，原件有富余的也可持有一份原件。2. 合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和公司內(nèi)部明確職責(zé)的憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密，并及時(shí)按機(jī)密程度專門歸檔。3. 檔案保管人員應(yīng)妥善保管與合同有關(guān)的資料，包括與之有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及相關(guān)單證等。4. 以上資料不得隨意改動(dòng)、棄置、銷毀、遺失。5. 檔案保管人員要定期檢查已執(zhí)行完畢但未歸檔的合同及相關(guān)文件。七 責(zé)任1. 凡因越權(quán)處理合同事宜、未及時(shí)匯報(bào)情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任。2. 故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關(guān)國家機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。八 其他1. 本規(guī)定解釋權(quán)歸總經(jīng)理；2. 本規(guī)定由公司可根據(jù)新情況作出另行規(guī)定。